Software online per i club 
Tutto a portata di mano

ClubDesk è adatto ad associazioni gestite da volontari di ogni tipo e dimensione che desiderino organizzare in modo semplice, efficiente e centralizzato la propria amministrazione e comunicazione. Che si tratti di un piccolo coro, di un gruppo carnevalesco, di un’associazione di giardinaggio, di un fan club o di un’associazione sportiva con diverse migliaia di soci: ClubDesk si adatta in modo flessibile alle diverse strutture e esigenze delle associazioni.

Ma anche i gruppi privi di status associativo formale – come circoli di lettura, gruppi di genitori o comunità di interesse – possono gestire in modo ottimale la propria organizzazione e comunicazione grazie a ClubDesk.

Il principale vantaggio di ClubDesk rispetto a Excel e ai singoli strumenti è che tutti i dati dell’associazione sono raccolti in un unico luogo e collegati tra loro. Ciò non solo consente di risparmiare molto tempo, ma semplifica anche la cooperazione quotidiana e il passaggio di consegne ai nuovi membri del consiglio direttivo.

Nessuna duplicazione

Anziché disporre di diversi elenchi dei soci, documenti, mailing list e sistemi di gestione del sito web, esiste ormai un unico database comune e sempre aggiornato, a cui tutte le persone autorizzate possono accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Le versioni obsolete e la gestione duplicata dei dati appartengono ormai al passato.

Centinaia di processi automatizzati

L’integrazione tra l’amministrazione dei membri, il calendario degli appuntamenti, le fatture, il sito web ecc. consente inoltre di automatizzare centinaia di piccole attività. Ad esempio, un cambio di indirizzo viene registrato una sola volta nell’amministrazione dei membri e successivamente utilizzato automaticamente per fatture, lettere ed e-mail. Se una data viene posticipata, la nuova data compare anche sul sito web dell’associazione. Se lo stato di un socio cambia, le liste di distribuzione e l’accesso all’area riservata ai soci vengono aggiornati automaticamente. E se un verbale viene archiviato nell’archivio documenti, può essere reso disponibile direttamente nell’area protetta del sito web – senza che qualcuno debba ripetere lo stesso lavoro o incaricare un’altra persona di aggiornarlo.

Sicuro e conforme alla normativa sulla protezione dei dati

Anche la protezione e la sicurezza dei dati possono essere garantite in modo molto più semplice con ClubDesk: i dati dell’associazione non sono più sparsi su computer privati e in diversi servizi online, ma vengono protetti in modo professionale, sottoposti a backup regolari e resi accessibili solo alle persone autorizzate.

Ciò che distingue ClubDesk dagli altri software per associazioni è la combinazione, collaudata nella quotidianità associativa, semplice ed efficiente. Tuttavia, solo un utilizzo regolare – idealmente nell’arco di un intero anno associativo – permette di verificare se un software destinato ad associazioni gestite da volontari sia davvero semplice da usare e consenta un risparmio tangibile di tempo. Quasi nessuna associazione è in grado di testare diverse soluzioni per un periodo così lungo e in modo così approfondito.

Fortunatamente, esistono centinaia di associazioni che da tempo utilizzano diversi software per associazioni e condividono le proprie esperienze su grandi piattaforme indipendenti. L’analisi di oltre 900 recensioni accessibili al pubblico su OMR Reviews e Google mostra un quadro chiaro: ClubDesk è in testa al confronto e viene particolarmente apprezzato dai propri utenti per la facilità d’uso, l’eccellente soddisfazione delle esigenze e l’assistenza.

ClubDesk è disponibile in cinque versioni, il cui prezzo dipende principalmente dal numero di soci che desiderate gestire. Con ClubDesk Free potete gestire fino a 50 soci in modo gratuito e permanente. Le versioni a pagamento partono da CHF 13 al mese per ClubDesk S con un massimo di 100 soci e arrivano fino a CHF 41 al mese per ClubDesk XL con 1’000 soci; ogni 100 soci in più costano solo CHF 0.75 al mese. I prezzi si intendono con l’imposta sul valore aggiunto inclusa e con fatturazione annuale. Potrete scoprire quale versione è più adatta alla vostra associazione e qual è il suo costo esatto sulla nostra pagina dei prezzi.

Tutte le versioni includono già tutti i moduli di ClubDesk: amministrazione dei membri, documenti, e-mail, calendario, sito web dell’associazione, fatture e contabilità, nonché la gestione delle donazioni. Inoltre, a differenza di alcuni fornitori, servizi quali accessi utente aggiuntivi, assistenza e imposta sul valore aggiunto non vengono addebitati separatamente. ClubDesk punta su un modello di prezzi semplice e trasparente con una vera Versione gratuita e tariffe chiare in base alle dimensioni dell’associazione, che si differenziano solo per poche funzioni. Anche i costi di hosting del sito web sono già inclusi in ClubDesk, quindi non vi sono costi aggiuntivi nascosti.

Potete provare ClubDesk S, M, L e XL per 30 giorni in modo gratuito e senza alcun rischio, senza bisogno di carta di credito e con la garanzia che i dati raccolti vengano gestiti in modo sicuro e nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati. Se non acquistate ClubDesk entro 30 giorni, la versione di prova termina automaticamente e viene successivamente convertita nella versione gratuita ClubDesk Free.

E se avete bisogno di qualche settimana in più, è sufficiente inviare una breve e-mail. In questo modo potrete provare ClubDesk a scopo di test anche per un periodo superiore a 30 giorni con tutti i dati dei vostri soci e dei vostri gruppi .

Sì, ClubDesk Free è gratuito e non si tratta semplicemente di una versione di prova a tempo determinato. Le associazioni con un massimo di 50 soci o contatti possono svolgere integralmente le proprie attività associative senza alcun costo. Sono inclusi tutti i Moduli, ovvero l’amministrazione dei membri, i documenti, la posta elettronica, il calendario, il Sito web dell’associazione, le fatture e la Contabilità, nonché la gestione delle donazioni. Sono già incluse persino le spese di hosting per il sito web.

Rispetto alle versioni a pagamento, la gamma di funzioni è leggermente limitata (ad esempio, meno spazio di archiviazione, nessun URL personalizzato, nessun aggiornamento di massa). Per un’associazione di piccole dimensioni con esigenze contenute, ciò è normalmente più che sufficiente. Se la vostra associazione supera i 50 soci o desiderate disporre di ulteriori funzioni, potete passare in qualsiasi momento a una versione a pagamento.

ClubDesk è un software per club online semplice da utilizzare per le associazioni, grazie al quale le associazioni gestite da volontari in Svizzera possono svolgere in modo centralizzato ed efficiente le loro principali attività amministrative e di comunicazione. Tra queste figurano la gestione dei soci e dei contatti, la fatturazione, le quote associative e la contabilità dell’associazione, la gestione delle donazioni, il Calendario del club e gli eventi del club, le e-mail e la corrispondenza, la Gestione dei documenti, nonché la creazione e l’aggiornamento del sito web del club.

Tutte le sezioni di ClubDesk sono strettamente interconnesse e accedono agli stessi dati aggiornati. Le informazioni devono quindi essere inserite una sola volta e sono successivamente disponibili ovunque. Molti processi e aggiornamenti avvengono automaticamente. In questo modo, anche chi non possiede particolari conoscenze informatiche o contabili può gestire in modo semplice l’amministrazione dell’associazione, risparmiando tempo prezioso nelle attività quotidiane.

Con ClubDesk potete iniziare subito: il software per associazioni funziona direttamente nel browser e non richiede alcuna installazione. Dopo la Registrazione, che richiede due minuti, potete effettuare immediatamente l’accesso e provare ClubDesk.

Guida rapida

Vi consigliamo di iniziare guardando il video introduttivo della durata di sei minuti. A seconda delle mansioni che svolgete all’interno dell’associazione, potrete poi visionare uno dei brevi video dedicati all’amministrazione dei membri, alle fatture e alla Contabilità oppure al sito web dell’associazione. Dopo circa 20 minuti in totale saprete già molto bene dove trovare le funzioni più importanti e come svolgere le tipiche attività associative.

Importare i dati dei soci in modo semplice

Potrete quindi importare i dati esistenti dei soci da Excel in pochi minuti utilizzando la procedura guidata di importazione e continuare a lavorare direttamente con i dati della vostra associazione. ClubDesk riconosce automaticamente molte colonne, come nome, cognome o codice postale, e vi assiste anche con i campi dati aggiuntivi specifici dell’associazione. 

Facilità d’uso

Noterete subito che tutti i moduli sono strutturati in modo semplice e intuitivo. A sinistra selezionate ciò che desiderate visualizzare – nell’amministrazione dei membri, ad esempio, un determinato gruppo. A destra compaiono i membri corrispondenti. Nella parte superiore troverete pochi comandi chiari e intuitivi come «Nuovo», «Apri» o «Elimina». In questo modo potrete capire a colpo d’occhio come, ad esempio, registrare un nuovo socio o modificare uno esistente. Questa struttura è la stessa in tutti i Moduli, il che rende molto semplice familiarizzarsi con il sistema.

Sì. Potete importare in modo rapido e comodo da Excel o da un altro software i dati esistenti relativi ai soci e ai contatti in ClubDesk. A tal fine, esportate il vostro elenco soci esistente come file CSV e lo caricate in ClubDesk tramite la procedura guidata di importazione. Anche gli elenchi soci più corposi vengono così importati in pochi minuti.

ClubDesk riconosce automaticamente le colonne con denominazioni quali nome, cognome, indirizzo o CAP e assegna i dati ai campi corretti. È possibile assegnare semplicemente informazioni aggiuntive, quali numero di licenza, registro vocale o taglia della maglia, a campi specifici oppure crearne di nuovi direttamente durante l’importazione. È inoltre possibile uniformare le diverse grafie.

Non dovrete quindi reinserire manualmente i dati dei vostri soci e potrete continuare a lavorare direttamente con le informazioni già disponibili. L’importazione intelligente si presta anche, in un secondo momento, a integrare o aggiornare contemporaneamente un gran numero di dati di contatto.

Sì. ClubDesk vi consente una gestione sicura e conforme alla normativa (LPD) dei dati relativi ai soci e all’associazione. ClubDesk protegge i vostri dati, tra l’altro, tramite trasmissione crittografata dei dati, firewall gestiti, monitoraggio degli accessi e backup regolari. Grazie ai rotoli e ai diritti di accesso, siete voi stessi a stabilire quali persone possono visualizzare o modificare determinati dati dell’associazione. Potete inoltre esportare integralmente i vostri dati in qualsiasi momento.

Poiché ClubDesk tratta i dati personali per vostro conto, viene automaticamente stipulato con la vostra associazione un accordo di trattamento dei dati. In tal modo vengono disciplinati anche irequisiti contrattuali previsti dalla legge sulla protezione dei dati (LPD). La vostra associazione rimane naturalmente responsabile dei dati che raccoglie e delle persone autorizzate ad accedervi; ClubDesk si fa tuttavia carico di numerose importanti misure di protezione tecniche e organizzative e vi facilita notevolmente la gestione dell’associazione nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati.

I dati vengono archiviati in un grande centro di calcolo gestito in modo professionale in Svizzera, utilizzato, tra gli altri, anche dal WWF, da Ringier Axel Springer, da MediaMarkt, da Generali e da diverse banche.