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Rechnungen und Vereinsbuchhaltung
Dank des direkten Zugriffs auf die Mitgliederdaten schreibt ihr mit ClubDesk schnell und einfach Vereinsrechnungen für Mitgliederbeiträge, Trainingslager oder Sponsorings, wahlweise per Post oder E-Mail. Natürlich unterstützt ClubDesk QR-Rechnungen, SEPA-Lastschriften und TWINT. Auch Zahlungseingänge lest ihr mit wenigen Klicks ein und verschickt dann auf Knopfdruck alle fälligen Zahlungserinnerungen. Für sämtliche Rechnungen und Zahlungseingänge werden in der integrierten Finanzbuchhaltung dann vollautomatisch Buchungen erzeugt. Wählt bei der Buchführung für euren Verein zwischen Doppelter Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen oder einem einfachen Kassenbuch.
Buchhaltungssoftware für euren Verein - das spricht für ClubDesk
Schneller Rechnungen erstellen
Ihr habt Zugriff auf alle Kontaktdaten von Mitgliedern, Sponsoren, auf Vorlagen für Rechnungen und auf häufig verwendete Rechnungspositionen wie Standard-Gönnerbeiträge. Dadurch braucht ihr mit der ClubDesk Software nur einen Bruchteil der Zeit, um Rechnungen für Mitgliederbeiträge, Trainingslager, Fanartikel oder Sponsoring zu erstellen. Ihr könnt auch auf Daten in Listendokumenten zugreifen (z. B. für die Platznutzungsgebühren) und diese automatisch in Rechnung stellen. Das macht die Rechnungsstellung für Vereine sehr effizient.
Immer aktuelle Daten
Mit einer Buchhaltungssoftware, die mit der Mitglieder- und Sponsorenverwaltung verbunden ist, passieren viel weniger Fehler. Aktualisiert ein Trainer die E-Mail-Adresse eines Teammitglieds, wird die Mitgliederrechnung automatisch an die neue Adresse geschickt. Verschiebt die Präsidentin einen Sponsor aus den Silber- zu den Goldpartnern, erhält dieser die korrekte Rechnung für Goldsponsoren.
So einfach wie irgend möglich
Was nützen euch die tollsten Funktionen und Automatismen, wenn nur ein IT- oder Finanz-Profi damit Rechnungen schreiben kann! Erstellt z. B. einmal ein Muster bzw. Vorlage für eine Rechnung für den Mitgliedsbeitrag eures Vereins, dann kann jeder mit drei Klicks Rechnungen schreiben. Darauf sind wir richtig stolz: Das Finanzmodul von ClubDesk ist so kinderleicht, dass jeder, der bereit ist, in eurem Verein ein Amt zu übernehmen, das auch kann. Überzeugt euch selbst und probiert ClubDesk einfach jetzt aus: Kostenlos testen.
Rechnungen an Gruppen oder Teams
Da auch das Rechnungsmodul von ClubDesk auf alle Mitgliederdaten inklusive der Gruppenzugehörigkeiten zugreifen kann, erhalten garantiert alle Lizenzspielerinnen, Probemitglieder oder Mitglieder jeder beliebigen Gruppe (z. B. Sponsoren oder Freunde des Vereins) die für diese Gruppe richtige Rechnung. Und mit Rechungsvorlagen sehen solche Rechnung auch immer gleich aus und enthalten genau die richtigen Rechnungspositionen.
Versand per Post oder E-Mail
Erfasst bei jedem Kontakt, wer seine Rechnungen per Post oder kostensparend per E-Mail erhalten soll. Beim Rechnungsversand verwendet ClubDesk dann automatisch die bevorzugte Versandmethode. Und fehlt mal eine E-Mail-Adresse, dann wird natürlich automatisch auf Postversand umgestellt. So gehen keine Rechnungen verloren und ihr erledigt die Finanzen eures Vereins auch noch sehr kostengünstig.
QR-Rechnung (nur Schweiz)
Erleichtert den Zahlungsverkehr und senkt euren manuellen Aufwand. Mit QR-Rechnungen werden alle Zahlungsinformationen schnell und einfach übermittelt. Zur Bezahlung können Mitglieder eures Vereins, aber auch Spender oder Sponsoren einfach den QR-Code einscannen. Mit der ClubDesk Software ist die Umstellung auf QR-Rechnungen eine Sache von ein paar Klicks.
SEPA-Lastschriften (nur EU)
Mit ClubDesk lassen sich Rechnungsbeträge mit dem in Deutschland und Österreich weitverbreiteten SEPA-Lastschriftverfahren einziehen. Bestimmt mit einem Klick, von welchen Vereinsmitgliedern euer Verein den Mitgliederbeitrag oder auch andere Rechnungsbeträge per Lastschrift einziehen wollt. Erzeugt dann auf Knopfdruck aus allen Rechnungen eine Lastschriftdatei, die ihr dann nur noch an eure Bank übermitteln müsst.
Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge einlesen
Um Rechnungen als bezahlt abzuhaken, könnt ihr Zahlungseingänge manuell erfassen oder einfach aus dem E-Banking importieren. ClubDesk kann dafür CSV- oder CAMT-Dateien einlesen, die alle Banken zur Verfügung stellen. Der clevere ClubDesk-Import kann aber noch mehr: Er erstellt auf Wunsch auch aus allen Zahlungsein- und -ausgängen auf eurem Bankkonto automatisch Buchungen in eurer Vereinsbuchhaltung.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Rechnungen, die überfällig sind, zeigt ClubDesk automatisch in einer Liste an. Wählt dort alle offenen Rechnungen, für die ihr eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschicken wollt. Ein weiterer Klick und die Aufgabe ist erledigt. Selbstverständlich sorgt ihr mit ClubDesk dafür, dass bestimmte Personen nie gemahnt werden (z. B. VIPs). So habt ihr die Finanzen eures Vereins einfach im Griff.
Rechnungen & Bargeldlos mit TWINT zahlen (nur CH)
Egal ob am Bratwurststand eures Sommerfests, für Gönnerbeiträge, Spenden oder auch QR-Rechnungen – mit unserer TWINT-Anbindung bietest du deinen Mitgliedern, Gönnern oder Sponsoren eine äusserst bequeme, mobile Zahlungmöglichkeit. Selbstverständlich erzeugt ClubDesk automatisch alle notwendigen Buchungen, was für eure Buchhaltung keinen zusätzlichen Aufwand erzeugt.
Integrierte Buchhaltungssoftware für Vereinsbuchhaltung
ClubDesk beinhaltet eine vollwertige Buchhaltungsoftware speziell für Vereine, mit der du je nach Wunsch eine doppelte Buchhaltung, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder nur ein Kassenbuch führen kannst. Erstellt mit minimalem Aufwand eure Bilanz und Erfolgsrechnung oder das Budget für das nächste Jahr und nutzt dafür für verschiedene Vereinsarten optimierte Vorlagen oder Kontenpläne.
Alles was das Buchhalterherz begehrt
Das Buchhaltungs-Modul ist eine integrierte Buchhaltungssoftware und bietet alle Funktionen, die ihr für eure Vereinsbuchhaltung benötigt: Sammelbuchungen, Mehrwertsteuer, Fremdwährungen, konfigurierbare Bilanz und Erfolgsrechnung, Budgetkontrolle, verschiedene speziell für Vereine optimierte Kontenrahmen, usw.
Automatische Buchungen aus Rechnungen
Das Buchhaltungsmodul arbeitet intelligent mit dem Rechnungsmodul zusammen und erstellt automatisch Buchungen für Rechnungen und Zahlungseingänge. Ein riesiger Zeitgewinn für alle, die sich bei euch im Verein um die Faktura und die Buchhaltung kümmern.
Einfach die Vereinsbuchhaltung führen
Wie überall in ClubDesk ist auch das Buchhaltungsmodul sehr übersichtlich aufgebaut, sodass sich auch freiwillige Mitarbeiter:innen sofort zurechtfinden, die sich mit Buchhaltung nicht perfekt auskennen. Dabei helfen vorgefertigte Kontenrahmen für Vereine, ein Assistent für die Kontenauswahl und viele weitere Hilfsmittel.
Alles sicher im Griff haben
Wie steht es um die Sicherheit der Finanzdaten, wenn diese bei der Kassierer:in auf dem privaten Laptop gespeichert sind? Werden regelmäßig Backups erstellt, sodass ihr nach einem Festplatten-Crash noch nachschauen könnt, welche Mitglieder schon bezahlt haben oder welche Sponsore:in ihre Rechnung schon bekommen hat? Ist der Zugriff auf personenbezogene Daten DSGVO-konform geschützt? All dies könnt ihr mit ClubDesk extrem einfach gewährleisten und stellt euren Verein in Sachen Datenschutz auf ein solides Fundament.
Weitere Gründe, wieso ihr die Finanzen eures Vereins mit ClubDesk im Griff habt
Einfacher Massenversand von Rechnungen
Rechnungen gleich an mehrere Kontakte oder sogar Gruppen zu verschicken ist genau so leicht wie für eine einzelne Rechnung. Wie bei E-Mails könnt ihr im Empfängerfeld dazu einfach den Namen mehrerer Personen oder einer Gruppe eingeben (z. B. "Junioren"), um allen Junior:innen den Mitgliederjahresbeitrag in Rechnung zu stellen.
Häufig verwendete Artikel fakturieren
Stellst du immer wieder dieselben Leistungen oder Produkte in Rechnung? Dann lohnt es sich, diese als Artikel zu erfassen, z. B. mit Artikelnummer, Beschreibung und Preis. Solche Artikel können dann mit einem Klick zur Rechnung hinzugefügt werden.
Personenbezogene Beträge
Erfasst z. B. den Mitgliederbeitrag bei den Kontakten und lasst ihn dann in die Mitgliederrechnung übertragen. Oder verwaltet Ausgaben im Vereinslokal bequem in einem Listendokument und übernehmt dann den entsprechenden Gesamtbetrag der Belege vollautomatisch in die Mitglieder-Jahresrechnung.
Individuelle Mitgliederbeiträge
Natürlich gibt es immer Ausnahmen. Bezahlt eine der Juniorinnen einen reduzierten Mitgliederbeitrag, z. B. weil sie dieses Jahr am Sommerfest mitgearbeitet hat, könnt ihr auf einfachste Art und Weise eine Rechnungsposition für einen einzelnen Empfänger nach Belieben anpassen.
Import von Kontoauszügen
Kontoauszüge lassen sich schnell und einfach in ClubDesk einlesen. ClubDesk erzeugt daraus Buchungen oder Zahlungseingänge für Rechnungen. Fehlende Informationen, wie z. B. das Gegenkonto, ergänzt du dank intelligenter Vorschläge ganz nebenbei. Unterstützte Dateiformate: CSV und camt.053 oder camt.054.
Budget, Bilanz, Erfolgsrechnung, Kontoblätter
Mit ClubDesk erstellst du auf Knopfdruck das Journal, Kontoblätter, den Kontoplan, Summen und Saldenlisten, die Bilanz, Erfolgsrechnung oder das Budget fürs nächste Jahr.
Sammelbuchungen, Fremdwährungen und MwSt
Obwohl die Buchhaltung von ClubDesk kinderleicht ist, bietet sie viele hilfreiche Detailfunktionen. Nutze Sammelbuchungen, wenn du das brauchst, arbeite mit Fremdwährungen oder erzeuge MwSt.-Buchungen.
Mühelos mehrere Buchhaltungen führen
Wollt ihr für unterschiedliche Abteilungen (z. B. für die Aktiven) eine eigene Buchhaltung führen? Oder ist das 100-jährige Jubiläumsfest so groß, dass ihr es separat abrechnen wollt? Dann könnt ihr das mit ClubDesk problemlos machen. Legt dazu einfach einen zweiten oder dritten Mandanten an.
Seriöser Datenschutz
Wollt ihr bestimmen, dass in eurem Verein z. B. nur zwei Personen die Finanzdaten bearbeiten dürfen und der oder die Revisor:in sie nur anschauen kann? In ClubDesk könnt ihr das ganz einfach über Zugriffsrechte und Passwörter festlegen. Dadurch ist es auch kinderleicht, einer neuen Amtsinhaber:in Zugriff auf alle Daten zu geben und sicherzustellen, dass der bzw. die alte Kassierer:in keine Finanzdaten mehr einsehen kann.
Kostenloser Support
Das Erstellen von Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Mahnläufen und das Führen der Buchhaltung ist mit der Online-Lösung von ClubDesk so einfach wie nur irgend möglich. Aber wenn ihr trotzdem Hilfe braucht und wissen wollt, wie etwas funktioniert, dann steht unser Support-Team euch gerne zur Seite - per E-Mail, Telefon oder auch über TeamViewer.
Fit für die Zukunft
Mit ClubDesk stellt ihr die Finanzverwaltung eures Vereins richtig gut auf. Ihr gebt euren Vereinsmitarbeiter:innen ein Werkzeug an die Hand, mit dem sie ihre Aufgaben einfach, gut und seriös und mit dem kleinstmöglichen Zeitaufwand erledigen können. Zudem vermeidet ihr mit einer Online-Lösung wie ClubDesk ohne Aufwand viele Sicherheits- und Datenschutzprobleme.
