Fatture e contabilità del club

Grazie all'accesso diretto ai dati dei membri, con ClubDesk è possibile inviare le fatture per le quote associative, i campi di allenamento o le sponsorizzazioni in modo rapido e semplice, sia per posta che per e-mail. Naturalmente, ClubDesk supporta le fatture QR e gli addebiti diretti SEPA. È anche possibile leggere i pagamenti in arrivo con pochi clic e poi inviare tutti i promemoria di pagamento in scadenza con il semplice tocco di un pulsante.
Per tutte le fatture e i pagamenti in entrata, le prenotazioni vengono poi generate in modo completamente automatico nella contabilità finanziaria integrata. Scegliete tra la contabilità a partita doppia, i conti delle entrate e delle uscite o un semplice libro di cassa.

Questo parla per le fatture & la contabilità con ClubDesk

Creare fatture più velocemente

Grazie all'accesso diretto a tutti i dati di contatto dei membri, degli sponsor e all'accesso alle voci di fattura usate di frequente come le quote di patrocinio standard, con ClubDesk hai bisogno solo di una frazione del tempo per creare le fatture per le quote associative, i campi di allenamento, gli articoli per i tifosi o le sponsorizzazioni. Potete anche accedere ai dati nei documenti della lista, ad esempio per le tasse di utilizzo della piazzola, e fatturarli automaticamente. Questo rende tutto molto efficiente.

Dati sempre aggiornati

Con un software di fatturazione collegato alla gestione dei soci e degli sponsor, si fanno molti meno errori. Se un allenatore aggiorna l'indirizzo e-mail di un membro della squadra, la fattura dell'iscrizione viene automaticamente inviata al nuovo indirizzo. Se il presidente sposta uno sponsor da partner argento a partner oro, lo sponsor riceve la fattura corretta per gli sponsor oro.

Il più semplice possibile

A cosa servono le migliori funzioni e automatismi se solo un professionista dell'informatica o della finanza può fatturare con loro! Ne siamo davvero orgogliosi: il modulo finanziario di ClubDesk è talmente un gioco da ragazzi che chiunque voglia occupare un ufficio nel vostro club può farlo. Non può essere? Convincetevi e provate semplicemente ClubDesk.

Fatture a gruppi o squadre

Poiché il modulo di fatturazione di ClubDesk può anche accedere a tutti i dati dei membri, comprese le affiliazioni di gruppo, tutti i giocatori con licenza, i membri in prova o i membri di qualsiasi gruppo (ad esempio, sponsor o amici del club) hanno la garanzia di ricevere la fattura corretta per quel gruppo.

Spedizione per posta o e-mail

Per ogni contatto, inserisci chi deve ricevere le fatture per posta o per e-mail per risparmiare sui costi. Quando si inviano le fatture, ClubDesk utilizza automaticamente il metodo preferito. Se manca un indirizzo e-mail, il sistema passa automaticamente alla consegna postale.

Fattura QR (solo per la Svizzera)

Facilita le transazioni di pagamento e riduce lo sforzo manuale. Con le fatture QR, tutte le informazioni di pagamento sono trasmesse rapidamente e facilmente. Per il pagamento, i vostri membri, ma anche i donatori o gli sponsor possono semplicemente scansionare il codice QR. Con ClubDesk, passare alle fatture QR è una questione di pochi clic.

Addebiti diretti SEPA (solo UE)

Con ClubDesk, gli importi fatturati possono essere riscossi utilizzando la procedura di addebito diretto SEPA, che è ampiamente utilizzata in Germania e Austria. Con un solo clic puoi determinare da quali membri del club vuoi raccogliere la quota associativa o altri importi delle fatture tramite addebito diretto. Quindi genera un file di addebito diretto da tutte le fatture al tocco di un pulsante, che poi dovrai solo inviare alla tua banca.

Importazione di pagamenti in entrata

Potete inserire i pagamenti in entrata manualmente o semplicemente importare gli estratti conto (file camt.054) o i dati PVR forniti dalla banca. Naturalmente, ClubDesk supporta anche la gestione efficiente dei pagamenti parziali, compresa la successiva fatturazione delle mancanze.

Solleciti di pagamento e lettere di sollecito

ClubDesk visualizza automaticamente le fatture scadute in una lista. Seleziona tutte le fatture aperte per le quali vuoi inviare un sollecito di pagamento o un promemoria. Un altro clic e il compito è fatto. Naturalmente, con ClubDesk puoi fare in modo che certe persone non vengano mai ricordate (per esempio i VIP).

Contabilità integrata del club

ClubDesk include un sistema di contabilità di club completo con il quale si può tenere una contabilità a doppia entrata, un conto delle entrate e delle uscite o solo un libro di cassa, come si desidera. Crea il tuo bilancio e il tuo conto economico o il budget per il prossimo anno con il minimo sforzo e usa modelli o piani contabili ottimizzati per diversi tipi di club.

Tutto ciò che il cuore di un contabile desidera

Il modulo di contabilità offre tutte le funzioni necessarie per la contabilità della vostra associazione: Diversi piani dei conti, voci collettive, IVA, valute estere, bilancio e conto economico configurabili, controllo del budget, ecc.

Prenotazioni automatiche dalle fatture

Il modulo di contabilità lavora in modo intelligente con il modulo di fatturazione e crea automaticamente le prenotazioni per le fatture e i pagamenti in entrata. Questo è un enorme risparmio di tempo per tutti coloro che si occupano della fatturazione e della contabilità nella vostra associazione.

Mantenere semplici i conti del club

Come tutto in ClubDesk, anche il modulo di contabilità è strutturato in modo molto chiaro, in modo che anche i volontari che non hanno una perfetta dimestichezza con la contabilità possano orientarsi immediatamente. Grafici dei conti pronti all'uso per i club, una procedura guidata per la selezione dei conti e molti altri strumenti aiutano.

Tenere tutto saldamente sotto controllo

Che ne è della sicurezza dei dati finanziari se sono memorizzati sul portatile privato del tesoriere? Vengono fatti regolarmente dei backup in modo che dopo un crash del disco rigido si possa ancora controllare quali membri hanno già pagato o quale sponsor ha già ricevuto la sua fattura? L'accesso ai dati personali è protetto secondo il DSGVO? Con ClubDesk, puoi garantire tutto questo in modo estremamente semplice e mettere il tuo club su una solida base in termini di protezione dei dati.

Altre ragioni per cui puoi controllare le finanze del tuo club con ClubDesk

Semplice invio in massa di fatture

Inviare le fatture a diversi contatti o anche a gruppi è facile come inviare una singola fattura. Come per le e-mail, puoi semplicemente inserire i nomi di più persone o di un gruppo nel campo del destinatario (ad esempio "Juniors") per fatturare a tutti i juniors la quota associativa annuale.

Fattura articoli di uso frequente

Fatturate sempre gli stessi servizi o prodotti? Allora vale la pena di inserirli come articoli, per esempio con numero di articolo, descrizione e prezzo. Tali articoli possono poi essere aggiunti alla fattura con un clic.

Importi personali

Per esempio, inserisci la quota d'iscrizione nei contatti e falla trasferire alla fattura d'iscrizione. Oppure gestire il consumo nei locali del club comodamente in un documento di lista e poi trasferire l'importo totale corrispondente in modo completamente automatico alla fattura annuale del membro.

Quote associative individuali

Naturalmente, ci sono sempre delle eccezioni. Se una delle juniores paga una quota associativa ridotta, ad esempio perché ha lavorato al festival estivo quest'anno, puoi facilmente adattare una voce di fattura per un singolo destinatario come desideri.

Importazione di estratti conto (CSV, camt.053, camt.054)

Gli estratti conto possono essere letti in ClubDesk rapidamente e facilmente. ClubDesk genera prenotazioni o pagamenti in entrata per le fatture da loro. Le informazioni mancanti, come il conto in contropartita, possono essere aggiunte al volo grazie a suggerimenti intelligenti. Formati di file supportati: CSV e camt.053 o camt.054

Bilancio, stato patrimoniale, conto economico, schede contabili

Con ClubDesk, puoi creare il giornale, i fogli di conto, il piano dei conti, le liste dei totali e dei saldi, il bilancio, il conto economico o il budget per l'anno prossimo con la semplice pressione di un pulsante.

Voci collettive, valute estere e IVA.

Anche se la contabilità di ClubDesk è un gioco da ragazzi, offre molte utili funzioni dettagliate. Usate voci collettive se ne avete bisogno, lavorate con le valute straniere o create voci IVA.

Gestire senza sforzo più conti

Vuoi tenere account separati per diversi dipartimenti (ad esempio per i membri attivi)? O la festa per il 100° anniversario è così grande che vuoi tenere conti separati? Allora potete farlo facilmente con ClubDesk. Basta creare un secondo o terzo cliente.

Protezione seria dei dati

Volete stabilire che nel vostro club, per esempio, solo due persone possono modificare i dati finanziari e il revisore può solo guardarli? In ClubDesk è possibile definire facilmente questo tramite i diritti di accesso e le password. Questo rende anche molto facile dare a un nuovo titolare l'accesso a tutti i dati e assicurarsi che il vecchio tesoriere non possa più visualizzare alcun dato finanziario.

Supporto gratuito

Creare fatture, solleciti di pagamento, solleciti e contabilità è facilissimo con ClubDesk. Ma se hai ancora bisogno di aiuto e vuoi sapere come funziona qualcosa, il nostro team di supporto sarà felice di aiutarti - via e-mail, telefono o anche via TeamViewer. Per saperne di più

In forma per il futuro

Con ClubDesk si imposta molto bene la gestione finanziaria del vostro club. Voi date al personale del vostro club uno strumento con il quale possono svolgere i loro compiti facilmente, bene e seriamente e con il minor dispendio di tempo possibile. Inoltre, con una soluzione online come ClubDesk, si evitano molti problemi di sicurezza e protezione dei dati senza alcuno sforzo.

Con ClubDesk avete questo e altro sotto controllo