Calendrier du club et rendez-vous

Inscrivez tous les entraînements, répétitions, réunions, etc. dans le calendrier de votre club. Choisissez facilement qui participe à un événement, où il a lieu et s'il est organisé plusieurs fois. Faites afficher tous les rendez-vous de l'association ou seulement les vôtres ou ceux du comité d'administration - y compris l'inscription ou la désinscription en un seul clic. Envoyez automatiquement des invitations à des rendez-vous ou publiez des rendez-vous sélectionnés sur votre site web avec la possibilité de vous y abonner. Un super service et sans effort supplémentaire pour votre club!

Ce qui parle en faveur de la gestion des rendez-vous avec ClubDesk

Importer en un clin d'œil toutes ou les nouvelles dates

Une fonction d'importation simple vous permet de transférer rapidement et facilement toutes les dates dans ClubDesk ou seulement les dates pour la saison suivante. Vous pouvez tout importer via le format standard iCal, dans lequel des milliers d'organisations et de fédérations mettent à disposition leurs dates et calendriers de jeux. La création et la gestion d'un calendrier associatif principal ne pourraient pas être plus efficaces.

Bien planifier les rendez-vous de l'association

Vous avez enfin un endroit central où vous pouvez gérer de manière claire tous les rendez-vous importants pour l'association. Si quelqu'un fait une modification, les calendriers de tous sont immédiatement adaptés. De plus, toutes les personnes concernées peuvent être informées automatiquement. Cela permet d'éviter très facilement et de manière pragmatique les collisions de dates ou les doubles occupations d'installations sportives ou de salles d'entraînement.

Tous les rendez-vous toujours à jour

Comme les dates de l'association sont saisies et modifiées au même endroit par toutes les personnes autorisées, toutes les dates sont toujours à jour. Si quelqu'un actualise par exemple le lieu de la prochaine réunion du comité d'administration ou l'itinéraire Google Maps pour le prochain match à l'extérieur, ces informations sont automatiquement mises à jour partout - même sur le site web du club. Ou encore : si une joueuse est déplacée vers les juniors A dans la gestion des membres, l'agenda sait alors que toutes les dates des juniors A doivent maintenant être affichées pour cette joueuse.

Un service remarquable pour les membres

Avec ClubDesk, vous pouvez offrir à vos membres un service sensationnel. Ils peuvent par exemple faire afficher sur le site web du club tous les rendez-vous importants du club ou seulement les rendez-vous de l'équipe à laquelle ils appartiennent. Ou encore uniquement leurs propres événements. Si vous le souhaitez, les membres peuvent également s'inscrire ou se désinscrire en ligne, vous pouvez leur envoyer un rappel ou afficher les personnes qui se sont déjà inscrites. Les membres peuvent également s'abonner aux rendez-vous du club sur leur téléphone portable. Grâce à ClubDesk, vous pouvez offrir tout cela à vos membres sans aucun effort supplémentaire.

Une collaboration agréable

Bien sûr, vous pouvez décider qui peut consulter ou modifier le calendrier du club. Si vous le souhaitez, vous pouvez autoriser un entraîneur consciencieux à déplacer lui-même des entraînements. Et comme les informations sur les dates sont automatiquement mises à jour sur le site web, la collaboration avec la webmaster est très agréable, car vous ne devez pas la déranger pour chaque changement. Moins d'erreurs, une meilleure communication, plus de plaisir dans le travail associatif.

Profiter des groupes et des équipes

Parce que votre nouveau calendrier d'association a pleinement accès aux données des membres, le calendrier sait quelles personnes appartiennent à quels départements, groupes ou équipes. Chaque groupe peut être attribué à un événement en tapant simplement les premières lettres du nom du groupe. Là aussi, en reliant tous les modules ClubDesk, vous gagnez énormément de temps et évitez les erreurs.

Compatibilité mobile pour téléphone portable et tablette

Vous voulez donner à vos membres la possibilité de consulter à tout moment leur agenda de club sur leur téléphone portable ? Chaque membre peut afficher son calendrier personnel avec une URL sur son téléphone portable. Ou bien vous proposez le calendrier personnel sur le site web de votre association. Ou le membre peut s'abonner à ses événements dans son calendrier préféré, que ce soit Google, Apple ou Outlook. Vous avez l'embarras du choix - et aucune charge supplémentaire pour le club.

Un vrai gain de temps

Un agenda relié à la gestion des membres, au site web ou au serveur de messagerie permet de gagner énormément de temps. De nombreuses tâches sont effectuées automatiquement : chaque événement d'un groupe sait automatiquement quels membres appartiennent à ce groupe, chaque report d'événement est automatiquement mis à jour sur la page web de l'association, les e-mails d'invitation ou de rappel sont envoyés automatiquement. Un décalage de la réunion du comité d'administration informe donc aussi automatiquement le nouveau secrétaire de la nouvelle date. Vous ne devrez plus jamais faire de nombreux changements manuellement.

Simplicité

À quoi servent toutes les superbes fonctions et automatismes d'un logiciel de gestion, si elles ne peuvent être utilisées que par des professionnels de l'informatique ! Pas de problème avec ClubDesk : La gestion des rendez-vous de ClubDesk est si simple que tout le monde la comprend, même sans jamais consulter l'aide.
Ce n'est pas possible ? Laissez-vous convaincre et essayez ClubDesk dès maintenant : Tester gratuitement.

Autres avantages auxquels on ne veut pas renoncer

Calendrier personnel pour les membres

Avec l'URL "calendar.clubdesk.com", chaque membre du club peut afficher ses rendez-vous personnels. Il suffit de se connecter et de l'ajouter à l'écran d'accueil du téléphone portable. Et voilà, tu peux à tout moment consulter tous les rendez-vous de ton club en un seul clic sur ton téléphone portable - avec les inscriptions et les désinscriptions à un rendez-vous, si c'est ce que souhaite le club.

Afficher les dates sur le site web

Vous pouvez publier toutes les dates ou seulement certaines dates sur le site web de votre club de la manière la plus simple. Si vous mettez à jour une date dans ClubDesk, cette modification est immédiatement mise à jour sur le site web sans aucune intervention de votre part.

S'abonner au calendrier

Les membres de l'association peuvent s'abonner très facilement à leurs rendez-vous sur leur téléphone portable ou dans leur calendrier professionnel, par exemple dans leur calendrier Google, Apple ou Outlook. Ils peuvent ainsi voir tous les rendez-vous du club en un coup d'œil dans leur calendrier habituel. Et comme les rendez-vous auxquels vous êtes abonné sont automatiquement mis à jour, les membres de votre association sont toujours au courant.

Invitations et rappels

Avec ClubDesk, il est possible d'envoyer automatiquement un e-mail d'invitation à tous les participants pour chaque rendez-vous. Il est également possible d'informer automatiquement des modifications, par exemple d'un changement de date, et vous pouvez également définir si d'autres rappels doivent être envoyés pour une date. Ainsi, les oublis de rendez-vous sont nettement moins nombreux et tous les participants nécessaires sont présents au rendez-vous.

Lieux de rendez-vous dans Google Maps

Pour chaque rendez-vous, vous pouvez non seulement désigner des participants, mais aussi définir des lieux. Et grâce à l'intégration de Google Maps, il est par exemple possible d'afficher où aura lieu le prochain match à l'extérieur. Chaque membre du club peut même faire afficher le trajet entre son domicile et le parking du stade. Vos membres vont adorer ClubDesk.

Inscriptions/désinscriptions

Comme il est souvent important que vous sachiez combien de personnes participent réellement au rendez-vous, les participants peuvent s'inscrire ou se désinscrire en un clic de souris. C'est vous qui décidez si un "peut-être" est possible et jusqu'à quand on peut encore modifier son inscription ou son annulation. Si vous le souhaitez, vous pouvez également définir individuellement pour chaque rendez-vous si les personnes invitées peuvent voir combien de personnes, ou qui est déjà inscrit. De cette manière, on obtient souvent nettement plus d'inscriptions aux événements qui vous tiennent à cœur.

Contrôle des présences pratique

Avec le contrôle des présences de ClubDesk, vous pouvez facilement enregistrer qui était présent à quels entraînements, répétitions ou réunions. Bien entendu, vous pouvez également imprimer ou exporter les listes de présence, par exemple pour demander des subventions à la fédération. C'est une autre aide pratique qu'offre le calendrier ClubDesk, spécialement conçu pour les clubs.

Définir ses propres types de rendez-vous

Déterminez vous-même les dates que vous souhaitez afficher. Si les concerts ou les tournois sont importants pour vous, affichez-les en rouge. S'il est plus important pour vous que tous les rendez-vous des juniors soient de la même couleur, il suffit de le définir ainsi. Grâce à ces types de rendez-vous, vous pouvez également déterminer très facilement quels rendez-vous seront affichés dans une certaine zone du site web, par exemple uniquement les représentations du concert-chœur. Bien entendu, vous pouvez saisir autant de types de rendez-vous que vous le souhaitez et les nommer librement.

Afficher les rendez-vous de manière sélective

Un grand nombre de rendez-vous signifie vite que l'arbre cache la forêt. Dans le calendrier de votre club, vous pouvez donc déterminer si vous souhaitez afficher uniquement tous les rendez-vous du type "Répétitions", ou uniquement les rendez-vous des juniors D, ou encore tous les rendez-vous du comité d'administration. Ainsi, vous gardez à tout moment une vue d'ensemble et pouvez coordonner parfaitement tous les rendez-vous. Vous pouvez également utiliser les mêmes filtres pour l'affichage des dates sur la page d'accueil de votre club.

Rendez-vous en série

Vous avez vous aussi des rendez-vous récurrents ? Les tambours de votre clique répètent tous les mercredis soirs ou vous vous retrouvez un jeudi sur deux pour une lecture ? Avec ClubDesk, vous créez et gérez ces rendez-vous en série aussi facilement que s'il s'agissait d'un seul rendez-vous. Et ce, même si certains rendez-vous n'ont pas lieu en raison de jours fériés ou de vacances scolaires.

Affichages quotidiens ou hebdomadaires

Vous pouvez bien sûr regarder une vue journalière de l'agenda du club ou décider de visualiser tous les rendez-vous d'une semaine donnée, d'un mois ou de toute l'année. Ou bien seuls les rendez-vous imminents vous intéressent ? Selon la tâche à accomplir, l'un ou l'autre affichage sera plus approprié. À vous de choisir ! Cela vaut également pour la présentation des rendez-vous sur votre site web.

Avec ClubDesk, vous avez tout cela et bien plus encore sous contrôle