Die Online-Vereinssoftware 
Einfach alles im Griff

ClubDesk eignet sich für ehrenamtlich geführte Vereine jeder Art und Grösse, die ihre Vereinsverwaltung und Kommunikation einfach, effizient und zentral organisieren möchten. Ob kleiner Chor, Fasnachtsclique, Gartenverein, Fanclub oder Sportverein mit mehreren Tausend Mitgliedern: ClubDesk lässt sich flexibel an unterschiedliche Vereinsstrukturen und Bedürfnisse anpassen.

Aber auch Gruppen ohne formellen Vereinsstatus – etwa Lesezirkel, Elterngruppe, oder Interessengemeinschaft – können ihre Organisation und Kommunikation mit ClubDesk optimal erledigen.

Der grösste Vorteil von ClubDesk gegenüber Excel und einzelnen Tools ist, dass alle Vereinsdaten zentral an einem Ort liegen und miteinander verknüpft sind. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern vereinfacht auch die tägliche Zusammenarbeit und die Übergabe von Aufgaben an neue Vorstandsmitglieder.

Keine Doppelspurigkeiten

Statt verschiedener Mitgliederlisten, Dokumente, Mailverteiler und Website-Systeme gibt es nur noch eine gemeinsame, stets aktuelle Datenbasis, auf die alle Berechtigten jederzeit und von überall zugreifen können. Veraltete Versionen und doppelte Datenpflege gehören damit der Vergangenheit an.

Hunderte Automatismen

Die Verknüpfung von Mitgliederverwaltung, Terminkalender, Rechnungen, Webseite usw. ermöglicht es zudem, hunderte kleine Aufgaben zu automatisieren. Eine Adressänderung wird beispielsweise nur einmal in der Mitgliederverwaltung erfasst und danach automatisch für Rechnungen, Briefe und E-Mails verwendet. Wird ein Termin verschoben, erscheint das neue Datum auch auf der Vereinswebsite. Ändert sich der Status eines Mitglieds, werden Mail-Verteilerlisten und der Zugang zum internen Mitgliederbereich automatisch angepasst. Und wird ein Protokoll im Dokumentarchiv abgelegt, kann es direkt im geschützten Bereich der Website bereitgestellt werden – ohne dass jemand dieselbe Arbeit nochmals erledigen oder eine andere Person mit der Nachführung beauftragen muss.

Sicher und Datenschutzkonform

Auch Datenschutz und Datensicherheit lassen sich mit ClubDesk wesentlich einfacher gewährleisten: Die Vereinsdaten liegen nicht mehr verteilt auf privaten Rechnern und in verschiedenen Onlinediensten, sondern werden professionell geschützt, regelmässig gesichert und nur für berechtigte Personen zugänglich gemacht.

Was ClubDesk von anderen Vereinssoftwares abhebt, ist die im Vereinsalltag bewährte Kombination aus Einfachheit und Effizienz. Ob eine Software für ehrenamtlich geführte Vereine wirklich einfach zu bedienen ist und spürbar Zeit spart, zeigt sich jedoch erst im regelmässigen Einsatz – idealerweise über ein ganzes Vereinsjahr. Kaum ein Verein kann verschiedene Lösungen so lange und ausführlich testen.

Zum Glück gibt es Hunderte Vereine, die seit längerer Zeit mit unterschiedlichen Vereinssoftwares arbeiten und ihre Erfahrungen auf grossen, unabhängigen Plattformen teilen. Die Auswertung von mehr als 900 öffentlich zugänglichen Bewertungen auf OMR Reviews und Google zeigt ein klares Bild: ClubDesk liegt im Vergleich vorne und wird von seinen Nutzer*innen besonders für die Benutzerfreundlichkeit, die ausgezeichnete Erfüllung der Anforderungen und den Support ausgezeichnet.

ClubDesk gibt es in fünf Versionen, deren Preis sich vor allem nach der Anzahl der Mitglieder richtet, die ihr verwalten möchtet. Mit ClubDesk Free könnt ihr bis zu 50 Mitglieder dauerhaft kostenlos verwalten. Die kostenpflichtigen Versionen beginnen bei CHF 13 pro Monat für ClubDesk S mit bis zu 100 Mitgliedern und reichen bis CHF 41 pro Monat für ClubDesk XL mit 1’000 Mitgliedern; je weitere 100 Mitglieder kosten nur CHF 0.75 pro Monat. Die Preise verstehen sich inklusive Mehrwertsteuer bei jährlicher Abrechnung. Welche Version zu eurem Verein passt und was sie genau kostet, findet ihr auf unserer Preisseite.

In allen Versionen sind bereits alle Module von ClubDesk enthalten: Mitgliederverwaltung, Dokumente, E-Mail, Kalender, Vereinswebseite, Rechnungen und Buchhaltung sowie die Spendenverwaltung. Zudem werden, anders als bei manchen Anbietern, Leistungen wie zusätzliche Nutzerzugänge, Support, Mehrwertsteuer nicht separat berechnet. ClubDesk setzt auf ein einfaches, transparentes Preismodell mit einer echten Free-Version und klaren Tarifen je nach Vereinsgrösse, die sich nur in wenigen Funktionen unterscheiden. Sogar die Hostinggebühren der Webseite sind bei ClubDesk bereits inklusive, es kommen also keine versteckten Zusatzkosten hinzu.

ClubDesk S, M, L und XL könnt ihr für 30 Tage kostenlos und ohne Risiko testen, ganz ohne Kreditkarte und mit der Gewähr, dass die erfassten Daten sicher und datenschutzkonform verwaltet werden können. Wenn man ClubDesk nicht innerhalb von 30 Tagen kauft, endet die Testversion automatisch und wird anschließend in die kostenlose ClubDesk Free Version umgewandelt.

Und braucht ihr ein paar Wochen mehr, genügt ein kurzes Mail. So könnt ihr ClubDesk zu Testzwecken auch länger als 30 Tage mit all euren Mitgliederdaten und Gruppen ausprobieren.

Ja, ClubDesk Free ist dauerhaft kostenlos, nicht nur als zeitlich befristete Testversion. Vereine mit bis zu 50 Mitgliedern bzw. Kontakten können ihre Vereinsarbeit damit vollständig und ohne Kosten erledigen. Enthalten sind unter anderem die Mitgliederverwaltung, die Buchhaltung und die eigene Vereinswebseite, wobei sogar die Hostinggebühren für die Webseite bereits inklusive sind. Es kommen also keine versteckten Zusatzkosten für den Betrieb der Webseite hinzu.

Der Funktionsumfang ist im Vergleich zu den kostenpflichtigen Versionen etwas eingeschränkt, für einen kleinen Verein mit überschaubaren Anforderungen ist das im Normalfall völlig ausreichend. Wächst euer Verein über 50 Mitglieder hinaus oder benötigt ihr mehr Funktionen, könnt ihr jederzeit zu einer kostenpflichtigen Version wechseln.

ClubDesk ist eine einfach zu bedienende Online-Vereinssoftware, mit der ehrenamtlich geführte Vereine ihre wichtigsten Verwaltungs- und Kommunikationsaufgaben zentral und effizient erledigen können. Dazu gehören die Mitglieder- und Kontaktverwaltung, Rechnungsstellung, Mitgliederbeiträge und Vereinsbuchhaltung, Spendenverwaltung, Vereinskalender und Veranstaltungen, E-Mails und Briefe, Dokumentenverwaltung sowie die Erstellung und Pflege der Vereinswebseite.

Alle Bereiche von ClubDesk sind eng miteinander verknüpft und greifen auf dieselben aktuellen Daten zu. Informationen müssen deshalb nur einmal erfasst werden und stehen anschliessend überall zur Verfügung. Viele Abläufe und Aktualisierungen erfolgen automatisch. So können auch Personen ohne besondere IT- oder Buchhaltungskenntnisse die Vereinsverwaltung einfach erledigen und sparen im Vereinsalltag wertvolle Zeit.

Mit ClubDesk könnt ihr sofort loslegen: Die Vereinssoftware läuft direkt im Browser und muss nicht installiert werden. Nach der Anmeldung, die zwei Minuten dauert, könnt ihr euch sofort einloggen und ClubDesk ausprobieren.

Schnelleinstieg

Am besten schaut ihr euch zuerst den sechsminütigen Einführungsfilm an. Je nachdem, welche Aufgaben ihr im Verein übernehmt, könnt ihr anschliessend noch einen der kurzen Filme zur Mitgliederverwaltung, zu Rechnungen und Buchhaltung oder zur Vereinswebseite ansehen. Nach insgesamt etwa 20 Minuten wisst ihr bereits sehr gut, wo ihr die wichtigsten Funktionen findet und wie ihr typische Vereinsaufgaben erledigt.

Mitgliederdaten einfach importieren

Bestehende Mitgliederdaten aus Excel könnt ihr danach mit dem Importassistenten in wenigen Minuten übernehmen und direkt mit euren eigenen Vereinsdaten weiterarbeiten. ClubDesk erkennt dabei viele Spalten wie Vorname, Nachname oder Postleitzahl automatisch und hilft euch auch bei zusätzlichen vereinseigenen Datenfeldern. Wie der Import funktioniert, zeigt ein weiterer zwei Minuten Film.

Einfache Bedienung

Dabei werdet ihr schnell feststellen, dass alle Module einfach und intuitiv aufgebaut sind. Links wählt ihr aus, was ihr sehen möchtet – in der Mitgliederverwaltung zum Beispiel eine bestimmte Gruppe. Rechts daneben erscheinen die zugehörigen Mitglieder. Oben findet ihr einige wenige, klar verständliche Befehle wie «Neu», «Öffnen» oder «Löschen». Dadurch erkennt ihr auf einen Blick, wie ihr beispielsweise ein neues Mitglied erfasst oder ein bestehendes öffnet. Dieser Aufbau ist in allen Modulen gleich, was das Einarbeiten sehr einfach macht.

Ja. Bestehende Mitglieder- und Kontaktdaten könnt ihr schnell und bequem aus Excel oder einer anderen Software in ClubDesk übernehmen. Dazu exportiert ihr eure bisherige Mitgliederliste als CSV-Datei und ladet sie mit dem Importassistenten in ClubDesk hoch. Auch umfangreiche Mitgliederlisten sind so meist innerhalb weniger Minuten importiert.

Spalten mit Bezeichnungen wie Vorname, Nachname, Adresse oder PLZ erkennt ClubDesk automatisch und ordnet die Daten den richtigen Feldern zu. Zusätzliche Angaben wie Lizenznummer, Stimmlage oder Trikotgrösse könnt ihr einfach eigenen Feldern zuweisen oder direkt beim Import als eigene Datenfelder anlegen. Auch unterschiedliche Schreibweisen lassen sich dabei vereinheitlichen.

Ihr müsst eure Mitgliederdaten also nicht von Hand neu erfassen und könnt direkt mit den bestehenden Informationen weiterarbeiten. Der intelligente Import eignet sich später auch, um sehr viele Kontaktdaten auf einmal zu ergänzen oder zu aktualisieren. Wie einfach das funktioniert, zeigt unser kurzer Film zum Datenimport.

Ja. ClubDesk ermöglicht euch eine rechtlich datenschutzkonforme (DSG) Verwaltung eurer Mitglieds- und Vereinsdaten. ClubDesk schützt eure Daten unter anderem durch verschlüsselte Datenübertragung, gemanagte Firewalls, Zugriffsüberwachung und regelmässige Backups. Mit Rollen und Zugriffsrechten legt ihr selbst fest, welche Personen bestimmte Vereinsdaten sehen oder bearbeiten dürfen. Eure Daten könnt ihr zudem jederzeit vollständig exportieren.

Da ClubDesk die Personendaten in eurem Auftrag bearbeitet, wird mit eurem Verein automatisch eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung abgeschlossen. Damit sind auch die vertraglichen Anforderungen des Datenschutzgesetzes (DSG) geregelt. Euer Verein bleibt natürlich dafür verantwortlich, welche Daten er erhebt und wer darauf zugreifen darf; ClubDesk übernimmt jedoch viele wichtige technische und organisatorische Schutzmassnahmen und erleichtert euch die datenschutzkonforme Vereinsverwaltung ganz erheblich.

Die Daten werden in einem grossen, professionell betriebenen Rechenzentrum in der Schweiz gespeichert, das unter anderem auch vom WWF, Ringier Axel Springer, MediaMarkt, Generali und diversen Banken genutzt wird.