Spazio alla creatività –
Gestione dell'associazione senza drammi

L'inizio: agire in modo semplice invece di riflettere a lungo

Come per molte associazioni creative, anche il teatro per bambini Tamtam si trovava di fronte alla stessa domanda: come gestire in modo efficiente i numerosi membri, i corsi e la comunicazione senza compromettere il lavoro artistico? Su consiglio del marito, Isabelle Glur è venuta a conoscenza di ClubDesk.

La preoccupazione principale delle associazioni, ovvero il timore di un cambiamento complicato, è svanita rapidamente. «L'inizio è stato davvero semplice», racconta Isabelle. L'interfaccia utente intuitiva ha permesso all'associazione di lavorare in modo produttivo fin da subito, senza lunghi periodi di formazione.

Basta con il caos delle e-mail – e un sito web che vive

Il teatro per bambini Tamtam utilizza in modo particolarmente intensivo gli strumenti di comunicazione di ClubDesk. Invece di gestire manualmente le liste di distribuzione, l'intelligente funzione di gruppo assicura che le informazioni relative al corso per bambini non finiscano accidentalmente nelle mani degli adolescenti. La comunicazione con i genitori è quindi ordinata e senza stress.

I moduli online consentono un notevole risparmio di tempo: oggi la registrazione ai nuovi corsi o ai campi teatrali viene comodamente effettuata tramite il sito web. Il vantaggio è che Isabelle Glur non deve più decifrare biglietti o digitare e-mail. I dati finiscono direttamente in ClubDesk, vengono automaticamente creati come contatti e possono essere assegnati al gruppo corretto con un clic.

E poiché l'amministrazione è così semplice, rimane anche abbastanza tempo per l'immagine esterna: Isabelle Glur pubblica online notizie, immagini e video degli spettacoli direttamente tramite il software. In questo modo il sito web è sempre ricco di emozioni, senza che sembri un lavoro.

Conclusione: più tempo sotto i riflettori

Per Isabelle Glur e il suo team, ClubDesk è la soluzione ideale per lavorare dietro le quinte. Il software li supporta, consentendo loro di concentrarsi su ciò che conta davvero: il lavoro con i bambini e il prossimo grande spettacolo.

Soprattutto per le compagnie teatrali che forse esitano a digitalizzare la loro amministrazione, la conclusione di Isabelle Glur è incoraggiante: non è necessario essere esperti di computer per presentarsi in modo professionale.

Best practice: consigli per altre associazioni teatrali

Non abbiate paura della tecnologia: iniziate in modo semplice. La maggior parte delle funzioni, come l’amministrazione dei membri e la posta elettronica, sono intuitive.

Utilizzate il sito web come vetrina: mostrate quello che fate! Con pochi clic potrete pubblicare online gallerie fotografiche e video delle vostre esibizioni.

Protezione dei dati semplificata: Isabelle ottiene il consenso dei genitori per le foto sul sito web e ClubDesk aiuta a tenere traccia dei dati.