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Mitgliederverwaltung im Verein: Alle Daten im Griff
Erfasse oder importiere in der Mitgliederverwaltung ganz einfach neue Mitglieder und weise sie einer Gruppe bzw. einer Mannschaft zu. Lege Rollen und Funktionen fest wie Kassier, Trainer oder Präsidentin, und damit auch, wer welche Daten anschauen, nutzen oder bearbeiten darf. Natürlich könnt ihr auch Sponsoren oder Lieferanten verwalten.
Mit ClubDesk, der Online-Software für Schweizer Vereine, sind all eure Kontaktdaten immer aktuell, jederzeit verfügbar und absolut sicher. Und genau so wichtig, die Mitgliederverwaltung wird für alle im Verein so einfach wie noch nie.
Wichtigste Funktionen: Mitgliederverwaltung im Verein
Leichter Start dank Datenimport
Eine intelligente Importfunktion ermöglicht es euch, Stammdaten wie Mitglieder, Spender, Sponsoren oder Lieferanten schnell und einfach in ClubDesk zu importieren. So sind all eure Kontakte im Handumdrehen in der modernen und professionellen Vereinsverwaltung verfügbar.
Immer aktuelle Mitgliedsdaten nutzen
Eure Mitgliederdaten werden von allen Berechtigten nur noch an einem Ort erfasst und geändert. So sind sämtliche Vereinsdaten immer auf dem aktuellen Stand und für alle jederzeit verfügbar. Vorbei die Zeiten unterschiedlicher Adresslisten mit veralteten Kontaktdaten.
Eure Vereinsstruktur:
Gruppen & Teams zuweisen
Natürlich könnt ihr in ClubDesk eure eigene Vereinsstruktur einfach abbilden. So wisst ihr immer, wer zu welcher Abteilung, Mannschaft oder zum Vorstand gehört. Hilfreich zum Beispiel für einen effizienten Rechnungsversand oder Termineinladungen an bestimmte Gruppen.
Lieferanten, Spender, Sponsoren
Neben Vereinsmitgliedern verwaltet ihr mit der Vereinssoftware ClubDesk ebenso Sponsoren, Spender, Verbände oder Lieferanten. So findet ihr alle wichtigen Vereinskontakte auf einer einzigen, cloudbasierten Plattform – immer verfügbar und gut strukturiert.
Ausgefeilte und einfache Suche
Musst du wissen, welche Mitglieder im Postleitzahlenbereich 3200 eine Schiedsrichterlizenz für Junioren haben? Oder brauchst du die Telefonnummer aller Leute, die letztes Jahr beim Frühlingsfest mitgeholfen haben? Die genial einfache Such- und Filterfunktion unterstützt euch bei solchen Aufgaben optimal.
Tolle Zusammenarbeit dank Zugriffsrechten
Dürfen Mitgliederdaten vom Kassierer oder der Präsidentin nur gelesen werden? Oder erhält der ganze Vorstand Lese- und Schreibrechte? Oder darf eine Trainerin Zugriff auf die Adressen ihrer Mannschaft haben? Auch hier lassen die Einstellungsmöglichkeiten keine Wünsche offen.
Rollen und Funktionen
Auch in eurem Verein übernehmen vermutlich verschiedene Personen unterschiedliche Funktionen und Rollen. Wer ist Trainerin einer bestimmten Mannschaft und vielleicht auch noch Präsidentin. Oder wer ist ein Vorstand, Webmaster oder Administrator? Weist Funktionen und Rollen flexibel, aber trotzdem sehr einfach, zu.
Eigene Felder für Mitgliederdaten
Jeder Verein hat individuelle Anforderungen. Mit ClubDesk legt ihr, wenn gewünscht, beliebige benutzerdefinierte Felder für spezifische Mitgliedsinformationen an – egal ob Trikotgrösse, Instrument oder Laktoseintoleranz. So erhaltet ihr eine perfekt auf euch zugeschnittene Vereinslösung.
Vereinsverwaltung mit Handy und Tablet
Im Zug erfahren, dass ein Mitglied eine neue Handynummer hat? Oder auf der Webseite einen üblen Schreibfehler entdeckt? Dank Mobilfähigkeit und responsivem Design erledigt ihr all solche kleinen Aufgaben überall bequem und einfach auf dem Tablet oder Smartphone.
Beliebige Mitglieder- & Kontaktlisten
Mit wenigen Klicks bestimmst du, wer aufgelistet wird und welche Daten die Liste enthalten soll. Erstellt z.B. Listen, in denen ihr abhaken könnt, wer für den nächsten Anlass welche Sonderaufgabe übernimmt oder noch besser, ihr stellt die Liste online, sodass jeder selber eine Aufgabe auswählen kann. Das funktioniert natürlich auch für Sponsoren, Spender usw.
Serienbriefe & Mails an Gruppen einfach versenden
Erstelle und versende einfach und schnell, mit einem Klick, Serienbriefe oder E-Mails an einzelne Mitglieder oder ganze Gruppen. Jede Gruppe in der Mitgliederverwaltung ist automatisch eine Verteilerliste. Das spart Zeit, verhindert Fehler und gewährleistet, dass eure Kommunikation im Verein effizient und professionell abläuft.
Rechnungen an Mitglieder & Sponsoren
Auch das Rechnungsmodul greift automatisch auf die Kontaktdaten und Gruppen der Mitgliederverwaltung zu. So verschickt ihr zum Beispiel ganz einfach Rechnungen oder Zahlungserinnerungen an genau die richtigen Leute mit den aktuellen Adressen.
Interner Mitgliederbereich
Eure Vereinswebseite kann in der Mitgliederverwaltung nachschauen, wer ein Mitglied ist und zu welcher Gruppe/Team jemand gehört. So kann die Webseite automatisch nur Mitgliedern Zutritt zum internen Bereich geben. Dort können beispielsweise nur die persönlichen Vereinstermine oder die News der eigenen Gruppe angezeigt werden.
Vereinstermine für Gruppen & Teams
Im Vereinskalender könnt ihr direkt auf alle Mitglieder und Gruppen in der Kontaktverwaltung zugreifen. So ladet ihr mit wenigen Klicks einzelne Personen oder ganze Gruppen zu Proben, Trainings, Sitzungen etc. ein.
Erinnerungen: Jubilare & Geburtstage
Dank automatisierter Erinnerungen denkst du rechtzeitig an Geburtstage oder Jubiläen. Kleine Aufmerksamkeiten stärken das Gemeinschaftsgefühl und steigern die Zufriedenheit aller Mitglieder, Trainer oder Spender.
Eure Vorteile
Mit der Software ClubDesk sparen alle im Vorstand viel Zeit, die Mitgliederdaten sind immer aktuell und vollkommen sicher.
Viel mehr als nur Software für Mitgliederverwaltung
Vereinshomepage
Moderne und mobilfähige Vereinswebsite erstellen.
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Rechnungen
Rechnungen, Mahnungen usw. einfach erstellen und verwalten.
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Vereinsbuchhaltung
Vollintegrierte Buchhaltung inkl. Vereinskontenrahmen, Budget usw.
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Terminplanung
Vereinstermine für Trainings und Sitzungen planen und organisieren.
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Handy-Vereinskalender
Mit allen Vereinsterminen für die Mitglieder inkl. An- &Abmeldung.
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Dokumentenarchiv
Vereinsdokumente wie Protokolle & Statuten zentral ablegen.
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Vereins-E-Mails
Einfach Mails an alle Gruppen, info@, präsident@ usw. schicken.
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Serienbriefe & Listen
Schnell Serienbiefe und Listen aller Art erstellen.
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Mitgliederverwaltung
Mitgliederdaten sicher erfassen, filtern und verwalten.
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Die ideale Mitgliederverwaltung für Schweizer Vereine
ClubDesk ist die Online-Vereinssoftware, die passgenau für die Anforderungen ehrenamtlich geführter Vereine in der Schweiz entwickelt wurde. Egal ob Sportclub, Chor, Fasnachtsverein oder Fanclub: ClubDesk ist die effiziente Lösung für jeden Schweizer Verein, der seine Mitglieder gut, einfach und zeitsparend verwalten möchte.
ClubDesk hat dank der intuitiven Oberfläche meine Arbeit direkt vom ersten Tag an stark vereinfacht. Wichtig ist für uns vor allem auch die sehr gut integrierte Mitgliederverwaltung.
Giuseppe Brühwiler
TC Oberuzwil
Da ClubDesk online läuft, haben alle im Vorstand immer Zugriff auf die aktuellen Vereinsdaten. Endlich keine doppelten oder veralteten E-Mail- und Adresslisten mehr.
Marc Wittwer
Allschwiler Badminton Club Smash
Mit der Mitgliederverwaltung von ClubDesk wird einem die Gruppenverwaltung sehr leicht gemacht. Die Basis für unsere Kommunikation. Z.B. wenn nur Helferinnen und Helfer informiert werden sollen.
Thomas Amacher
Bienenzüchterverein Region Jungfrau | Zum Erfahrungsbericht >
Preise
Welche Version ist die Richtige für euch?
*Preise inkl. MwSt., Abrechnung jährlich.
Diese Institutionen empfehlen ClubDesk
Für ihr Vereinspaket hat Raiffeisen mehrere Vereinssoftware-Lösungen miteinander verglichen und sich für ClubDesk als Partner entschieden. Mehr >
Als grosser Finanzdienstleister unterstützt PostFinance Vereine aktiv bei der Digitalisierung und empfiehlt allen Vereinen dafür ClubDesk. Mehr >
Der Schweizerische Turnverband ist der grösste Sportverband der Schweiz und empfiehlt allen Turnvereinen, ClubDesk aktiv zu nutzen. Mehr >
Als größter Tennisverband der Welt empfiehlt der DTB allen Tennisvereinen, ClubDesk für die Vereinsverwaltung zu verwenden. Mehr >
Wer in seinem Verein QR-Codes für bargeldloses Zahlen einsetzen will, dem wird ClubDesk von TWINT empfohlen. Mehr >
Unterstützung für Amateurtheater in der Schweiz – der Dachverband fördert die Theaterschaffenden und empfiehlt ClubDesk. Mehr >
Als einziger 3-Sparten-Laienverband in der Schweiz unterstützt der Eidgenössische Jodlerverband seine Vereine. Mehr >
Unsere Partnerin SCV empfiehlt all ihren Vereinen den Einsatz von ClubDesk bei der Chorverwaltung. Mehr >
Die größte unabhängige, private Gesundheitsorganisation Deutschlands empfiehlt allen Kneipp-Vereinen ClubDesk. Mehr >
Der Verband der Tischtennisvereine in der Schweiz, ermöglicht seinen Vereinen ClubDesk ein Jahr kostenlos zu nutze. Mehr >
Der Frauenbund Schweiz ist der grösste konfessionelle Frauendachverband der Schweiz. Damit seine 600 Ortsvereine auch in Zukunft Zeit sparen empfiehlt der Frauenbund, ClubDesk zu verwenden. Mehr >
Dank unserer Kooperation mit dem Dachverband können Behindertensportvereine in der Schweiz ClubDesk kostenfrei nutzen. Mehr >
BienenSchweiz, der Imkerverband der deutschen und rätoromanischen Schweiz, empfiehlt seinen Vereinen ClubDesk. Mehr >
Auch RaiseNow, der Schweizer Anbieter für digitale Zahlungsabwicklungen für Vereine, arbeitet eng mit ClubDesk zusammen. Mehr >
Kantonalbanken zählen zu den bedeutendsten Bankengruppen der Schweiz. Die Thurgauer Kantonalbank empfiehlt Vereinskunden ClubDesk. Mehr >
Für mehr Digitalisierung in der Region: Die Basler Kantonalbank empfiehlt ihren Vereinskunden ClubDesk. Mehr >
Charakteristisch für die Clientis Banken ist ihre regionale Verankerung – und damit der Kontakt zu Vereinen, denen sie nun ClubDesk empfehlen. Mehr >
Swiss Sailing stellt ClubDesk allen Schweizer Segelvereinen seit 2020 kostenlos zur Verfügung. Mehr >
nu Datenautomaten GmbH – Schnittstelle zu Software für Sportverbände Mehr >
Hilfreiche Zusatzinformationen
Erfahrungsbericht:
Mitgliederverwaltung einfach im Griff
So einfach kann Mitgliederverwaltung mit der richtigen Software sein. Das zeigt die Guggenmusig Monster-Guugger.
Tipps & Tricks:
Mitglieder importieren
Hier erfahrt ihr, wie man einfach und schnell startet und Mitglieder und Kontaktdaten importiert.
Vereinswissen:
Datenschutz für Mitgliederdaten
Mitglieder im Blick – und Datenschutz im Griff: Erfahrt, wie ihr Mitgliederdaten sicher und gesetzeskonform verwaltet.
Häufige Fragen zur Mitgliederverwaltung
Was ist eine Mitgliederverwaltung?
Die Verwaltung von Mitgliedern ist Kernaufgabe der Vereinsorganisation und ist in den meisten Fällen dem Vorstand zugeordnet. Ziel ist es, alle Daten zu den Vereinsmitgliedern (z.B. Mitgliedschaften, Mitgliedsbeiträge, Rollen, etc.) an einem Ort gebündelt abzulegen und dadurch einen guten Überblick über den Verein zu gewährleisten. Zur Unterstützung bietet sich der Einsatz einer Softwarelösung speziell für Vereine an.
Warum sollte man eine Software für die Mitgliederverwaltung nutzen?
Eine Mitgliederverwaltung Software bietet Vorteile bei der Organisation von Vereinsdaten. Sie bündelt Daten, wodurch die Pflege von Excel-Tabellen oder Papierlisten überflüssig wird. Automatisierung von Aufgaben wie Buchhaltung, Kommunikation und Veranstaltungsplanung spart Zeit und minimiert Fehler. Außerdem sorgt sie für mehr Datensicherheit und DSGVO-Konformität.
- Kinderleicht & übersichtlich: Zentrale Effiziente Organisation aller Vereinsmitgliederdaten.
- Optimal zusammenarbeiten: Individuelle Zugriffsrechte steigern Effizienz und Qualität der Mitgliederdaten.
- Zeit sparen: Automatisierte Prozesse und integrierte Module reduzieren Verwaltungsaufwand.
- Datenschutz & Sicherheit: DSGVO-konforme Software bietet maximalen Datenschutz für Mitgliederdaten.
- Toller Service für Mitglieder: Online-Anmeldungen, Erinnerungen und integrierte Kommunikation.
- Flexibel überall nutzen: Software überall nutzbar – am PC, Tablet oder per Smartphone.
Wer ist für die Verwaltung von Mitgliedern im Verein zuständig?
In der Regel ist der Vorstand für die Verwaltung der Dokumente und Daten der Mitglieder im Verein zuständig. Er kann diese Aufgabe aber auch an eine oder mehrere andere Personen des Vereins delegieren.
Wie viel kostet das Programm zur Mitgliederverwaltung im Verein?
Unsere Funktionen zur Mitgliederverwaltung, Rechnung und Buchhaltung und Vereinshomepage können bereits eingeschränkt in der kostenlosen Softwareversion genutzt werden. Diese ist besonders für kleine Vereine ideal. Gerne kannst du dir unter dem Bereich Preise einen genauen Überblick über unsere Pakete, die enthaltenen Funktionen und die anfallenden Kosten machen. Zu jeder Softwareversion steht euch auch eine kostenlosen Demoversion zur Verfügung.
Wie unterstützt ClubDesk die effiziente Verwaltung von Mitgliedern?
Die Mitgliederverwaltung ist das zentrale Tool, um Daten von Vereinsmitgliedern übersichtlich zu erfassen, zu aktualisieren und zu verwalten. Du behältst so jederzeit den Überblick über alle Vereinsmitglieder.
Wie funktioniert der Import von unseren Mitgliederdaten?
Über den CSV-Import kannst du Daten schnell und unkompliziert hinzufügen oder exportieren – perfekt, um direkt mit ClubDesk durchzustarten.
Kann ich die Daten der Mitglieder einfach bearbeiten und aktualisieren?
Ja! Du kannst bestehende Daten jederzeit bearbeiten. Änderungen werden automatisch synchronisiert, sodass alle Daten der Vereinsmitglieder stets aktuell bleiben.
Kann ich die Daten mehrerer Mitglieder gleichzeitig aktualisieren?
Ja, eine Massenaktualisierung ist einfach möglich. Sollen alle Mitglieder einer bestimmten Altersgruppe, z.B. die 10- und 11-Jährigen, am Ende der Saison einer anderen Juniorenkategorie zugeordnet werden? Oder verändert sich der Mitgliederbeitrag? In ClubDesk erledigst du solche Aufgaben mit drei Mausklicks.
Welche Filter- und Suchfunktionen bietet die Mitgliederverwaltung?
ClubDesk bietet leistungsstarke Filter- und Suchoptionen, z.B. nach Alter, Beitrittsdatum oder Mitgliedsstatus. Mit wenigen Klicks kannst du die gewünschten Datensätze zusammenstellen oder sogar in Excel-Listen exportieren.
Sind die Daten unserer Mitglieder DSGVO-konform geschützt?
Ja, absolut! ClubDesk setzt auf moderne Verschlüsselung und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Deine Daten sind durch strenge Sicherheitsmaßnahmen geschützt und bleiben vertraulich.
Was mache ich, wenn ich Hilfe bei der Mitgliederverwaltung brauche?
Der ClubDesk-Support hilft dir gerne per Mail oder Telefon. Außerdem gibt es Online-Hilfen, Tutorials und eine aktive Community.
Gibt es eine mobile Version der Software zur Mitgliederverwaltung im Verein?
Ja, ClubDesk ist mobilfähig und funktioniert einfach auf dem Smartphone oder Tablet. So kannst du auch unterwegs Daten einsehen und aktualisieren – perfekt für den flexiblen Einsatz, z.B. beim Training oder auf dem Vereinsfest.
Wie kann ich Mitglieder in Gruppen oder Kategorien organisieren?
Mit ClubDesk kannst du deine Vereinsstruktur 1:1 abbilden und Mitglieder in verschiedene Gruppen oder Kategorien einteilen. Ein paar Klicks reichen, um diesen Gruppen Briefe, E-Mails oder Rechnungen zu senden.
Kann ich benutzerdefinierte Felder hinzufügen, z.B. Trikotgröße oder Instrument?
Ja, du kannst eigene Felder erstellen, um wichtige Infos zu erfassen, die für deinen Verein besonders relevant sind.
Wie unterstützt ClubDesk die Kommunikation mit den Mitgliedern?
Die Software bietet verschiedene Kommunikationsfunktionen – von Serienbriefen und E-Mails bis hin zur Vereinswebseite. So erreichst du alle Mitglieder einfach und zielgenau.
Noch Fragen? Unser ClubDesk-Team hilft gerne weiter >
Fazit
Mit ClubDesk als Vereinslösung für die Mitgliederverwaltung habt ihr alle Kontaktdaten für Mitglieder, Sponsoren, Spendern usw. zentral und sicher an einem Ort. Ihr könnt ganz einfach bestimmen, wer welche Kontaktdaten einsehen oder sogar bearbeiten darf. So sind die Daten immer auf dem aktuellen Stand und es gibt keine doppelten Listen. Die Mitgliederverwaltung mit ClubDesk ist einfach und effizient - überzeugt euch selbst!
