Nuovo rilascio di ClubDeskClubDesk 4.4 - Contabilità moderna del club: novità con centri di costo e co.

La contabilità è una vera e propria sfida per molti club: le diverse fonti di entrate e uscite per i vari dipartimenti o progetti creano molto lavoro e possono essere analizzate solo progetto per progetto con un grande sforzo. Con la versione 4.4, ClubDesk rende molto più semplice la creazione di valutazioni significative come bilanci e conti economici, a partire dal nuovo e più chiaro piano dei conti e dai pratici centri di costo a due livelli fino alla progettazione più flessibile delle valutazioni. Questo rende la contabilità del club più semplice, chiara ed efficiente.

Centri di costo: Più trasparenza per le finanze del vostro club

La nuova funzione dei centri di costo vi aiuta a valutare le vostre finanze in modo ancora più mirato. È ora possibile monitorare facilmente quali entrate e spese sono state sostenute in quale reparto del club o per quale progetto.

Analisi per reparto, gruppo, squadra

Come in precedenza, in ClubDesk è possibile creare un conto economico o un rendiconto delle entrate e delle uscite per avere una panoramica generale. Con l'introduzione dei centri di costo, ora avete anche la possibilità di creare un conto economico o un rendiconto delle entrate e delle uscite per ogni reparto o gruppo del vostro club, semplicemente premendo un pulsante. Questo mostra, tra l'altro, come hanno chiuso i conti. In questo modo si ha una visione d'insieme di ciò che interessa: l'intero club o uno specifico reparto o gruppo del club. In questo modo si sa esattamente quale reparto è responsabile di quali costi e di quali entrate e dove si può risparmiare o spendere di più l'anno prossimo.

Analisi per progetti

È possibile utilizzare i centri di costo anche per valutare le entrate e le uscite di un singolo progetto, ad esempio un campo di addestramento o un grande evento. In questo modo è possibile ottenere facilmente una panoramica sull'utilità della festa estiva annuale e su ciò che ha causato i maggiori costi o generato le maggiori entrate. Con i nuovi centri di costo di ClubDesk, avrete le finanze del vostro club sotto controllo.

Memorizzazione automatica dei centri di costo per le fatture e le registrazioni TWINT

Per semplificare ulteriormente la contabilità del club, avete la possibilità di assegnare centri di costo selezionati alle voci di fattura. Ad esempio, è possibile assegnare automaticamente le quote di iscrizione dei giovani al centro di costo “Dipartimento giovani” o al centro di costo “Negozio online” per il merchandising dei tifosi.

Questo è particolarmente utile per le persone che non sono molto esperte di contabilità, ma che vogliono creare fatture che contengano automaticamente le registrazioni corrette, compresa l'assegnazione dei centri di costo, ad esempio. Questo aiuta l'organizzazione a evitare errori contabili e a distribuire le attività finanziarie su più spalle. In questo modo la contabilità del club diventa molto più semplice e conveniente per tutti.

Grazie alle regole di prenotazione, i centri di costo adatti possono essere memorizzati in anticipo nelle varie campagne TWINT e RaiseNow. Quando si importano le prenotazioni TWINT, queste vengono assegnate automaticamente in ClubDesk, in modo che i ricavi delle diverse campagne vengano attribuiti direttamente ai centri di costo corretti. Tutto ciò riduce significativamente il lavoro manuale e garantisce una contabilità più precisa e meno dispendiosa in termini di tempo. Con i filtri giusti, è possibile vedere direttamente l'entità delle entrate generate con lo shop online o alla festa estiva tramite il codice QR TWINT, ad esempio.

Nelle schede contabili, nel giornale e nell'elenco delle registrazioni

Naturalmente, i nuovi centri di costo sono disponibili anche nel giornale e nelle schede contabili. È possibile visualizzare tutte le prenotazioni con i relativi centri di costo. In questo modo è più facile controllare e convalidare le registrazioni e i movimenti del conto. Se, ad esempio, non si è sicuri di come sia nato un importo su un conto, ora la verifica è ancora più chiara grazie ai nuovi centri di costo.

Naturalmente, anche l'elenco delle prenotazioni nell'area finanziaria di ClubDesk può essere modificato in modo da visualizzare i nuovi centri di costo come colonna aggiuntiva. Ciò consente di ordinare e filtrare ancora meglio, ad esempio se si desidera cercare le prenotazioni in un reparto specifico o per un progetto specifico.

Miglioramento della fruibilità del piano dei conti

Struttura dei gruppi di conti più libera

Un'altra novità riguarda l'ordine dei gruppi di account. Mentre prima erano ordinati solo in ordine alfabetico, ora è possibile personalizzarne l'ordine. Ciò consente di organizzare il piano dei conti in modo da adattarlo in modo ottimale alle esigenze individuali del club. Questa impostazione ha anche il vantaggio di visualizzare le analisi nell'ordine specificato.

Subtotali

Un piano contabile ben strutturato è essenziale per una contabilità di club trasparente e comprensibile. Per questo motivo, ora è possibile inserire i totali parziali direttamente nel piano dei conti. Questi vengono presi in considerazione nelle analisi e consentono, ad esempio, di presentare un conto economico a più livelli. In questo modo i risultati intermedi possono essere suddivisi in modo più dettagliato e analizzati con maggiore chiarezza.

Configurabilità delle analisi

È ora possibile personalizzare la presentazione delle valutazioni, ossia il conto economico, il conto profitti e perdite e lo stato patrimoniale. Questo vi permette di personalizzare l'aspetto dei report in base alle preferenze e alle esigenze della vostra associazione o in base a un'occasione specifica. Ciò significa che è possibile, ad esempio, creare una presentazione per il consiglio direttivo o il revisore dei conti che renda facile la lettura di analisi dettagliate, ma scegliere un aspetto per l'assemblea generale o per il pubblico che abbia un bell'aspetto ma sia adatto solo ad analisi meno dettagliate.

La presentazione può essere personalizzata come segue:

• Ordine dei gruppi di conti: Regolando l'ordine dei gruppi di conti nel piano contabile, è possibile decidere autonomamente l'ordine di visualizzazione dei gruppi di conti nelle analisi.
• Visualizzazione a righe: scegliete una visualizzazione compatta che richiede poco spazio ed è comunque facile da leggere grazie all'alternanza di righe grigie e bianche. Oppure scegliete una visualizzazione formattata, che appare più spaziosa e ariosa grazie all'interlinea più ampia, simile a quella di molti programmi di contabilità.
• Indentazione: stabilisce se i gruppi e i conti devono essere visualizzati rientrati secondo la gerarchia definita nel piano contabile o tutti allineati a sinistra.
• Visualizzazione dei numeri di conto: Scegliere se il numero e il nome dei conti e del  gruppo di conti sono visualizzati in colonne separate o combinati in un'unica colonna. Oppure selezionare se i numeri dei gruppi di conti devono essere nascosti.
• Struttura dei totali: Decidere se i titoli dei gruppi di conti e i loro totali devono essere visualizzati sopra o sotto i sottogruppi, oppure se si preferisce visualizzare il titolo sopra e il totale sotto i sottogruppi.

Ulteriori miglioramenti

Nel corso di questo aggiornamento, ClubDesk ha apportato diversi altri miglioramenti richiesti frequentemente dai club.

Bilancio di chiusura

Dopo la chiusura di un esercizio contabile, è ora possibile scegliere se la presentazione deve avvenire come bilancio di chiusura I, prima della rilevazione degli utili, o come bilancio di chiusura II, dopo la rilevazione degli utili. In precedenza, ClubDesk offriva la presentazione prima della rilevazione degli utili. Tuttavia, dopo una chiusura definitiva, molti club preferiscono la presentazione dopo la rilevazione degli utili. Questa nuova opzione consente di personalizzare la presentazione del bilancio in base alle proprie esigenze specifiche.

Visualizzazione della gerarchia nel menu a discesa

Anche la selezione dei conti quando si creano registrazioni manuali o voci di fattura è stata ulteriormente ottimizzata. A grande richiesta, la gerarchia dei conti viene ora visualizzata nel menu a discesa, in modo che sia immediatamente chiaro in quale gruppo di conti si trova un determinato conto. Questo è particolarmente utile se ci sono conti simili in gruppi diversi o se ci sono incertezze nella selezione.

Il nuovo aggiornamento è ora disponibile in ClubDesk. Utilizzate le nuove funzioni per rendere l'amministrazione del vostro club ancora più semplice ed efficiente.