Semplice passaggio di consegne grazie all'archivio digitale
– Lavoro associativo con lungimiranza

L'inizio con ClubDesk: dall'archivio alla cooperazione digitale

Nel 2016 Robert Seematter, allora presidente dell'associazione degli apicoltori della regione Jungfrau, ha deciso di modernizzare il lavoro dell'associazione. L'obiettivo era quello di digitalizzare l'archivio dell'associazione e trovare una soluzione che consentisse a più membri del consiglio direttivo di lavorare contemporaneamente, indipendentemente dalla loro ubicazione, senza installazioni locali, direttamente nel browser. Dopo una breve ricerca, la scelta è caduta su ClubDesk.

Semplice passaggio di consegne grazie all'archivio centrale

Da febbraio 2024 Thomas Amacher è a capo dell'associazione. Per lui l'avvio digitale è stato particolarmente semplice: “Ho avuto subito una panoramica di ciò che era stato fatto finora nell'associazione. In ClubDesk ho trovato un archivio completo con tutti i documenti e l'intera corrispondenza e-mail. In questo modo ho potuto capire immediatamente: cosa è stato fatto finora? Cosa è archiviato dove? Cosa c'è già?”

Un esempio pratico: ogni primavera l'associazione informa i media e i vigili del fuoco sul periodo di sciamatura. Invece di ricominciare da capo, Thomas Amacher ha semplicemente consultato le e-mail precedenti e ha potuto riprendere senza problemi gran parte dei testi e delle liste dei destinatari. «Molto semplice», come sottolinea.

Anche il nuovo segretario, che ha assunto la carica nel febbraio 2025, ha tratto vantaggio dall'archivio digitale: nella comunicazione con i nuovi membri ha potuto utilizzare i modelli esistenti e lavorare immediatamente in modo produttivo.

Sito web come punto di riferimento centrale

Anche il sito web dell'associazione degli apicoltori della regione Jungfrau viene utilizzato intensamente, sia internamente che per scopi esterni. Per i partecipanti al corso base, l'associazione offre la possibilità di accedere a un'area protetta da password.

Ecco come funziona la comunicazione con il pubblico: tramite il numero di telefono riportato sul sito web è possibile segnalare la presenza di sciami. I moduli di contatto consentono, tra l'altro, di presentare domanda di adesione o di effettuare la registrazione al corso base. Secondo Thomas Amacher, circa il 90% delle richieste di iscrizione al corso base proviene dalla homepage. Particolarmente pratico: ClubDesk salva questi dati direttamente in un elenco chiaro. Lo stesso vale anche per le domande di adesione.

L'area interna è vantaggiosa per i membri e i funzionari: i consulenti aziendali mettono a disposizione le presentazioni dei corsi nell'area interna. I partecipanti al corso base ricevono una password e possono così accedere ai documenti in qualsiasi momento. Ciò fa risparmiare molto tempo ai responsabili.

Anche le idee spontanee possono essere realizzate in modo semplice con il modulo sito web di ClubDesk. “Volevo integrare una bilancia digitale per api nel sito. Ci è voluto solo un minuto: copiare il codice dal sito web del fornitore, incollarlo sul nostro sito web, fatto. Ha funzionato subito”.

Comunicazione e gestione dei gruppi semplificate

Il Consiglio direttivo è particolarmente soddisfatto delle funzioni di posta elettronica in combinazione con l'amministrazione dei membri. In questo modo è possibile inviare in qualsiasi momento newsletter e avvisi, ad esempio in caso di avvistamenti del calabrone asiatico.

Grazie alla suddivisione in gruppi, è possibile comunicare in modo mirato, ad esempio quando si desidera informare solo i volontari. In questo modo si raggiungono esattamente le persone giuste. Anche in caso di cambiamenti nel consiglio direttivo, ClubDesk garantisce un passaggio di consegne senza intoppi, poiché tutto è documentato e immediatamente utilizzabile.

Conclusione: la digitalizzazione che ripaga

Per l'associazione degli apicoltori della regione Jungfrau, ClubDesk è da anni uno strumento indispensabile. Il valore di un'amministrazione centralizzata e trasparente è particolarmente evidente nei casi di cambio di carica.

«All'inizio è necessario investire un po' di tempo per registrare i membri e impostare le strutture. Ma è un processo sorprendentemente veloce. E ne vale davvero la pena. La comunicazione, la documentazione e l'amministrazione sono ora molto più semplici e chiare», riassume Thomas Amacher.

Best practice: consigli per altre associazioni

Iniziare passo dopo passo: inserire i membri nel sistema e iniziare con il lavoro di base.

Utilizzare ciò che è già disponibile: i documenti e le e-mail archiviati sono sempre disponibili e facilitano il lavoro, in particolare in caso di cambio di carica nel consiglio direttivo.

Utilizzare attivamente il sito web: che si tratti di segnalazioni di sciami, iscrizioni ai corsi o presentazione degli sponsor, la homepage è il fulcro della comunicazione dell'associazione. Con ClubDesk è facile anche senza conoscenze di programmazione.

L'associazione degli apicoltori della regione della Jungfrau dimostra in modo impressionante come anche le associazioni tradizionali possano diventare più efficienti, trasparenti e attraenti grazie alla digitalizzazione.