Gestione associazioniAssemblea dei soci delle associazioni svizzere: invito, svolgimento, diritti e doveri

Le seguenti decisioni sono di competenza esclusiva dell'Assemblea dei soci e non possono essere delegate al Consiglio direttivo o ad altri organi:

• Elezione e revoca del Consiglio direttivo (art. 65 cpv. 1 CC)
• La supervisione generale dell'attività degli organi (art. 65 cpv. 2 CC)
  • Approvazione della relazione annuale e del conto annuale
  • Concessione del discarico (scarico di responsabilità del Consiglio direttivo)
• Modifiche statutarie
• Scioglimento dell'associazione (art. 76 CC)

Questi compiti vengono spesso svolti dall'Assemblea dei soci, ma possono essere assegnati dallo statuto a un altro organo (ad es. il Consiglio direttivo):

• Fissazione delle quote associative
• Approvazione del bilancio preventivo
• Ammissione ed esclusione dei soci (piuttosto rara)

Per informazioni dettagliate su quando e come inserire queste disposizioni nello statuto, consultate la guida ClubDesk “Statuto dell’associazione” nella Sezione “Contenuti obbligatori dello statuto” alla voce ‘Risorse’ o nella Sezione  “Contenuti consigliati dello statuto” alla voce “Iscrizione”.

Esistono determinate condizioni in cui è possibile, o addirittura obbligatorio, convocare un'Assemblea dei soci.

Di norma, l’Assemblea dei soci “ordinaria” si tiene una volta all’anno, poiché le questioni importanti dell’associazione, come la Contabilità o l’approvazione del bilancio, vengono solitamente trattate su base annuale. La frequenza e il periodo approssimativo (ad es. sempre a febbraio) in cui si tiene l’Assemblea dei soci dovrebbero essere stabiliti nello Statuto dell’associazione. Il Consiglio direttivo è quindi tenuto a convocare l'Assemblea dei soci entro i termini previsti dallo statuto. In caso di questioni urgenti o impreviste che non possono attendere fino alla successiva assemblea ordinaria, il Consiglio direttivo è autorizzato a convocare un'Assemblea dei soci straordinaria. Maggiori informazioni al riguardo sono disponibili più avanti nel capitolo «Assemblea dei soci ordinaria vs. straordinaria».

Inoltre, ai sensi dell’art. 64 CC, il Consiglio direttivo è tenuto a convocare un’Assemblea dei soci straordinaria se il 20% dei soci ne fa richiesta. Se lo desiderate, potete stabilire nei vostri statuti che anche un numero inferiore di soci possa convocare un’Assemblea dei soci. Ma attenzione: il quorum può essere modificato nello statuto, ma solo al ribasso (ad es. al 10%), mai al rialzo (ad es. al 25%). Inoltre, lo statuto può concedere il diritto di convocazione anche ad altri organi o persone. 

La scelta del contesto giusto è fondamentale per il successo della vostra assemblea dei soci. Una data ben scelta, un luogo adeguato e una durata appropriata sono i pilastri fondamentali per un evento ben frequentato e di successo.

La data giusta

Ora sapete quando l’assemblea può o deve essere convocata. Ma qual è il momento giusto per tenere la vostra assemblea annuale dell’associazione? In linea di principio, la legge non impone alcuna regola in merito. In ogni caso, però, la vostra assemblea dovrebbe tenersi solo quando sono disponibili le basi decisionali più importanti.  Ad esempio, non avrebbe molto senso votare sul bilancio per l’anno successivo se la Contabilità dell’anno precedente non è ancora stata chiusa.

Nel caso ideale, quindi, la vostra assemblea associativa si terrà in un momento in cui il bilancio annuale è stato completato, ma la maggior parte del nuovo anno associativo è ancora davanti a voi. Il periodo ideale è solitamente il primo trimestre del nuovo anno associativo. Invece di una data precisa, potete indicare nei vostri statuti anche un periodo: se il vostro anno associativo inizia a gennaio, sarebbe opportuno fissare una data tra gennaio e la fine di marzo. In questo modo avrete a disposizione tutte le informazioni importanti dell’anno precedente e le decisioni dell’Assemblea dei soci avranno effetto su gran parte del nuovo anno associativo.

Quando si tratta di stabilire la data esatta, dovreste assicurarvi che la maggior parte dei vostri soci abbia tempo in quel momento. È quindi opportuno evitare le vacanze scolastiche, i giorni festivi o i tipici orari di lavoro, poiché in quei periodi molte persone tendono ad essere impegnate altrove. La sera durante la settimana è più probabile che i soci abbiano tempo. Lo stesso vale per sponsor, benefattori, ecc. E naturalmente dovreste tenere conto anche degli altri appuntamenti dell'associazione nella scelta della data (non troppo eventi associativi uno dopo l'altro o magari combinare l'Assemblea dei soci con un altro evento popolare).

Consiglio software:
Un software professionale all-in-one per associazioni come ClubDesk vi aiuta a mantenere una visione d’insieme. È semplice inserire l’Assemblea dei soci nel Calendario del club e i soci ricevono automaticamente un invito e possono confermare o annullare la loro partecipazione direttamente in formato digitale. In questo modo vedete a colpo d’occhio quante persone parteciperanno e avete una base perfetta per pianificare le dimensioni della sala e l’aperitivo.

Il luogo adatto

Anche il luogo dell'incontro dovrebbe essere scelto con cura. Contribuisce infatti in modo determinante a far sentire i vostri soci benvenuti e apprezzati. Ciò non riguarda solo l'indirizzo, ma anche il fatto che le dimensioni della sala siano adeguate al numero previsto di partecipanti. Dal punto di vista giuridico, siete relativamente liberi nella scelta del luogo, purché i vostri statuti non prescrivano diversamente (ad es. un vincolo alla sede dell'associazione).

Questa libertà significa però anche che il Consiglio direttivo deve fare una buona scelta. Un luogo inadatto può essere un vero e proprio «killer della partecipazione». Durante la pianificazione ponetevi quindi sempre le seguenti domande:

1. Accessibilità: il luogo è facilmente raggiungibile per tutti i soci? Verificate i collegamenti con i mezzi pubblici (MP) e la disponibilità di parcheggi. Altrettanto importante: l’accesso alla sala è privo di barriere architettoniche, in modo che anche i soci con mobilità ridotta possano partecipare senza problemi?
2. Dimensioni e atmosfera: la sala è adeguata al numero previsto di partecipanti? Una sala sovraffollata e soffocante, in cui ci si muove a malapena, crea un’atmosfera negativa. Al contrario, una sala enorme con 30 presenti sembra subito vuota e scomoda, il che ostacola una discussione aperta.
3. Infrastruttura: di cosa avete bisogno in loco? Assicuratevi che la tecnologia necessaria (proiettore, schermo, Wi-Fi) sia disponibile e funzioni. 
4. Consiglio pratico: A partire da 30 partecipanti, un microfono è quasi sempre utile affinché tutti possano sentire bene i relatori. Se secondo lo statuto il vostro evento può svolgersi in modalità ibrida, è particolarmente importante disporre di una buona connessione Internet affinché tutte le persone collegate online possano partecipare senza problemi. Anche gli interventi dal pubblico dovrebbero essere udibili dai partecipanti online, che dovrebbero poter votare in qualche modo.
5. Costi: l’affitto della sala rientra nel budget della vostra associazione? Spesso i comuni, le parrocchie o le scuole mettono a disposizione i propri locali per le associazioni gratuitamente o a prezzi molto convenienti: vale la pena chiedere! 

La durata adeguata

Oltre alla data, dovreste tenere d'occhio anche la durata dell'assemblea. Non esiste una disposizione di legge che stabilisca quanto deve o può durare un'Assemblea dei soci. La durata dipende fortemente dal numero e dalla «gravità» dei punti all'ordine del giorno. Come regola generale, per la parte puramente formale di un'assemblea annuale ordinaria (scarico, elezioni, bilancio) si è dimostrata efficace una durata compresa tra 1,5 e un massimo di 2,5 ore. Ci sono buoni motivi per rispettare questo lasso di tempo:

• Attenzione: la maggior parte dei soci non riesce a seguire con attenzione una riunione formale, spesso di sera dopo il lavoro, per più di 90-120 minuti. Un’assemblea efficiente garantisce un buon clima e previene la frustrazione causata da inutili lungaggini.
• La parte sociale: per molti soci l’aperitivo che segue è un fattore motivazionale molto importante e favorisce la coesione sociale dell’associazione. Un’assemblea efficiente lascia spazio sufficiente per un piacevole momento di convivialità e aumenta la motivazione dei soci a tornare la volta successiva.

In qualità di Consiglio direttivo, la durata è in gran parte nelle vostre mani. Se avete in programma modifiche statutarie delicate o dibattiti controversi (ad es. un aumento delle quote associative), dovete prevedere fin dall’inizio ampi margini di tempo per la discussione. Niente frustra di più i soci che vedere un dibattito importante interrotto per mancanza di tempo.

Inoltre, la durata dipende fortemente dalla preparazione e dalla conduzione dell’assemblea. Tutti i documenti (come quelli finanziari) sono presentati in modo comprensibile? Il/la moderatore/moderatrice guida con sicurezza l’ordine del giorno, focalizza le discussioni e passa tempestivamente alla votazione? Una buona preparazione e una conduzione rigorosa ma equa sono la chiave per rispettare la durata prevista.

Un'Assemblea dei soci già convocata dovrebbe essere modificata solo in caso di emergenza. Se sia più opportuno annullarla o rinviarla dipende dalle circostanze.

Annullamento: giuridicamente delicato e sconsigliato

Annullare senza sostituzione un'Assemblea dei soci è giuridicamente molto problematico. Secondo l'art. 64 CC, essa costituisce l'organo supremo dell'associazione ed è parte integrante dell'anno associativo. I soci hanno diritto a che tale assemblea si tenga per deliberare sulle questioni annuali importanti, quali il conto annuale, il bilancio preventivo e il discarico del Consiglio direttivo. Sebbene siano gli statuti a stabilire quando l’assemblea debba tenersi, una cancellazione senza sostituzione costituirebbe comunque una violazione dei doveri da parte del Consiglio direttivo. Le possibili conseguenze per il Consiglio direttivo sarebbero:

• Blocco dell'associazione: decisioni importanti come l'approvazione del bilancio, le elezioni e il discarico del Consiglio direttivo sono bloccate, il che può portare all'incapacità di agire dell'associazione.
• Perdita di fiducia: la fiducia dei soci nel lavoro del Consiglio direttivo viene gravemente compromessa.
• Azione legale da parte dei soci: ogni socio può esigere per via legale lo svolgimento dell'assemblea.
• Responsabilità personale: se l'annullamento causa un danno finanziario all'associazione, i membri del consiglio direttivo possono, in determinate circostanze, essere ritenuti personalmente responsabili nei confronti dell'associazione.

Rinvio: la via corretta

Il rinvio dell'assemblea a una nuova data è la via corretta e giuridicamente sicura.

• Requisito: deve sussistere un motivo importante per il rinvio. Ciò si verifica, ad esempio, se la sala affittata non è disponibile con breve preavviso, se figure chiave, come il/la tesoriere/a, sono malate o se circostanze esterne impreviste rendono impossibile lo svolgimento dell’assemblea.
• Procedura: il Consiglio direttivo delibera in merito al rinvio.
• Comunicazione: tutti i membri devono essere informati immediatamente e con lo stesso mezzo con cui hanno ricevuto l’invito originario (ad es. via e-mail o lettera) in merito al rinvio e alla nuova data. Il termine di convocazione stabilito nel vostro statuto dovrebbe essere rispettato, per quanto possibile, anche per la nuova data. Se nel vostro statuto non è stato stabilito alcun termine di convocazione, l’invito deve essere inviato almeno 10 giorni prima dell’Assemblea dei soci.

Un'assemblea generale ben riuscita è frutto del lavoro di squadra. Affinché nulla venga tralasciato nel frenetico periodo di preparazione e nessuno perda la visione d'insieme, è fondamentale una chiara ripartizione dei compiti all'interno del Consiglio direttivo. Ciò evita il caos, riduce lo stress e garantisce uno svolgimento professionale.

Si è dimostrato efficace affidare la responsabilità generale dell'organizzazione a una sola persona, solitamente il/la presidente. Questa persona non deve fare tutto da sola, ma mantiene una visione d'insieme e coordina i compiti all'interno del team.

Per la classica ripartizione dei compiti potete orientarvi ai ruoli del vostro comitato direttivo:

• Presidente: ha la responsabilità generale, redige la relazione annuale e finalizza l'ordine del giorno. Anche la conduzione della successiva assemblea rientra in questo ambito di competenza. Ciò comprende, tra l’altro:
  • Costituzione dell’assemblea (apertura della seduta, verifica che l’invito sia stato inviato in conformità con lo statuto, accertamento dei membri aventi diritto di voto presenti e della maggioranza assoluta, elezione degli scrutatori, approvazione dell’ordine del giorno)
  • Conduzione dei lavori (concessione della parola, gestione del tempo, richiami all’ordine)
  • Svolgimento di votazioni ed elezioni (formulare le mozioni in modo che i membri possano votare chiaramente con “Sì” o “No”, spiegare come si vota, sorvegliare lo scrutatore e proclamare i risultati)
  • Controllo e controfirma del verbale
• Presidente di seduta: poiché il/la presidente non può dare scarico a se stesso/a e quindi nemmeno al Consiglio direttivo, viene eletto/a un/a presidente di seduta. Questa persona assume quindi temporaneamente la direzione dell’assemblea per l’elezione del presidente. Se il/la presidente non può o non vuole presiedere l'assemblea dell'associazione, ad esempio per malattia o per conflitto di interessi, questo ruolo viene assunto da un/una presidente di giornata eletto/a durante l'assemblea.
• Tesoriere/a: È responsabile di tutte le finanze. Tra i compiti figurano la redazione e la presentazione del conto annuale (spesso bilancio e conto economico) e l'elaborazione della proposta di bilancio.
• Revisore/Revisore: verifica e conferma la correttezza del bilancio annuale.
• Segretario/Segretaria: spesso si occupa della maggior parte dell'amministrazione. Questo membro del comitato esecutivo invia gli inviti, gestisce la lista delle iscrizioni per il controllo delle presenze ed è responsabile della redazione del verbale durante l'assemblea.
• Altri membri del comitato: si occupano degli importanti compiti pratici. Tra questi figurano la prenotazione della sala, l’organizzazione dell’attrezzatura tecnica (proiettore, microfono, ecc.), la pianificazione dell’aperitivo e la preparazione delle schede di voto. È altrettanto importante chiarire in anticipo chi aiuta all’accoglienza e chi è disposto a fungere da scrutatore/scrutatrice o da presidente di seduta durante l’assemblea.

Consiglio pratico: create una semplice lista delle cose da fare. Annotate chi deve svolgere quale compito e entro quando. In questo modo, l'intero team avrà sempre una visione d'insieme.

Consiglio software:
Affinché questa lista delle cose da fare non vada persa su foglietti sparsi o in catene di e-mail confuse, una gestione centralizzata dei compiti vale oro. Con ClubDesk potete creare in modo semplice una checklist disponibile online e inserire chi deve fare cosa e entro quando (ad es. come documento elenco). Oppure inserite le tappe fondamentali più importanti nel Calendario del club di ClubDesk per il gruppo “Consiglio direttivo”. In questo modo nulla va perso – senza alcun follow-up manuale o la preoccupazione di avere o meno l’ultimo file Excel.

Una buona pianificazione è già metà dell'opera. La seguente lista di controllo, che può prendere spunto dalla vostra lista delle cose da fare, vi aiuta a sbrigare passo dopo passo i punti più importanti dell'organizzazione e ad assicurarvi che nulla venga tralasciato.

Fase 1: chiarire le responsabilità (chi fa cosa?)

Affinché l'assemblea della vostra associazione si svolga senza intoppi, è necessario che il Consiglio direttivo lavori in squadra. Chiarite per tempo le competenze:

• Direzione generale: la responsabilità generale è chiaramente assegnata a una persona (ad es. il/la presidente)?
• Contenuti & Ordine del giorno: è chiaro chi redige le relazioni annuali e finalizza l'ordine del giorno (di solito il/la presidente)?
• Finanze: è stabilito chi redige il bilancio annuale, prepara il budget e presenta il conto annuale (di solito il/la tesoriere/a)?
  • Se nella vostra associazione la revisione è obbligatoria o desiderata, non dimenticate la presentazione della relazione di revisione (spesso solo una frase).
• Amministrazione: è stato stabilito chi si occupa dell’amministrazione, ovvero chi invia gli inviti e gestisce le registrazioni (di solito il segretario)?
• Verbale: È stato stabilito chi redige il verbale (di solito il segretario)?
• Conteggio dei voti e presidenza di seduta: Ci sono persone in loco che si occupano di questi compiti?
• Logistica (sala & tecnica): Sono state distribuite le responsabilità per la prenotazione della sala e il controllo tecnico? Il Wi-Fi (soprattutto in caso di evento ibrido) è stabile?
• Ristorazione (aperitivo): chi organizza l'aperitivo? Chi coordina eventuali contributi dei membri (ad es. donazioni di dolci)?
• Accoglienza & riordino: ci sono persone in loco per l'accoglienza o per riordinare dopo l'assemblea?
• Materiali: chi prepara le schede di voto ed eventuali targhette da tavolo?

Fase 2: stabilire data, durata e luogo (Quando e dove?)

Il contesto giusto è determinante per il numero di partecipanti e l'atmosfera dell'assemblea.

• Basi per la data: sono disponibili tutte le basi decisionali importanti (bilancio annuale definitivo, relazione della revisione contabile)?
• Scelta della data: la data rientra nel periodo previsto dallo statuto (ad es. nel primo trimestre)?
• Disponibilità della data: la data evita le vacanze scolastiche, i giorni festivi o altri grandi eventi? È in un giorno feriale (ad es. di sera) in cui la maggior parte dei soci ha tempo?
• Durata: la durata è pianificata in modo realistico (regola empirica: da 1,5 a 2,5 ore per la parte formale)?
• Margine di tempo: sono previsti margini di tempo generosi per punti all'ordine del giorno controversi o che richiedono discussioni approfondite (ad es. modifiche statutarie, elezioni)?
• Luogo: il luogo è disponibile in quel momento e compatibile con lo statuto (o esiste, ad es., un vincolo alla sede dell'associazione)?
  • Accessibilità: la sala è facilmente raggiungibile (trasporti pubblici, parcheggi) e priva di barriere architettoniche?
  • Dimensioni della sala: la sala è adeguata al numero previsto di partecipanti (né troppo grande, né troppo piccola)?
  • Infrastruttura tecnica: è disponibile la tecnologia necessaria (proiettore, schermo, microfono a partire da circa 30 persone, Wi-Fi stabile per un’eventuale conduzione ibrida)?
  • Costi (sala): i costi per l'affitto della sala rientrano nel budget? (Suggerimento: informatevi sulle sale a prezzi convenienti presso comuni, chiese o scuole).

Lista di controllo gratuita

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Poiché la legge svizzera non disciplina in dettaglio la partecipazione all'Assemblea dei soci, sono i vostri statuti a essere determinanti.

Ciononostante, esiste un principio fondamentale: ogni socio della vostra associazione ha il diritto di partecipare all'Assemblea dei soci. Questo diritto non scritto deriva dalla natura stessa dell'appartenenza all'associazione. Infatti, chi è un “membro” dell'associazione non può essere escluso dall'incontro centrale di tutti i soci. I vostri statuti definiscono quindi chi è considerato «membro» e ha quindi diritto di partecipare. Potete creare diverse categorie, come membri attivi, passivi o anche onorari, ma tutti hanno diritto di partecipare. Il diritto delle associazioni è molto liberale. Un’associazione può quindi definire nei propri statuti, ad esempio, regole diverse per i membri onorari. Tuttavia, ciò è piuttosto raro.

Da questi vanno chiaramente distinti tutti i non soci o ospiti. Le persone che sostengono solo l’associazione (ad es. come “sponsor”, “benefattori”, “amici dell’associazione”, “ex soci”) dovrebbero essere definite negli statuti come non soci e non hanno quindi diritto di partecipazione. Naturalmente, potete comunque consentire nei vostri statuti di invitare persone esterne, oppure l'assemblea stessa può autorizzare la presenza di ospiti tramite delibera. Invitare ospiti alla vostra Assemblea dei soci può essere utile anche se nell'ordine del giorno trattate argomenti rilevanti per loro.

A proposito: il diritto di partecipazione (chi può partecipare all'evento) e il diritto di voto (chi può votare) sono due aspetti diversi. Non tutte le persone autorizzate a partecipare hanno automaticamente diritto di voto. Trovate tutte le informazioni sul diritto di voto nel capitolo «Svolgere correttamente votazioni ed elezioni», nella Sezione «Diritto di voto ed esclusione dal diritto di voto». 

Già al momento dell'annuncio dell'Assemblea dei soci potreste commettere gravi errori che potrebbero influire sulla validità giuridica delle delibere. È quindi indispensabile procedere con la massima accuratezza.

Data di invio dell'invito

La legge non stabilisce quando devono essere inviati gli inviti all'Assemblea dei soci. Siete voi stessi a fissare la data nel vostro statuto. Questo termine da voi definito è quindi assolutamente vincolante per il vostro Consiglio direttivo. Se non lo rispettate, si tratta di un vizio di forma che rende tutte le delibere prese durante l'Assemblea impugnabili in sede giudiziaria.

Se nei vostri statuti non è previsto alcun termine, si applica la regola non scritta secondo cui l'invito deve essere inviato «per tempo». Nella prassi giuridica si è affermato un termine di almeno 10 giorni come minimo assoluto per la ricezione dell'invito (nella cassetta delle lettere o nella casella di posta elettronica). Un buon termine di invito è di 2-3 settimane di anticipo. In questo modo date ai vostri soci tempo sufficiente per prepararsi e dimostrate una cultura della pianificazione rispettosa.

Ordine del giorno

L'ordine del giorno è il programma vincolante dell'assemblea. Elenca tutti gli argomenti sui quali si informerà, si discuterà e si voterà. Tutti i punti all'ordine del giorno devono essere obbligatoriamente elencati nell'invito.

Il processo di creazione di questo elenco inizia molto prima dell’invio. Il Consiglio direttivo non deve solo preparare i propri punti all’ordine del giorno, ma anche tenere conto delle mozioni dei soci. In linea di principio, questo diritto formale di presentare mozioni è legato al diritto di voto: solo chi ha il diritto di votare su un argomento ha anche il diritto formale di far inserire una mozione corrispondente nell’ordine del giorno. I vostri statuti possono tuttavia definire regole proprie. Affinché queste mozioni possano essere inserite nell'elenco ufficiale, il termine per la presentazione da parte dei soci deve terminare obbligatoriamente prima dell'invio degli inviti.

Esempio

Supponiamo che i vostri statuti prevedano un termine di invito di 20 giorni prima dell'assemblea. Per rispettare tale termine, il Consiglio direttivo invia l'invito, ad esempio, 23 giorni prima. Il termine per le mozioni dei soci deve essere precedente. Idealmente, regolate il termine anche negli statuti, ad esempio a almeno 30 giorni prima dell’assemblea. In questo modo il Consiglio direttivo ha tempo tra il 30° e il 23° giorno prima dell’assemblea (cioè 7 giorni) per esaminare tutte le mozioni e preparare l’ordine del giorno definitivo per l’invio.

L'ordine del giorno definitivo deve poi essere inviato obbligatoriamente insieme all'invito. Un invito senza ordine del giorno costituisce un grave vizio di forma e comporta la possibilità che tutte le decisioni prese durante l'assemblea possano essere impugnate in sede giudiziaria. Solo se i soci sanno in anticipo su cosa si deciderà, possono prepararsi ed esercitare i propri diritti.

La base giuridica è stabilita nel Codice civile (art. 67 cpv. 3 CC): “Su oggetti che non sono stati debitamente annunciati, una delibera può essere presa solo se lo statuto lo consente espressamente.”.

Proprio per questo, nella stesura dell'ordine del giorno dovreste tenere presente quanto segue:

• Formulare in modo chiaro: i punti all'ordine del giorno devono essere indicati con precisione (ad es. «Proposta di modifica dell'art. X dello statuto: aumento della quota associativa»).
• Nessuna delibera sotto «Varie» o «Varia»: questo punto all'ordine del giorno molto popolare deve essere utilizzato solo per comunicazioni o discussioni aperte. Non è consentito prendere decisioni giuridicamente vincolanti in questa sede.
• Allegare la documentazione: per punti all'ordine del giorno come l'approvazione del bilancio annuale o le elezioni, se possibile, i documenti rilevanti (ad es. bilancio & conto economico, presentazione dei candidati) dovrebbero essere inviati direttamente con l'invito o resi semplicemente accessibili ai soci. Per la documentazione dettagliata, ai fini della sostenibilità, è consigliabile l'invio via e-mail. L'invio dell'invito tramite e-mail deve però essere espressamente consentito dal vostro statuto.

Assemblea universale

L'assemblea universale è un raro caso speciale dell'assemblea dell'associazione: consente di prendere decisioni giuridicamente valide all'interno dell'associazione in modo spontaneo e senza invito formale o punti all'ordine del giorno annunciati in anticipo. Affinché le sue decisioni siano valide, devono però essere soddisfatte due regole rigorose:

• Tutti i membri, senza eccezioni, sono presenti o rappresentati.
• Tutti i presenti approvano all'unanimità lo svolgimento dell'assemblea.

Attenzione: non pianificate mai un'assemblea universale come prassi standard! In pratica è quasi impossibile da realizzare, poiché deve essere presente davvero ogni singolo membro (100%). Se manca anche una sola persona (ad es. per malattia), l'assemblea non può essere tenuta come assemblea universale. Tutte le decisioni sarebbero nulle. Ricorrete a questa soluzione solo in casi di assoluta necessità e per associazioni molto piccole.

Affinché le vostre deliberazioni non possano essere impugnate in seguito a causa di un vizio di forma, dovete conoscere, al momento dell’invio dell’invito, le precise norme formali derivanti dal vostro statuto o dalla prassi consolidata, ad esempio se siete autorizzati a inviare l’invito tramite e-mail.

Regole per l'invito all'assemblea dell'associazione

La legge svizzera (CC) non prescrive alcuna forma specifica per l'invito. Lascia questa regolamentazione all'associazione stessa.

È quindi determinante in primo luogo ciò che è scritto nei vostri statuti. Se lì è richiesto “per iscritto”, ciò è vincolante. In generale, si sconsigliano gli inviti puramente verbali, poiché in caso di controversia non potrete mai dimostrare chi sia stato invitato e quando. La forma scritta serve quindi alla vostra sicurezza giuridica. Ciò impedisce che un singolo socio insoddisfatto possa invalidare tutte le decisioni in modo semplice, sostenendo di non aver ricevuto l’ordine del giorno, di non averlo ricevuto in tempo per una preparazione approfondita o di non averlo ricevuto nel modo consueto.

In assenza di una chiara regolamentazione nello statuto, si applica il cosiddetto “diritto consuetudinario”, ovvero il modo in cui avete sempre agito tradizionalmente (ad es. tramite lettera). Un improvviso cambio di canale, ad esempio dalla lettera all'e-mail, è rischioso. Se in questo modo non vengono raggiunti tutti i membri, le decisioni prese possono essere impugnate in tribunale. È fondamentale che tutti i soci possano prendere conoscenza dell’invito «in buona fede» (cioè in modo equo).

Consiglio pratico: per garantire la sicurezza giuridica e allo stesso tempo essere al passo con i tempi, dovreste indicare chiaramente i canali nello statuto. Una formulazione come «L’invito viene inviato per iscritto tramite lettera o e-mail all’ultimo indirizzo noto all’associazione» garantisce la necessaria flessibilità. Sono possibili anche altre forme, come una pubblicazione sull'organo dell'associazione o nell'area interna del sito web dell'associazione, un avviso affisso, ecc., se lo statuto lo prevede esplicitamente.

Norme per le mozioni dei soci

Per le mozioni semplici dei soci, come la richiesta di un nuovo punto all'ordine del giorno, la legge non prevede alcuna forma particolare. Se il vostro statuto non contiene disposizioni in merito, in teoria sarebbe valida anche una telefonata. Tuttavia, ciò è fortemente sconsigliato, poiché le richieste verbali non sono dimostrabili per il socio in caso di controversia.

Un'importante eccezione è la richiesta di un'assemblea straordinaria (ai sensi dell'art. 64 CC). Sebbene la legge non dica nulla sulla forma, in questo caso una forma scritta e dimostrabile è obbligatoria per ragioni logiche (ad es. un'e-mail o una lista di firme).

Ciò vale anche se l’intero Consiglio direttivo è presente a un evento (ad es. una festa estiva) e «vede con i propri occhi» come il 20% dei soci (o una soglia inferiore stabilita dallo statuto) richieda per alzata di mano l’assemblea straordinaria. Il motivo: il Consiglio direttivo deve poter dimostrare in qualsiasi momento la legittimità della convocazione nei confronti di terzi (ad es. altri membri o un tribunale). Una manifestazione di volontà verbale è fugace e non costituisce una prova giuridica. Inoltre, il Consiglio direttivo deve poter verificare senza ombra di dubbio se tutti coloro che si sono manifestati fossero effettivamente membri aventi diritto di voto.

Si raccomanda quindi con urgenza di stabilire negli statuti una forma chiara (ad es. “per iscritto via e-mail”) per tutti i tipi di mozioni, al fine di garantire chiarezza per entrambe le parti.

Un invito redatto con cura è il presupposto formale per la validità delle delibere. Deve soddisfare tutti i requisiti di legge e, al contempo, essere sufficientemente informativo da consentire ai vostri soci di prepararsi adeguatamente e di essere motivati a esaminarlo attentamente.

Affinché il vostro invito sia giuridicamente valido, i punti riportati di seguito devono essere inclusi in modo chiaro e completo. Se manca uno dei punti essenziali, le deliberazioni prese durante l'assemblea possono essere impugnate in tribunale.

Ecco una guida su cosa dovrebbe contenere il vostro invito:

• Mittente: La legge (art. 64 CC) assegna chiaramente questo compito al Consiglio direttivo. Il mittente deve quindi essere chiaramente identificabile.
• Data e ora: indicate la data esatta e l'ora di inizio vincolante. È inoltre utile (ma non obbligatorio) specificare un programma, ad esempio quando aprono le porte o quando è previsto l'inizio dell'aperitivo.
• Luogo e come arrivare: indicate l'indirizzo completo ed esatto del luogo dell'assemblea. In caso di assemblea virtuale o ibrida, è obbligatorio fornire il link di accesso (ad es. tramite Zoom) insieme a istruzioni comprensibili.
• Consiglio pratico: per facilitare la partecipazione, sono molto utili informazioni di servizio come indicazioni sulle fermate dei mezzi pubblici più vicine, possibilità di parcheggio o (in caso di luoghi nuovi) una piccola mappa della zona.
• L'ordine del giorno: questo è il punto più importante. L'ordine del giorno completo deve essere allegato, poiché la legge (art. 67 cpv. 3 CC) vieta le deliberazioni su argomenti che non sono stati “debitamente annunciati”. Per il vostro invito ciò significa:
  • Formulare e spiegare con precisione: non basta scrivere solo ‘elezioni’ o “modifica dello statuto”. Ogni socio deve capire esattamente cosa succede. Scrivete dopo ogni punto all’ordine del giorno cosa ci si aspetta (ad es. «Per presa d’atto», «Per deliberazione» o «Per discussione»).
  • Testi delle mozioni: in caso di mozioni importanti, in particolare di modifiche statutarie, dovete includere nell’invito il testo della mozione su cui si voterà.
  • Nessuna delibera sotto «Varie»: non pianificate votazioni sotto il punto «Varia» o «Diverses», poiché questi argomenti non sarebbero stati «adeguatamente annunciati».
• Basi decisionali (allegati): assicuratevi che i documenti rilevanti per la decisione siano accessibili (come allegato o tramite link per il download). Sono obbligatori il conto annuale e il budget. In caso di modifiche statutarie è necessario il testo esatto della modifica (si consiglia un confronto tra il testo precedente e la nuova Versione). È inoltre consuetudine e altamente raccomandabile allegare la relazione annuale e, in caso di elezioni, una breve presentazione dei candidati.
• Organizzazione e contatti (per feedback): Richiedete l'iscrizione o la cancellazione (ad es. via e-mail o tramite il software dell'associazione). Questo è prezioso per la pianificazione dei posti a sedere e dell'aperitivo. Indicate anche una persona di riferimento (ad es. il segretario) per eventuali domande in anticipo.

Prima di prendere la prima decisione, dovete verificare se l’assemblea sia effettivamente «deliberante». Su questo punto c’è spesso un malinteso: dal punto di vista giuridico, il Codice civile svizzero (CC) non prescrive un numero minimo di soci presenti. Ciò significa che, se i vostri statuti non prevedono diversamente, l’assemblea è deliberante indipendentemente dal fatto che siano presenti 100 o solo 3 soci. È tuttavia indispensabile che verifichiate i vostri statuti. Molte associazioni si sono autoimposte un cosiddetto quorum di presenza (ad es. «L'assemblea è valida solo se è presente almeno il 20% dei soci»).

La procedura è quindi solitamente breve: il/la presidente dà il benvenuto ai presenti e verifica se, secondo lo statuto, l’assemblea è valida. Come contare e documentare correttamente i voti lo scoprirete nella Sezione «Controllo delle presenze & Validità dell’assemblea». 

Cosa è successo nell'ultimo anno associativo? La relazione annuale fornisce la risposta. Si tratta della sintesi testuale del Consiglio direttivo sulle attività più importanti, sui successi, ma anche sulle sfide dell'anno associativo appena trascorso.

Questo punto all'ordine del giorno è essenziale, poiché qui il Consiglio direttivo rende ufficialmente conto della propria gestione dell'associazione. Per l'Assemblea dei soci, l'approvazione rappresenta il momento in cui essa esercita la propria supervisione legale (ai sensi dell'art. 65 CC) sull'attività degli organi.

Se la relazione è voluminosa, viene solitamente messa a disposizione dei soci prima dell’Assemblea dei soci e poi presentata brevemente o in forma di Sintesi durante l’Assemblea dei soci (spesso dal/dalla presidente). I soci hanno quindi il diritto di porre domande sull’attività dell’associazione e sulla gestione del Consiglio direttivo. Dopo la discussione si vota sull’approvazione della relazione.

L'approvazione della relazione annuale, insieme all'approvazione del bilancio, costituisce la base indispensabile per la successiva delibera separata sul décharge (scarico di responsabilità) del Consiglio direttivo. Se la relazione (ad es. a causa di incompletezza o dati errati) non viene approvata dall'assemblea, ciò costituisce un forte voto di sfiducia. Logicamente, in un caso del genere, nella maggior parte dei casi viene negato anche il discarico.

Consiglio pratico: si raccomanda vivamente di inviare la relazione annuale ai soci già insieme all’invito. In questo modo tutti possono prepararsi con calma e voi risparmiate tempo prezioso durante l’assemblea, poiché non è più necessario leggere per intero la relazione.

Il bilancio annuale è il resoconto finanziario del Consiglio direttivo. Si compone solitamente dello stato patrimoniale e del conto economico e illustra come l'associazione ha gestito le proprie finanze nell'ultimo anno.

Questo punto all'ordine del giorno rappresenta, nella pratica associativa, lo strumento centrale di controllo finanziario. La legge indica l'«approvazione del bilancio annuale» come compito standard dell'Assemblea dei soci. Di norma è il/la tesoriere/a a presentare i dati.

Se la vostra associazione ha eletto dei revisori dei conti (come di solito previsto dallo statuto), segue poi la loro relazione. Questo organo di controllo verifica la Contabilità e fornisce all’assemblea una raccomandazione sull’opportunità o meno di approvare il bilancio. Se non ci sono revisori, l’assemblea deve valutare i dati direttamente e senza una relazione di revisione. Dopo eventuali domande, si vota sull’approvazione.

L'approvazione del bilancio annuale è, insieme alla relazione annuale, la base indispensabile per la delibera separata sul décharge (scarico di responsabilità) del Consiglio direttivo. Se il bilancio (ad es. a causa di errori o perché i revisori lo raccomandano) non viene approvato, ciò ha gravi conseguenze:

• Voto di sfiducia: i soci revocano la fiducia al Consiglio direttivo.
• Mancato discarico: al Consiglio direttivo non può essere concesso il discarico.
• Rielaborazione: la fattura deve essere corretta e ripresentata in una nuova assemblea.

Consiglio pratico: il bilancio annuale (e, se disponibile, la relazione di revisione) dovrebbe essere assolutamente messo a disposizione dei soci prima dell'assemblea, in modo che possano prepararsi. La soluzione più semplice ed equa è inviare i documenti o un link ad essi direttamente con l'invito. Una delibera su cifre che nessuno ha potuto esaminare in anticipo sarebbe contestabile.

Solo se il bilancio e il conto economico sono così semplici da poter essere compresi a prima vista da chiunque (ad es. se contengono solo 10 voci ciascuno), è sufficiente mostrarli e spiegarli solo durante l'Assemblea dei soci.

Consiglio software:
La preparazione del bilancio annuale (bilancio & conto economico) in tempo per l'assemblea è spesso il principale fattore di stress. Con un software all-in-one per associazioni come ClubDesk, che offre una contabilità integrata con piano dei conti per le associazioni, potrete svolgere questo compito in pochissimo tempo. ClubDesk crea tutte le analisi finanziarie necessarie per l'assemblea dell'associazione con un semplice clic, sulla base delle vostre registrazioni e fatture: in modo corretto, chiaro e pronto per i revisori e l'Assemblea dei soci.

Il termine «décharge» è un concetto fondamentale nel diritto associativo e significa «scarico di responsabilità». La decisione in merito alla décharge è uno dei compiti principali dell’Assemblea dei soci, che deriva direttamente dalla sua funzione di supervisione generale e inalienabile. Durante l'assemblea della vostra associazione, i soci votano – di solito dopo l'approvazione della relazione annuale e del bilancio – se concedere o meno il discarico al Consiglio direttivo nel suo insieme o ai singoli membri del Consiglio direttivo per la gestione dell'associazione nell'anno associativo trascorso.

In questa votazione vale una regola importante: i membri del Consiglio direttivo sono esclusi dal diritto di voto a causa di conflitti di interesse e devono astenersi. Chi presiede l'assemblea deve assicurarsi che ciò avvenga. I membri del Consiglio direttivo non devono tuttavia lasciare la sala durante la votazione.

Questa delibera è più di un semplice «ok» formale. È un voto di fiducia che conferma che i soci, sulla base delle informazioni presentate, approvano il lavoro del Consiglio direttivo.

La conseguenza giuridica della concessione del discarico è importante: l'associazione rinuncia così a rivendicazioni di responsabilità nei confronti dei membri del comitato direttivo per le loro azioni nell'anno associativo in questione.

Tuttavia, vi sono due restrizioni decisive:

1. Solo fatti noti: la scarico di responsabilità vale solo per fatti che erano noti ai soci al momento della deliberazione o che avrebbero dovuto essere noti sulla base dei documenti presentati (relazione annuale, rendiconto, ecc.). Se in seguito si scoprono irregolarità che sono state, ad esempio, taciute o insabbiate dal Consiglio direttivo, quest'ultimo può comunque essere ritenuto responsabile.
2. Nessuna protezione da richieste di risarcimento da parte di terzi: la décharge ha effetto solo internamente tra l'associazione e il Consiglio direttivo. Non protegge né l'associazione né il Consiglio direttivo da eventuali richieste di risarcimento da parte di terzi esterni (ad es. fornitori, assicurazioni sociali).

Se al Consiglio direttivo viene negato il discarico, ciò costituisce un forte voto di sfiducia con chiare conseguenze:

• La responsabilità rimane: i membri del Consiglio direttivo rimangono personalmente responsabili nei confronti dell'associazione per eventuali danni derivanti da attività di gestione dell'associazione note.
• Possibili conseguenze a livello personale: il rifiuto può portare alle dimissioni del Consiglio direttivo oppure i soci possono presentare una mozione di revoca (destituzione).
• Ulteriori indagini: può essere richiesta una verifica speciale della gestione dell'associazione.
• Base per azioni legali: un'esonerazione negata facilita all'associazione un'eventuale azione legale di responsabilità civile contro il Consiglio direttivo, qualora vengano dimostrati dei danni.

Lo svolgimento delle elezioni (elezione e revoca del Consiglio direttivo) è un compito inderogabile e inalienabile dell’Assemblea dei soci in quanto organo supremo dell’associazione (art. 65 CC). Si tratta dell’atto democratico con cui voi, in qualità di Assemblea dei soci, designate le persone che assumeranno cariche all’interno dell’associazione – in primo luogo il Consiglio direttivo ed eventualmente i revisori dei conti. È la legittimazione che consente a queste persone di agire a nome dell'associazione.

Cosa e chi viene eletto?

1. Consiglio direttivo: l'elezione più importante riguarda il consiglio direttivo o i singoli membri del consiglio direttivo.
2. Eventuali revisori dei conti: anche se non prescritto dalla legge, la maggior parte delle associazioni elegge revisori dei conti interni, cosiddetti revisori laici, per il controllo finanziario.
3. Altri organi/funzioni: a seconda dello statuto, possono essere eletti anche i membri di altri organi (ad es. per la commissione tecnica, responsabile dei piani di allenamento e della partecipazione ai tornei, o per la commissione musicale, responsabile della scelta del repertorio. I responsabili di queste commissioni sono spesso automaticamente anche membri del Consiglio direttivo).
4. Chi è eleggibile? In linea di principio, sono eleggibili tutti i soci aventi diritto di voto. I vostri statuti dovrebbero stabilire chiaramente se si applicano criteri aggiuntivi (ad es. età minima) e se, in via eccezionale, possono essere eletti anche i non soci (ad es. per l'ufficio di revisione).

Nota: per sapere come svolgere correttamente le elezioni, quali procedure di voto esistono, quali maggioranze sono necessarie e come gestire i casi di parità di voti, consultate il capitolo “Svolgere correttamente votazioni ed elezioni” più avanti.

Anche se il bilancio viene approvato, molte associazioni trattano l’importo della quota associativa come un punto separato all’ordine del giorno. Ciò è particolarmente importante quando il Consiglio direttivo propone un aumento o una modifica della struttura delle quote. Dal punto di vista giuridico, la fissazione delle quote è una competenza fondamentale dell'Assemblea dei soci, a meno che lo statuto non l'abbia espressamente delegata a un altro organo (ad es. il Consiglio direttivo), cosa che tuttavia è rara. Il Consiglio direttivo può proporre le quote, ma di norma non può modificarle di propria iniziativa.

Trattandosi di una delibera vincolante che riguarda direttamente tutti i soci dal punto di vista finanziario, questo punto deve essere annunciato in modo chiaro e separato nell'ordine del giorno (ad es. “Richiesta di aumento della quota annuale per i soci attivi a CHF 150.-”). Una delibera spontanea su un aumento delle quote sotto il punto ‘Bilancio’ o addirittura “Varie” sarebbe inammissibile e impugnabile.

Consiglio software:
È stato deciso un aumento della quota associativa? Con ClubDesk potreste, ad esempio, modificare comodamente in un colpo solo gli importi di tutti i soci attivi memorizzati nell'amministrazione dei membri tramite una modifica di massa. Al momento dell'invio della prossima fattura ai soci , a tutti verrà naturalmente addebitato il nuovo importo.

La discussione del bilancio è uno dei compiti principali dell'Assemblea dei soci. Se lo statuto non contiene disposizioni in merito, l'approvazione del bilancio deve essere un punto all'ordine del giorno dell'assemblea. La definizione del bilancio può essere delegata allo statuto, ma anche al Consiglio direttivo. Per regolamentare questo aspetto in modo chiaro e trasparente, si raccomanda vivamente di specificare nello statuto se il bilancio deve essere approvato dall'Assemblea dei soci o se deve essere semplicemente preso in considerazione. Il bilancio è la tabella di marcia finanziaria per l'anno associativo a venire e l'autorizzazione per il Consiglio direttivo a utilizzare i fondi dell'associazione nell'interesse dei soci.

Il bilancio preventivo è un piano di previsione che elenca tutte le entrate previste (ad es. quote associative, Donazioni, proventi da eventi) e le spese (ad es. affitti, costi dei materiali, spese di viaggio, budget dei progetti) per il periodo successivo (di solito il prossimo anno associativo).

Con l'approvazione del bilancio, l'Assemblea dei soci stabilisce le priorità finanziarie per l'anno a venire, conferisce al Consiglio direttivo l'autorità di effettuare spese nell'ambito di tale piano e garantisce la trasparenza su come devono essere utilizzati i fondi dell'associazione. Senza un bilancio approvato dall'Assemblea dei soci, il Consiglio direttivo non ha la legittimazione per le proprie spese.

Procedura per la presentazione del bilancio per l'approvazione da parte dell'Assemblea dei soci:

1. Presentazione da parte del Consiglio direttivo: il/la tesoriere/a (o un altro membro del Consiglio direttivo) presenta il progetto di bilancio. Si raccomanda di optare per una presentazione chiara e comprensibile, idealmente con dati comparativi rispetto all'anno precedente, per facilitare la comprensione da parte dei soci.
2. Spiegazioni: le voci importanti, i progetti pianificati o le variazioni significative rispetto all'anno precedente dovrebbero essere brevemente spiegati.
3. Discussione: i soci devono avere la possibilità di porre domande sul bilancio e di discutere le singole voci. Possono anche presentare emendamenti al progetto di bilancio (ad es. aumento o riduzione di una determinata voce).
4. Votazione: si vota sul progetto di bilancio (eventualmente modificato). Salvo diversa disposizione dello statuto, è di norma sufficiente la maggioranza assoluta dei voti espressi.
5. Verbale: la delibera di approvazione del bilancio viene riportata nel verbale.

Procedura per la presentazione del bilancio per presa d'atto da parte dell'assemblea dei soci:

1. Presentazione da parte del Consiglio direttivo: il/la tesoriere/a (o un altro membro del Consiglio direttivo) presenta il progetto di bilancio. Si raccomanda di optare per una presentazione chiara e comprensibile, idealmente con dati comparativi rispetto all'anno precedente, per facilitare la comprensione da parte dei soci.
2. Spiegazioni: le voci importanti, i progetti pianificati o le deviazioni significative rispetto all'anno precedente dovrebbero essere brevemente spiegati e le domande dovrebbero ricevere risposta.
3. Verbale: la presa d'atto del bilancio viene riportata nel verbale.

Cosa succede in caso di scostamenti?

Il bilancio approvato o presentato costituisce il limite di spesa per il Consiglio direttivo, che in linea di principio non può spendere più denaro. Ma cosa succede se si verificano costi inaspettatamente più elevati o si presenta una fantastica opportunità non pianificata?

Per piccole spese extra impreviste, il Consiglio direttivo dispone solitamente di un certo margine finanziario (spesso chiamato «importo di competenza»). Questo margine dovrebbe essere chiaramente definito nei vostri statuti o in un regolamento finanziario (ad es. «Il Consiglio direttivo può effettuare spese extra fino a CHF 500 per caso senza l’approvazione dell’Assemblea dei soci»). Ciò consente al Consiglio direttivo di agire in modo flessibile, senza dover convocare un'Assemblea dei soci per ogni piccola questione.

Se invece si tratta di importi più consistenti, non previsti nel bilancio, il Consiglio direttivo necessita dell'approvazione dei soci. A tal fine, di norma deve convocare un'Assemblea dei soci straordinaria e richiedere l'autorizzazione per le spese aggiuntive («credito supplementare»).

Lo statuto è, per così dire, la carta costituzionale della vostra associazione. La modifica di tale statuto è quindi uno dei compiti più importanti e inalienabili dell’Assemblea dei soci. Qualora fosse necessario un adeguamento – che si tratti dello scopo dell’associazione, dell’organizzazione o delle categorie di soci – questo deve essere obbligatoriamente trattato come punto a sé stante all’ordine del giorno e deve quindi figurare anche nell’invito.

È fondamentale che l'annuncio sia corretto (art. 67 cpv. 3 CC). Per le modifiche statutarie valgono le regole più severe. La legge richiede solo un «annuncio adeguato», ma non definisce cosa ciò significhi esattamente. Nella prassi giuridica, tuttavia, si è chiaramente affermato che non è sufficiente scrivere semplicemente «modifiche statutarie». Una delibera di questo tipo è considerata non sufficientemente annunciata e sarebbe quindi impugnabile in sede giudiziaria. Per andare sul sicuro, dovete inviare obbligatoriamente con l’invito il testo esatto della modifica (o almeno il contenuto essenziale). La soluzione più trasparente è un confronto tra il testo dell’articolo vecchio e quello nuovo.

Poiché una modifica statutaria costituisce un grave intervento nella costituzione della vostra associazione, nella maggior parte delle associazioni la normale «maggioranza assoluta» non è sufficiente per questa delibera. La maggioranza esatta richiesta è stabilita dal vostro statuto. Nella pratica si è dimostrato efficace e si raccomanda di richiedere una maggioranza qualificata per le modifiche allo statuto dell’associazione, ad esempio una maggioranza dei due terzi dei soci presenti aventi diritto di voto.

Informazioni dettagliate sui contenuti obbligatori e facoltativi dello statuto dell’associazione, su come redigere e modificare lo statuto, ecc. sono disponibili nella Guida pratica di ClubDesk “Statuto dell’associazione”.

L'ammissione di nuovi soci e l'esclusione di soci esistenti sono due atti fondamentali che la legge (art. 65 CC) indica come compiti standard dell'Assemblea dei soci. Se lo statuto non contiene disposizioni in merito, questo punto deve figurare nell'ordine del giorno dell'Assemblea dei soci. Tuttavia, potete attribuire questi compiti, nel vostro statuto, a un altro organo, ad esempio a una commissione soci o al Consiglio direttivo. In pratica, molte associazioni delegano l'ammissione al Consiglio direttivo, per poter accogliere nuovi soci anche durante l'anno e non solo in occasione dell'Assemblea dei soci.

Anche l'esclusione può essere delegata al Consiglio direttivo tramite lo statuto. Spesso in questo caso è prevista la possibilità di ricorso all'Assemblea dei soci. Se l'esclusione rimane di competenza dell'Assemblea dei soci (come di consueto), questo deve essere obbligatoriamente un punto a sé stante all'ordine del giorno.

Importante per il punto all'ordine del giorno «Espulsione»:

• Mantenere l'anonimato (se possibile): sull'invito il punto all'ordine del giorno deve essere chiaramente indicato (ad es. «Richiesta di espulsione di un socio»). È controverso se il nome del socio interessato debba già figurare sull'invito. A tutela della privacy, si raccomanda spesso di citare il nome solo durante l’assemblea, a meno che lo statuto non prescriva diversamente.
• Diritto di essere ascoltati: il socio interessato deve obbligatoriamente avere la possibilità di esprimersi davanti all’assemblea in merito alle accuse prima che si proceda alla votazione.

Poiché l’esclusione è una decisione molto delicata e spesso emotiva, molti statuti prevedono per questa delibera una votazione segreta e una maggioranza qualificata (ad es. maggioranza dei due terzi).

L'Assemblea dei soci vive della partecipazione attiva dei soci. Ciò include anche il diritto di presentare mozioni proprie e di sottoporre così determinati argomenti al voto. In linea di principio, sia il Consiglio direttivo che i soci possono presentare mozioni formali. Affinché ciò avvenga in modo ordinato, sono fondamentali le scadenze e la corretta procedura.

Mozioni per l'ordine del giorno (prima dell'assemblea)

Il principio fondamentale è il seguente: sull’assemblea non può essere presa alcuna decisione su argomenti che non siano stati correttamente annunciati nell’invito (art. 67 cpv. 3 CC). Ciò significa, per le mozioni dei soci che devono essere sottoposte a votazione:

Affinché le mozioni dei soci che devono essere sottoposte a votazione possano essere trattate correttamente, devono essere obbligatoriamente presentate al Consiglio direttivo prima dell’invio dell’invito all’Assemblea dei soci. Solo così il Consiglio direttivo avrà il tempo di esaminare le mozioni e di inserirle nell’ordine del giorno ufficiale, che viene inviato insieme all’invito all’assemblea.

Si raccomanda vivamente di stabilire chiaramente nei vostri statuti il termine per tali mozioni nonché la forma (ad es. «per iscritto via e-mail»). Fissate il termine in modo tale che, una volta scaduto, il Consiglio direttivo abbia ancora tempo sufficiente per l'elaborazione fino alla data di invio più tardiva possibile dell'invito. Se, ad esempio, i vostri statuti prescrivono che l'invito debba essere inviato al più tardi 20 giorni prima dell'assemblea, il termine per le mozioni dei soci dovrebbe scadere, ad esempio, 10 giorni prima di tale data di invio. Ogni mozione presentata che viene sottoposta a votazione deve poi figurare nell’ordine del giorno come punto a sé stante e chiaramente formulato. Una rubrica generica come «Mozioni dei soci» non è sufficiente per le deliberazioni. Assicuratevi che il testo della mozione sia formulato nel modo più preciso possibile.

Mozioni durante l'assemblea (mozioni di merito e mozioni d'ordine)

Anche dopo l'invio dell'invito, i soci possono ancora intervenire attivamente durante l'assemblea e presentare mozioni. È importante distinguere due tipi di mozioni fondamentalmente diversi, poiché devono essere trattati in modo diverso:

1. Mozioni di merito: proposte relative al contenuto

Le mozioni di merito si riferiscono sempre al contenuto di un punto all'ordine del giorno che si sta discutendo. Mirano a influenzare la delibera. Si distingue tra:

• Mozione principale: la mozione originale, che deve figurare nell'ordine del giorno inviato con l'invito (di solito dal Consiglio direttivo), ad es. “Ristrutturazione dell'intera sede dell'associazione”.
• Mozione di modifica: questa mira a modificare nei dettagli la mozione principale, senza scartarne il nucleo, ad es. «Ristrutturazione solo delle Finestre della sede dell’associazione».
• Contro-mozione: questa propone una soluzione completamente diversa per lo stesso tema ed è spesso in concorrenza con la mozione principale, ad es. «Invece della ristrutturazione, affitto di una nuova sede dell’associazione».

Trattamento da parte della presidenza dell'assemblea: per ogni mozione principale possono essere presentate mozioni di modifica o contro-mozioni durante l'assemblea dell'associazione. La presidenza deve quindi ammettere tali mozioni di merito (purché si riferiscano a un punto all'ordine del giorno debitamente annunciato), farle formulare in modo chiaro, consentire una discussione e metterle ai voti in un ordine logico (ad es. prima sulle modifiche, poi sulla mozione principale rispetto alla contro-mozione).

2. Mozioni d'ordine: proposte relative allo svolgimento

Le mozioni d'ordine non si riferiscono al contenuto, ma esclusivamente alla procedura e allo svolgimento dell'assemblea stessa. Servono a guidare la seduta e possono essere presentate in qualsiasi momento. Ogni membro con diritto di voto può presentare una mozione d'ordine in qualsiasi momento durante l'assemblea. In questo modo è possibile, ad esempio, richiedere:

• di procedere a una votazione a scrutinio segreto,
• di chiudere la discussione su un argomento,
• di limitare il tempo di parola per i singoli interventi,
• di modificare l'ordine dei punti all'ordine del giorno,
• di votare nuovamente su una delibera già approvata (mozione di riesame),
• di rinviare un punto all'ordine del giorno a una seduta successiva (rinvio),
• di rinviare una mozione al Consiglio direttivo per la rielaborazione (rinvio),
• o di interrompere completamente l'assemblea.

Trattamento da parte della presidenza dell'assemblea: le mozioni d'ordine hanno la precedenza! La presidenza deve trattarle immediatamente: quindi ammetterle (se valide), se necessario chiedere brevemente il motivo e metterle direttamente ai voti (senza dibattito di merito). Il risultato determina poi l'ulteriore procedura. Una mozione d'ordine può essere invalida se, ad esempio, ha solo lo scopo di interrompere l'assemblea o viola lo statuto o la legge.

Questo punto all’ordine del giorno, pur non essendo previsto dalla legge, rappresenta una pratica diffusa e raccomandata per garantire un avvio ordinato dell’assemblea. Di solito viene trattato subito dopo l’apertura e l’accertamento del quorum.

In questa fase, la presidenza dell’assemblea sottopone formalmente all’approvazione l’ordine del giorno inviato con l’invito. In questo modo, il Consiglio direttivo trasferisce simbolicamente l’ordine del giorno all’organo supremo, ovvero l’Assemblea dei soci. Per i soci questo è, ad esempio, un buon momento per richiedere, tramite una mozione d'ordine, una modifica dell'ordine dei punti all'ordine del giorno, qualora non fossero d'accordo.

Di solito il presidente dell'assemblea pone la domanda: “L'assemblea è d'accordo con l'ordine del giorno proposto?”. Se non vi sono mozioni d'ordine relative all'ordine dei punti, l'ordine del giorno viene approvato (di solito apertamente per alzata di mano). Se vengono presentate mozioni relative all'ordine dei punti, queste devono essere votate per prime. L'approvazione dell'ordine del giorno conferisce alla presidenza dell'assemblea il chiaro mandato di condurre la seduta seguendo esattamente questo programma. Essa crea trasparenza e legittima lo svolgimento dell'assemblea.

Spesso questo è il primo punto all'ordine del giorno. Con questa delibera i soci confermano formalmente che il verbale della seduta precedente è corretto e completo.

Sebbene non sia obbligatorio per legge, questo punto all'ordine del giorno è importante per la certezza del diritto. Il verbale approvato costituisce la memoria ufficiale dell'associazione. Esso attesta quali delibere sono state prese e quali persone sono state elette. Se qualcosa è stato verbalizzato in modo errato, l'approvazione è l'ultimo momento per correggerlo tramite una mozione di modifica. Le decisioni prese non possono però più essere revocate. Secondo la legge, è possibile impugnare le decisioni solo entro 30 giorni dalla presa di conoscenza del verbale (ad es. dal ricevimento via e-mail o posta) (art. 75 CC).

Di solito il verbale non viene più letto ad alta voce, ma viene inviato ai membri insieme all'invito o messo a disposizione per la consultazione. Durante l'assemblea, la presidenza si limita a chiedere se ci sono obiezioni o richieste di correzione prima di procedere alla votazione. Maggiori informazioni sul tema del verbale sono disponibili più avanti nel capitolo “Il verbale: garanzia giuridica e promemoria”.

In questo punto all’ordine del giorno, gli ospiti esterni invitati hanno la possibilità di rivolgersi brevemente all’assemblea. Gli ospiti tipici sono rappresentanti degli sponsor, del Comune, di un’organizzazione ombrello o di organizzazioni partner.

I discorsi di benvenuto servono a dimostrare apprezzamento nei confronti di importanti attori esterni, rafforzano la rete dell’associazione e possono promuovere la motivazione dei soci.

Consigli pratici:

• Informate gli ospiti per tempo dell’invito e della durata prevista del loro discorso di benvenuto (di solito molto breve, max. 2-3 minuti)
• Posizionate questo punto in modo strategico, spesso all’inizio dell’assemblea dopo l’apertura formale, ma prima che si approfondiscano gli affari interni, o talvolta verso la fine prima della «Varia».
• Chi presiede l'assemblea deve assicurarsi che gli ospiti rispettino il tempo concordato, per non stravolgere il programma dell'assemblea.
• Presentate brevemente l'ospite e il suo legame con l'associazione prima di dargli la parola.

I discorsi di benvenuto degli ospiti sono facoltativi, ma riflettono buone relazioni esterne e sono un segno di apprezzamento. Ciò è particolarmente rilevante per le associazioni con sponsor o che svolgono un'attiva attività di networking.

Se nella vostra associazione sono attivi gruppi di lavoro specifici, commissioni (ad es. una commissione edilizia o per gli anniversari) o team di progetto, l’Assemblea dei soci è il luogo ideale per una breve relazione sulla situazione. Questo punto all’ordine del giorno non è previsto dalla legge, ma serve a garantire la trasparenza e a dare riconoscimento. Fornisce a voi soci una panoramica dei lavori importanti in corso al di fuori delle attività principali del Consiglio direttivo ed è inoltre un'importante forma di apprezzamento per il lavoro volontario svolto in tali ambiti.

Di solito il/la responsabile della commissione presenta brevemente i risultati più importanti o lo stato di avanzamento dei lavori. L'assemblea prende “atto” di questa relazione. A differenza della relazione annuale del Consiglio direttivo o del conto annuale, qui di norma non ha luogo alcuna approvazione tramite votazione.

Importante: qualora una tale relazione dovesse portare a una mozione (ad es. l’approvazione di un credito straordinario per il progetto), tale mozione deve essere stata indicata nell’invito come punto all’ordine del giorno a sé stante e chiaramente annunciato. Sotto il punto «Relazioni» non è possibile prendere alcuna decisione.

Mentre molti punti all’ordine del giorno servono a fare il punto sulla situazione passata (relazione annuale, bilancio, discarico), questo punto rappresenta la vostra occasione per guardare insieme al futuro. È fondamentale per informare i soci sui piani futuri del Consiglio direttivo e coinvolgerli nell’orientamento strategico dell’associazione.

In questo punto all'ordine del giorno, il Consiglio direttivo può, ad esempio:

• Presentare gli obiettivi principali per il prossimo anno associativo (ad es. reclutamento di nuovi soci, organizzazione di un grande evento)
• Annunciare e illustrare investimenti o progetti pianificati (ad es. ristrutturazione della sede del club, acquisto di nuovi strumenti, attrezzature o simili, nonché avvio di una nuova offerta)
• Fornire informazioni su considerazioni strategiche a lungo termine (ad es. riorientamento dell’offerta dell’associazione, riorganizzazione dell’offerta formativa, collaborazioni con altre associazioni)
• Segnalare le sfide future e delineare possibili soluzioni
• Consultare i soci su determinate questioni relative al futuro e raccogliere opinioni o idee
• Fornire una panoramica delle date e degli eventi importanti del prossimo anno

Questo punto all'ordine del giorno crea trasparenza sui piani futuri del Consiglio direttivo e consente di coinvolgere i soci in una fase precoce, motivarli e raccogliere preziosi suggerimenti.

È importante la distinzione: «Prospettive e strategia» serve all’informazione e alla discussione, non alla deliberazione. Per decisioni vincolanti su nuovi progetti o spese è indispensabile un punto all’ordine del giorno annunciato separatamente (art. 67 cpv. 3 CC), altrimenti le deliberazioni sono impugnabili.

Mantenete questo punto concreto e mirato. Non presentate ogni piccolo progetto, ma concentratevi sulle 2-3 linee strategiche più importanti. Le visualizzazioni (ad es. una breve presentazione) possono aiutare a rendere comprensibili i piani.

Questo punto è particolarmente importante per la cultura dell'associazione. I riconoscimenti rappresentano un'occasione inestimabile per esprimere gratitudine e apprezzamento: il fondamento di ogni comunità associativa funzionante basata sul volontariato.

Sfruttate consapevolmente questo momento per rendere omaggio pubblicamente alle persone che si sono particolarmente impegnate per l'associazione. Possono essere:

• Soci di lunga data per la loro fedeltà
• Soci o squadre di successo per i loro risultati
• Membri del consiglio direttivo uscenti per il loro impegno
• Volontari particolarmente impegnati che lavorano molto dietro le quinte
• Persone che hanno servito l'associazione con prestazioni straordinarie (ad es. in un progetto di costruzione, una grande raccolta fondi)

Come organizzare la cerimonia di riconoscimento? Una cerimonia ben preparata ha un effetto migliore:

• Riconoscimento personale: un breve discorso personale (laudatio) che metta in risalto i meriti è spesso più prezioso di qualsiasi regalo.
• Riconoscimento simbolico: un attestato, una spilla dell’associazione, un mazzo di fiori o un piccolo regalo sottolineano l’apprezzamento.
• Applausi: gli applausi dei soci presenti sono un'importante forma di riconoscimento.
• Socio onorario: per meriti davvero speciali, molti statuti prevedono la possibilità di conferire a una persona la qualifica di socio onorario (spesso si tratta di una delibera formale che deve essere inserita all'ordine del giorno!).

Consiglio pratico: pianificate attentamente le onorificenze! Nel Consiglio direttivo si decide chi deve essere onorato, si preparano i regali e si decide chi pronuncerà il discorso di encomio. Un riconoscimento ben fatto rafforza il senso di appartenenza all’associazione. L’ostacolo maggiore in questa pianificazione è spesso quello di non dimenticare nessuno in occasione degli anniversari (10, 20 o 50 anni).

Consiglio software:
La ricerca manuale dei festeggiati in vecchi elenchi è una grande fonte di errori. Un buon software per associazioni come ClubDesk vi solleva da questo lavoro: il programma riconosce automaticamente gli anniversari in base alla data di iscrizione nel database dei soci e vi ricorda per tempo chi deve essere inserito nella lista delle onorificenze per l'Assemblea dei soci.

Il punto all'ordine del giorno “Varia” (dal latino ‘varie’) o “Varie ed eventuali” figura in quasi tutti gli inviti all'assemblea dell'associazione. Funge da contenitore per argomenti che non giustificano un punto specifico all'ordine del giorno. Se utilizzato correttamente, questo punto è decisamente utile, ma i suoi limiti devono essere rigorosamente rispettati.

Le possibilità: a cosa serve “Varia”

• Brevi comunicazioni del Consiglio direttivo (ad es. ringraziamenti ai volontari, indicazioni su eventi imminenti)
• Interventi dei soci (ad es. ringraziamenti, brevi suggerimenti, comunicazioni)
• Richieste generali o domande al Consiglio direttivo (senza deliberazione).
• Raccolta di idee e proposte per futuri ordini del giorno o progetti

In breve: “Varia” è il luogo ideale per uno scambio puramente informale e per cogliere lo stato d'animo – ma non per le decisioni.

Il limite: nessuna delibera sotto “Varia”

Sotto ‘Varia’ o “Varie” non possono essere prese deliberazioni giuridicamente vincolanti. La legge (art. 67 cpv. 3 CC) prescrive chiaramente che non si può votare su argomenti che non sono stati correttamente annunciati nell’ordine del giorno.

Una delibera comunque adottata sotto «Varia» (ad es. l’approvazione spontanea di una spesa) è viziata da un grave vizio di forma ed è impugnabile in sede giudiziaria. Utilizzate quindi consapevolmente questo punto per il dialogo e le informazioni, ma spostate tutte le votazioni nei punti correttamente inseriti nell'ordine del giorno.

Se utilizzato correttamente, il punto “Varie” è una preziosa conclusione dell'assemblea, che lascia spazio alla spontaneità senza compromettere la certezza del diritto.

Questa parte getta le basi. Spesso è un po’ arida, ma necessaria per chiudere in modo corretto l’anno passato.

• Saluto & Formalità (obbligatorio se lo statuto prevede un numero minimo di partecipanti): crea i presupposti formali per deliberazioni valide, ad esempio accertando il quorum
• Saluti degli ospiti: presenta gli ospiti esterni subito all'inizio e mostra loro apprezzamento senza farli attendere a lungo
• Approvazione dell'ordine del giorno: conferisce all'assemblea il controllo sul programma
• Approvazione del verbale dell'ultima Assemblea dei soci: chiude formalmente il «passato» prima di affrontare nuovi argomenti
• Ammissione ed esclusione di soci (obbligatoria, salvo diversa disposizione statutaria): i nuovi soci devono poter approvare già la relazione annuale, ecc.
• Approvazione della relazione annuale (obbligatoria): la retrospettiva sui contenuti prepara il terreno per i successivi argomenti finanziari
• Approvazione del bilancio annuale, compresa la revisione (obbligatoria): la retrospettiva finanziaria fornisce i dati relativi al lavoro del Consiglio direttivo.
• Discarico (obbligatorio): conseguenza logica dopo la verifica della relazione e del bilancio: la chiusura dell'anno passato

Ora si passa agli argomenti di attualità. È qui che si svolgono le discussioni più importanti e le votazioni più interessanti.

• Relazioni delle commissioni/dei progetti: forniscono informazioni sulle attività in corso
• Modifiche statutarie (obbligatorie, se sono previste modifiche): le modifiche fondamentali alle regole dovrebbero essere chiarite prima degli argomenti specifici
• Mozioni presentate dai soci o dal Consiglio direttivo (obbligatorie, se sono state presentate): Si discutono le questioni concrete dopo che sono stati chiariti i temi principali (personale, bilancio annuale, ecc.), a meno che una mozione non rientri in un punto all'ordine del giorno esistente, nel qual caso è preferibile trattarla in quella sede.
• Fissazione delle quote associative (obbligatoria salvo diversa disposizione statutaria): chiarire prima queste importanti entrate …

La parte formale volge al termine. Lo sguardo è rivolto al futuro e allo spirito di comunità.

• Prospettive e strategia: uno sguardo al futuro dal punto di vista dei contenuti, in linea con il nuovo bilancio
• Bilancio (obbligatorio, salvo diversa disposizione dello statuto): ... quindi approvare l'insieme delle entrate e delle spese previste per l'anno a venire.
• Elezioni (obbligatorie): dopo aver esaminato il bilancio annuale e aver ascoltato i piani per il futuro, i soci possono formarsi un'opinione in vista delle elezioni
• Riconoscimenti: un momento di grande emozione, perfetto per concludere l'evento
• Varie: ultime interventi e passaggio alla parte conviviale

Il presidente dell'assemblea è la figura centrale che guida con autorevolezza ed equità la vostra Assemblea dei soci durante l'evento. Questo ruolo è fondamentale per garantire uno svolgimento ordinato, efficiente e conforme alla legge.

Chi può ricoprire il ruolo di presidente dell'assemblea

Poiché non esistono disposizioni di legge in materia, la soluzione più chiara è che siano i vostri statuti a definire questo ruolo (ad es. «L'assemblea è presieduta dal/dalla presidente»). Se gli statuti non contengono disposizioni in merito, la prassi più comune prevede che il/la presidente o il/la vicepresidente assuma tale incarico.

Tuttavia, l’assemblea può o dovrebbe eleggere all’inizio anche un/una presidente di seduta. Quest’ultimo/a può quindi presiedere l’intera Assemblea dei soci oppure assumere la presidenza per i punti all’ordine del giorno che il/la presidente non può presiedere personalmente a causa di un conflitto di interessi (ad es. il discarico del Consiglio direttivo). Anche la conduzione dell'elezione del presidente viene spesso affidata al presidente di seduta. A differenza del discarico, tuttavia, ciò non è prescritto dalla legge, ma è solo una prassi comune.

In caso di punti all'ordine del giorno molto delicati o carichi di emotività (come ad esempio una modifica statutaria controversa o un forte aumento delle quote associative), esistono due opzioni sensate per un supporto esterno:

1. Presidenza esterna: l'assemblea può incaricare una persona esterna e neutrale di presiedere la seduta, al fine di rendere la discussione più oggettiva.
2. Consulenza esterna: in alternativa (e spesso più semplice da attuare), il Consiglio direttivo può invitare un ospite esperto (ad es. un giurista o un coach per associazioni). Questa persona non presiede direttamente l'assemblea, ma affianca la presidenza in veste di consulente e può chiarire immediatamente questioni giuridiche o procedurali complesse.

Obblighi fondamentali della presidenza dell'assemblea

La responsabilità principale della presidenza dell'assemblea è quella di garantire uno svolgimento conforme alla legge e allo statuto.

Tra i compiti centrali vi è quello di aprire formalmente l'assemblea (saluto, verifica del quorum, ecc.) e di garantire una rapida trattazione degli argomenti nell'ordine previsto (a meno che l'assemblea non decida diversamente).

Il compito più importante durante l’assemblea è la gestione dei dibattiti. La presidenza concede la parola, garantisce uno scambio equo e effettua una sintesi dei filoni della discussione per poter passare alla votazione. Deve inoltre intervenire in caso di disturbi o monologhi che si protraggono all’infinito.

Suggerimento: in caso di discussioni ostinate che girano a vuoto: interrompi il dibattito pubblico in modo cordiale ma deciso e offri al membro un colloquio chiarificatore a quattr'occhi al termine dell'assemblea. Se ciò non bastasse, sono disponibili mezzi formali: una limitazione del tempo di parola (che può essere richiesta anche tramite mozione d'ordine), la revoca della parola o, come ultima risorsa, l'espulsione dall'aula. La presidenza dell'assemblea garantisce che tutte le votazioni si svolgano regolarmente e chiude formalmente l'assemblea.

Indipendentemente da ciò, la presidenza dell'assemblea deve condurre la procedura in modo imparziale (cioè trattare tutti allo stesso modo). I propri diritti di membro non vengono tuttavia modificati dalla funzione di presidenza:

• un presidente dell’assemblea che è contemporaneamente membro con diritto di voto (ad es. il/la presidente) conserva il pieno diritto di voto, può partecipare alla discussione e (salvo in caso di conflitto di interessi, come la propria scarica) votare normalmente.
• Un presidente dell'assemblea che non ha diritto di voto (ad es. una persona esterna) ha una pura funzione di moderatore, conduce il dibattito, ma ovviamente non ha diritto di voto e dovrebbe astenersi dalle discussioni di merito.

L'inizio dell'assemblea pone le basi per la validità delle deliberazioni. Il presidente dell'assemblea deve quindi espletare correttamente alcuni adempimenti formali prima che abbia inizio la discussione vera e propria.

1. Saluto e apertura:

La presidenza apre formalmente la seduta. Si consiglia di fare brevemente riferimento all'invito inviato nei tempi e nelle forme previsti (ad es. «L'invito è stato inviato via e-mail in conformità con lo statuto in data [data]»). In questo modo viene messa a verbale la legittimità dell'assemblea.

2. Controllo delle presenze & Quorum:

Ora occorre verificare quanti aventi diritto di voto sono presenti. Questo è determinante per il calcolo delle maggioranze.

• Appello: la presenza viene solitamente controllata tramite una lista all'ingresso.
• Maggioranza assoluta: la presidenza comunica a quanto ammonta la maggioranza assoluta per oggi (ad es. «Con 80 aventi diritto di voto presenti, la maggioranza assoluta è di 41 voti»).
• Quorum: se i vostri statuti prescrivono un quorum (numero minimo), occorre ora verificare se questo è stato raggiunto. In caso affermativo (o se non esiste alcun quorum), la presidenza dichiara l’assemblea in quorum.

3. Elezione del/della presidente di giornata

Se l’intera Assemblea dei soci o solo singoli punti all’ordine del giorno (ad es. il discarico del Consiglio direttivo o la rielezione del/della presidente) devono essere presieduti da una persona diversa, ad esempio dal/dalla presidente, potete eleggere un/una presidente di giornata.

Di norma, viene eletto per alzata di mano un membro esperto o un ex membro del Consiglio direttivo. Tuttavia, non può essere un membro dell'attuale Consiglio direttivo, altrimenti non potrà presiedere il discarico del Consiglio direttivo.

4. Elezione degli scrutatori:

Affinché il conteggio dei voti avvenga in modo neutrale ed efficiente, l'assemblea elegge gli scrutatori all'inizio della seduta.

• Quando è necessario: sono indispensabili in ogni votazione a scrutinio segreto (con schede elettorali), indipendentemente dalle dimensioni dell'associazione, per garantire un conteggio neutrale. Nelle votazioni aperte (per alzata di mano) sono importanti soprattutto quando sono presenti molti soci o si prevedono risultati molto ravvicinati.
• Chi ricopre la carica: di solito vengono proposti da due a quattro membri che non fanno parte del Consiglio direttivo e vengono eletti dall'assemblea per alzata di mano.

A proposito: nelle riunioni digitali o ibride, la funzione degli scrutatori viene svolta da soluzioni tecniche:

• Strumenti digitali: gli strumenti di voto contano i voti in modo automatico e imparziale.
• Riunioni ibride: in questo caso spesso sono necessari entrambi – scrutatori in loco per i presenti fisicamente e uno strumento digitale per i partecipanti online. I risultati devono poi essere riuniti.

Anche in questo caso è importante che siano garantite la neutralità e la tracciabilità.

Anche con la migliore preparazione, può capitare che un’assemblea sfugga di mano – che sia a causa di accese discussioni, di una valanga di mozioni poco chiare o di circostanze esterne come un allarme antincendio. In questi casi, chi presiede l’assemblea deve mantenere il sangue freddo e avere un piano ben definito.

Come prima misura in caso di dibattiti accesi o di confusione, spesso si rivela utile una breve Sospensione della seduta. Il presidente dell’assemblea può disporre questa pausa di 10-15 minuti in qualsiasi momento di propria iniziativa. Essa concede al Consiglio direttivo il tempo per consultarsi, fa raffreddare gli animi e permette di formulare con calma e in modo chiaro mozioni complesse. Dopo la pausa, il presidente deve riaprire formalmente la seduta e assicurarsi che l’assemblea sia ancora in grado di deliberare.

Se tuttavia la situazione diventa incontrollabile, ad esempio in caso di tumulti o gravi disturbi, o se lo svolgimento ordinato della seduta è impossibile per motivi tecnici, l’assemblea deve essere interrotta e rinviata. In linea di principio, è l’assemblea stessa a decidere in merito a tale interruzione mediante una mozione d’ordine. Solo in casi di estrema emergenza, quando la sicurezza è a rischio, la presidenza può chiudere immediatamente la seduta.

È importante: le decisioni prese prima dell'interruzione rimangono valide. I punti all'ordine del giorno ancora in sospeso devono essere rinviati a un'assemblea da convocare nuovamente. Il motivo esatto dell'interruzione e l'ora devono essere assolutamente riportati nel verbale. In caso contrario, il Consiglio direttivo rischia l'accusa di aver interrotto arbitrariamente l'assemblea per impedire decisioni sgradite.

La parte formale dell'assemblea potrà anche essere terminata, ma il momento più emozionante spesso deve ancora arrivare. Una conclusione riuscita è molto più che la semplice chiusura della seduta: è un'occasione per rafforzare la cultura dell'associazione e congedare i soci con un senso di soddisfazione prima della parte conviviale.

Prima che il presidente dell'assemblea dichiari ufficialmente conclusa la seduta, è il momento perfetto per esprimere gratitudine e apprezzamento. Poiché la maggior parte delle associazioni si basa su un grande lavoro di volontariato, un sincero «grazie» è spesso la ricompensa più importante.

Cogliete questa occasione per ringraziare non solo i colleghi del comitato direttivo, ma anche tutti gli altri soci e collaboratori impegnati per il loro impegno. Soprattutto per i membri del comitato direttivo uscenti, un riconoscimento personale con un piccolo regalo è un gesto bello e importante. Anche un mazzo di fiori per il/la presidente, consegnato da un altro membro del comitato direttivo, è un segno di grande apprezzamento. Un applauso finale per tutti i presenti crea un positivo «senso di appartenenza».

Infine, il presidente dell’assemblea passa formalmente alla parte conviviale – spesso con un invito all’aperitivo. Una conclusione positiva fa sì che i soci tornino volentieri.

Anche con una buona preparazione, nella frenesia dell'assemblea si nascondono alcune insidie tipiche. Se conoscete queste sei classiche insidie, potrete evitarle facilmente e risparmiarvi un sacco di seccature.

1. L'insidia “Varia”

• Ostacolo: sotto la voce “Varia” viene presentata spontaneamente una mozione (ad es. per una spesa non prevista in bilancio) e si procede alla votazione.
• Soluzione: chi presiede l'assemblea deve rimanere fermo. Chiarite all'inizio dell'ordine del giorno che qui si discute solo, ma non si decide. Rinviate le mozioni spontanee alla prossima assemblea o accettatele come suggerimenti non vincolanti per il Consiglio direttivo.

2. Il Consiglio direttivo vota a favore del proprio discarico

• Ostacolo: durante la votazione sul discarico, i membri del Consiglio direttivo dimenticano di essere in conflitto di interessi e partecipano alla votazione.
• Soluzione: il/la presidente dell'assemblea dovrebbe dire ad alta voce e chiaramente, immediatamente prima di questa votazione: “Chiedo ai membri del Consiglio direttivo di astenersi da questa votazione.”

3. Il/la presidente presiede la propria rielezione

• Ostacolo: In occasione dell’elezione o della rielezione alla carica di presidente, i candidati in lizza non dovrebbero presiedere la propria elezione. Lo stesso vale naturalmente anche per i vicepresidenti, i tesorieri ecc.
• Soluzione: Il/la presidente cede la presidenza dell’assemblea per questa elezione al/alla vicepresidente o a un/una presidente di seduta precedentemente eletto/a tramite votazione.

4. La trappola del «i documenti seguiranno in seguito»

• Ostacolo: l’invito viene inviato puntualmente, ma mancano ancora importanti documenti decisionali come il bilancio annuale o i nuovi testi statutari, che vengono presentati solo poco prima o addirittura durante l’assemblea.
• Soluzione: fissare scadenze interne con sufficiente anticipo. Affinché i soci possano esercitare i propri diritti, è indispensabile che possano esaminare con calma i documenti complessi in anticipo. Inviateli quindi per tempo (via e-mail, link o posta).

5. Vizi formali nell'invito

• Ostacolo: gli inviti non raggiungono tutti i soci (ad es. a causa di indirizzi obsoleti) o contengono informazioni errate su data, ora o luogo. Tali vizi di forma rendono l’assemblea impugnabile.
• Soluzione: aggiornate costantemente i dati dei vostri soci, non solo poco prima dell’assemblea. Un software professionale per associazioni vi aiuta a creare gli inviti, a mantenere una visione d’insieme in caso di modalità di invio ibride (lettera & e-mail) e a non dimenticare nessuno.

La corretta gestione degli indirizzi dei soci e delle mailing list è rilevante anche dal punto di vista della protezione dei dati. Per sapere cosa dovete osservare secondo la nuova legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD), consultate la Guida pratica ClubDesk “Norme sulla protezione dei dati per le associazioni svizzere”.

6. Il risultato di votazione poco chiaro

• Ostacolo: viene chiesto solo «Chi è contrario?», e in caso di silenzio si presume che tutti siano favorevoli.
• Soluzione: chiedete sempre in modo coerente tutte e tre le opzioni: «Chi è favorevole?», «Chi è contrario?», «Chi si astiene?». Solo così avrete un risultato chiaro per il verbale.

Non tutte le votazioni portano automaticamente a una delibera valida. Affinché le decisioni della vostra associazione abbiano validità giuridica, è necessario rispettare le regole fondamentali relative al quorum e alla corretta forma di deliberazione.

Numero minimo di partecipanti per il quorum

Ai sensi del Codice civile svizzero (art. 66 CC), le delibere vengono generalmente adottate dall’Assemblea dei soci dai soci presenti. La legge non prescrive un numero minimo di partecipanti. Ciò significa che un'assemblea correttamente convocata può prendere le proprie decisioni anche se sono presenti solo pochi soci. In definitiva, la responsabilità di partecipare spetta ai soci, mentre quella di mobilitarli su temi importanti spetta al Consiglio direttivo.

Per evitare comunque che, ad esempio, 5 soci decidano del destino di un'associazione composta in realtà da 100 soci, è possibile stabilire negli statuti un numero minimo di partecipanti – il cosiddetto quorum di presenza. Assicuratevi che la soglia non sia né troppo bassa né troppo alta. Se, ad esempio, fissate una soglia troppo alta (ad es. «deve essere presente il 50% dei soci»), rischiate che, in caso di scarsa partecipazione, la capacità di agire dell’associazione venga bloccata, poiché il quorum non viene raggiunto. Soprattutto nelle piccole associazioni, purtroppo, ciò può accadere relativamente in fretta.

In alternativa, potete stabilire nei vostri statuti un quorum di presenza che si applichi solo a determinati argomenti importanti, come le modifiche statutarie. È anche possibile che i soci impossibilitati a partecipare si facciano rappresentare da altri soci. A tal fine, però, valgono regole chiare, che potete leggere più avanti nella Sezione “Rappresentanza”.

Un’eccezione alla normale deliberazione durante l’Assemblea dei soci è costituita dalla deliberazione scritta (deliberazione circolare). Secondo la legge (art. 66 CC), una mozione è accolta anche se tutti i soci la approvano all’unanimità per iscritto. A causa di questa soglia molto alta, tuttavia, questa forma è rara nella pratica. Se e come potete abbassare questa soglia, lo potete leggere nel capitolo «La delibera circolare come alternativa» più avanti.

Delibere impugnabili vs. delibere nulle

Possono verificarsi delibere viziate. È importante sottolineare che non ogni errore rende una delibera nulla. La legge distingue tra il caso normale (delibere impugnabili) e la rara eccezione (delibere nulle).

Il caso normale: deliberazioni impugnabili

Una deliberazione che viola la legge, gli statuti o i regolamenti dell’associazione è di norma impugnabile. È quindi inizialmente valida e viene annullata retroattivamente solo a seguito di un’azione legale avuta esito positivo. Ai sensi dell'art. 75 CC, ogni socio che non abbia approvato una delibera impugnabile (o che fosse assente) può impugnarla entro un mese dalla presa di conoscenza (ad es. al ricevimento del verbale) presso il tribunale competente. È sempre consigliabile cercare prima una soluzione interna, ma ciò non costituisce un requisito legale per l'azione legale. Il termine di un mese è tuttavia imperativo e non può essere né abbreviato né prolungato per via statutaria. Il momento della presa di conoscenza dovrebbe essere definito per via statutaria. Per i presenti, la data logica sarebbe il giorno dell’assemblea; per i partecipanti assenti, il giorno di ricezione del verbale.

Esempio: Lo statuto prevede che l’invito all’Assemblea dei soci debba essere inviato con 20 giorni di anticipo. Il Consiglio direttivo, però, lo invia solo 10 giorni prima. Una delibera adottata in questa assemblea è viziata da un vizio di forma ed è quindi impugnabile.

L'eccezione: le delibere nulle

Una delibera è nulla fin dall'inizio (cioè come se non fosse mai esistita) solo se è viziata da un difetto particolarmente grave e fondamentale. La nullità può essere fatta valere in qualsiasi momento, senza preavviso e da tutte le parti interessate, non solo dai soci dell'associazione.

Esempio: l'elezione di un non socio nel Consiglio direttivo, sebbene lo statuto prescriva che solo i soci siano eleggibili. Oppure la delibera di commettere consapevolmente un reato come il danneggiamento di beni.

Affinché le deliberazioni dell'Assemblea dei soci siano valide, occorrono regole chiare su chi ha diritto di voto e chi no.

Il principio: parità di diritto di voto (art. 67 CC)

Secondo il Codice civile svizzero (art. 67 CC), in linea di principio ogni socio ha uguale diritto di voto. I vostri statuti possono tuttavia modificare questo principio e definire con precisione chi ha diritto di voto (ad es. negando tale diritto ai soci passivi). Anche i membri del comitato direttivo possono votare, ma non in merito al proprio discarico.

L'eccezione: esclusione obbligatoria dal diritto di voto (conflitto di interessi)

Sebbene in linea di principio ogni membro avente diritto di voto abbia il diritto di partecipare alle decisioni su tutti i punti all'ordine del giorno, la legge prevede tuttavia, all'art. 68 CC, un'importante ed obbligatoria eccezione per evitare conflitti di interessi.

I membri delle associazioni svizzere sono per legge esclusi dal diritto di voto quando l'assemblea delibera su un negozio giuridico o una controversia tra l'associazione e loro stessi. Lo stesso vale se la delibera riguarda coniugi o parenti in linea retta (genitori, figli, nonni, nipoti). I soci interessati non possono partecipare alla votazione sul punto all'ordine del giorno che li riguarda, ma hanno di norma il diritto di partecipare alla discussione e di illustrare la loro posizione. Questa esclusione dal diritto di voto non può essere aggirata nemmeno tramite una procura o una delega. La presidenza dell'assemblea constata la ricusazione e la annota nel verbale.

Casi tipici sono, ad esempio, mandati a titolo oneroso, contratti di locazione, di lavoro o di altro tipo tra l'associazione e il socio, oppure controversie giudiziarie. Oltre a questi casi minimi previsti dalla legge, l'associazione può prevedere nei propri statuti ulteriori motivi di ricusazione (ad es. la propria elezione o revoca) e precisare la procedura (ad es. obbligo di segnalazione in caso di conflitto di interessi, verbalizzazione).

Il diritto formale di presentare mozioni

Strettamente legato al diritto di voto è il diritto formale di presentare mozioni, ovvero il diritto di sottoporre all’approvazione punti all’ordine del giorno. Se lo statuto non dispone diversamente, vale quanto segue: solo chi ha diritto di voto può presentare mozioni. Il vostro statuto può tuttavia adattare liberamente questa disposizione e concedere il diritto di presentare mozioni, ad esempio, anche a soci privi di diritto di voto.

Il diritto di voto nell'associazione è considerato un diritto strettamente personale. La legge non prevede alcuna possibilità di delega. Senza una disposizione in tal senso, ogni socio deve quindi esercitare i propri diritti personalmente durante l'Assemblea dei soci. L'eccezione: una chiara disposizione nello statuto. La delega è ammessa solo se lo statuto lo consente e lo disciplina espressamente. Se la vostra associazione desidera consentire la rappresentanza, dovete quindi sancirlo nei vostri statuti. A tal fine, per garantire la certezza del diritto, dovreste stabilire almeno i seguenti punti:

• Chi può essere rappresentato: di norma ciò è limitato ad altri soci dell'associazione
• Quanti soci può rappresentare una persona: spesso negli statuti ciò è limitato a una rappresentanza per ogni socio presente, al fine di evitare la concentrazione dei voti
• Forma della delega: la soluzione più sicura è una delega scritta e firmata. Nel migliore dei casi, specificate anche se è ammessa la trasmissione digitale (ad es. tramite scansione).

Una regolamentazione chiara negli statuti è quindi il presupposto migliore per gestire le deleghe in modo comprensibile per tutti e garantire la validità delle votazioni.

Maggiori informazioni al riguardo e modelli di formulazione sono disponibili nella Guida pratica ClubDesk “Statuto dell’associazione” nella sezione “Contenuti obbligatori degli statuti” sotto ‘Organi’ e nella sezione  “Modelli: statuti modello per la vostra associazione”.

Una volta chiarito chi ha diritto di voto, la domanda cruciale successiva è: come vengono conteggiati i voti? La risposta è fondamentale per la validità di una delibera e deve assolutamente essere disciplinata nel vostro statuto. In assenza di una disposizione in tal senso, si applica quanto previsto dalla legge (art. 67 CC): “Le delibere dell’associazione sono adottate a maggioranza dei voti dei soci presenti”. Nella prassi giuridica moderna ciò viene interpretato come la maggioranza assoluta, calcolata sulla base dei voti validamente espressi. Ciò significa che una mozione richiede più voti favorevoli che contrari. Le astensioni, i voti bianchi e i voti non validi non vengono conteggiati ai fini del calcolo.

Nella pratica associativa si riscontrano spesso le seguenti maggioranze stabilite nello statuto:

1. Maggioranza assoluta (standard per le questioni di merito):

Una mozione è approvata se ottiene più della metà (oltre il 50%) dei voti validi espressi (ovvero più voti favorevoli che contrari). Le astensioni non vengono conteggiate.

Esempio: sono presenti 100 soci. 45 votano sì, 35 votano no, 20 si astengono. Ci sono 80 voti validi (45 sì + 35 no). La maggioranza assoluta è 41 (la metà di 80 è 40; “più della metà” è 41). Poiché sono stati raggiunti 45 voti favorevoli, la mozione è approvata per un soffio.

2. Maggioranza relativa (maggioranza semplice):

Una mozione è approvata se ottiene il maggior numero di voti, indipendentemente dal fatto che raggiunga o meno il 50%. Questa forma è spesso utilizzata nelle elezioni con più candidati al secondo turno.

Esempio: sono presenti 100 membri. 40 votano per il candidato A, 30 per il candidato B, 20 per il candidato C e 10 si astengono. Il candidato A è eletto, poiché ha ottenuto il maggior numero di voti. Non è necessario che ottenga più della metà dei voti, che con 90 partecipanti al voto sarebbe pari a 46.

3. Maggioranza qualificata:

Per decisioni particolarmente importanti, come le modifiche allo statuto o lo scioglimento dell'associazione, spesso è richiesta una soglia più alta, ad esempio una maggioranza di due terzi o di tre quarti dei voti espressi.

Esempio: su 100 soci presenti, 60 votano sì, 24 no e 16 si astengono. Ci sono 84 voti validi (60 sì + 24 no), le astensioni vengono ignorate secondo la dottrina e la giurisprudenza attualmente prevalenti. Due terzi di 84 sono 56. Con 60 voti favorevoli, il quorum necessario di 56 è raggiunto e la mozione è approvata.

Suggerimento: per evitare qualsiasi discussione sul fatto che la maggioranza si riferisca alle persone presenti o solo ai voti favorevoli e contrari, potete specificare nei vostri statuti su cosa si basa il calcolo di tale maggioranza.

Gestione delle frazioni: una regola di calcolo importante si applica sempre quando si calcola una maggioranza come frazione (cioè nel caso della maggioranza assoluta e della maggioranza qualificata): Se la fattura dà come risultato un numero decimale, si arrotonda sempre al numero intero superiore.

• Esempio 1: La metà (maggioranza assoluta) di 81 voti validi è 40,5. Sono quindi necessari 41 voti.
• Esempio 2: Due terzi (maggioranza qualificata) di 80 voti validi sono 53,33. Sono quindi necessari 54 voti.

Molte associazioni stabiliscono nei propri statuti la maggioranza assoluta per la maggior parte delle questioni e la maggioranza qualificata per le decisioni importanti (ad es. modifiche statutarie). Vale la pena dare un'occhiata agli statuti prima dell'Assemblea dei soci, per non dover verificare frettolosamente durante l'Assemblea quale regola si applica a un determinato caso.

La legge svizzera (CC) non impone alcuna forma specifica per le votazioni. È quindi determinante quanto stabilito nel vostro statuto. Se non vi sono disposizioni in merito, spetta all’assemblea stessa decidere la procedura da seguire.

Votazione aperta (per alzata di mano)

La votazione aperta per alzata di mano è il caso normale. È veloce, efficiente e trasparente. È l'ideale per piccoli gruppi o risultati chiari. Anche nelle assemblee virtuali dell'associazione ci sono possibilità di votazione aperta, come potrete leggere più avanti.

Votazione segreta (schede elettorali)

Una votazione segreta (con schede elettorali) deve essere effettuata se lo prescrivono gli statuti o se la maggioranza dei soci presenti lo richiede tramite mozione d’ordine. È particolarmente consigliata in caso di elezioni di persone o di temi emotivamente delicati, per evitare pressioni. Prima di una votazione segreta, stabilite quando una scheda elettorale è invalida (ad es. illeggibile, offensiva).

La votazione elettronica (strumenti)

Nelle riunioni virtuali o ibride esistono diverse possibilità tecniche:

• Funzioni di sondaggio integrate (Zoom, Teams): strumenti come Zoom (funzione sondaggio) o Microsoft Teams (tramite Forms) sono adatti per semplici votazioni aperte sì/no con un pubblico gestibile. Tuttavia, spesso non sono adatti alle votazioni segrete, poiché nella maggior parte dei casi non è garantito che gli amministratori (il Consiglio direttivo) non possano comunque visualizzare i voti. 
• Strumenti specializzati per le votazioni online (consigliati per le votazioni segrete): per votazioni segrete e giuridicamente sicure, questo è il metodo migliore e più sicuro. Fornitori come ElectionBuddy e POLYAS consentono un voto verificato e forniscono risultati a prova di manomissione. Findmind è in realtà uno strumento per sondaggi e bisogna decidere se si vuole votare in modo anonimo o se si vuole essere assolutamente certi che ogni persona possa votare una sola volta. È quindi adatto soprattutto alle Associazioni in cui c'è grande fiducia reciproca, ma è decisamente più economico rispetto alle altre due soluzioni.
• Chat / Strumenti per sondaggi (ad es. Mentimeter): questi sono inadatti per decisioni formali e giuridicamente valide, poiché mancano la verifica dell'identità e la tracciabilità.

Lo svolgimento esatto delle elezioni dipende in larga misura dal vostro statuto. Se in esso non è previsto nulla al riguardo, l’Assemblea dei soci decide autonomamente e in modo spontaneo la procedura da seguire. Nelle elezioni vi sono tuttavia alcune particolarità procedurali che dovreste tenere in considerazione per garantirne il corretto svolgimento.

Ricerca dei candidati e nomina

Stabilite nello statuto chi può proporre i candidati (ad es. il Consiglio direttivo, la commissione elettorale, i soci), entro quando ciò deve avvenire e se sono eleggibili anche persone che non sono state nominate ufficialmente (ad es. tramite righe vuote sulla scheda elettorale).

Presentazione e presenza

I candidati dovrebbero avere la possibilità di presentarsi brevemente. Di norma, possono essere elette anche persone assenti, purché abbiano precedentemente dichiarato per iscritto la loro disponibilità ad accettare l’elezione. I vostri statuti possono tuttavia richiedere la presenza.

Procedura elettorale (elezione individuale, in blocco e del/della presidente)

È meglio stabilire la procedura elettorale esatta nei vostri statuti. Chiarite se il Consiglio direttivo viene eletto posizione per posizione (elezione individuale) o nel suo insieme (elezione in blocco). Un'elezione individuale è più equa se ci sono più candidati per ogni carica, mentre un'elezione in blocco è più efficiente in caso di rielezioni incontrastate.

Eleggere una persona per una carica specifica o “solo” nel Consiglio direttivo

Allo stesso modo, dovrebbe essere stabilito se i soci eleggono persone per una carica specifica (presidente, tesoriere, ecc.) o semplicemente nel Consiglio direttivo, che poi si costituisce autonomamente. “Costituirsi autonomamente” significa semplicemente che l'Assemblea dei soci elegge solo la squadra (ad es. “la signora Meier, il signor Müller e la signora Kunz vengono eletti nel Consiglio direttivo”). Questo team neoeletto si riunisce dopo l’elezione (di solito nella sua prima seduta) e si distribuisce le cariche tra i suoi membri. Decidono quindi autonomamente chi assumerà la presidenza, la carica di tesoriere, quella di segretario o anche più cariche o solo alcuni ambiti di una carica. Se volete che il Consiglio direttivo possa costituirsi autonomamente, ciò deve essere obbligatoriamente stabilito negli statuti.

Maggioranza richiesta e turni di votazione:

È inoltre altamente raccomandabile stabilire negli statuti quali maggioranze sono necessarie per le elezioni di persone e per le questioni di merito e cosa deve accadere in caso di parità di voti. Se nulla è stabilito negli statuti, è obbligatoria la maggioranza assoluta e, in caso di parità di voti, è possibile effettuare un secondo, terzo o ennesimo scrutinio tramite mozione d’ordine (che i membri devono approvare). Se la mozione d'ordine viene respinta o se dopo l'x-esimo scrutinio persiste la parità di voti, le questioni di merito sono respinte per legge e le elezioni vengono decise per sorteggio.

Si raccomanda quindi di avere regole chiare negli statuti per le elezioni.

• Maggioranza richiesta: per le elezioni di persone è usuale e raccomandata la maggioranza assoluta (più della metà dei voti validi) al primo scrutinio. La maggioranza relativa (vince chi ottiene il maggior numero di voti) è più semplice, ma in presenza di molti candidati può portare all’elezione di qualcuno con un consenso complessivo esiguo, poiché i voti si distribuiscono in modo frammentato e basta una piccola percentuale per vincere.
• Turni elettorali & Parità di voti: lo statuto dovrebbe stabilire cosa succede se in una delibera o in un'elezione di persone non si raggiunge la maggioranza necessaria (ad es. nelle elezioni di persone, secondo turno a maggioranza relativa o ballottaggio) e come procedere in caso di parità di voti (ad es. voto decisivo del/della presidente o sorteggio).

Accettazione, durata del mandato e verbale

Per una corretta conclusione di un'elezione sono decisivi tre punti. Innanzitutto la durata del mandato: questa deve essere obbligatoriamente stabilita chiaramente nei vostri statuti (di solito da 1 a 3 anni), poiché la legge non si pronuncia in merito.

Inoltre, la persona eletta deve accettare formalmente l’elezione, direttamente durante l’assemblea o successivamente. Per documentare l’intero processo in modo giuridicamente sicuro, l’esatto risultato elettorale (chi è stato eletto, idealmente con il numero di voti) deve essere riportato nel verbale insieme alla nota relativa all’accettazione dell’elezione. L’obbligo di mettere a verbale le deliberazioni è un fondamentale dovere di diligenza del Consiglio direttivo. Maggiori informazioni sul tema del verbale sono disponibili nel prossimo capitolo.

Particolarità: diritto di voto del Consiglio direttivo nelle elezioni del Consiglio direttivo stesso

Qui c'è una differenza importante rispetto alla scarico: a differenza di quanto avviene per lo scarico (dove non possono votare), i membri del Consiglio direttivo possono votare nella propria elezione o rielezione, a meno che lo statuto non lo vieti.

Sebbene il Codice civile svizzero (CC) non prescriva esplicitamente la redazione di un verbale, esso è indispensabile per il Consiglio direttivo. Senza un verbale accurato, in caso di controversia il Consiglio direttivo non può dimostrare che il bilancio annuale sia stato approvato, che sia stata concessa la scarico o che il Consiglio stesso sia stato eletto correttamente.

Il verbale è il principale documento probatorio delle decisioni prese. È inoltre il documento che:

• costituisce la base per l'impugnazione delle decisioni (art. 75 CC), poiché il termine di un mese per le impugnazioni spesso decorre solo dal ricevimento del verbale
• per le associazioni registrate nel registro di commercio deve essere presentato all'ufficio del registro di commercio (ad es. in caso di modifica dello statuto o di cambiamento dei membri del Consiglio direttivo con diritto di firma)
• è richiesto dalla banca per comprovare le modifiche alle procure sui conti (ad es. in caso di cambio nel Consiglio direttivo)

Un verbale lacunoso o mancante rappresenta quindi un grave rischio giuridico.

Affinché un verbale adempia alla sua funzione probatoria, deve essere inequivocabile e veritiero. Un principio fondamentale recita: il verbale deve essere comprensibile anche per quei soci che non hanno partecipato alla riunione.

La forma più comune e sufficiente per la maggior parte delle associazioni è il verbale delle deliberazioni. Si concentra sull’essenziale (i risultati) ed è considerato il minimo legale. Raramente è necessario un verbale più completo che riporti anche i dibattiti.

I seguenti punti devono essere obbligatoriamente contenuti in un verbale delle deliberazioni:

• Aspetti formali: nome dell'associazione, tipo di assemblea (ad es. Assemblea dei soci), data, luogo della riunione.
• Direzione: nome del/della presidente dell'assemblea e del/della segretario/a.
• Partecipanti: il numero esatto dei soci presenti aventi diritto di voto. Questo numero è importante per le votazioni!
• Ordine del giorno: l'approvazione dell'ordine del giorno. L'elenco completo di tutti i punti trattati 
• Mozioni: il testo esatto di tutte le mozioni presentate (mozioni del Consiglio direttivo, controproposte ecc.).
• Delibere ed elezioni: l'esatto risultato del conteggio (voti a favore, voti contrari, astensioni) per ogni delibera, nonché i nomi di tutte le persone elette.
• Importante: la minoranza sconfitta in una votazione ha il diritto di richiedere che il proprio voto dissenziente sia riportato nel verbale (ad es. Petra Müller ha respinto questa mozione).
• Firma: Di solito del/della presidente e del/della segretario/a

I seguenti punti non sono prescritti dalla legge, ma sono vivamente raccomandati

• Ora di inizio e di fine: Per poter dimostrare che non si è iniziato prima dell’orario annunciato e che gli argomenti non facevano più parte dell’assemblea dell’associazione dopo un determinato momento.
• Sintesi delle discussioni: per poter comprendere in seguito perché determinate decisioni sono state prese in quel modo, si raccomanda di riportare i punti di discussione più importanti e le argomentazioni relative alle deliberazioni controverse.

Un verbale redatto non è che metà del lavoro. Affinché abbia piena efficacia giuridica, tutti i soci siano informati e i termini di impugnazione decorrano correttamente, deve essere approvato, inviato e archiviato in modo corretto.

Approvazione e firma

Un verbale deve essere approvato per avere piena forza probatoria. Le modalità di approvazione sono disciplinate dal vostro statuto. Di norma l’approvazione avviene durante la successiva Assemblea dei soci (il verbale viene inviato come “bozza” insieme all’invito).

Ma cosa succede se qualcuno ha delle obiezioni? Innanzitutto la cosa più importante: le deliberazioni possono essere impugnate solo entro 30 giorni dalla presa di conoscenza del verbale. L'approvazione può quindi riguardare solo errori di trascrizione, ad esempio errori di scrittura, informazioni mancanti o riportate in modo errato, ma non la modifica delle deliberazioni. Se un membro segnala un errore, l'assemblea deve votare su questa mozione di modifica prima che il verbale completo (eventualmente corretto) venga approvato. Per accelerare questo processo, gli statuti moderni spesso consentono anche un'«approvazione tacita» (ad es. se non pervadono obiezioni entro 30 giorni dall'invio). Per la sua validità, il verbale approvato viene di norma firmato dal presidente e dal segretario.

Invio del verbale (scadenze & informazione)

La legge non disciplina l'invio, ma un invio tempestivo (o la notifica attiva della disponibilità) è vivamente raccomandato per due motivi fondamentali. In primo luogo, in questo modo informate in modo affidabile anche tutti i membri assenti sulle decisioni prese. In secondo luogo, l’invio è determinante dal punto di vista giuridico: solo la possibilità di «prendere conoscenza» (ad es. la ricezione dell’e-mail o della lettera) fa decorrere il termine di impugnazione di un mese (art. 75 CC). Senza questa notifica il termine non decorre e le vostre decisioni possono teoricamente essere impugnate anche molto più tardi.

In pratica, avete diverse possibilità per l’invio dei verbali. È consuetudine l’invio come allegato e-mail o – per i soci che preferiscono la forma cartacea – la classica spedizione postale. Un’altra opzione è il caricamento nell’area riservata del vostro sito web. Importante: in caso di semplice caricamento, dovete obbligatoriamente informare attivamente i vostri soci che il nuovo verbale è disponibile per la consultazione.

Archiviazione sicura (termine di conservazione)

I verbali approvati e firmati sono atti e costituiscono la storia giuridica della vostra associazione. Devono essere conservati in modo sicuro, duraturo e ordinato. Il responsabile di questa archiviazione è il Consiglio direttivo (in pratica, solitamente il segretario).

Per quanto tempo devono essere conservati i verbali?

Il Codice civile svizzero (CC) non indica un termine di conservazione specifico per le associazioni. È tuttavia altamente raccomandabile orientarsi al termine previsto per i libri contabili dal Codice delle obbligazioni (CO). Ciò significa che i verbali dell’Assemblea dei soci devono essere conservati per almeno 10 anni. Per i documenti costitutivi importanti o le modifiche statutarie è opportuno un’archiviazione permanente.

Come deve essere effettuato l'archiviazione (fisica vs. digitale)?

La legge non prevede alcuna prescrizione sulla forma, purché siano garantite la leggibilità e l'inalterabilità. In passato il metodo classico era la copia cartacea firmata in un raccoglitore, che doveva essere faticosamente conservata in un luogo sicuro e che, in caso di incendio o allagamento, andava irrimediabilmente perduta.

L'archiviazione digitale è oggi lo standard più diffuso e sicuro. Scansionate il verbale firmato e salvatelo come file non modificabile (ad es. PDF/A). Attenzione: in caso di archiviazione puramente digitale su un PC/laptop locale, il/la proprietario/a del computer si assume una grande responsabilità. Se il disco rigido si rompe o se i dati non vengono trasferiti correttamente al momento dell’acquisto di un nuovo computer, importanti prove legali andranno perse. Inoltre, questa persona deve garantire la protezione dei dati ai sensi della legge svizzera (nDSG), ovvero la protezione conforme alla legge dall'accesso da parte di terzi.

Potete leggere di quali responsabilità si assume la persona sul cui computer sono memorizzati dati importanti nella Guida pratica ClubDesk “Norme sulla protezione dei dati per le associazioni svizzere”.

Consiglio software:
Un moderno software per associazioni può facilitare notevolmente l’archiviazione digitale. ClubDesk, ad esempio, dispone di un archivio digitale integrato in cui è possibile archiviare tutti i verbali e i documenti importanti in modo centralizzato e sicuro. Il sistema si occupa automaticamente della sicurezza dei dati e dei backup, così non dovrete preoccuparvi di nulla.

Il compito più urgente dopo l'assemblea è la redazione del verbale. Ciò dovrebbe avvenire immediatamente, finché i ricordi del/della segretario/a sono ancora freschi. Questo documento costituisce la base giuridica per tutti i passi successivi. Non appena la bozza è pronta, deve essere inviata a tutti i soci per far decorrere il termine di impugnazione di un mese (art. 75 CC) e per informare i soci assenti.

Suggerimento: la Sintesi (il servizio per i soci) Il verbale è sì la prova ufficiale, ma spesso è lungo e arido. Molti soci assenti vogliono conoscere solo i punti salienti. È quindi buona norma inviare, oltre al verbale, una breve e cordiale Sintesi via e-mail o newsletter.

Esempio
«Grazie a tutti coloro che hanno partecipato! Ecco le decisioni più importanti per tutti: le quote associative rimangono invariate, abbiamo eletto [nome] come nuovo membro del Consiglio direttivo e la festa estiva è stata approvata. Tutti i dettagli sono riportati nel verbale allegato.»

Assicuratevi anche in questo caso che i soci che preferiscono la posta tradizionale ricevano anch’essi queste informazioni essenziali (ad es. tramite una breve lettera).

Se l'Assemblea dei soci ha eletto dei membri “solo” nel Consiglio direttivo, senza assegnare in modo definitivo le singole cariche, come la presidenza o la tesoreria, a persone specifiche, il primo e più urgente passo del nuovo Consiglio direttivo è la riunione costitutiva. Questa si tiene spesso subito dopo l'Assemblea dei soci o pochi giorni dopo. In questa prima riunione il Consiglio direttivo si “costituisce”, ovvero distribuisce i settori di competenza o i compiti (chi assume la presidenza, chi le finanze, chi l’attuariato?).

La decisione più importante di questa riunione è la regolamentazione del diritto di firma: chi è autorizzato a firmare in modo giuridicamente valido per l’associazione (di solito “firma collettiva a due”)? Tutte queste decisioni devono essere assolutamente riportate in un breve verbale. Questo verbale è il documento fondamentale di cui avete bisogno per effettuare la registrazione delle nuove procure presso la banca e (se l'associazione è registrata nel registro di commercio) presso l'ufficio del registro di commercio. Solo con questo passo il nuovo Consiglio direttivo è pienamente operativo.

Il verbale dell'Assemblea dei soci costituisce la vostra base di lavoro. Nella prima riunione ordinaria del Consiglio direttivo successiva all'Assemblea, dovreste esaminare tale verbale punto per punto. Il compito del Consiglio direttivo è ora quello di tradurre ogni singola delibera adottata in compiti concreti (questioni in sospeso). Create una lista di cose da fare che risponda chiaramente a:

• Cosa bisogna fare?
• Chi del Consiglio direttivo ne è responsabile?
• Entro quando deve essere fatto?

Le questioni in sospeso importanti sono spesso anche di natura giuridica:

• La vostra associazione è iscritta nel registro di commercio? In tal caso, le modifiche allo statuto o i cambiamenti tra i membri del Consiglio direttivo con diritto di firma devono essere obbligatoriamente sottoposti alla Registrazione.
• La vostra associazione è esente da imposte (Senza scopo di lucro)? In tal caso, dovrete spesso presentare il verbale approvato e il conto annuale entro i termini previsti all'amministrazione fiscale cantonale per confermare il vostro status.

L'attuazione è spesso un processo continuo. In caso di progetti di grandi dimensioni (ad es. la ristrutturazione di una club house), ci si aspetta che il Consiglio direttivo informi i soci in modo trasparente sui principali sviluppi intermedi (ad es. nel bollettino del club o tramite newsletter). Questo è fondamentale per mantenere la fiducia.

Il buon avvio di un nuovo Consiglio direttivo (o di singoli nuovi membri) dipende in modo determinante da un passaggio di consegne ben organizzato. I membri uscenti del consiglio direttivo hanno il dovere di trasmettere in modo strutturato le loro conoscenze e la loro documentazione ai successori. Ciò include la consegna fisica di tutti i documenti rilevanti (libri contabili, raccoglitori con contratti, verbali, elenchi dei soci) e dei materiali (chiavi, computer portatile dell'associazione, ecc.). Altrettanto importante è la consegna dei beni digitali, come gli accessi (al sito web, ai canali social, ai servizi cloud, agli indirizzi e-mail ufficiali e, naturalmente, al software dell’associazione). L’atto amministrativo più importante che segue direttamente l’assunzione dell’incarico è, se necessario, l’aggiornamento delle procure bancarie o dell’iscrizione nel registro di commercio.

Consiglio software:
Con un software professionale per associazioni come ClubDesk, tutti i dati fondamentali – dall'elenco dei soci alla Contabilità fino all'archivio digitale – sono archiviati centralmente nel cloud. Il passaggio di consegne diventa così un gioco da ragazzi: invece di trasmettere decine di documenti e accessi a diversi servizi online, basta assegnare alla nuova persona il ruolo corrispondente (ad es. “tesoriere”). Quest’ultima avrà immediatamente accesso a tutti i dati necessari e non dovrà né installare nuovi software né importare dati, né assicurarsi che il backup del proprio computer sia conforme ai requisiti della legge svizzera sulla protezione dei dati. Anche i diritti della persona uscente possono essere revocati con un clic. È sicuro, semplice e garantisce che il nuovo Consiglio direttivo sia immediatamente pienamente operativo.

Il pubblico, gli sponsor o il comune non hanno diritto di accedere al verbale interno. Tuttavia, informare in modo proattivo determinati gruppi sui risultati rilevanti trasmette un'immagine molto professionale. Ciò rafforza la fiducia e cura la vostra rete. Utilizzate a tal fine i vostri canali:

• Newsletter: informate gli sponsor sulla rielezione del Consiglio direttivo e ringraziateli per il sostegno.
• Comunicato stampa: informate la stampa locale sulle decisioni strategiche importanti o sull'elezione di un/una nuovo/a presidente.
• Social media: pubblicate una foto dell'aperitivo e ringraziate i soci per la numerosa partecipazione.

Sfruttate la prima riunione del consiglio direttivo dopo l'Assemblea dei soci per un breve debriefing. Discutete apertamente di ciò che ha funzionato bene e di ciò che non ha funzionato nell'organizzazione e nello svolgimento dell'evento (ad es. aspetti tecnici, durata delle discussioni, atmosfera in sala). È fondamentale mettere per iscritto queste osservazioni. Questo breve verbale di feedback vale oro quando, mesi dopo, inizierete a pianificare la prossima Assemblea dei soci e vi aiuterà a non ripetere gli stessi errori.

In Svizzera, le assemblee esclusivamente virtuali o ibride non sono consentite senza una corrispondente disposizione statutaria. Con la scadenza delle norme speciali relative al coronavirus, dal 2023 sono determinanti le disposizioni contenute nei vostri statuti. Se i vostri statuti lo consentono, potete quindi tenere l’assemblea anche in forma virtuale o ibrida. Nell’odierna era digitale, ciò è in ogni caso consigliabile.

Si distinguono due casi:

• Assemblea puramente virtuale (solo online): un'assemblea puramente virtuale si svolge esclusivamente online e senza un luogo fisico di riunione. Poiché in questo caso la partecipazione fisica è completamente esclusa, i requisiti statutari sono i più severi: tale assemblea è ammessa solo se espressamente consentita dallo statuto. Senza una clausola statutaria in tal senso, le assemblee puramente virtuali costituiscono un vizio di forma e le deliberazioni sono impugnabili.
• Assemblea ibrida (in loco + opzione di partecipazione online): nella forma ibrida, l'assemblea si svolge contemporaneamente in un luogo fisico e online. I soci possono scegliere liberamente come partecipare. Non vi è alcun obbligo di consentire le assemblee ibride nello statuto, ma si raccomanda di stabilire una regolamentazione in merito. Il Consiglio direttivo è tenuto a garantire la parità di trattamento assoluta di tutti i partecipanti: i soci collegati online devono essere equiparati a quelli presenti in loco in tutti gli aspetti e poter partecipare in modo paritario alle discussioni e alle votazioni.

In entrambi i casi, la responsabilità del corretto svolgimento ricade sul Consiglio direttivo. Esso deve garantire che:

• Accesso: tutti i membri ricevano per tempo l’invito, i dati di accesso e la documentazione.
• Tecnologia: la piattaforma scelta funzioni in modo stabile e consenta una partecipazione a tutti gli effetti.
• Diritti: i membri possano esercitare i propri diritti (intervenire, presentare mozioni, votare) anche in forma digitale senza limitazioni.
• Parità di trattamento: i partecipanti online non siano svantaggiati rispetto a quelli presenti in sala (nel caso di assemblee generali ibride). In particolare, la partecipazione alle votazioni, se queste devono svolgersi ad esempio a scrutinio segreto, non è semplice.

Maggiori informazioni sono disponibili nel capitolo “Svolgimento corretto di votazioni ed elezioni” alla voce “La procedura di voto: aperta, segreta o elettronica?”.

Una cosiddetta delibera per corrispondenza è una delibera scritta che viene adottata senza una riunione fisica o virtuale dell'Assemblea dei soci. Anziché riunirsi, i soci esprimono il proprio voto su una mozione presentata o su un punto all'ordine del giorno per iscritto. A seconda delle disposizioni statutarie, tale votazione può avvenire, ad esempio, tramite lettera, e-mail o tramite uno strumento di votazione. In pratica, spesso è il Consiglio direttivo, in qualità di organo direttivo, a dare il via a una delibera circolare. Tuttavia, i vostri statuti possono anche prevedere che un determinato numero di soci possa richiedere una delibera di questo tipo.

La base giuridica e la sua elevata soglia

Il Codice civile svizzero (CC) stabilisce le basi per la delibera circolare nell'art. 66 cpv. 2 CC. Qui si legge: “Il consenso scritto di tutti i soci su una proposta equivale a una delibera dell'assemblea generale.”

In parole povere ciò significa che, secondo la legge, una delibera circolare è valida solo se tutti i soci dell'associazione approvano all'unanimità (al 100%) per iscritto. Se anche un solo membro si astiene, respinge la proposta o non risponde, la delibera è considerata fallita secondo questa norma. A causa di questo ostacolo difficile da superare, la delibera circolare è difficilmente praticabile per la maggior parte delle associazioni senza un adeguamento dello statuto.

La soluzione: una norma chiara nello statuto

Affinché la delibera circolare possa diventare uno strumento utile nella vostra associazione, è indispensabile una clausola corrispondente nello Statuto dell’associazione. Qui potete adattare i rigidi requisiti di legge alle esigenze della vostra associazione e abbassare l’ostacolo dell’«unanimità» (100%) ad esempio a una «maggioranza semplice» (più voti a favore che contrari).

Testo di esempio per il vostro statuto: “La deliberazione per via circolare (per lettera, e-mail o tramite una piattaforma di voto elettronico) è consentita (in casi eccezionali). Una mozione è approvata se la maggioranza dei voti espressi è favorevole.”

Si raccomanda inoltre di stabilire nello statuto che, se un determinato numero di membri (ad es. 1/5, analogamente all'art. 64 CC) richiede che l'argomento venga discusso fisicamente, la delibera per corrispondenza debba essere interrotta e debba essere convocata un'assemblea, oppure che una delibera per corrispondenza sia valida solo se almeno una determinata percentuale dei membri ha partecipato alla votazione.

A cosa dovete prestare attenzione durante l'esecuzione

Se eseguite una delibera circolare, per un svolgimento corretto e giuridicamente sicuro è indispensabile osservare i seguenti punti:

• Rispettare lo statuto: attenetevi rigorosamente alle regole stabilite nello statuto (ad es. maggioranze necessarie, scadenze, canali ecc.)
• Garantire l'identità: dovete assicurarvi che ogni membro voti una sola volta e di persona, ad es. tramite una firma sulla scheda elettorale o un accesso protetto se si utilizza uno strumento online
• Modello chiaro: nella procedura scritta non ci sono dibattiti dal vivo né emendamenti. Il testo della mozione deve quindi essere formulato in modo definitivo.
• Stabilire il termine & e il metodo di conteggio: stabilite in anticipo aspetti quali il termine di restituzione, la gestione delle astensioni o dei voti non validi e la determinazione del risultato.
• Registrare il risultato: registrate il risultato in un breve verbale. In esso dovrebbe essere indicato il numero di voti ricevuti e l’esatto risultato della votazione
• Garantire la protezione dei dati: assicuratevi che il segreto di voto (se previsto) sia rispettato e che i dati siano trattati in modo sicuro

Consiglio software: 
Per sapere quali strumenti sono disponibili per le votazioni elettroniche, potete consultare la sezione “Condurre correttamente votazioni ed elezioni” in alto, alla voce “La procedura di voto: aperta, segreta o elettronica?”.

Vantaggi e svantaggi della delibera circolare

La delibera circolare è ideale per questioni semplici, incontestate e urgenti. La differenza più grande e importante rispetto all’assemblea è tuttavia l’assenza di un dibattito. Non è possibile scambiarsi argomenti né presentare mozioni di opposizione o di modifica spontanee. Il grande punto debole della delibera circolare è quindi la mancanza di scambio – proprio ciò che rende forte un’associazione. Si tratta quindi di un’utile integrazione, ma non di un sostituto dell’effettiva Assemblea dei soci.

Un numero elevato di partecipanti non è un caso. È il risultato di una decisione consapevole: trasformare l’Assemblea dei soci da un semplice evento obbligatorio a un’occasione di valore. La motivazione a partecipare nasce già dall’invito: un incentivo intelligente, come suggerisce il coach per associazioni Hanu Fehr, è una piccola “sorpresa” per le prime X Registrazioni. Questo aumenta l'attesa e vi facilita la pianificazione.

Programma di contorno attraente

La parte formale da sola spesso attira solo pochi soci. Per rendere l'assemblea più attraente, è utile un programma di contorno interessante. Può trattarsi di visite guidate pertinenti (ad es. presso lo sponsor principale), visite, conferenze specialistiche o una cena in compagnia.

È importante però trovare il giusto equilibrio: non sovraccaricate l’assemblea con il programma. L’elemento più importante del programma di contorno è spesso lo scambio informale. Un programma puramente frontale, in cui i soci ascoltano solo passivamente, è spesso meno prezioso di un aperitivo o di un buffet in piedi dopo la parte formale. Questo permette ai soci di incontrarsi attivamente, discutere e fare networking.

Se anche gli ospiti invitati (come i relatori) partecipano all’aperitivo, questo diventa ancora più interessante. Nelle associazioni più grandi, i badge identificativi aiutano a rompere il ghiaccio. Anche un cambio di location ben ponderato può aumentare l’attrattiva. Invece di tenersi sempre nella stessa sede dell’associazione, l’assemblea può svolgersi occasionalmente presso uno sponsor, in un ristorante speciale o (con il bel tempo) all’aperto. Anche una foto di gruppo di tutti i presenti è un ottimo modo per allentare l'atmosfera e fornisce direttamente materiale per il rapporto annuale, i comunicati stampa e i social media.

Un fattore spesso trascurato è l'impegno richiesto e l'efficienza della data. Una data in una serata infrasettimanale spesso si adatta meglio alla pianificazione lavorativa rispetto a una nel fine settimana, ma pone le giovani famiglie di fronte al “problema della babysitter”. Il modo migliore per rendere la partecipazione attraente per tutti è quindi il rispetto del tempo: iniziate puntuali e mantenete la parte formale (come descritto di seguito) il più concisa e breve possibile. Se i soci sanno che la parte obbligatoria sarà terminata in modo affidabile dopo 60-90 minuti, vale la pena organizzare una baby-sitter piuttosto che affrontare una serata di durata imprevedibile.

Organizzazione divertente dell'assemblea con quiz, gruppi di lavoro, ecc.

Anche la parte formale obbligatoria non deve essere noiosa. Rispettate il tempo dei vostri membri attraverso l'efficienza e l'interazione.

• Storytelling invece di relazioni: utilizzate lo storytelling e raccontate i momenti salienti dell'anno attraverso foto o brevi aneddoti, invece di leggere parola per parola la relazione annuale.
• Formati interattivi: inserite elementi interattivi. Alcune parti del bilancio possono essere presentate in modo giocoso sotto forma di quiz (ad es. “Secondo voi, a quanto ammontavano le nostre entrate alla festa estiva?”).
• Strumenti digitali: utilizzate gli smartphone dei soci per sondaggi in diretta o un quiz. Strumenti come Kahoot! (strumento per quiz) o Mentimeter (sondaggi in diretta, nuvole di parole) sono ideali per alleggerire l’atmosfera. Questo approccio ludico aiuta anche a coinvolgere le nuove leve. Potete chiedere ai giovani soci che hanno dimestichezza con i cellulari di unirsi a soci più anziani e meno esperti di tecnologia per partecipare insieme al quiz. Questo rafforza la coesione tra le generazioni.
• Gruppi di lavoro: per questioni strategiche importanti, potete lasciare che i soci discutano per 10-15 minuti in piccoli gruppi di lavoro prima di votare in plenaria.