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Vereins-E-Mails optimal nutzen
Profitiert auch in eurem Verein davon, wie das perfekte Zusammenspiel von E-Mailprogramm, Mitgliederverwaltung und Rechnungsmodul die Erledigung eurer Vereinskorrespondenz dramatisch vereinfacht.
Ob ihr eine E-Mail, oder eine Rechnung per Mail an eine einzelne Person oder eine ganze Gruppe von Leuten schicken wollt: Es reicht, den Namen der Person oder der Gruppe einzugeben und ClubDesk findet sofort alle Kontaktinfos in der Mitgliederverwaltung. Natürlich weiss ClubDesk, wenn ein Mitglied einer Gruppe keine E-Mail hat und zeigt das schon beim der Empfängerauswahl an. So funktioniert eine moderne Vereinssoftware.
Wieso ein integrierter Mailserver für Vereine von unschätzbarem Wert ist
Ein kleiner, integrierter Mailserver
Mit ClubDesk erhaltet ihr einen kleinen, voll in die Vereinssoftware integrierten Mailserver, der von allen Modulen genutzt wird. Das Finanzmodul kann Rechnungen per E-Mail verschicken, die Webpage schickt euch eine Nachricht, wenn jemand ein Anmeldeformular ausgefüllt hat, der Terminkalender kann alle Mitglieder einer Tanzgruppe automatisch per E-Mail über Terminverschiebungen informieren. All das ist dank dem perfekten Zusammenspiel aller Module möglich.
Alle E-Mail-Adressen immer verfügbar
Stell dir vor, du hättest die E-Mailadressen aller Vereinsmitglieder immer mit dabei und alle Adressen wären immer auf dem aktuellen Stand. Mit ClubDesk ist das kein Wunschdenken, sondern Realität. Dank ClubDesk kannst du um 10 Uhr abends aus den Ferien in den Bergen schnell eine E-Mail an den bzw. die Kassierer*in schicken, ohne jemanden nach deren E-Mail fragen zu müssen.
Automatische Verteilerlisten
Erfasst ihr in ClubDesk eine Abteilung, Mannschaft oder beliebige andere Gruppe, dann werden automatisch entsprechende Mailverteilerlisten erstellt. Mit einer E-Mail an „junioren.A@scmuster.com“ oder «vorstand@scmuster.com» erreicht ihr alle A-Junioren oder Vorstandmitglieder - auch die neue Webmasterin, die erst seit dieser Woche mit im Vorstand ist. Das Verschicken funktioniert übrigens auch aus Google Mail, Outlook, Apple Mail usw.
Komfortable Empfänger-Auswahl
Tippst du im E-Mailadressfeld beispielsweise "Guido" ein, werden alle Guidos des Vereins angezeigt und mit einem weiteren Klick ist die richtige Adresse ausgewählt. Und das Beste: Das funktioniert auch mit Gruppen, Mannschaften, Abteilungen usw. Tippe einfach "Jugendmusik" ein, um allen Jungmusikern eine E-Mail zu schicken.
Immer aktuelle Daten
Da in ClubDesk alle Module miteinander verknüpft sind, der Mailserver also immer die aktuellen Daten aus der Mitgliederverwaltung verwendet, sind alle Daten immer topaktuell. Selbst wenn ein Kollege eine E-Mailadresse korrigiert, nachdem du eine E-Mail schon geschrieben, aber noch nicht abgeschickt hast, wird sie beim Versenden an die richtige Adresse geschickt. Dasselbe gilt auch für alle Mannschafts- und Gruppenzugehörigkeiten.
Vereins-E-Mail-Adresse für alle Mitglieder
Wenn ihr das wollt erhält jedes Vereinsmitglied automatisch eine eigene Vereins-E-Mailadresse, die sich aus Vorname, Nachname und dem Vereinsnamen zusammensetzt: sandra.muster@scmuster.com. Kennst du also den Namen eines Mitglieds, kannst du ihm eine E-Mail zuschicken, ohne seine richtige Mailadresse zu kennen. Beim Empfänger wird dann übrigens als Absender die Vereins-E-Mailadresse angezeigt.
Funktioniert mit allen Mailprogrammen
Sämtliche Mannschaften und Gruppen könnt ihr aus jedem beliebigen Mailprogramm anschreiben, einfach in dem ihr die automatisch erstellte Verteileradresse verwendet z.B. «Vorstand@scmuster.com». Und weil ClubDesk für jedes Vereinsmitglied automatisch eine Vereins-E-Mailadresse erstellt, könnt ihr auch mit jedem Mailprogramm E-Mails an andere Vereinsmitglieder verschicken. Eine E-Mail an „petra.muster@scmuster.de“ wird also an die in der Mitgliederverwaltung erfasste Privatadresse von Petra Muster weitergeleitet.
Toller Service für Mitglieder
Vom ClubDesk-Mailserver profitieren alle Vereinsmitglieder. Jedes Mitglied bekommt eine eigene Vereins-E-Mailadresse, über die sie auch bequem untereinander kommunizieren können oder mit der man sich im internen Bereich der Webseite anmelden kann. Darüber hinaus erhalten alle Mitglieder Google Maps Webbeschreibungen oder z.B. auch Einladungen zu Vereinsevents per Mail mit An- Abmeldemöglichkeiten. Nur drei von vielen Beispielen.
Angenehme Zusammenarbeit
Weil der Vereins-Mailserver direkt auf Mitglieder- und Kontaktdaten zugreifen und auch jede Gruppe, die in der Mitgliederverwaltung angelegt wird, automatisch als Verteilerliste nutzen kann, muss man nie mehr bei der Juniorenverantwortlichen nachfragen, wann man die neueste E-Mailliste der Junior*innen bekommt oder sich die aktuelle Sponsorenliste besorgen. Auch hier bessere Kommunikation, weniger Fehler, mehr Spass an der gemeinsamen Vereinsarbeit.
Richtig Zeit sparen
Dadurch, dass ihr die E-Mailadressen in der Mitgliederverwaltung und in eurer E-Mail- oder Faktura-Software nicht doppelt pflegen müsst, spart das einiges an Zeit. Wenn dann noch dazukommt, dass ihr jeden Gruppenwechsel, z.B. wenn jemand von den C zu den B-Junior*innen wechselt oder nicht mehr im Vorstand ist, auch noch in einer externen Mailsoftware oder noch schlimmer jeder Vereinsmitarbeiter in seinem privaten Mailclient nachführen muss, dann wird die Zeitersparnis mit ClubDesk exorbitant. Und dann kommt sogar noch die Zeitersparnis durch automatisch vom Terminkalender verschickte Infomails bei Terminänderungen dazu.
Einfachheit
Was nützen euch all diese tollen Hilfen und Automatismen, wenn ihr einen IT-Profi braucht, um den ClubDesk-Mailserver einrichten zu können. Jetzt kommt das Beste, die Einstellungen des Mailservers bestehen nur aus drei Optionen, die ihr wählen müsst: Sollen die Vereins-E-Mails archiviert werden oder nicht? Sollen auch die alternativen E-Mailadressen der Mitglieder genutzt werden? Dürfen E-Mails an Mitglieder und Gruppen weitergeleitet werden? Wetten, dass ihr das für euren Verein in unter 5 Minuten einrichten könnt. Überzeugt euch selbst und probiert ClubDesk einfach jetzt aus: Kostenlos testen.
Weitere Vorteile, auf die man nicht verzichten möchte
Nahtlos integriert in die Finanzverwaltung
Rechnungen gleich an mehrere Kontakte oder sogar Gruppen zu verschicken ist genau so leicht wie für eine einzelne Rechnung. Wie bei E-Mails könnt ihr im Empfängerfeld dazu einfach den Namen mehrerer Personen oder einer Gruppe eingeben (z. B. "Junioren"), um allen Junior:innen den Mitgliederjahresbeitrag in Rechnung zu stellen.
Vorlagen für Dankesbriefe
Stellst du immer wieder dieselben Leistungen oder Produkte in Rechnung? Dann lohnt es sich, diese als Artikel zu erfassen, z. B. mit Artikelnummer, Beschreibung und Preis. Solche Artikel können dann mit einem Klick zur Rechnung hinzugefügt werden.
Spendenformular auf der Webseite
Erfasst z. B. den Mitgliederbeitrag bei den Kontakten und lasst ihn dann in die Mitgliederrechnung übertragen. Oder verwaltet Ausgaben im Vereinslokal bequem in einem Listendokument und übernehmt dann den entsprechenden Gesamtbetrag der Belege vollautomatisch in die Mitglieder-Jahresrechnung.
Automatischer Spenden-Eintrag in Buchhaltung
Natürlich gibt es immer Ausnahmen. Bezahlt eine der Juniorinnen einen reduzierten Mitgliederbeitrag, z. B. weil sie dieses Jahr am Sommerfest mitgearbeitet hat, könnt ihr auf einfachste Art und Weise eine Rechnungsposition für einen einzelnen Empfänger nach Belieben anpassen.
Alle Arten von Spenden abgedeckt
Kontoauszüge lassen sich schnell und einfach in ClubDesk einlesen. ClubDesk erzeugt daraus Buchungen oder Zahlungseingänge für Rechnungen. Fehlende Informationen, wie z. B. das Gegenkonto, ergänzt du dank intelligenter Vorschläge ganz nebenbei. Unterstützte Dateiformate: CSV und camt.053 oder camt.054.
Einzel- oder Sammelspenden
Mit ClubDesk erstellst du auf Knopfdruck das Journal, Kontoblätter, den Kontoplan, Summen und Saldenlisten, die Bilanz, Erfolgsrechnung oder das Budget fürs nächste Jahr.
Individuelle Filter für schnelle Übersicht
Obwohl die Buchhaltung von ClubDesk kinderleicht ist, bietet sie viele hilfreiche Detailfunktionen. Nutze Sammelbuchungen, wenn du das brauchst, arbeite mit Fremdwährungen oder erzeuge MwSt.-Buchungen.
Digital signierte Spendenbescheinigungen
Wollt ihr für unterschiedliche Abteilungen (z. B. für die Aktiven) eine eigene Buchhaltung führen? Oder ist das 100-jährige Jubiläumsfest so groß, dass ihr es separat abrechnen wollt? Dann könnt ihr das mit ClubDesk problemlos machen. Legt dazu einfach einen zweiten oder dritten Mandanten an.
Rechtskonforme Spendenbescheinigungen
Wollt ihr bestimmen, dass in eurem Verein z. B. nur zwei Personen die Finanzdaten bearbeiten dürfen und der oder die Revisor:in sie nur anschauen kann? In ClubDesk könnt ihr das ganz einfach über Zugriffsrechte und Passwörter festlegen. Dadurch ist es auch kinderleicht, einer neuen Amtsinhaber:in Zugriff auf alle Daten zu geben und sicherzustellen, dass der bzw. die alte Kassierer:in keine Finanzdaten mehr einsehen kann.
