Domande frequenti (FAQ)

Domande generali

Per chi è adatto ClubDesk?

ClubDesk è ideale per tutti i tipi di club sportivi, club di carnevale, club di libri, club culturali, amanti del vino e molti altri. Ogni associazione o club con un consiglio, membri, eventi, riunioni, sessioni di formazione, eventi sociali, ecc. può utilizzare ClubDesk per migliorare lo scambio di informazioni all'interno dell'associazione e ridurre drasticamente il carico di lavoro amministrativo per la gestione dell'associazione e lo staff. Ad esempio..

Di cosa ho bisogno per poter lavorare con ClubDesk?

ClubDesk è un software online. Per accedere a ClubDesk e utilizzarlo per l'amministrazione del tuo club, non hai bisogno di altro che di un computer con accesso a internet e un browser web (ad esempio Edge, Firefox, Safari, Chrome). Non è necessario installare alcun programma o plug-in sul vostro computer.

Quasi tutto il lavoro associativo può essere svolto anche su un tablet o un telefono cellulare.

ClubDesk è veramente gratuito?

Sì, e per un periodo di tempo illimitato. Anche con la versione gratuita di ClubDesk, avete tutte le funzioni a vostra disposizione per gestire il vostro club in modo efficiente. Anche la creazione e il funzionamento di un sito web di un piccolo club è possibile con la versione gratuita. Una lista completa delle limitazioni della versione gratuita può essere trovata qui.

Quanto tempo mi ci vorrà per arrivare a regime?

Circa 25-30 minuti. Prima guarda il filmato di tre minuti "Come funziona" per avere una panoramica del lavoro che viene fatto dove. Poi si consiglia di guardare i cinque film introduttivi ai moduli. Questi richiedono circa quattro minuti ciascuno. Dopo di che sarete in grado di fare i vostri primi compiti in ClubDesk da soli. Vedrete che le singole aree del programma sono così semplici e autoesplicative che probabilmente sarete in grado di gestire senza leggere il manuale.

Dove posso trovare aiuto?

Le risposte a tutte le domande importanti possono essere trovate direttamente nel ClubDesk. L'aiuto online sensibile al contesto ti porta immediatamente al capitolo giusto con un solo clic. Naturalmente, ClubDesk ti supporta anche con utili QuickHelps che spiegano alcuni campi, suggerimenti automatici sugli strumenti e pratici messaggi "Did you know" che richiamano l'attenzione su funzioni e scorciatoie nascoste.

Sul sito web di ClubDesk sono disponibili utili video didattici con introduzioni alle diverse aree del software. C'è anche un forum gratuito dove si possono fare domande 24 ore al giorno, sette giorni alla settimana, scambiare idee con altri utenti o cercare le risposte nei post esistenti. Naturalmente, lo staff e gli sviluppatori di ClubDesk seguono anche il forum e rispondono a domande interessanti.

Ci sono diverse versioni di ClubDesk?

Ci sono cinque versioni di ClubDesk: La versione gratuita per i piccoli club, la versione entry-level ClubDesk S per i club più piccoli e i più attenti al prezzo, la versione ClubDesk M per i club di medie dimensioni, la versione ClubDesk L per i club più grandi e per i club con maggiori esigenze di stoccaggio, e la versione ClubDesk XL per i club più grandi. Anche la versione ClubDesk M offre tutti i comfort. Avete bisogno della versione più grande se gestite più di 500 membri, mantenete un gran numero di indirizzi di contatto o avete bisogno di molto spazio di archiviazione.

Posso importare i dati della mia vecchia associazione?

Naturalmente, puoi facilmente trasferire i tuoi dati esistenti in ClubDesk. ClubDesk offre una funzione di importazione semplice ed efficace per importare indirizzi. Se hai un elenco completo di indirizzi, ad esempio in Excel, ci vogliono solo pochi minuti per importarlo in ClubDesk. E il vostro archivio completo di documenti con tutti i verbali, bilanci, ecc. può essere caricato con soli tre clic del mouse.

ClubDesk funziona anche su telefoni cellulari e tablet?

Sì, ClubDesk è compatibile con i dispositivi mobili. Ciò significa che è possibile svolgere praticamente tutto il lavoro del club su un tablet o un telefono cellulare. È possibile, ma probabilmente non ha molto senso, inserire centinaia di nuovi soci o di prenotazioni su un telefono cellulare: con una vera tastiera si fa prima. Ma correggere il numero di cellulare di un membro, aggiornare il luogo di un appuntamento o mettere online una notizia sul sito web è un gioco da ragazzi su un cellulare o un tablet con ClubDesk e può essere fatto in un attimo.

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Qualcuno può aiutarmi a passare a ClubDesk?

Sì, nella pagina di supporto nella sezione "Aiuto personale" troverete partner qualificati che offrono formazione individuale, consigli generali e aiuto nel trasferimento dei dati del vostro club esistente in ClubDesk. Si tratta di comprovati esperti di ClubDesk che vi assisteranno personalmente con parole e fatti.

È possibile anche rinunciare a ClubDesk?

La correttezza sportiva è uno dei principi più importanti al ClubDesk. Puoi quindi facilmente e semplicemente disconnetterti e gestire di nuovo il tuo club in modo tradizionale. Basta un'e-mail. Per non renderti le cose difficili, ClubDesk offre anche la possibilità di esportare tutti i tuoi dati. Puoi anche "passare" da una versione a pagamento di ClubDesk a ClubDesk Free in qualsiasi momento (a condizione che la dimensione del tuo club non superi i limiti di ClubDesk Free).

Posso creare un sito Web per la mia associazione?

Con ClubDesk, è possibile creare un sito web del club che sembra grande con il minimo sforzo. La forza particolare di ClubDesk sta nella stretta interazione tra i dati del club e il sito web, che rende l'aggiornamento manuale della pagina ampiamente superfluo. Con pochi clic puoi creare una homepage, riempirla di informazioni e pubblicarla. E tutto questo senza costi aggiuntivi. Risparmiate anche la tassa annuale di hosting, perché potete ospitare tutti i vostri dati gratuitamente su ClubDesk. Troppo bello per essere vero?

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Posso provare prima le versioni a pagamento?

Puoi provare ClubDesk S, M, L e XL gratuitamente per 30 giorni. E se hai bisogno di qualche giorno in più, tutto quello che devi fare è inviare una breve e-mail. Puoi anche importare più di 200 membri o creare un sito web di club esteso per scopi di prova. Il Provate ora senza impegno l'intera gamma di funzioni delle quattro versioni a pagamento.

Come posso riscattare un buono?

Qui puoi scoprire come riscattare un buono.

Protezione dei dati e DSGVO

I dati del club nel ClubDesk sono sicuri?

Naturalmente, i dati del tuo club sono sicuri al 100% con ClubDesk. Lavoriamo solo con centri dati in Svizzera che possono garantire il più alto livello di sicurezza, come la videosorveglianza 24 ore su 24, i firewall gestiti o il monitoraggio degli accessi. Inoltre, i certificati SSL dedicati e la crittografia dei dati assicurano la trasmissione sicura di tutti i dati sensibili da e verso il tuo computer.
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È garantito che i dati siano sempre disponibili?

I dati del tuo club sono ospitati da ClubDesk esclusivamente con i principali provider. Garantiscono quasi il 100% di disponibilità e sicurezza dei vostri dati. Godete di una protezione ottimale contro la perdita di dati attraverso dischi rigidi speculari, connessione internet e alimentazione ridondante, monitoraggio antincendio, ecc.

Devo fare dei backup?

No. ClubDesk crea regolarmente copie di backup di tutti i tuoi dati. Anche se il tuo computer, quello del tuo tesoriere o anche il nostro server va in fiamme, i dati del tuo club non sono persi. Non dovrete più preoccuparvi se il nuovo membro del consiglio si occuperà dei backup regolari dal suo hard disk privato. Lascia che ci preoccupiamo di questo.

Posso scaricare i dati?

Naturalmente, puoi facilmente scaricare tutti i dati del club sul tuo disco rigido privato in qualsiasi momento, ad esempio per creare le tue copie di backup o se vuoi continuare a gestire i dati del tuo club con un altro software. Improbabile, ma non si sa mai.

Le password sono criptate?

Le tue password sono segrete su ClubDesk, e questo nel vero senso della parola. Grazie alla crittografia unidirezionale altamente sicura, non c'è modo di vedere le vostre password. Se non dici a nessuno la tua password, non può essere usata male.

Come si definisce in ClubDesk chi può gestire i dati (ad esempio cancellare o visualizzare)?

Chi dovrebbe essere in grado di cancellare i dati di un membro? Chi può vedere quali persone non hanno ancora pagato l'abbonamento annuale? Puoi determinare tutto questo da solo, e nel modo più semplice.

La nostra associazione è autorizzata a conservare i dati in Svizzera (DSGVO)?

Sì - Per quanto riguarda il trasferimento di dati in Svizzera, la Commissione europea ha emesso una decisione di adeguatezza sulla protezione dei dati, che consente il trasferimento di dati personali da un paese dell'UE alla Svizzera. Vedi anche https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ e https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (inglese)

ClubDesk è conforme a DSGVO?

Sì, ClubDesk funziona in un centro dati in Svizzera. Per quanto riguarda il trasferimento di dati alla Svizzera, la Commissione europea ha emesso una decisione di adeguatezza sulla protezione dei dati che permette esplicitamente il trasferimento di dati personali da un paese dell'UE alla Svizzera. Vedi anche https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ e https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (inglese)

Chi è la persona di riferimento per i dati dei membri della mia associazione (DSGVO)?

Quando crei il tuo account ClubDesk, puoi concludere un accordo sul trattamento commissionato dei dati personali con un solo clic e ti sei già occupato di questa questione per il tuo club.

Sito web dell' associazione con ClubDesk

Quali vantaggi abbiamo se creiamo il sito web del club con ClubDesk e non con uno dei tanti strumenti web gratuiti che sono disponibili?

Puoi utilizzare i dati che hai inserito in ClubDesk più volte. Rendili visibili sul tuo sito web, poi la tua pagina sarà aggiornata automaticamente e sarà sempre aggiornata. Per esempio, le date, le informazioni di contatto per i membri del consiglio, i documenti nell'area interna: tutte le modifiche apportate in ClubDesk sono poi automaticamente disponibili online per tutti.

Perché il sito della mia associazione deve essere compatibile con i dispositivi mobili?

I siti web sono di gran lunga il mezzo di comunicazione più importante per le associazioni. E la stragrande maggioranza degli utenti di internet usa dispositivi mobili come gli smartphone. Con un sito web mobile-enabled, puoi raggiungere tutte queste persone - i tuoi membri attuali o potenziali nuovi membri per la tua associazione.

Qual è il modo migliore per iniziare se vogliamo creare il nostro sito web con ClubDesk?

Scoprite nell'aiuto online come impostare un sito web di un'associazione in meno di un'ora. Più informazioni...

Abbiamo già il nostro sito web del club. Come possiamo trasferire questo a ClubDesk?

I vostri testi, immagini, ecc. possono essere facilmente trasferiti su ClubDesk. I dati disponibili in ClubDesk (appuntamenti, contatti, ecc.) devono solo essere resi visibili e mai più inseriti o aggiornati separatamente.

Possiamo usare il dominio internet della nostra associazione se ne abbiamo già uno?

Sì, è possibile con ClubDesk M, L e XL. Come utilizzare il proprio dominio internet e richiederlo con il nostro modulo di registrazione è spiegato in dettaglio nell'aiuto online...

Possiamo cambiare il design del nostro sito web dopo o cosa dobbiamo considerare?

Il design può essere adattato in qualsiasi momento o anche cambiato completamente. In pratica, tuttavia, si è dimostrato utile implementare prima le idee di design importanti (ad esempio determinare i colori del club) e poi affrontare i dettagli del contenuto.

Possiamo includere i nostri codici sul nostro sito ClubDesk (HTML, CSS, JavaScript)?

Grazie alla vasta gamma di opzioni per la progettazione del sito web con ClubDesk, questo non è normalmente necessario. Tuttavia, i web designer esperti possono usare le opzioni sotto "Impostazioni > File web" per modificare il design del sito web del tuo club in qualsiasi momento facendo aggiustamenti diretti a HTML e CSS e caricando anche altri file web necessari. Più informazioni...

Come possiamo determinare chi nella nostra associazione può modificare il sito web?

Funzionari, membri del consiglio o ospiti possono avere diversi diritti di accesso: Per esempio, puoi specificare che solo le persone con il ruolo di "Board" possono scrivere post e solo gli "Officers" possono pubblicare. Più informazioni...

C'è un'area interna del sito web dell'associazione che è accessibile solo ai membri?

I siti web di ClubDesk possono contenere pagine interne del club che sono disponibili solo per i visitatori del sito dopo un login riuscito. Più informazioni...

Come possiamo creare un nuovo modulo sul nostro sito web ClubDesk - ad esempio i moduli di registrazione per i nuovi soci?

È possibile inserire moduli in ClubDesk con la stessa facilità degli altri blocchi di contenuto. Puoi scoprire come farlo nell'aiuto online...

Come possiamo integrare Google Analytics nel nostro nuovo sito web ClubDesk?

Con i "frammenti di codice" è possibile inserire codice HTML speciale, ad esempio per incorporare Google Analytics. Più informazioni...

Ci sono dei costi aggiuntivi per ospitare il mio sito web con ClubDesk?

No. Non ci sono costi aggiuntivi per questo. L'hosting del sito è incluso nel prezzo al ClubDesk.

ClubDesk 3.0 - cosa succede al nostro vecchio sito web?

Il tuo vecchio sito web continuerà ad essere utilizzato per la tua presenza su internet.

Se vuoi usare tutti i vantaggi del nuovo modulo del sito web, allora passa a un nuovo design. ClubDesk creerà automaticamente una copia del tuo sito web esistente in modo che tu possa cambiare in pace. Potete trovare maggiori informazioni nell'aiuto...

Possiamo rendere il nostro vecchio sito web del club mobile friendly?

Sì, se non cambi nulla, il tuo vecchio sito non è compatibile con i dispositivi mobili. Tuttavia, se passate a un nuovo design, allora il vostro sito esistente è la base per il nuovo sito, cioè il contenuto viene trasferito. Questo significa che il tuo vecchio sito diventa il tuo nuovo sito ed è quindi mobile-compatibile.

Fattura QR

Cos'è il QR bill in Svizzera?

Le fatture in Svizzera mostrano le informazioni necessarie per un pagamento in un codice QR svizzero. Le fatture con questo codice QR ("fatture QR") sono valide in Svizzera dal 30 giugno 2020 e sostituiranno a lungo termine le polizze di pagamento arancioni e rosse. Durante un periodo transitorio fino a settembre 2022, tuttavia, le fatture con il bollettino di pagamento arancione possono continuare ad essere inviate ed elaborate.

Che aspetto hanno le fatture QR?

Simile ai bollettini di pagamento arancioni, le fatture QR utilizzano anche un bollettino di pagamento a piè di pagina. Invece che arancione, però, il bollettino di pagamento per le fatture QR è in bianco e nero e contiene un codice QR quadrato per l'elaborazione elettronica.

Quali sono i vantaggi per il club?

Impostare le coordinate bancarie per le fatture QR è più facile che per le fatture PVR. Per le coordinate bancarie tramite fattura QR, basta digitare il QR IBAN ricevuto dalla banca. Per la variante "IBAN con riferimento al creditore" non è necessario configurare nulla - l'IBAN esistente del conto è già sufficiente.

Quali sono i vantaggi per i destinatari delle fatture?

Il codice QR sulla fattura contiene tutte le informazioni rilevanti per il pagamento di una fattura e può essere facilmente scannerizzato dal telefono cellulare o dallo scanner. È anche possibile inserire manualmente l'IBAN e il numero di riferimento nell'online banking. I bollettini QR-IBAN possono essere pagati anche allo sportello dell'ufficio postale (proprio come i bollettini arancioni).

Cosa devo fare per il passaggio?

Basta selezionare il tipo di fattura QR desiderato in ClubDesk nelle impostazioni di una connessione di pagamento. Se hai ricevuto un QR IBAN dalla tua banca, ti consigliamo la variante "QR IBAN con riferimento QR". Se non hai un QR-IBAN, puoi selezionare "IBAN con riferimento al creditore" - questo usa il normale IBAN del tuo conto.

Quali sono i tipi di fatture QR?

Ci sono tre tipi di banconote QR, tutte disponibili in ClubDesk: "QR-IBAN con QR Reference" - queste sostituiscono i bollettini di pagamento arancioni. "IBAN con riferimento al creditore" - questi permettono di pagare facilmente le bollette sul tuo conto (inclusa la successiva assegnazione dei pagamenti in entrata tramite il numero di riferimento). IBAN senza riferimento - questi sostituiscono i bollettini di pagamento rossi.

È necessario un aggiornamento di ClubDesk per poter utilizzare le fatture QR?

Le nuove funzioni saranno attivate in ClubDesk automaticamente e puntualmente il 30.6.2020. Le nuove funzioni per le fatture QR sono disponibili in tutte le versioni di ClubDesk: in ClubDesk Free (limitato) in ClubDesk S, M, L e XL.

Devo cambiare qualcosa?

Sì, consigliamo il passaggio, anche se al momento è ancora possibile creare fatture tramite bonifico bancario o con bollettini di pagamento arancioni. Tuttavia, i bollettini di pagamento arancioni saranno sostituiti al più tardi da settembre 2022, quindi è consigliabile fare il passaggio il più presto possibile.

Devo informare i colleghi del mio club prima di inviare loro una fattura QR?

Si può supporre che le istituzioni finanziarie abbiano fornito informazioni sufficienti sui cambiamenti. In caso di dubbio, vale la pena di fare riferimento alla nuova norma nel testo della fattura.

Le fatture QR possono essere elaborate anche manualmente?

Proprio come i bollettini di pagamento arancioni, anche le note QR possono essere stampate e inviate su carta speciale. La carta bianca in formato A4 con perforazioni per i nuovi bollettini di pagamento QR è già disponibile nei negozi. I bollettini QR con QR IBAN e QR reference possono essere pagati anche allo sportello dell'ufficio postale, proprio come i bollettini di pagamento arancioni.