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La gestione digitale dei club può essere così facile - e chiunque può usarla
Yves Schumacher
Presidente del Monster-Guugger
„Penso che sia fantastico che tutto sia in un unico posto. Questo permette ai nostri sette membri del Consiglio di lavorare insieme in modo ottimale.“
Informazioni sul Monster-Guugger
I Monster-Guugger sono un'associazione di Guggenmusig tradizionale di Buchrain, vicino a Lucerna. Fondato nel 1991 come Guggenmusig per bambini, il club conta oggi oltre 60 membri attivi e numerosi membri passivi e onorari. I Monster-Guugger fungono da associazione di supporto per l'annuale festa di carnevale del villaggio e organizzano non solo la sfilata dei bambini, ma anche la grande festa chiamata Monster-Virus.
La ricerca di una soluzione semplice e migliore per l'amministrazione dei club
Prima dell'introduzione di ClubDesk, il Monster-Guugger ha dovuto affrontare sfide organizzative. Il tesoriere dell'epoca, Joel Roos, spiega: “Prima di ClubDesk, lavoravamo con un software di contabilità installato permanentemente su un PC. Era fastidioso perché non si poteva accedere da qualsiasi luogo. Anche la sincronizzazione con i fogli di calcolo Excel che usavamo per la gestione dei soci era faticosa”.
La soluzione è nata da un consiglio del partner di ClubDesk, Raiffeisen, con cui il club ha aperto un nuovo conto. È apparso subito chiaro che ClubDesk offriva tutte le funzioni necessarie, e tutte in un'unica piattaforma di facile utilizzo. Il team del consiglio direttivo di Monster-Guugger è rimasto particolarmente colpito dalla facilità d'uso, per cui la decisione di passare a ClubDesk è stata presa rapidamente.
Gestione semplice di tutte le attività dell'associazione
Da quando ClubDesk è in uso presso Monster-Guuggern, il carico di lavoro di Yves Schumacher e del resto del consiglio direttivo si è ridotto in modo significativo. In particolare, l'amministrazione dei soci trae vantaggio dalla soluzione centralizzata, in quanto tutte le informazioni sono riunite in un unico luogo. In precedenza, era necessario aggiornare e sincronizzare diversi elenchi Excel per i soci, gli sponsor e i mecenati: ora tutto è organizzato in modo chiaro e accessibile in qualsiasi momento.
Yves Schumacher vede ulteriori vantaggi in ClubDesk: «Da poco invio anche tutte le newsletter interne facilmente con ClubDesk via e-mail. Mi basta selezionare i gruppi e il gioco è fatto. Non devo più farlo tramite Outlook. Utilizziamo attivamente anche il calendario. Qui si trovano tutti gli appuntamenti e chi lo desidera può persino iscriversi per riceverlo sul proprio smartphone. È davvero pratico».
Dopo un breve periodo di adattamento, siamo rimasti davvero soddisfatti della soluzione. Ha reso il nostro lavoro molto più semplice.
Yves Schumacher & Joel Roos
Monster-Guugger Bueri
Gestione finanziaria semplificata
Un vantaggio particolarmente importante è evidente nella contabilità. L'allora tesoriere Joel Roos ne è rimasto subito entusiasta: "Quando ero tesoriere, mi occupavo molto della contabilità della nostra associazione in ClubDesk. Le fatture venivano sempre inviate e archiviate rapidamente. Inoltre, l'importazione dei file Raiffeisen funziona in modo assolutamente fluido. Devo dire, e credo di parlare a nome di tutti i membri del consiglio direttivo, che siamo molto soddisfatti della soluzione di ClubDesk".
ClubDesk semplifica anche il passaggio di consegne delle cariche associative. Poiché tutti i dati sono archiviati centralmente, i nuovi membri del consiglio direttivo non devono cercare faticosamente i vecchi documenti. Al contrario, hanno accesso diretto a una panoramica completa e aggiornata delle finanze e dei membri dell'associazione.
Perché vale la pena cambiare
I Monster-Guugger raccomandano ClubDesk senza riserve. In particolare, la trasparenza e la facilità d'uso rendono il software un valido supporto per i consigli direttivi delle associazioni. Tutte le funzioni importanti, dalla gestione dei soci alla contabilità finanziaria fino alla pianificazione degli appuntamenti, sono riunite in un'unica piattaforma. Ciò semplifica notevolmente la collaborazione all'interno del consiglio direttivo e fa risparmiare tempo prezioso.
Per altre associazioni che lavorano ancora con sistemi obsoleti o complicati fogli Excel, passare a ClubDesk potrebbe rappresentare un notevole sollievo, come sottolineano i Monster-Guugger. Chi desidera convincersi personalmente della sua facilità d'uso dovrebbe semplicemente provare il software, perché un lavoro associativo più efficiente inizia con gli strumenti giusti.
Redazione
Una collaborazione tra ClubDesk e Monster-Guugger Bueri.
Intervista condotta da: Matthias Probst (ClubDesk)
Intervistati: Yves Schumacher e Joel Roos (Monster-Guugger Bueri)