Utiliser les e-mails du club de manière optimale

Profitez également dans votre association de la manière dont l'interaction parfaite entre le programme de messagerie électronique, la gestion des membres et le module de facturation simplifie considérablement l'exécution de l'ensemble de votre correspondance associative.
Que vous vouliez envoyer un e-mail, une lettre ou une facture à une seule personne ou à tout un groupe de personnes, il suffit généralement de saisir le nom de la personne ou du groupe et de cliquer sur le bouton envoyer. ClubDesk se charge du reste. Bien sûr, ClubDesk sait si un membre d'un groupe n'a pas d'e-mail et l'indique déjà lors de la sélection des destinataires. C'est ainsi que fonctionne un logiciel d'association moderne.

Pourquoi un serveur de messagerie intégré est d'une valeur inestimable pour les associations

Serveur de messagerie entièrement intégré

Avec ClubDesk, vous obtenez un serveur de messagerie entièrement intégré dans le logiciel de l'association, qui est utilisé par tous les modules. Le module financier peut envoyer des factures par e-mail ; la page web vous envoie un message lorsque quelqu'un a rempli un formulaire d'inscription ; l'agenda peut informer automatiquement par e-mail tous les membres d'un groupe de danse d'un changement de date. Tout cela est possible grâce à l'interaction parfaite de tous les modules.

Toutes les adresses e-mail toujours disponibles

Imagine que tu aies toujours sur toi les adresses e-mail de tous les membres de ton club et que toutes les adresses soient toujours à jour. Avec ClubDesk, ce n'est pas un vœu pieux, mais une réalité. Grâce à ClubDesk, tu peux envoyer rapidement un e-mail à la caissière à 10 heures du soir depuis tes vacances à la montagne, sans devoir te renseigner auprès de quelqu'un sur son adresse e-mail.

Listes de distribution automatiques

Si vous saisissez un département, une équipe ou tout autre groupe dans ClubDesk, des listes de destinataires mails sont automatiquement créées. En envoyant un e-mail à "juniores.a@scmuster.com" ou "comité@scmuster.com", vous atteignez tous les juniors A ou les membres du comité - y compris la nouvelle webmaster, qui n'a rejoint le comité que cette semaine. L'envoi fonctionne également à partir de Gmail, Outlook, Apple Mail, etc.

Sélection confortable des destinataires

Si tu tapes par exemple "Guido" dans le champ d'adresse e-mail, tous les Guidos de l'association s'affichent et un autre clic suffit pour sélectionner la bonne adresse. Et le meilleur : cela fonctionne aussi avec les groupes, les équipes, les départements, etc. Tape simplement "Musique des jeunes" pour envoyer un e-mail à tous les jeunes musiciens.

Des données toujours actuelles

Comme tous les modules sont reliés entre eux dans ClubDesk, le serveur de messagerie utilise donc toujours les données actuelles de la gestion des membres, toutes les données sont toujours à la pointe de l'actualité. Même si un collègue corrige une adresse e-mail après que tu aies déjà écrit un e-mail, mais que tu ne l'aies pas encore envoyé, il sera envoyé à la bonne adresse lors de l'envoi. Il en va de même pour toutes les appartenances à des équipes ou à des groupes.

Adresse e-mail de l'association pour tous les membres

Si vous le souhaitez, chaque membre de l'association reçoit automatiquement une adresse e-mail propre à l'association, composée du prénom, du nom et du nom de l'association : hans.muster@scmuster.com. Si tu connais le nom d'un membre, tu peux donc lui envoyer un e-mail sans connaître sa véritable adresse e-mail. Chez le destinataire, l'adresse e-mail de l'association s'affiche d'ailleurs comme expéditeur.

Fonctionne avec tous les programmes de messagerie

Vous pouvez écrire à toutes les équipes et à tous les groupes à partir de n'importe quel programme de messagerie, simplement en utilisant l'adresse de distribution créée automatiquement, par exemple "comité@scmuster.com". Et comme ClubDesk crée automatiquement une adresse e-mail d'association pour chaque membre de l'association, vous pouvez également envoyer des e-mails à d'autres membres de l'association avec n'importe quel programme de messagerie. Un e-mail à "petra.muster@scmuster.de" sera donc transmis à l'adresse privée de Petra Muster saisie dans la gestion des membres.

Un service formidable pour les membres

Tous les membres de l'association profitent du serveur de messagerie ClubDesk. Chaque membre reçoit une adresse e-mail propre à l'association, qui lui permet de communiquer facilement entre eux ou de s'inscrire dans le domaine interne du site web. En outre, tous les membres reçoivent par e-mail des plans d'itinéraire Google Maps ou, par exemple, des invitations à des événements de l'association avec possibilité d'inscription et de désinscription. Ce ne sont que trois exemples parmi tant d'autres.

Une collaboration agréable

Comme le serveur de messagerie de l'association peut accéder directement aux données des membres et des contacts et aussi utiliser automatiquement chaque groupe créé dans la gestion des membres comme liste de distribution, il n'est plus nécessaire de demander à la responsable des juniors quand on recevra la dernière liste d'e-mails des juniors ou de se procurer la liste actuelle des sponsors. Là aussi, meilleure communication, moins d'erreurs, plus de plaisir à travailler ensemble au sein de l'association.

Gagner du temps

Le fait de ne pas devoir gérer deux fois les adresses e-mail dans la gestion des membres et dans votre logiciel de messagerie ou de facturation vous permet de gagner du temps. Si vous ajoutez à cela le fait que vous devez également mettre à jour chaque changement de groupe, par exemple lorsque quelqu'un passe des juniors C aux juniors B ou n'est plus membre du comité directeur, dans un logiciel de messagerie externe ou pire encore, chaque collaborateur du club dans son client de messagerie privé, alors le gain de temps avec ClubDesk devient exorbitant. Et puis, il y a aussi le gain de temps grâce aux e-mails d'information envoyés automatiquement par l'agenda en cas de changement de date.

Simplicité

A quoi servent toutes ces aides et automatismes si vous avez besoin d'un professionnel de l'informatique pour pouvoir configurer le serveur de messagerie ClubDesk. Maintenant, voici le plus intéressant, les paramètres du serveur de messagerie se composent de trois options seulement, que vous devez choisir : Les e-mails du club doivent-ils être archivés ou non ? Les adresses e-mail alternatives des membres doivent-elles également être utilisées ? Les e-mails peuvent-ils être transmis aux membres et aux groupes ? Parions que vous pouvez configurer cela pour votre association en moins de 5 minutes. Laissez-vous convaincre et essayez ClubDesk dès maintenant : Tester gratuitement.

Autres avantages auxquels on ne veut pas renoncer

info@ et autres adresses e-mail de l'association

Configurez en quelques clics autant d'adresses e-mail que vous le souhaitez pour votre association, par ex. info@scmuster.com, comite@scmuster.com ou feteestivale@scmuster.com. Avec le glisser-déposer, vous déterminez si les e-mails à ces adresses doivent être envoyés à une seule personne ou à plusieurs. Extrêmement simple et très pratique.

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Archives de tous les e-mails de l'association

Vous voulez vérifier si un certain e-mail a bien été envoyé ? Ou souhaitez-vous utiliser l'invitation du président précédent à la dernière AG comme modèle pour cette année ? Pas de problème ! Chaque e-mail qui a été envoyé via le serveur de messagerie de l'association peut être enregistré dans les archives. Mais ici aussi, vous avez le choix de décider ce qui est important pour vous. Par défaut, aucun mail n'est archivé.

Droits d'accès aux e-mails configurables

Bien entendu, vous déterminez vous-même qui peut consulter quels e-mails archivés, c'est-à-dire si un e-mail peut être consulté uniquement par l'expéditeur ou également par l'administrateur, voire par l'ensemble du comité. Si vous décidez d'archiver les e-mails envoyés via le serveur de messagerie de l'association, des préréglages intelligents vous épargnent ici aussi des tâches administratives inutiles.

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Envoyer les factures par e-mail

Saisissez pour chaque contact si celui-ci doit recevoir ses factures par la poste ou par e-mail, ce qui permet de réduire les coûts. Lors de l'envoi de la facture, ClubDesk utilise alors automatiquement la méthode d'envoi préférée. Et s'il manque une adresse e-mail, ClubDesk le remarque et demande si la facture doit être envoyée automatiquement par la poste.

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Invitations automatiques aux rendez-vous et rappels

Grâce à la connexion entre l'agenda, la gestion des membres et le serveur de messagerie, l'agenda peut envoyer automatiquement des e-mails d'invitation à toutes les personnes invitées à un rendez-vous. Bien entendu, si vous l'avez paramétré ainsi, ces personnes seront également informées des reports de rendez-vous, des annulations ou d'un nouveau lieu de rendez-vous. Le serveur de messagerie peut également envoyer des rappels un jour ou deux heures avant le rendez-vous par ordre de l'agenda.

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Avec ClubDesk, vous avez tout cela et bien plus encore sous contrôle