Uso ottimale delle e-mail di associazione

Il tuo club può anche beneficiare della perfetta interazione tra il programma di posta elettronica, l'amministrazione dei soci e il modulo di fatturazione, che semplifica notevolmente la gestione della corrispondenza del tuo club.
Se vuoi inviare un'e-mail o una fattura a una singola persona o a un intero gruppo di persone, tutto quello che devi fare è inserire il nome della persona o del gruppo e ClubDesk troverà immediatamente tutte le informazioni di contatto nell'amministrazione dei membri. Naturalmente, ClubDesk sa se un membro di un gruppo non ha un'e-mail e lo mostra quando si selezionano i destinatari. Questo è il modo in cui funziona il software del club moderno.

Perché un server di posta integrato è inestimabile per le associazioni

Server di posta completamente integrato

Con ClubDesk si ottiene un server di posta completamente integrato nel software del club, che viene utilizzato da tutti i moduli. Il modulo finanziario può inviare fatture via e-mail, la pagina web vi manda un messaggio quando qualcuno ha compilato un modulo di registrazione, il calendario può informare automaticamente tutti i membri di un gruppo di ballo via e-mail sulle date riprogrammate. Tutto questo è possibile grazie alla perfetta interazione di tutti i moduli.

Tutti gli indirizzi e-mail sempre disponibili

Immaginate di avere sempre con voi gli indirizzi e-mail di tutti i membri del club e che tutti gli indirizzi siano sempre aggiornati. Con ClubDesk questo non è un desiderio, ma una realtà. Grazie a ClubDesk, puoi inviare rapidamente una e-mail al tesoriere dalle tue vacanze in montagna alle 10 di sera senza dover chiedere a nessuno la sua e-mail.

Liste di distribuzione automatiche

Se inserisci un dipartimento, una squadra o qualsiasi altro gruppo in ClubDesk, le mailing list corrispondenti vengono create automaticamente. Con un'email a "junioren.A@scmuster.com" o "vorstand@scmuster.com" puoi raggiungere tutti gli A-juniors o i membri del consiglio - incluso il nuovo webmaster, che si è unito al consiglio questa settimana. A proposito, l'invio di e-mail funziona anche da Google Mail, Outlook, Apple Mail, ecc.

Comoda selezione del destinatario

Per esempio, se si digita "Guido" nel campo dell'indirizzo e-mail, vengono visualizzati tutti i Guido del club e con un ulteriore clic si seleziona l'indirizzo corretto. E soprattutto: questo funziona anche con gruppi, squadre, dipartimenti, ecc. Basta digitare "Jugendmusik" per inviare un'e-mail a tutti i giovani musicisti.

Dati sempre aggiornati

Poiché tutti i moduli di ClubDesk sono collegati tra loro, il server di posta usa sempre i dati attuali dell'amministrazione dei soci, tutti i dati sono sempre aggiornati. Anche se un collega corregge un indirizzo e-mail dopo che hai già scritto un'e-mail ma non l'hai ancora inviata, sarà inviata all'indirizzo corretto quando la invii. Lo stesso vale per tutte le appartenenze a squadre e gruppi.

Indirizzo e-mail dell'associazione per tutti i membri

Se lo desideri, ogni membro dell'associazione riceverà automaticamente il proprio indirizzo e-mail associativo, composto da nome, cognome e nome dell'associazione: hans.muster@scmuster.com. Se conosci il nome di un membro, puoi inviargli un'e-mail senza conoscere il suo vero indirizzo e-mail. Il destinatario vedrà quindi l'indirizzo e-mail del club come mittente.

Funziona con tutti i programmi di posta

Si può scrivere a tutte le squadre e gruppi da qualsiasi programma di posta, semplicemente usando l'indirizzo di distribuzione creato automaticamente, per esempio "Vorstand@scmuster.com". E poiché ClubDesk crea automaticamente un indirizzo e-mail per ogni membro del club, potete anche inviare e-mail ad altri membri del club con qualsiasi programma di posta. Un'e-mail a "petra.muster@scmuster.de" sarà quindi inoltrata all'indirizzo privato di Petra Muster inserito nell'amministrazione dei membri.

Ottimo servizio per i membri

Tutti i membri del club beneficiano del server di posta ClubDesk. Ogni membro riceve il proprio indirizzo e-mail del club, che può utilizzare per comunicare comodamente tra di loro o per accedere all'area interna del sito web. Inoltre, tutti i membri ricevono le descrizioni web di Google Maps  o, per esempio, gli inviti agli eventi del club via e-mail con opzioni di log-in e log-out. Solo tre dei tanti esempi.

Piacevole collaborazione

Poiché il server di posta del club ha accesso diretto ai dati dei membri e dei contatti e può anche usare automaticamente qualsiasi gruppo creato nell'amministrazione dell'effettivo come lista di distribuzione, non è più necessario chiedere alla persona responsabile degli juniores quando si otterrà l'ultima lista di e-mail degli juniores o l'ultima lista di sponsor. Di nuovo, una migliore comunicazione, meno errori, più divertimento nel lavoro comune dell'associazione.

Risparmio di tempo

Non dover mantenere due volte gli indirizzi e-mail nella vostra amministrazione dei membri e nel vostro software di posta elettronica o di fatturazione vi fa risparmiare molto tempo. Se poi si aggiunge il fatto che si deve aggiornare ogni cambiamento di gruppo, ad esempio se qualcuno passa dalla C alla B Juniors o non è più nel consiglio, in un software di posta esterno o, peggio ancora, ogni dipendente del club deve farlo nel suo client di posta privato, allora il tempo risparmiato con ClubDesk diventa esorbitante. E poi c'è anche il tempo risparmiato dall'invio automatico di mail informative dall'agenda quando si cambiano gli appuntamenti.

Semplicità

A cosa servono tutti questi grandi strumenti e automatismi se avete bisogno di un professionista IT per impostare il server di posta ClubDesk. Ora arriva la parte migliore, le impostazioni del server di posta consistono solo in tre opzioni che dovete scegliere: Le email del club devono essere archiviate o no? Si devono usare anche gli indirizzi e-mail alternativi dei membri? Le e-mail possono essere inoltrate ai membri e ai gruppi? Scommetto che puoi impostare questo per il tuo club in meno di 5 minuti. Convincetevi e provate subito ClubDesk.

Altri vantaggi di cui non si vorrebbe fare a meno

info@ e altri indirizzi e-mail dell'associazione

Imposta tutti gli indirizzi e-mail che vuoi per la tua associazione con pochi clic, per esempio info@scmuster.com, vorstand@scmuster.com o sommerfest@scmuster.com. Usa il drag and drop per determinare se le e-mail a questi indirizzi devono essere inviate a una sola persona o a più persone contemporaneamente. Estremamente semplice e molto pratico.

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Archivio di tutte le e-mail del club

Volete controllare se una certa e-mail è stata davvero inviata? O volete usare l'invito del presidente precedente all'ultima AGM come modello per quest'anno? Nessun problema. Ogni e-mail inviata tramite il server di posta dell'associazione può essere salvata nell'archivio. Ma anche qui, avete la scelta di ciò che è importante per voi. Per impostazione predefinita, nessuna e-mail viene archiviata.

Diritti di accesso configurabili alle e-mail

Naturalmente, tu decidi chi può vedere quali email archiviate, cioè se un'email può essere vista solo dal mittente o anche dall'amministratore o persino dall'intero consiglio. Se decidi di archiviare le e-mail inviate tramite il server di posta dell'associazione, le impostazioni predefinite intelligenti ti risparmieranno un inutile sforzo amministrativo.

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Inviare fatture via e-mail

Per ogni contatto, ClubDesk registra se devono ricevere le fatture per posta o per e-mail per risparmiare sui costi. Quando si inviano le fatture, ClubDesk utilizza automaticamente il metodo preferito. E se manca un indirizzo e-mail, ClubDesk lo nota e chiede se la fattura deve essere inviata automaticamente per posta.

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Inviti e promemoria automatici degli appuntamenti

Grazie al collegamento tra l'agenda, l'amministrazione dei membri e il server di posta, l'agenda può inviare automaticamente e-mail di invito a tutte le persone invitate a un appuntamento. Naturalmente, se l'hai impostato in questo modo, saranno anche informati su rinvii di appuntamenti, cancellazioni o un nuovo luogo di appuntamento. Il server di posta può anche inviare promemoria un giorno o due ore prima dell'appuntamento per conto del calendario degli appuntamenti.

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Con ClubDesk avete questo e altro sotto controllo