Am 1. September 2023 tritt das neue Datenschutzgesetz (nDSG) für die Schweiz in Kraft. In dieser News erfahrt ihr, was die Änderung für euren Verein bedeuten.

Gleich eine gute Nachricht vorweg: Mit ClubDesk ist euer Verein optimal aufgestellt, um die neuen Vorgaben des Schweizer Datenschutzgesetzes zu erfüllen. Die zweite gute Nachricht: Eure Vereins-Verwaltungsarbeit mit ClubDesk wird vom neuen DSG nicht beeinflusst. Ihr könnt die Software also weiterhin so nutzen, wie gewohnt.

Um was geht es beim neuen Datenschutzgesetz (nDSG)?

Das nDSG regelt den Umgang mit den Daten eurer Mitglieder (Name, Anschrift, Geburtstag, E-Mail usw). Euer Verein muss daher ab 1. September für einen sicheren und transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten sorgen. Der Vorstand ist dafür verantwortlich, dass diese Daten möglichst gut vor Diebstahl geschützt werden. Zudem müsst ihr festlegen und kontrollieren können, welche Daten wo gespeichert oder angezeigt werden und wer Zugriff darauf hat. Wichtig dabei: Ihr müsst keine Einwilligung eurer Mitglieder einholen, sondern es reicht aus, wenn ihr über eine Datenschutzerklärung verfügt und damit über euren Umgang mit Personendaten informiert. ClubDesk hilft euch dabei, diese Anforderungen einfach und effizient umzusetzen. In den folgenden Abschnitten erfahrt ihr, worauf ihr besonders achten solltet.

Maßnahmen für Vereine

Für Datensicherheit sorgen

Als Verein müsst ihr sicherstellen, dass die Personendaten eurer Mitglieder sicher aufbewahrt werden. Doch wie könnt ihr das gewährleisten, wenn die Vorstände die Daten lokal auf ihren Rechnern speichern? Oder wenn E-Mail-Adressen von Mitgliedern, Passwörter oder Protokolle mit Teilnehmerlisten per E-Mail verschickt werden? Damit können die neuen gesetzlichen Vorgaben nur mit riesigem Aufwand eingehalten werden (z.B. Regeln und Prozesse festlegen, wie private Rechner gesichert oder wie Daten nach einem Amtswechsel vom Rechner gelöscht werden). Bei einer modernen Cloud-Lösung wie ClubDesk fallen alle diese Probleme automatisch weg.

Homepage: Datenschutzerklärung, Impressum und Cookies

Eine der wichtigsten Änderungen ab September für euren Verein: ihr benötigt eine Datenschutzerklärung. Nur so ist sichergestellt, dass ihr die Daten eurer Mitglieder speichern und verwalten dürft. Und beim Thema Datenschutz in eurem Verein solltet ihr daran denken, bei eurer Webseite das Impressum anzuschauen und einen Hinweis zur Cookies-Verwendung zu platzieren.

Wenn ihr eine Vereins-Webseite mit ClubDesk erstellt, dann könnt ihr das einfach erledigen: ClubDesk legt automatisch Seiten für die Datenschutzerklärung, AGB und das Impressum an und ihr könnt diese mit den für euch passenden Vereinstexten befüllen. Wir haben für euch Tipps und Beispieltexte erstellt, wie ihr eure Datenschutzhinweise und das Impressum formulieren könnt. Ihr findet dies als Textdatei oder als Bestandteil der Webseiten-Vorlagen, die seit Release 3.3 zur Verfügung stehen.
Zu den Datenschutzhinweisen und Impressum (Beispieltexte) >>
Zu den Webseiten-Vorlagen (ClubDesk-Datei) >>

nDSG und Vereinsstatuten

Ihr könnt in den Statuten z.B. festhalten, welche Daten von den Mitgliedern erhoben und wo diese veröffentlicht werden. Dazu hat vitamin B, die Fachstelle für Vereine in der Schweiz, einen genauen Leitfaden verfasst. In Abschnitt 13 findet ihr gute Textvorschläge zum Thema Datenschutz («Musterstatuten für Vereine»). Mit ClubDesk könnt ihr die dort beschriebenen Massnahmen bzgl. Sicherheit, Zugriffseinschränkung, usw. einfach erfüllen.

Transparenz und Datenzugriff

Ihr müsst dafür sorgen, dass Mitarbeiter des Vereins nur die Daten sehen und bearbeiten können, die sie für die Arbeit im Verein brauchen. Und ihr müsst kontrollieren und bekannt geben, wo welche Personendaten veröffentlicht werden. Mit dem Rollen- und Rechtesystem von ClubDesk könnt ihr ganz einfach bestimmen, wer Zugriff auf welche Daten bekommt. Oder ihr bestimmt beispielsweise, welche Daten jeder und welche nur Mitglieder auf eurer Webpage sehen können.

Löschen von Daten

Personendaten müssen gelöscht werden, wenn sie zur Verwaltung des Vereins nicht mehr erforderlich sind. Da ihr in ClubDesk diese Daten zentral an einer Stelle verwaltet, könnt ihr Mitgliederdaten z.B. nach einem Austritt einfach und pflichtgemäss löschen. Und da keine Daten oder Backups auf einem privaten Computer gespeichert werden, gestalten sich auch Amtswechsel als viel unproblematischer.

Zusätzliche Infos zum nDSG für Vereine

Eine umfassende Übersicht über das neue DSG liefert euch eine sehr hilfreiche Arbeitshilfe von vitamin B, der Fachstelle für Vereine in der Schweiz. Diese verrät euch u.a., was das nDSG für euren Vereine bedeutet, was ihr alles beachten solltet, welche wichtigen Massnahmen ihr ergreifen solltet und wie ihr nun am besten vorgeht. Zum Leitfaden:  „Datenschutz: Was müssen Vereine beachten? >>“

Änderungen unserer AGBs, AVV, DSH

ClubDesk erfüllt schon seit langem die strengen Anforderungen der DSGVO in Deutschland. Natürlich haben wir nun die Vorgaben des nDSG der Schweiz übernommen und aus diesem Grund einige Aktualisierungen an unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), an der Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (AVV) und unseren Datenschutzhinweisen vorgenommen. Hier die wichtigsten Änderungen:

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB >>)

• Zukünftig wird mit der Annahme der AGB automatisch eine AVV abgeschlossen, damit unsere Tätigkeit als Auftragsverarbeiterin von Daten für euren Verein geregelt ist.
• Wir haben die Frist zur Kündigung kostenfreier Leistungen auf drei Monate geändert, um schneller und flexibler auf sich ändernde Anforderungen reagieren zu können.
• Wir haben Informationen zum Angebot individueller Serviceleistungen ergänzt, um solche Angebote einfacher anbieten zu können.

Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung (AVV >>)

• Die AVV berücksichtigen nun nicht nur die DSGVO (für Deutschland und Österreich), sondern auch das nDSG (in der Schweiz)
• Wir haben diese zusätzliche Datenkategorie bei den personenbezogenen Daten ergänzt: E-Mail-Adresse.
• Wir dürfen Unterauftragnehmer, die die DSGVO und nDSG einhalten nun auch ohne schriftliche Zustimmung beauftragen.

Datenschutzhinweise (DSH >>)

• Unsere Datenschutzhinweise berücksichtigen neben der DSGVO (für Deutschland und Österreich) nun auch das nDSG (in der Schweiz).
• Wir haben die Beschreibungen von Info E-Mails und Newsletter an die aktuellen Prozesse angepasst.
• Wir haben die Texte bzgl. „Analyse, Werbung und Einbindung von Drittanbietern“ aktualisiert und die aktuellen Prozesse der Drittanbieter abgebildet (z.B. Cookies, Google Ads Remarketing, Mouseflow)

Mit einer Online-Vereinssoftware wie ClubDesk seid ihr bestens für das nDSG gerüstet. ClubDesk deckt viele Datenschutz-Anforderungen automatisch für euch ab und hilft euch, die neuen Anforderungen leicht umzusetzen. ClubDesk – einfach alles im Griff, auch in Sachen Datenschutz.