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Vereins-E-Mails optimal nutzen
Profitiert auch in eurem Verein davon, wie das perfekte Zusammenspiel von E-Mailprogramm, Mitgliederverwaltung und Rechnungsmodul die Erledigung eurer Vereinskorrespondenz dramatisch vereinfacht.
Ob ihr eine E-Mail, oder eine Rechnung per Mail an eine einzelne Person oder eine ganze Gruppe von Leuten schicken wollt: Es reicht, den Namen der Person oder der Gruppe einzugeben und ClubDesk findet sofort alle Kontaktinfos in der Mitgliederverwaltung. Natürlich weiss ClubDesk, wenn ein Mitglied einer Gruppe keine E-Mail hat und zeigt das schon beim der Empfängerauswahl an. So funktioniert eine moderne Vereinssoftware.
Wichtige Funktionen: Die Vereins-E-Mails
Funktioniert mit allen Mailprogrammen
Sämtliche Mannschaften und Gruppen könnt ihr aus jedem beliebigen Mailprogramm anschreiben, einfach in dem ihr die automatisch erstellte Verteileradresse verwendet z.B. «Vorstand@scmuster.com». Und weil ClubDesk für jedes Vereinsmitglied automatisch eine Vereins-E-Mailadresse erstellt, könnt ihr auch mit jedem Mailprogramm E-Mails an andere Vereinsmitglieder verschicken. Eine E-Mail an „petra.muster@scmuster.de“ wird also an die in der Mitgliederverwaltung erfasste Privatadresse von Petra Muster weitergeleitet.
Ein kleiner, integrierter Mailserver
Mit ClubDesk erhaltet ihr einen kleinen, voll in die Vereinssoftware integrierten Mailserver, der von allen Modulen genutzt wird. Das Finanzmodul kann Rechnungen per E-Mail verschicken, die Webpage schickt euch eine Nachricht, wenn jemand ein Anmeldeformular ausgefüllt hat, der Terminkalender kann alle Mitglieder einer Tanzgruppe automatisch per E-Mail über Terminverschiebungen informieren. All das ist dank dem perfekten Zusammenspiel aller Module möglich.
Alle E-Mail-Adressen immer verfügbar
Stell dir vor, du hättest die E-Mailadressen aller Vereinsmitglieder immer mit dabei und alle Adressen wären immer auf dem aktuellen Stand. Mit ClubDesk ist das kein Wunschdenken, sondern Realität. Dank ClubDesk kannst du um 10 Uhr abends aus den Ferien in den Bergen schnell eine E-Mail an den bzw. die Kassierer*in schicken, ohne jemanden nach deren E-Mail fragen zu müssen.
Immer aktuelle Verteiler
Da in ClubDesk alle Module miteinander verknüpft sind, der Mailserver also immer die aktuellen Daten aus der Mitgliederverwaltung verwendet, sind alle Daten immer topaktuell. Selbst wenn ein Kollege eine E-Mailadresse korrigiert, nachdem du eine E-Mail schon geschrieben, aber noch nicht abgeschickt hast, wird sie beim Versenden an die richtige Adresse geschickt. Dasselbe gilt auch für alle Mannschafts- und Gruppenzugehörigkeiten.
Komfortable Empfänger-Auswahl
Tippst du im E-Mailadressfeld beispielsweise "Guido" ein, werden alle Guidos des Vereins angezeigt und mit einem weiteren Klick ist die richtige Adresse ausgewählt. Und das Beste: Das funktioniert auch mit Gruppen, Mannschaften, Abteilungen usw. Tippe einfach "Jugendmusik" ein, um allen Jungmusikern eine E-Mail zu schicken.
Automatische Verteilerlisten
Erfasst ihr in ClubDesk eine Abteilung, Mannschaft oder beliebige andere Gruppe, dann werden automatisch entsprechende Mailverteilerlisten erstellt. Mit einer E-Mail an "junioren.A@scmuster.com" oder "vorstand@scmuster.com" erreicht ihr alle A-Junioren oder Vorstandmitglieder - auch die neue Webmasterin, die erst seit dieser Woche mit im Vorstand ist. Das Verschicken funktioniert übrigens auch aus Google Mail, Outlook, Apple Mail usw.
Konfigurierbare Zugriffsrechte
Natürlich bestimmt ihr selber, ob Mails, die über den Mailserver eures Vereins verschickt werden, archiviert werden sollen oder nicht. Standardmäßig werden keine Vereins-E-Mails archiviert und können dann von niemandem außer dem Absender und dem Empfänger gelesen werden. Wenn ihr euch für das Archivieren von E-Mails entscheidet, dann könnt ihr bestimmen, ob archivierte E-Mails nur von eurem*r Administrator*in oder auch Benutzern mit anderen Rollen eingesehen werden dürfen.
E-Mail-Archiv
Wollt ihr kontrollieren, ob eine bestimmte E-Mail wirklich verschickt worden ist? Oder möchtet ihr die Einladung des bzw. der vorherigen Präsident*in zur letzten GV als Vorlage für dieses Jahr verwenden? Kein Problem. Jede E-Mail, die über den Vereinsmailserver verschickt wurde, kann im Archiv gespeichert werden. Aber auch hier habt ihr die Wahl, was euch wichtig ist. Standardmässig werden keine Mails archiviert.
Vereins-E-Mail-Adresse für alle
Wenn ihr das wollt erhält jedes Vereinsmitglied automatisch eine eigene Vereins-E-Mailadresse, die sich aus Vorname, Nachname und dem Vereinsnamen zusammensetzt: sandra.muster@scmuster.com. Kennst du also den Namen eines Mitglieds, kannst du ihm eine E-Mail zuschicken, ohne seine richtige Mailadresse zu kennen. Beim Empfänger wird dann übrigens als Absender die Vereins-E-Mailadresse angezeigt.
Weitere Vereins-Adressen (info@...)
Richtet für euren Verein mit wenigen Klicks beliebig viele E-Mailadressen ein, z.B. info@scmuster.com, vorstand@scmuster.com oder sommerfest@scmuster.com. Mit Drag and Drop bestimmt ihr, ob E-Mails an diese Adressen nur an eine Person oder gleich an mehrere Leute geschickt werden sollen. Extrem einfach und sehr praktisch.
Rechnungen per E-Mail versenden
Erfasst bei jedem Kontakt, ob dieser seine Rechnungen per Post oder kostensparend per E-Mail erhalten soll. Beim Rechnungsversand verwendet ClubDesk dann automatisch die bevorzugte Versandmethode. Und fehlt mal eine E-Mailadresse, merkt ClubDesk das und fragt, ob die Rechnung automatisch per Post verschickt werden soll.
Automatische Termineinladungen & Erinnerungen
Dank der Verknüpfung von Terminkalender, Mitgliederverwaltung und Mailserver kann der Terminkalender automatisch Einladungsmails an alle zu einem Termin eingeladenen Personen schicken. Natürlich werden diese, wenn ihr das so eingestellt habt, auch über Terminverschiebungen, Absagen oder einen neuen Terminort informiert. Auch Erinnerungen einen Tag oder zwei Stunden vor dem Termin kann der Mailserver im Auftrag des Terminkalenders verschicken.
Eure Vorteile
Erledigt eure Vereinskorrespondenz mit ClubDesk – einfach und effizient.
Da ClubDesk online läuft, haben alle im Vorstand immer Zugriff auf die aktuellen Vereinsdaten. Endlich keine doppelten oder veralteten E-Mail- und Adresslisten mehr.
Marc Wittwer
Allschwiler Badminton Club Smash
Preise
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*Preise inkl. MwSt., Abrechnung jährlich.
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Hilfreiche Zusatzinformationen
Erfahrungsbericht:
Effiziente Vereinsarbeit
So einfach kann Vereinsarbeit sein – und jeder kann’s nutzen. Weil alles zentral verwaltet ist. Das zeigt der VFBbB.
Tipps & Tricks:
E-Mails bequem versenden
Erfahrt welche Vorteile das versenden von Mails mit ClubDesk bietet und wie Vereins-E-Mails archiviert werden.
Vereinswissen:
Datenschutz im Verein
Sicherheit und Datenschutz im Griff: Erfahrt, worauf ihr im Verein achten müsst.
Fazit
Mit ClubDesk versendet ihr Vereins-E-Mails schnell, gezielt und datenschutzkonform. Direkt aus der zentralen Vereinssoftware. Verteilerlisten, Empfängergruppen und Inhalte greifen automatisch auf aktuelle Mitgliederdaten zu. So landet jede Mail beim richtigen Kontakt, ganz ohne doppelte Adresslisten. Der E-Mail-Versand mit ClubDesk ist einfach, effizient und immer aktuell. Überzeugt euch selbst!
