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Domande tecniche e supporto:
Gestione dei soci nel club: tutti i dati sotto controllo
Registrate o importate in modo semplice nuovi membri nell'amministrazione dei membri e assegnateli a un gruppo o a una squadra. Stabilite rotoli e funzioni come tesoriere, allenatore o presidente e quindi anche chi può visualizzare, utilizzare o modificare quali dati. Naturalmente potete anche gestire donatori, sponsor o fornitori.
Con ClubDesk, il software online per le associazioni svizzere, tutti i tuoi dati di contatto sono sempre aggiornati, sempre disponibili e assolutamente sicuri. E, cosa altrettanto importante, l'amministrazione dei membri diventa così semplice da essere mai provata per tutti i membri dell'associazione.
Funzioni principali: amministrazione dei membri dell'associazione
Avvio facile grazie all'importazione
Una funzione di importazione intelligente vi permette di importare in ClubDesk, in modo semplice e veloce, dati anagrafici quali soci, donatori, sponsor o fornitori. In questo modo, tutti i vostri contatti saranno disponibili in un batter d’occhio nella gestione moderna e professionale della vostra associazione.
Utilizzare dei dati attuali dei membri
I dati dei vostri soci vengono registrati e modificati da tutte le persone autorizzate solo in un unico posto. In questo modo, tutti i dati dell’associazione sono sempre aggiornati e disponibili in qualsiasi momento per tutti. Sono finiti i tempi delle liste di indirizzi disparate con dati di contatto obsoleti.
Fornitori, donatori, sponsor
Oltre ai soci, con il software per associazioni ClubDesk potrete gestire anche donatori, sponsor, federazioni o fornitori. In questo modo avrete tutti i contatti importanti della vostra associazione su un’unica piattaforma basata sul cloud, sempre disponibile e ben strutturata.
Ottima collaborazione grazie ai diritti di accesso
I dati dei soci possono essere consultati solo dal tesoriere o dalla presidente? Oppure l’intero consiglio direttivo dispone di diritti di lettura e scrittura? Oppure un’allenatrice può avere accesso agli indirizzi della propria squadra? Anche in questo caso, le opzioni di configurazione soddisfano ogni esigenza.
Dare il benvenuto ai nuovi soci
La prima impressione è fondamentale, anche in un’associazione. Con ClubDesk potete creare in un batter d’occhio moduli di iscrizione e lettere di benvenuto, affinché i nuovi soci possano aderire facilmente e sentirsi subito a proprio agio.
Grazie a modelli già pronti pensati appositamente per le associazioni svizzere , potete offrire tutto questo con il minimo sforzo da parte del consiglio direttivo.
La struttura della vostra associazione:
Assegnare gruppi e team
Naturalmente, in ClubDesk potete riprodurre facilmente la struttura della vostra associazione. In questo modo saprete sempre chi fa parte di quale sezione, squadra o consiglio direttivo. Ciò risulta estremamente utile, ad esempio, per inviare fatture in modo efficiente o per inviare inviti a riunioni a gruppi specifici.
Ruoli e funzioni
Probabilmente anche nella vostra associazione persone diverse ricoprono funzioni e ruoli diversi. Chi è l’allenatrice di una determinata squadra e magari anche la presidente? Oppure chi è membro del consiglio direttivo, webmaster o amministratore? Assegnate funzioni e ruoli in modo flessibile, ma comunque molto semplice.
Campi personalizzati per i dati dei membri
Ogni associazione ha esigenze specifiche. Con ClubDesk potete, se lo desiderate, creare campi personalizzati a piacere per informazioni specifiche sui soci – che si tratti della taglia della maglia, dello strumento musicale o dell’intolleranza al lattosio. In questo modo otterrete una soluzione su misura per la vostra associazione.
I membri modificano autonomamente i propri dati
Crea in un batter d’occhio un modulo online grazie al quale i vostri soci potranno verificare autonomamente le proprie informazioni di contatto registrate presso l’associazione e, se necessario, modificarle.
In questo modo, i soci potranno anche segnalare autonomamente online, in qualsiasi momento, il proprio interesse per la rivista dell’associazione, la disponibilità a svolgere attività di volontariato e molto altro ancora.
Gestione dell'associazione tramite cellulare e tablet
Avete scoperto sul treno che un membro ha un nuovo numero di cellulare? Oppure avete notato un brutto errore di ortografia sul sito web? Grazie alla mobilità e al design reattivo, potete sbrigare tutte queste piccole attività ovunque, in modo comodo e semplice, dal tablet o dallo smartphone.
Inviare facilmente lettere tipo & e-mail a gruppi
Crea e invia in modo semplice e veloce, con un solo clic, lettere in serie o e-mail a singoli soci o interi gruppi. Ogni gruppo nella gestione dei soci costituisce automaticamente una lista di distribuzione. Ciò consente di risparmiare tempo, evita errori e garantisce che la vostra comunicazione all’interno dell’associazione si svolga in modo efficiente e professionale.
Fatture a soci e sponsor
Anche il modulo di fatturazione accede automaticamente ai dati di contatto e ai gruppi della gestione dei soci. In questo modo, ad esempio, potrete inviare con estrema facilità fatture o solleciti di pagamento proprio alle persone giuste, utilizzando gli indirizzi aggiornati.
Raccolte fondi e ringraziamenti
Il modulo donazioni è collegato direttamente ai vostri contatti e gruppi nella gestione dei soci – soci, genitori, tifosi e sostenitori inclusi. In questo modo potrete creare e inviare con pochi clic richieste di donazione mirate via e-mail o per posta.
E con un solo clic potrete vedere chi non ha ancora ricevuto una lettera di ringraziamento e inviarla direttamente con un semplice clic.
Area riservata ai soci
Il sito web della vostra associazione può verificare, nella sezione dedicata alla gestione dei soci, chi è socio e a quale gruppo o squadra appartiene. In questo modo, il sito web può concedere automaticamente l'accesso all'area riservata solo ai soci. In tale area, ad esempio, possono essere visualizzati solo gli appuntamenti personali dell'associazione o le notizie relative al proprio gruppo.
Ricordi: ricorrenze e compleanni
Grazie ai promemoria automatici, ti ricorderai per tempo di compleanni o anniversari. Piccoli gesti di attenzione rafforzano il senso di comunità e aumentano la soddisfazione di tutti i soci, gli allenatori o i donatori.
Ricerca sofisticata e semplice
Vuoi sapere quali soci dell'area con codice postale 3200 possiedono una licenza arbitrale per le categorie giovanili? Oppure ti servono i numeri di telefono di tutte le persone che hanno dato una mano alla Festa di Primavera dell'anno scorso? La funzione di ricerca e filtro incredibilmente semplice vi aiuta in modo ottimale in questi compiti.
Elenchi personalizzati di membri e contatti
Con pochi clic puoi decidere chi inserire nell'elenco e quali dati devono essere inclusi. Crea, ad esempio, elenchi in cui potete spuntare chi si occuperà di quale compito specifico per il prossimo evento oppure, ancora meglio, pubblica l'elenco online, in modo che ognuno possa scegliere autonomamente un compito. Questo funziona naturalmente anche per sponsor, donatori ecc.
Appuntamenti del club per gruppi e squadre
Nel calendario dell'associazione potete accedere direttamente a tutti i soci e ai gruppi nella sezione “Gestione contatti”. In questo modo, con pochi clic potete invitare singole persone o interi gruppi a prove, allenamenti, riunioni ecc.
I vostri vantaggi
Con il software ClubDesk, tutti i membri del consiglio direttivo risparmiano molto tempo, i dati dei soci sono sempre aggiornati e completamente sicuri.
Di ClubDesk apprezziamo particolarmente l'elevata efficacia della comunicazione con i nostri soci. Ad esempio, è molto facile creare i gruppi più diversi e mantenere aggiornate le liste di distribuzione.
Dirk Janson
Berliner Sport-Club e.V.
Prezzi
Qual è la versione giusta per voi?
*Prezzi IVA inclusa, fatturazione annuale.
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Informazioni aggiuntive utili
Testimonianza:
Gestione dei membri sotto controllo
La gestione digitale delle associazioni può essere davvero semplice e alla portata di tutti. Lo dimostrano i Monster-Guugger.
Suggerimenti & trucchi:
Importare i contatti
Qui scoprirai come iniziare in modo semplice e veloce e importare membri e dati di contatto.
Testimonianza:
Tempo per la cultura
Scoprite come la Gässli ha trovato il modo di rendere più efficiente il lavoro associativo.
Domande frequenti sulla gestione dei membri
Che cos'è la gestione dei membri?
La gestione dei membri è un compito fondamentale dell'organizzazione associativa e spetta generalmente al comitato direttivo. L'obiettivo è quello di raggruppare tutti i dati relativi ai membri dell'associazione (ad esempio, adesioni, quote associative, ruoli, ecc.) in un unico luogo, in modo da avere una visione d'insieme dell'associazione. Per facilitare questo compito, è possibile utilizzare un software appositamente progettato per le associazioni.
Perché utilizzare un software di gestione dei membri?
Un software di gestione dei membri offre numerosi vantaggi per l'organizzazione dei dati dell'associazione. Questi possono essere raggruppati nel sistema, rendendo superflua la gestione laboriosa di tabelle Excel o elenchi cartacei. L'automazione di attività quali la contabilità, la comunicazione o la pianificazione di eventi consente di risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori. Inoltre, un software di gestione dei membri garantisce una maggiore sicurezza dei dati e la conformità al GDPR.
Chi è responsabile della gestione dei membri dell'associazione?
Di norma, il comitato direttivo è responsabile della gestione dei documenti e dei dati dei membri dell'associazione. Tuttavia, può delegare tale compito a una o più persone dell'associazione.
Quanto costa la gestione dei membri?
Le nostre funzioni di gestione dei membri, fatturazione e contabilità, nonché il sito web dell'associazione, possono già essere utilizzate in modo limitato nella versione software gratuita. Questa versione è particolarmente adatta alle piccole associazioni. Non esitate a consultare la sezione Prezzi per ottenere una panoramica dettagliata delle nostre offerte, delle funzionalità incluse e dei relativi costi. È inoltre disponibile una versione demo gratuita per ogni versione del software.
In che modo ClubDesk supporta la gestione efficiente dei membri?
La gestione dei membri è lo strumento centrale per registrare, aggiornare e gestire in modo chiaro i dati dei membri dell'associazione. In questo modo avrai sempre una panoramica completa di tutti i membri dell'associazione.
Come funziona l'importazione dei dati dei nostri membri?
Tramite l'importazione CSV puoi aggiungere o esportare dati in modo semplice e veloce, perfetto per iniziare subito con ClubDesk.
Posso modificare e aggiornare facilmente i dati dei membri?
Sì! Puoi modificare i dati esistenti in qualsiasi momento. Le modifiche vengono sincronizzate automaticamente, in modo che tutti i dati dei membri dell'associazione siano sempre aggiornati.
Quali funzioni di filtro e ricerca offre la gestione dei membri?
ClubDesk offre potenti opzioni di filtro e ricerca, ad esempio per età, data di iscrizione o stato di iscrizione. Con pochi clic puoi raccogliere i dati desiderati o persino esportarli in elenchi Excel.
I dati dei nostri membri sono protetti in conformità con il GDPR?
Sì, assolutamente! ClubDesk utilizza una crittografia moderna e soddisfa i requisiti del GDPR. I tuoi dati sono protetti da rigorose misure di sicurezza e rimangono riservati.
Cosa devo fare se ho bisogno di aiuto per la gestione dei membri?
Il supporto ClubDesk è a tua disposizione via e-mail o telefono. Sono inoltre disponibili guide online, tutorial e una community attiva.
Esiste una versione mobile del software?
Sì, ClubDesk è ottimizzato per dispositivi mobili e funziona come app mobile. In questo modo puoi visualizzare e aggiornare i dati anche quando sei in viaggio: perfetto per un utilizzo flessibile, ad esempio durante gli allenamenti o alle feste del club.
Come posso organizzare i membri in gruppi o categorie?
Con ClubDesk puoi riprodurre fedelmente la struttura della tua associazione e suddividere i soci in diversi gruppi o categorie. Bastano pochi clic per inviare lettere, e-mail o fatture a questi gruppi.
Posso aggiungere campi personalizzati, ad esempio la taglia della maglia o lo strumento musicale?
Sì, puoi creare campi personalizzati per registrare informazioni importanti che sono particolarmente rilevanti per la tua associazione.
In che modo ClubDesk supporta la comunicazione con i membri?
Il software offre diverse funzioni di comunicazione, dalle lettere seriali alle e-mail fino al sito web dell'associazione. In questo modo puoi raggiungere tutti i membri in modo semplice e mirato.
Hai altre domande? Il nostro team ClubDesk è a tua disposizione >
Conclusione
Con ClubDesk come soluzione per la gestione dei membri della vostra associazione, avrete tutti i dati di contatto di membri, sponsor, donatori ecc. centralizzati e al sicuro in un unico posto. Potrete decidere facilmente chi può visualizzare o persino modificare quali dati di contatto. In questo modo i dati saranno sempre aggiornati e non ci saranno elenchi duplicati. La gestione dei membri con ClubDesk è semplice ed efficiente: provatelo voi stessi!
