Vuoi saperne di più su ClubDesk o hai domande tecniche? Siamo felici di aiutare!
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Domande tecniche e supporto:
Tutte le funzioni in un colpo d'occhio
Membri e contatti
Distribuire semplicemente il lavoro su molte spalle
Poiché ClubDesk funziona su internet, potete semplicemente dare a un nuovo membro del club una password e i diritti di accesso necessari e questa persona può prendere in carico la manutenzione dei dati degli sponsor o dei membri onorari. Non è necessario installare alcun software e nemmeno comprare una licenza software.
Dettagli di contatto disponibili ovunque
Non importa se sei a casa, in ufficio o anche in vacanza Se hai accesso a Internet, puoi cercare ovunque il numero di cellulare o il nuovo indirizzo e-mail di ogni membro del club. E naturalmente puoi farlo alle 23 di venerdì sera o alle 7.30 di domenica mattina, appena prima di partire per una partita in trasferta.
Supporto di Google Maps
Vuoi mostrare sulla mappa dove vive un certo membro? O inviare le indicazioni dal club alla sede del torneo a tutti i partecipanti? Grazie alla perfetta integrazione di Google Maps, è possibile farlo in ClubDesk con un clic del mouse.
Ricerca sofisticata e semplice
Hai urgentemente bisogno di sapere quali membri nell'area del codice postale 3200 hanno una licenza di arbitro junior? O hai bisogno dei numeri di telefono di tutte le persone che hanno aiutato alla festa di primavera dell'anno scorso? La funzione di ricerca ingegnosamente semplice di ClubDesk vi offre un supporto ottimale per questi compiti.
Cambiamento di indirizzo reso facile
Cosa c'è di più efficiente che tenere aggiornati i dati dei membri con un software moderno? Abbastanza semplice - quando i membri possono controllare da soli i loro dati e segnalare direttamente le correzioni necessarie. Per farlo, basta aggiungere un modulo al sito web della tua associazione con pochi clic.
Aggiornamento della massa
Tutti i membri di una certa fascia d'età, per esempio i bambini di 10 e 11 anni, dovrebbero essere assegnati a una diversa categoria junior alla fine della stagione? In ClubDesk è possibile fare tali compiti con tre clic del mouse.
Creare qualsiasi elenco di contatti
Non avete mai creato liste così comodamente. Con pochi clic, si determina chi viene visualizzato in una particolare lista e quali dati la lista deve contenere. Larghezza delle colonne, dimensione dei caratteri, margini di pagina, si imposta tutto da soli. In questo modo, si può creare in un batter d'occhio qualsiasi lista, in cui si può, per esempio, spuntare chi è disposto ad assumersi quale compito speciale nella prossima occasione o, ancora meglio, si può mettere la lista online in modo che tutti possano selezionare un compito da soli.
Esportazione dei dettagli di contatto
Con il comando Export, potete salvare e trasmettere rapidamente e facilmente certi dati nei formati abituali. In questo modo, puoi creare una lista di nomi della brass band in pochissimo tempo, che puoi inviare per email al comitato del festival come documento di testo o Excel, per esempio.
Protezione ottimale dei dati
Che ne è della sicurezza dei dati dei membri se sono memorizzati sul portatile privato di un membro del personale volontario? I backup sono fatti regolarmente, l'accesso ai dati personali è sufficientemente protetto? Il trasferimento dei dati degli sponsor al tesoriere è conforme al DSGVO? Con ClubDesk, puoi facilmente assicurare tutto questo e mettere il tuo club su una solida base in termini di protezione dei dati.
Benvenuto ai nuovi membri
Vuoi rendere il più facile possibile per i potenziali nuovi membri unirsi alla tua associazione. Ma l'intero processo dovrebbe anche essere semplice, efficiente e affidabile per voi. Con ClubDesk puoi creare un modulo di registrazione online con pochi clic, che ti informerà automaticamente via e-mail o - se lo desideri - creerà nuove voci in una lista di domande di registrazione.
Email ai membri
Naturalmente, puoi inviare un'email a un singolo membro o anche a duecento membri dall'amministrazione dei membri con un solo clic. E poiché ogni socio riceve automaticamente il proprio indirizzo email del club nell'amministrazione dell'effettivo e ogni gruppo creato in ClubDesk è automaticamente una lista di distribuzione email, questo funziona anche da Outlook, Apple Mail o Google Mail.
Fatture a gruppi o squadre
Non solo puoi gestire i dati finanziari come i numeri IBAN nell'amministrazione dei membri, ma anche inviare direttamente le fatture. Poiché il modulo di fatturazione di ClubDesk può anche accedere a tutti i dati dei membri, comprese le appartenenze di gruppo, inviare fatture ai singoli sponsor o a tutti i membri di un gruppo è facile come inviare un'e-mail.
Homepage del club
Diversi siti web (ad esempio per un festival)
Con ClubDesk M puoi anche creare 2 siti web di club. Se, per esempio, organizzi un festival estivo e vuoi promuoverlo sul tuo piccolo sito web, questo può essere impostato con pochi clic. O vuoi fare il tuo piccolo sito mobile solo per i membri, mostrando solo date e notizie? Nessun problema. Con ClubDesk L potete creare 3 e con XL fino a 5 siti web diversi.
Pagine di squadra/gruppo automatiche
Con un solo clic, puoi creare una pagina separata per ogni gruppo della tua associazione. Queste pagine mostrano le date del rispettivo gruppo, un elenco attuale dei membri della squadra, notizie riguardanti questo gruppo e molto altro. Naturalmente, tutte queste informazioni sono sempre aggiornate perché vengono lette direttamente dal database di ClubDesk e non devono essere aggiornate manualmente.
Modelli di design moderni e belli
Scegliete il design che volete da un gran numero di grandi modelli e definite non solo l'aspetto ma anche la navigazione della homepage del vostro club. Se poi specifichi i colori del tuo club o aggiungi dei contenuti, avrai in poco tempo un sito web per club davvero bello e contemporaneo che si adatta perfettamente al tuo club.
Effetti speciali grafici
Grazie a una varietà di effetti speciali grafici "cool", chiunque può ora utilizzare ClubDesk per creare un sito web del club che sembra grande e moderno. Un filmato di Youtube o un carosello di immagini animate può essere inserito con un clic. Effetti speciali come lo zoom del mouse-over, il parallasse o i filmati di sfondo assicurano che il tuo sito web non sia solo informativo, ma anche un'esperienza.
Moduli web semplicemente creati
Con l'editor di moduli di ClubDesk puoi creare i tuoi moduli e metterli sulla homepage del tuo club. Aggiungete tutti i campi che volete e stabilite facilmente chi deve essere informato via e-mail della ricezione di nuovi dati. O ancora più semplice: far inserire i dati automaticamente in un documento di lista. In questo modo, è possibile interrogare comodamente i cambiamenti di indirizzo dei membri o chi vuole assumere un incarico di aiuto.
Visualizzare perfettamente le foto sul sito web
Presenta le tue migliori foto e album direttamente sul sito web del tuo club. Affinché possiate presentare tutte le foto della vita del vostro club nella luce migliore e in modo meravigliosamente chiaro, ClubDesk vi offre varie opzioni di impostazione per le presentazioni, le immagini individuali, le immagini di anteprima e le transizioni.
Anniversari e compleanni
Piccoli omaggi di apprezzamento per un compleanno importante o congratulazioni per un anniversario sono forse anche molto importanti nel vostro club. Grazie alla visualizzazione automatica in ClubDesk, questo non sarà mai più dimenticato. E con pochi clic puoi congratularti, per esempio, con chi festeggia i 25 anni di appartenenza al club.
Iscriviti al calendario
Non solo i membri del club possono avere tutti i loro appuntamenti personali del club comodamente visualizzati sulla homepage del club, questi appuntamenti possono anche essere sottoscritti sul telefono cellulare o nel calendario aziendale. Questo significa che puoi anche vedere tutti gli appuntamenti del tuo club nel tuo normale calendario. E dato che vengono aggiornati automaticamente, non perderai più nessun rinvio. Naturalmente, i tifosi possono abbonarsi alle partite della 1a squadra o i nonni alle partite dei loro nipoti.
Nessun software aggiuntivo necessario
Poiché il sito web è completamente integrato in ClubDesk, non è necessario alcun software web speciale. Questo significa che ogni membro del club che ha accesso al modulo web può apportare modifiche al sito web del club. E naturalmente in qualsiasi momento e da qualsiasi parte del mondo.
Certificato SSL gratuito per il sito web del tuo club
Con i certificati SSL puoi rendere sicuro il sito del tuo club e mostrarlo a tutti i visitatori con il simbolo del lucchetto nel browser. Se crei il sito web del tuo club con ClubDesk
riceverete automaticamente un certificato SSL gratuito e renderete la vostra homepage sicura.
Protezione dei dati semplificata
Vuoi controllare chi può vedere quali dati sul sito web? Questo è molto facile con ClubDesk. Con un clic puoi creare un'area interna sulla homepage del tuo club che è accessibile solo ai tuoi membri, per esempio. Inserendo una password, il sito web sa chi si è registrato e mostra solo i dati che dovrebbero essere visibili a questo membro (ad esempio solo i nomi delle persone che sono nella stessa squadra o solo le date del club di questa persona).
Distribuire i compiti su molte spalle
In ClubDesk, si determina chi nel club è autorizzato a modificare il contenuto del tuo sito web. Puoi anche definire che alcune persone sono autorizzate a inserire notizie, ma altrimenti non possono apportare alcuna modifica alla homepage del club.
Supporto gratuito
Creare e mantenere il sito web del club è molto facile con ClubDesk. Ma se avete ancora una domanda, vi aiuteremo via e-mail, telefono o via TeamViewer. Oppure puoi chiedere a un esperto esterno di ClubDesk di aiutarti a impostare il tuo primo sito web ClubDesk.
In forma per il futuro
Scegliendo di usare ClubDesk per la homepage del tuo club, stai mettendo il tuo club su una solida base anche in questo settore. State usando uno strumento che vi permette di distribuire il lavoro su più spalle. Questo rende facile delegare il lavoro di webmaster a qualcun altro. Aiuta il tuo club ad avere una homepage sicura, moderna e di bell'aspetto ad un prezzo molto ragionevole!
info@ e altri indirizzi e-mail dell'associazione
Imposta tutti gli indirizzi e-mail che vuoi per la tua associazione con pochi clic, per esempio info@scmuster.com, vorstand@scmuster.com o sommerfest@scmuster.com. Usa il drag and drop per determinare se le e-mail a questi indirizzi devono essere inviate a una sola persona o a più persone contemporaneamente. Estremamente semplice e molto pratico.
Archivio di tutte le e-mail del club
Volete controllare se una certa e-mail è stata davvero inviata? O volete usare l'invito del presidente precedente all'ultima AGM come modello per quest'anno? Nessun problema. Ogni e-mail inviata tramite il server di posta dell'associazione può essere salvata nell'archivio. Ma anche qui, avete la scelta di ciò che è importante per voi. Per impostazione predefinita, nessuna e-mail viene archiviata.
Diritti di accesso configurabili alle e-mail
Naturalmente, siete voi stessi a decidere se le e-mail inviate tramite il server di posta della vostra associazione devono essere archiviate o meno. Per impostazione predefinita, le e-mail del club non vengono archiviate e non possono essere lette da nessuno, tranne che dal mittente e dal destinatario. Se si sceglie di archiviare le e-mail, si può decidere se le e-mail archiviate possono essere visualizzate solo dall'amministratore o anche da utenti con altri ruoli.
Inviare fatture via e-mail
Per ogni contatto, ClubDesk registra se devono ricevere le fatture per posta o per e-mail per risparmiare sui costi. Quando si inviano le fatture, ClubDesk utilizza automaticamente il metodo preferito. E se manca un indirizzo e-mail, ClubDesk lo nota e chiede se la fattura deve essere inviata automaticamente per posta.
Inviti e promemoria automatici degli appuntamenti
Grazie al collegamento tra l'agenda, l'amministrazione dei membri e il server di posta, l'agenda può inviare automaticamente e-mail di invito a tutte le persone invitate a un appuntamento. Naturalmente, se l'hai impostato in questo modo, saranno anche informati su rinvii di appuntamenti, cancellazioni o un nuovo luogo di appuntamento. Il server di posta può anche inviare promemoria un giorno o due ore prima dell'appuntamento per conto del calendario degli appuntamenti.
Fatture e contabilità
Semplice invio in massa di fatture
Inviare le fatture a diversi contatti o anche a gruppi è facile come inviare una singola fattura. Come per le e-mail, puoi semplicemente inserire i nomi di più persone o di un gruppo nel campo del destinatario (ad esempio "Juniors") per fatturare a tutti i juniors la quota associativa annuale.
Fattura articoli di uso frequente
Fatturate sempre gli stessi servizi o prodotti? Allora vale la pena di inserirli come articoli, per esempio con numero di articolo, descrizione e prezzo. Tali articoli possono poi essere aggiunti alla fattura con un clic.
Importi personali
Per esempio, inserisci la quota d'iscrizione nei contatti e falla trasferire alla fattura d'iscrizione. Oppure gestire il consumo nei locali del club comodamente in un documento di lista e poi trasferire l'importo totale corrispondente in modo completamente automatico alla fattura annuale del membro.
Quote associative individuali
Naturalmente, ci sono sempre delle eccezioni. Se una delle juniores paga una quota associativa ridotta, ad esempio perché ha lavorato al festival estivo quest'anno, puoi facilmente adattare una voce di fattura per un singolo destinatario come desideri.
Importazione di estratti conto (CSV, camt.053, camt.054)
Gli estratti conto possono essere letti in ClubDesk rapidamente e facilmente. ClubDesk genera prenotazioni o pagamenti in entrata per le fatture da loro. Le informazioni mancanti, come il conto in contropartita, possono essere aggiunte al volo grazie a suggerimenti intelligenti. Formati di file supportati: CSV e camt.053 o camt.054.
Bilancio, stato patrimoniale, conto economico, schede contabili
Con ClubDesk, puoi creare il giornale, i fogli di conto, il piano dei conti, le liste dei totali e dei saldi, il bilancio, il conto economico o il budget per l'anno prossimo con la semplice pressione di un pulsante.
Voci collettive, valute estere e IVA
Anche se la contabilità di ClubDesk è un gioco da ragazzi, offre molte utili funzioni dettagliate. Usate voci collettive se ne avete bisogno, lavorate con le valute straniere o create voci IVA.
Gestire senza sforzo più conti
Vuoi tenere account separati per diversi dipartimenti (ad esempio per i membri attivi)? O la festa per il 100° anniversario è così grande che vuoi tenere conti separati? Allora potete farlo facilmente con ClubDesk. Basta creare un secondo o terzo cliente.
Protezione seria dei dati
Volete stabilire che nel vostro club, per esempio, solo due persone possono modificare i dati finanziari e il revisore può solo guardarli? In ClubDesk è possibile definire facilmente questo tramite i diritti di accesso e le password. Questo rende anche molto facile dare a un nuovo titolare l'accesso a tutti i dati e assicurarsi che il vecchio tesoriere non possa più visualizzare alcun dato finanziario.
Supporto gratuito
Creare fatture, solleciti di pagamento, solleciti e contabilità è facilissimo con ClubDesk. Ma se hai ancora bisogno di aiuto e vuoi sapere come funziona qualcosa, il nostro team di supporto sarà felice di aiutarti - via e-mail, telefono o anche via TeamViewer.
In forma per il futuro
Con ClubDesk si imposta molto bene la gestione finanziaria del vostro club. Voi date al personale del vostro club uno strumento con il quale possono svolgere i loro compiti facilmente, bene e seriamente e con il minor dispendio di tempo possibile. Inoltre, con una soluzione online come ClubDesk, si evitano molti problemi di sicurezza e protezione dei dati senza alcuno sforzo.
Documenti dell'associazione
Ricerca sofisticata nell'archivio delle associazioni
Ma che valore ha un archivio completo se non ci si può trovare nulla? Questo non ti succederà con ClubDesk. Se, per esempio, non ricordi il nome di un certo documento, ma ricordi di averlo caricato in dicembre, puoi visualizzare tutti i documenti che sono stati archiviati dal 1° dicembre al 31 dicembre.
La propria struttura di cartelle per l'archivio
Come siete abituati a fare sul vostro computer, potete anche creare la vostra struttura di cartelle nell'archivio del club ClubDesk. Decidete voi stessi quali e quante cartelle volete creare per l'amministrazione del club e come devono essere chiamate.
Traccia le modifiche all'archivio
Se, nonostante tutto l'aiuto, un documento è scomparso o non ha più il contenuto corretto, puoi almeno controllare chi ha cancellato, modificato per ultimo o scaricato questo documento. Forse la persona in questione ne ha ancora una copia?
Up- e download di intere cartelle
Copia singoli documenti o anche intere cartelle dal tuo disco rigido all'archivio o scaricali di nuovo sul tuo computer. È semplice come sembra.
Stampa le etichette in pochissimo tempo
In ClubDesk troverete modelli pronti all'uso per tutte le etichette più comuni, che siano di Zweckform o Avery, per nominarne solo alcune. E puoi anche selezionare gli indirizzi che vuoi stampare in meno di un minuto e senza dover guardare il manuale.
Modelli di associazione per lettere e tabelle
Vuoi che le lettere e i documenti del tuo club abbiano lo stesso aspetto, ad esempio stampati con il carattere Arial e il logo corretto nell'angolo in alto a sinistra? Poiché tutti i modelli in ClubDesk sono automaticamente disponibili per tutti i dipendenti del club, questa situazione ideale è a portata di mano.
I destinatari delle lettere sono comodamente disponibili immediatamente
Poiché ClubDesk funziona su Internet, chiunque abbia i diritti di accesso appropriati può accedere agli indirizzi di tutti i membri, sponsor, ecc. in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. E per inserire l'indirizzo di Hans Mustermann in una lettera, basta inserire "Mustermann" nel campo "Invia a". Presumibilmente, "Musterm" è sufficiente a garantire che solo alcuni "Mustermänner" siano visualizzati nella lista di selezione.
Invia comodamente lettere a gruppi
Una volta creati i gruppi in ClubDesk, è possibile inviare facilmente una lettera a tutte le persone che appartengono a un reparto, una squadra, ecc. Basta inserire il nome del gruppo nel campo "Invia a". Tutto quello che devi fare è inserire il nome del gruppo nel campo "Invia a", per esempio "Passivo".
Liste di squadre, formazioni, ecc.
Con l'elaboratore di testi integrato, è possibile scrivere e inviare lettere e promemoria in modo rapido ed efficiente. Un altro punto di forza di ClubDesk è la facile creazione di liste, ad esempio per squadre o interi reparti. Le tabelle in tali documenti possono facilmente visualizzare tutti i membri o solo quelli selezionati. Tutto quello che devi fare è inserire un nome di gruppo. E poi nessuno è garantito che manchi dalla lista!
Archivio completo di tutta la corrispondenza
Ogni documento che è stato creato in ClubDesk per il vostro club può essere rivisto in seguito o riutilizzato come modello. Anche se l'incumbent è cambiato più volte, tutti i processi sono ancora tracciabili. E non è necessario procurarsi il software che si usava in passato.
Diritti di accesso configurabili
I documenti individuali possono contenere informazioni sensibili, specialmente quando si tratta di finanze. Pertanto, con ClubDesk è possibile regolare con precisione chi ha accesso a quali documenti e chi no. Potete anche controllare chi ha cambiato o cancellato quali documenti.
Calendario del club
Ottime informazioni sugli appuntamenti per i membri
Con ClubDesk, ogni membro del club può visualizzare i propri appuntamenti personali, sia sulla homepage del club, sia nel calendario del club sul cellulare o, tramite iscrizione, nel proprio calendario Google, Apple o Outlook. Una volta registrati o abbonati, è possibile richiamare tutti gli appuntamenti del club in qualsiasi momento con un solo clic sul cellulare, sul tablet o sul computer, con la possibilità di effettuare il log-in e il log-out da un appuntamento, se il club lo desidera.
Date degli spettacoli sul sito web
Puoi facilmente pubblicare tutte le date o date specifiche sul sito web del tuo club. Se poi si aggiorna una data in ClubDesk, questo cambiamento viene immediatamente aggiornato sul sito web senza ulteriori azioni da parte sua.
Iscriviti al calendario
I membri dell'associazione possono facilmente iscriversi alle date dell'associazione sul loro telefono cellulare o nel loro calendario aziendale, ad esempio nel loro calendario Google, Apple o Outlook. In questo modo, possono vedere a colpo d'occhio tutti gli eventi del club nel loro normale calendario. E poiché gli eventi sottoscritti vengono aggiornati automaticamente, i membri del tuo club sono sempre aggiornati.
Inviti e promemoria
Con ClubDesk, una e-mail di invito può essere inviata automaticamente a tutti i partecipanti per ogni appuntamento. Potete anche essere informati automaticamente sui cambiamenti, ad esempio un rinvio, e potete anche specificare se devono essere inviati ulteriori promemoria per un appuntamento. In questo modo, vengono dimenticati molti meno appuntamenti e tutti i partecipanti necessari sono presenti all'appuntamento.
Luoghi degli appuntamenti in Google Maps
Per ogni evento, è possibile non solo specificare i partecipanti, ma anche i luoghi. E grazie all'integrazione con Google Maps, si può vedere dove si trova la prossima partita in trasferta, per esempio. Ogni membro del club può anche far visualizzare il percorso da casa sua al parcheggio dello stadio. I tuoi soci ameranno ClubDesk.
Logon / Logoff
Poiché spesso è importante sapere quante persone parteciperanno effettivamente all'evento, i partecipanti possono registrarsi o cancellare la loro registrazione con un clic del mouse. Determinate se un "forse" è anche possibile e fino a quando potete ancora cambiare l'iscrizione o la cancellazione. Se vuoi, puoi anche determinare individualmente per ogni evento se gli invitati possono vedere quante persone o chi si è già registrato. In questo modo, spesso si ottengono molte più registrazioni per gli eventi che sono importanti per voi.
Controllo pratico delle presenze
Con il controllo delle presenze di ClubDesk, si può facilmente registrare chi era a quali sessioni di allenamento, prove o riunioni. Naturalmente, puoi anche stampare o esportare le liste di presenza, ad esempio per richiedere un finanziamento all'associazione. Questo è un altro aiuto pratico offerto dal calendario ClubDesk, che è stato sviluppato appositamente per i club.
Definire i propri tipi di appuntamento
Decidete da soli quali date volete visualizzare e come. Se i concerti o i tornei sono importanti per te, allora mostrali in rosso. Se per te è più importante che tutti gli eventi junior abbiano lo stesso colore, allora impostalo semplicemente così. Puoi anche usare questi tipi di eventi per determinare quali eventi sono visualizzati in una certa area del sito, per esempio solo le esibizioni del coro dei concerti. Naturalmente, potete inserire tutti i tipi di data che volete e nominarli liberamente.
Mostra le date selettive
Un gran numero di eventi può rapidamente rendere difficile vedere il legno per gli alberi. Nel tuo nuovo calendario del club, puoi quindi determinare che vuoi vedere solo tutti gli eventi di tipo "prove", per esempio, o solo gli eventi dei D-junior, o tutti gli eventi del consiglio, per esempio. In questo modo, hai sempre una visione d'insieme e puoi coordinare perfettamente tutti gli eventi. Puoi anche usare gli stessi filtri per la visualizzazione degli eventi sulla homepage del tuo club.
Date della serie
Avete anche degli appuntamenti ricorrenti? I batteristi della vostra cricca provano ogni mercoledì sera o vi incontrate ogni due giovedì per una lettura? Con ClubDesk, è possibile creare e gestire tali appuntamenti ricorrenti in modo semplice come se si trattasse di un solo appuntamento. Anche se le singole date non hanno luogo a causa dei giorni festivi e delle vacanze scolastiche.
Visualizzazioni giornaliere o settimanali
Naturalmente, è possibile visualizzare una vista giornaliera del calendario del club o scegliere di vedere tutti gli eventi di una particolare settimana, mese o anno. O siete interessati solo alle prossime date? A seconda del compito da svolgere, uno o l'altro display può essere più adatto. La scelta è vostra! Questo vale anche per la visualizzazione degli appuntamenti sul tuo sito web.