Gestion associativeAssemblée générale des membres des associations suisses : invitation, déroulement, droits et obligations

Les décisions suivantes sont réservées à l'Assemblée générale des membres et ne peuvent être déléguées au Bureau exécutif ou à d'autres organes :

• Élection et révocation du Bureau exécutif (art. 65, al. 1 CC)
• Haute surveillance sur l'activité des organes (art. 65, al. 2 CC)
  • Approbation du rapport annuel et des comptes annuels
  • Décharge (décharge du Bureau exécutif)
• Modifications des statuts
• Dissolution de l'association (art. 76 CC)

Ces tâches sont souvent accomplies par l'Assemblée générale des membres, mais peuvent être attribuées à un autre organe (par exemple, le Bureau exécutif) par les statuts :

• Fixation des cotisations des membres
• Approbation du budget
• Admission et exclusion de membres (plutôt rare)

Vous trouverez des informations détaillées sur le moment et la manière de les inscrire dans les statuts dans le guide ClubDesk « Statuts de l’association » à la section « Contenu obligatoire des statuts » sous « Moyens » ou à la section « Contenu recommandé des statuts » sous « Adhésion ».

Il existe certaines conditions dans lesquelles l'Assemblée générale des membres peut être convoquée, voire doit l'être.

En règle générale, l'Assemblée générale des membres « ordinaire » a lieu une fois par an, car les affaires importantes de l'association, telles que la clôture des comptes ou l'adoption du budget, sont généralement traitées sur une base annuelle. La fréquence et la date approximative (par exemple, toujours en février) de l'Assemblée générale des membres doivent être fixées dans les Statuts de l’association. Le Bureau exécutif est alors tenu de convoquer l'Assemblée générale des membres dans les délais impartis, conformément à vos dispositions statutaires. En cas d'affaires urgentes ou imprévues qui ne peuvent attendre la prochaine assemblée ordinaire, le Bureau exécutif est habilité à convoquer une Assemblée générale des membres extraordinaire. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre « Assemblée générale des membres ordinaire vs Assemblée générale des membres extraordinaire » ci-dessous.

En outre, conformément à l'art. 64 CC, le Bureau exécutif est tenu de convoquer une Assemblée générale des membres si 20 % des membres de l'association en font la demande. Si vous le souhaitez, vous pouvez stipuler dans vos statuts qu'un nombre inférieur de membres peut également convoquer une Assemblée générale des membres. Mais attention : le quorum peut être adapté dans les statuts, mais uniquement à la baisse (par exemple à 10 %), jamais à la hausse (par exemple à 25 %). En outre, les statuts peuvent également accorder le droit de convoquer l'assemblée à d'autres organes ou personnes.

Le cadre adéquat est déterminant pour le succès de votre Assemblée générale des membres. Une date bien choisie, un lieu approprié et une durée raisonnable sont les piliers d'un événement réussi et bien fréquenté.

Le rendez-vous idéal

Vous savez désormais quand l'assemblée peut ou doit être convoquée. Mais quel est le moment opportun pour tenir votre assemblée générale annuelle ? La loi ne vous impose aucune règle à ce sujet. Dans tous les cas, votre assemblée ne devrait avoir lieu qu'une fois que les principales bases décisionnelles sont disponibles.  Par exemple, il serait peu judicieux de voter sur les finances de l'année suivante alors que la comptabilité de l'année précédente n'est pas encore clôturée.

Dans l'idéal, votre assemblée générale devrait donc avoir lieu à un moment où les comptes annuels sont clôturés, mais où la majeure partie de la nouvelle année associative est encore devant vous. La période idéale pour cela est généralement le premier trimestre de la nouvelle année associative. Au lieu d'une date précise, vous pouvez également indiquer une période dans vos statuts : si votre année associative commence en janvier, une date entre janvier et fin mars serait judicieuse. Vous disposerez alors de toutes les informations importantes de l'année précédente et les décisions de l'Assemblée générale des membres auront encore un impact sur une grande partie de la nouvelle année associative.

Lorsqu'il s'agit de fixer une date précise, vous devez vous assurer que la plupart de vos membres sont disponibles à ce moment-là. Il convient donc d'éviter les vacances scolaires, les jours fériés ou les heures de travail habituelles, car de nombreuses personnes ont alors tendance à être occupées à autre chose. Les membres sont plus susceptibles d'être disponibles en soirée en semaine. Il en va de même pour les sponsors, les donateurs, etc. Et bien sûr, vous devez également tenir compte des autres dates de votre association lors de la fixation de la date (ne pas organiser trop d'événements consécutifs ou peut-être même combiner l'Assemblée générale des membres avec un autre événement populaire).

Conseil logiciel :
un logiciel professionnel tout-en-un pour associations tel que ClubDesk vous aide à garder une vue d'ensemble. Il vous suffit d'inscrire l'Assemblée générale des membres dans le calendrier central de l'association et les membres reçoivent automatiquement une invitation et peuvent accepter ou refuser la date directement par voie numérique. Vous voyez ainsi d'un seul coup d'œil combien de personnes viendront et disposez d'une base parfaite pour planifier la taille de la salle et l'apéritif.

Le lieu idéal

Le lieu de la réunion doit également être bien choisi. Il contribue en effet de manière déterminante à ce que vos membres se sentent les bienvenus et appréciés. Cela ne concerne pas seulement l'adresse, mais aussi la taille de la salle, qui doit être adaptée au nombre de participants attendus. D'un point de vue juridique, vous êtes relativement libres dans le choix du lieu, tant que vos statuts n'en disposent pas autrement (par exemple, obligation de se réunir au siège de l'association).

Mais cette liberté implique également que le Bureau exécutif doit faire le bon choix. Un lieu inadapté peut véritablement « tuer la participation ». Lors de la planification, posez-vous donc toujours les demandes suivantes :

1. Accessibilité : le lieu est-il facilement accessible pour tous les membres ? Vérifiez les liaisons avec les transports publics et la disponibilité des places de stationnement. Autre point important : l'accès à la salle est-il sans obstacle, afin que les membres à mobilité réduite puissent également y participer sans difficulté ?
2. Taille et atmosphère : la salle est-elle adaptée au nombre de participants attendus ? Une salle bondée et étouffante dans laquelle on peut à peine bouger crée une mauvaise ambiance. À l'inverse, une grande salle avec 30 personnes semble vite perdue et inconfortable, ce qui empêche une discussion ouverte.
3. Infrastructure : de quoi avez-vous besoin sur place ? Assurez-vous que l'équipement technique nécessaire (vidéoprojecteur, écran, Wi-Fi) est disponible et fonctionne.  
4. Conseil pratique : à partir de 30 participants, un microphone est presque toujours utile pour que tout le monde puisse bien comprendre les intervenants. Si vos statuts autorisent la tenue d'un événement hybride, il est particulièrement important de disposer d'une bonne connexion Internet afin que toutes les personnes connectées en ligne puissent participer sans problème. Les participants en ligne doivent également pouvoir entendre les interventions du public et voter d'une manière ou d'une autre.
5. Coûts : la location de la salle est-elle compatible avec le budget de votre association ? Les communes, les paroisses ou les écoles proposent souvent leurs locaux gratuitement ou à un prix très avantageux aux associations – cela vaut la peine de se renseigner !

La durée appropriée

Outre la date, vous devez également garder à l'esprit la durée de l'Assemblée générale des membres. Il n'existe aucune disposition légale régissant la durée minimale ou maximale d'une Assemblée générale des membres. La durée dépend fortement du nombre et de l'importance des points à l'ordre du jour. En règle générale, la partie purement formelle d'une assemblée générale ordinaire (décharge, élections, budget) dure entre 1,5 et 2,5 heures maximum. Il y a de bonnes raisons à cela :

• Attention : la plupart des membres ne peuvent pas suivre attentivement une réunion formelle, souvent organisée le soir après le travail, pendant plus de 90 à 120 minutes. Une réunion efficace garantit une bonne ambiance et évite la frustration due à des longueurs inutiles.
• La partie sociale : pour de nombreux membres, l'apéritif qui suit la réunion est un facteur de motivation très important et favorise la cohésion sociale de l'association. Une réunion efficace laisse suffisamment de place pour une rencontre conviviale et augmente la motivation des membres à revenir la fois suivante.

En tant que Bureau exécutif, vous avez largement la main sur la durée. Si vous prévoyez des modifications délicates des statuts ou des débats controversés (par exemple, une augmentation des cotisations), vous devez prévoir dès le départ une marge de temps suffisante pour la discussion. Rien ne frustre plus les membres qu'un débat important écourté par manque de temps.

De plus, la durée dépend fortement de la préparation et de la conduite de la réunion. Tous les documents (tels que les finances) sont-ils présentés de manière compréhensible ? Le/la président(e) de la réunion mène-t-il/elle l'ordre du jour avec assurance, concentre-t-il/elle les discussions et passe-t-il/elle au vote en temps voulu ? Une bonne préparation et une conduite rigoureuse mais équitable sont essentielles pour respecter la durée prévue.

Une Assemblée générale des membres déjà convoquée ne devrait être modifiée qu'en cas d'urgence. La décision d'annuler ou de reporter dépend des circonstances.

Refus : délicat sur le plan juridique et déconseillé

Annuler sans remplacement une Assemblée générale des membres est très problématique sur le plan juridique. Conformément à l'art. 64 CC, elle est l'organe suprême de l'association et fait partie intégrante de l'année associative. Les membres ont le droit que cette assemblée ait lieu afin de statuer sur les affaires importantes de l'année telles que les comptes annuels, le budget et la décharge du Bureau exécutif. La date de l'assemblée est certes fixée par les statuts, mais une annulation sans remplacement constituerait néanmoins un manquement aux obligations du Bureau exécutif. Les conséquences possibles pour le Bureau exécutif seraient les suivantes :

• Blocage de l'association : les décisions importantes telles que l'approbation du budget, les élections et la décharge du Bureau exécutif sont bloquées, ce qui peut entraîner l'incapacité d'agir de l'association.
• Perte de confiance : la confiance des membres dans le travail du Bureau exécutif est gravement compromise.
• Action en justice par les membres : chaque membre peut exiger la tenue de l'assemblée devant les tribunaux.
• Responsabilité personnelle : si l'annulation cause un préjudice financier à l'association, les membres du comité directeur peuvent, dans certaines circonstances, être tenus personnellement responsables envers l'association.

Déplacement : la bonne méthode

Le report de l'assemblée à une nouvelle date est la solution appropriée et juridiquement sûre.

• Condition préalable : il doit y avoir une raison importante pour le report. C'est le cas, par exemple, si la salle louée n'est pas disponible à court terme, si des acteurs importants, tels que le/la caissier(ère), sont malades ou si des circonstances extérieures imprévues rendent impossible la tenue de l'événement.
• Procédure : le Bureau exécutif prend une décision concernant le report.
• Communication : tous les membres doivent être informés immédiatement du report et de la nouvelle date, par le même moyen que celui utilisé pour leur envoyer l'invitation initiale (par exemple, par e-mail ou par courrier). Le délai d'invitation que vous avez fixé dans vos statuts doit également être respecté pour la nouvelle date, dans la mesure du possible. Si vous n'avez pas fixé de délai d'invitation dans vos statuts, l'invitation doit être envoyée au moins 10 jours avant l'Assemblée générale des membres.

Une assemblée générale réussie est le fruit d'un travail d'équipe. Afin que rien ne soit oublié pendant la période de préparation mouvementée et que personne ne perde le fil, une répartition claire des tâches au sein du Bureau exécutif est essentielle. Cela évite le chaos, réduit le stress et garantit un déroulement professionnel.

Il s'est avéré efficace qu'une personne, généralement le/la président(e), assume la responsabilité globale de l'organisation. Cette personne ne doit pas tout faire elle-même, mais garde une vue d'ensemble et coordonne les tâches au sein de l'équipe.

Pour la répartition classique des tâches, vous pouvez vous baser sur les rôles au sein du comité directeur :

• Président·e : assume la responsabilité générale, rédige le rapport annuel et finalise l'ordre du jour. La direction de l'assemblée ultérieure relève également de ce domaine de responsabilité. Cela comprend entre autres :
  • Constitution de l'assemblée (ouverture de la séance, vérification de la conformité de l'invitation avec les statuts, constatation des personnes présentes ayant le droit de vote et de la majorité absolue, élection des scrutateurs, approbation de l'ordre du jour)
  • Direction des débats (octroi de la parole, gestion du temps, rappels à l'ordre)
  • Organisation des votes et des élections (formuler les motions de manière à ce que les membres puissent voter clairement « oui » ou « non », expliquer le mode de scrutin, superviser le scrutateur et annoncer les résultats)
  • Contrôle et contresignature du procès-verbal
• Président(e) du jour : comme le président ne peut pas se donner décharge à lui-même ni au Bureau exécutif, un(e) président(e) du jour est élu(e) à cette fin. Cette personne prend alors temporairement la direction de l'assemblée pour l'élection du président. Si le président ne peut ou ne veut pas diriger l'assemblée générale, par exemple pour cause de maladie ou de partialité, un président de séance élu lors de l'assemblée assume ce rôle.
• Trésorier : est responsable de toutes les finances. Ses tâches comprennent l'établissement et la présentation des comptes annuels (souvent le bilan et le compte de résultat) et l'élaboration du projet de budget.
• Réviseur*e : vérifie et confirme l'exactitude des comptes annuels.
• Secrétaire : prend souvent en charge la majeure partie de l'administration. Ce membre du comité envoie les invitations, tient la liste des inscriptions pour le contrôle des présences et est responsable de la rédaction du procès-verbal pendant l'assemblée.
• Autres membres du comité : ils assument les tâches pratiques importantes. Cela comprend la réservation de la salle, l'organisation du matériel technique (vidéoprojecteur, microphone, etc.), la planification de l'apéritif et la préparation des bulletins de vote. Il est également important de déterminer à l'avance qui aidera à l'accueil et qui sera prêt à officier en tant que scrutateur* ou président* de séance pendant l'assemblée.

Conseil pratique : créez une simple liste des tâches en attente (liste des tâches). Notez-y qui doit accomplir quelle tâche et dans quel délai. Ainsi, toute l'équipe garde une vue d'ensemble à tout moment.

Conseil logiciel :
Pour éviter que cette liste de tâches ne se perde dans des notes éparses ou des chaînes d'e-mails confuses, un système centralisé de gestion des tâches est indispensable. Avec ClubDesk, vous pouvez facilement créer une liste de contrôle disponible en ligne et y noter qui doit faire quoi et pour quand (par exemple sous forme de document liste). Vous pouvez également saisir les étapes importantes dans le calendrier ClubDesk de l'association pour le groupe « Bureau exécutif ». Ainsi, rien ne passe à la trappe, sans suivi manuel ni souci de savoir si vous disposez de la dernière version du fichier Excel.

Une bonne planification, c'est déjà la moitié du travail accompli. La liste de contrôle suivante, qui peut s'inspirer de votre liste de tâches, vous aidera à traiter étape par étape les points les plus importants de l'organisation et à vous assurer que rien n'est oublié.

Phase 1 : clarifier les responsabilités (qui fait quoi ?)

Pour que votre assemblée générale se déroule sans accroc, le Bureau exécutif doit travailler en équipe. Clarifiez les responsabilités à l'avance :

• Direction générale : la responsabilité générale est-elle clairement attribuée à une personne (par exemple, le président) ?
• Contenu & Ordre du jour : est-il clairement établi qui rédige les rapports annuels et finalise l'ordre du jour (généralement le président) ?
• Finances : est-il clairement établi qui établit les comptes annuels, prépare le budget et présente les comptes annuels (généralement le trésorier) ?
  Si une révision est obligatoire ou souhaitée dans votre association, n'oubliez pas de présenter le rapport de révision (souvent une seule phrase).
• Administration : la personne chargée de l'administration, c'est-à-dire de l'envoi des invitations et de la gestion des inscriptions (généralement le/la secrétaire), est-elle désignée ?
• Procès-verbal : la personne chargée de rédiger le procès-verbal a-t-elle été désignée (généralement le/la secrétaire) ?
• Comptage des voix et présidence du jour : y a-t-il des personnes sur place pour assumer ces tâches ?
• Logistique (salle & technique) : les responsabilités en matière de réservation de la salle et de vérification technique ont-elles été réparties ? Le Wi-Fi est-il stable (en particulier pour les événements hybrides) ?
• Restauration (apéritif) : qui organise l'apéritif ? Qui coordonne les éventuelles contributions des membres (par exemple, les dons de gâteaux) ?
• Accueil & rangement : y a-t-il des personnes sur place pour l'accueil ou le rangement après la réunion ?
• Matériel : qui prépare les bulletins de vote et les éventuelles étiquettes de table ?

Phase 2 : Fixer la date, la durée et le lieu (Quand et où ?)

Le cadre approprié est déterminant pour le nombre de participants et l'ambiance de la réunion.

• Bases de la date : toutes les bases décisionnelles importantes (comptes annuels définitifs, rapport d'audit) sont-elles disponibles ?
• Choix de la date : la date se situe-t-elle dans la période prévue par les statuts (par exemple au premier trimestre) ?
• Disponibilité de la date : la date évite-t-elle les vacances scolaires, les jours fériés ou d'autres événements majeurs ? Est-elle fixée un jour de semaine (par exemple le soir) où la plupart des membres sont disponibles ?
• Durée : la durée prévue est-elle réaliste (règle générale : 1,5 à 2,5 heures pour la partie formelle) ?
• Marge de temps : des marges généreuses sont-elles prévues pour les points controversés ou suscitant de vives discussions (par exemple, modifications des statuts, élections) ?
• Lieu : le lieu est-il disponible à la date prévue et conforme aux statuts (ou existe-t-il par exemple une obligation de se réunir au siège de l'association) ?
  • Accessibilité : la salle est-elle facilement accessible (transports publics, places de parking) et accessible aux personnes à mobilité réduite ?
  • Taille de la salle : la salle est-elle adaptée au nombre de participants attendus (ni trop grande, ni trop petite) ?
  • Infrastructure technique : le matériel technique nécessaire est-il disponible (vidéoprojecteur, écran, microphone à partir d'environ 30 personnes, connexion Wi-Fi stable pour une éventuelle organisation hybride) ?
  • Coûts (salle) : les coûts de location de la salle correspondent-ils au budget ? (Conseil : demandez des salles bon marché auprès des communes, des églises ou des écoles).

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Comme la loi suisse ne réglemente pas en détail la participation à l'Assemblée générale des membres, ce sont vos statuts qui font autorité.

Il existe néanmoins un principe fondamental : chaque membre de votre association a le droit de participer à l'Assemblée générale des membres. Ce droit non écrit découle de la nature même de l'adhésion. En effet, toute personne qui est « membre » de l'association ne peut être exclue de la réunion centrale de tous les membres. Vos statuts définissent donc qui est considéré comme « membre » et a donc le droit de participer. Vous pouvez créer différentes catégories telles que les membres actifs, passifs ou honoraires, qui ont tous le droit de participer. Le droit des associations est très libéral. Une association peut donc définir dans ses statuts des règles différentes pour les membres honoraires, par exemple. Cela est toutefois plutôt rare.

Il convient de distinguer clairement les non-membres ou invités. Les personnes qui ne font que soutenir l'association (par exemple en tant que « sponsors », « donateurs », « amis de l'association », « anciens membres ») doivent être définies comme non-membres dans les statuts et n'ont donc pas le droit de participer. Bien entendu, vous pouvez toujours autoriser dans vos statuts l'invitation de personnes externes, ou l'assemblée elle-même peut autoriser la présence d'invités par décision. Il peut également être judicieux d'inviter des invités à votre Assemblée générale des membres si vous traitez des sujets qui les concernent dans votre ordre du jour.

À propos : le droit de participation (qui peut participer à l'événement) et le droit de vote (qui peut voter) sont deux points distincts. Toutes les personnes autorisées à participer n'ont pas automatiquement le droit de vote. Vous trouverez toutes les informations sur le droit de vote dans le chapitre « Organiser correctement les votes et les élections » dans la Section « Droit de vote et exclusion du droit de vote ». 

Dès l'annonce de l'Assemblée générale des membres, vous pouvez commettre des erreurs graves qui peuvent avoir une incidence sur la validité juridique des décisions. Il est donc indispensable de procéder avec rigueur.

Date de l'invitation

La loi ne précise pas quand les invitations à l'Assemblée générale des membres doivent être envoyées. Vous fixez vous-mêmes la date dans vos statuts. Ce délai que vous définissez vous-mêmes est alors absolument contraignant pour votre Bureau exécutif. Si vous ne le respectez pas, il s'agit d'un vice de forme qui rend toutes les décisions prises lors de l'Assemblée générale contestables devant les tribunaux.

Si vos statuts ne prévoient pas de délai, la règle tacite veut que l'invitation soit envoyée « en temps utile ». Dans la pratique juridique, un délai d'au moins 10 jours s'est imposé comme le minimum absolu pour la réception de l'invitation (dans la boîte aux lettres ou la boîte mail). Un bon délai d'invitation est de 2 à 3 semaines à l'avance. Vous donnez ainsi à vos membres suffisamment de temps pour se préparer et montrez que vous accordez de l'importance à la planification.

Points à l'ordre du jour

L'ordre du jour est le calendrier contraignant de l'assemblée. Il répertorie tous les thèmes qui seront présentés, discutés et votés. Tous les points à l'ordre du jour doivent impérativement être mentionnés dans l'invitation.

Le processus d'élaboration de cette liste commence bien avant l'envoi des invitations. Le Bureau exécutif doit non seulement préparer ses propres points à l'ordre du jour, mais aussi prendre en compte les propositions des membres. En principe, ce droit formel de motion est lié au droit de vote : seules les personnes autorisées à voter sur un sujet ont le droit formel de faire inscrire une motion correspondante à l'ordre du jour. Vos statuts peuvent toutefois définir leurs propres règles. Pour que ces motions puissent être inscrites à la liste officielle, le délai de soumission par les membres doit impérativement expirer avant l'envoi des invitations.

Exemple
Supposons que vos statuts prévoient un délai de convocation de 20 jours avant l'assemblée. Afin de respecter ce délai, le Bureau exécutif envoie la convocation 23 jours avant, par exemple. Le délai pour les motions des membres doit être antérieur à cette date. Idéalement, vous fixez également ce délai dans les statuts, par exemple à au moins 30 jours avant l'assemblée. Le Bureau exécutif dispose ainsi d'un délai de 7 jours, entre le 30e et le 23e jour avant l'assemblée, pour examiner toutes les motions et préparer l'ordre du jour définitif en vue de son envoi.

L'ordre du jour définitif doit alors être envoyé impérativement avec l'invitation. Une invitation sans ordre du jour constitue un vice de forme grave et peut entraîner la contestation judiciaire de toutes les décisions prises lors de l'assemblée. Ce n'est que si les membres savent à l'avance sur quoi porteront les décisions qu'ils peuvent se préparer et exercer leurs droits.

La base juridique est définie dans le Code civil (art. 67, al. 3 CC) : « Les objets qui n'ont pas été dûment annoncés ne peuvent faire l'objet d'une décision que si les statuts l'autorisent expressément. ».

C'est précisément pour cette raison que vous devez tenir compte des points suivants lors de l'établissement de l'ordre du jour :

• Formuler clairement : les points à l'ordre du jour doivent être désignés avec précision (p. ex. « Proposition de modification de l'art. X des statuts : augmentation de la cotisation des membres »).
• Pas de décisions sous « Divers » ou « Varia » : ce point très apprécié de l'ordre du jour ne doit être utilisé que pour des communications ou des discussions ouvertes. Aucune décision juridiquement contraignante ne peut y être prise.
• Joindre les documents : pour les points à l'ordre du jour tels que l'approbation des comptes annuels ou les élections, les documents pertinents (par exemple, bilan & compte de résultat, présentation des candidats) doivent, si possible, être envoyés directement avec l'invitation ou être facilement accessibles aux membres. Pour des raisons de durabilité, l'envoi par courrier électronique est approprié pour les documents détaillés. L'envoi de l'invitation par e-mail doit toutefois être expressément autorisé dans vos statuts.

Assemblée universelle

L'assemblée universelle est un cas particulier rare de l'assemblée générale : elle permet de prendre des décisions juridiquement valables au sein de l'association de manière spontanée, sans invitation formelle ni ordre du jour annoncé à l'avance. Pour que ses décisions soient valables, deux règles strictes doivent toutefois être respectées :

• Tous les membres sans exception sont présents ou représentés.
• Toutes les personnes présentes approuvent à l'unanimité la tenue de l'assemblée.

Attention : ne prévoyez jamais une assemblée générale comme norme ! Dans la pratique, elle est presque impossible à réaliser, car chaque membre (100 %) doit être présent. Si une seule personne est absente (par exemple pour cause de maladie), l'assemblée ne peut pas être considérée comme une assemblée générale. Toutes les décisions seraient alors nulles. N'utilisez cette méthode qu'en cas d'urgence absolue et pour les très petites associations.

Afin que vos décisions ne puissent pas être contestées ultérieurement pour vice de forme, vous devez connaître les règles de forme exactes qui découlent de vos statuts ou de la pratique actuelle, par exemple si vous êtes autorisé à envoyer des invitations par e-mail.

Règles relatives à la convocation à l'assemblée générale

La loi suisse (CC) ne prescrit aucune forme particulière pour l'invitation. Elle laisse cette réglementation à l'appréciation de l'association elle-même.

Ce qui est donc déterminant, c'est avant tout ce qui est stipulé dans vos statuts. Si ceux-ci exigent une invitation « écrite », cette exigence est contraignante. Les invitations purement verbales sont généralement déconseillées, car en cas de litige, vous ne pourrez jamais prouver qui a été invité et quand. La forme écrite sert donc votre propre sécurité juridique. Elle empêche qu'un seul membre mécontent puisse invalider toutes les décisions en affirmant simplement qu'il n'a pas reçu l'ordre du jour, qu'il ne l'a pas reçu à temps pour se préparer de manière approfondie ou qu'il ne l'a pas reçu de la manière habituelle.

En l'absence de règle claire dans les statuts, c'est le « droit coutumier », c'est-à-dire la manière dont vous avez toujours procédé traditionnellement (par exemple par courrier), qui s'applique. Un changement soudain de canal, par exemple du courrier à l'e-mail, est risqué. Si tous les membres ne sont pas joints, les décisions prises peuvent être contestées devant les tribunaux. Il est essentiel que tous les membres puissent prendre connaissance de l'invitation « en toute bonne foi » (c'est-à-dire de manière équitable).

Conseil pratique : pour être à la fois juridiquement sûr et moderne, vous devez clairement désigner les canaux dans les statuts. Une formulation telle que « L'invitation est envoyée par écrit, par courrier postal ou électronique, à la dernière adresse connue de l'association » offre la flexibilité nécessaire. D'autres formes sont également possibles, telles qu'une publication dans l'organe officiel de l'association ou dans la section interne du site web de l'association, une affiche, etc., si les statuts le prévoient explicitement.

Règles applicables aux demandes des membres

Pour les demandes simples des membres, telles que la demande d'un nouvel ordre du jour, la loi ne prescrit aucune forme particulière. Si vos statuts ne prévoient rien à ce sujet, un simple appel téléphonique serait en théorie suffisant. Cela est toutefois fortement déconseillé, car les demandes verbales ne peuvent être prouvées par le membre en cas de litige.

Une exception importante est la demande d'une assemblée extraordinaire (conformément à l'art. 64 CC). Bien que la loi ne précise rien quant à la forme, une forme écrite vérifiable est obligatoire pour des raisons logiques (par exemple un e-mail ou une liste de signatures).

Cela vaut même si l'ensemble du Bureau exécutif est présent lors d'un événement (par exemple une fête estivale) et « voit de ses propres yeux » comment 20 % des membres (ou un seuil inférieur fixé par les statuts) demandent à main levée la tenue d'une assemblée extraordinaire. La raison : le Bureau exécutif doit pouvoir prouver à tout moment la légalité de la convocation à des tiers (par exemple, d'autres membres ou un tribunal). Une déclaration verbale est éphémère et ne constitue pas une preuve juridique. En outre, le Bureau exécutif doit pouvoir vérifier sans aucun doute que toutes les personnes qui se sont manifestées étaient effectivement des membres ayant le droit de vote.

Il est donc vivement recommandé de définir clairement dans les statuts la forme à adopter pour tous les types de demandes (par exemple « par écrit, par e-mail ») afin de garantir la clarté pour les deux parties.

Une invitation rédigée avec soin est la condition formelle pour que les décisions soient valables. Elle doit répondre à toutes les exigences légales et être suffisamment informative pour que vos membres puissent bien se préparer et soient motivés à la lire attentivement.

Pour que votre invitation soit juridiquement valable, les points ci-dessous doivent y figurer de manière claire et complète. Si l'un des points essentiels manque, les décisions prises lors de l'assemblée peuvent être contestées devant les tribunaux.

Voici un guide sur ce que votre invitation doit contenir :

• Expéditeur : la loi (art. 64 CC) attribue clairement cette tâche au Bureau exécutif. L'expéditeur doit donc être clairement identifiable.
• Date et heure : indiquez la date exacte et l'heure de début contraignante. Il est également utile (mais pas obligatoire) d'indiquer un programme, par exemple l'heure d'ouverture des portes ou l'heure prévue pour le début de l'apéritif.
• Lieu et accès : indiquez l'adresse complète et exacte du lieu de la réunion. Dans le cas d'une réunion virtuelle ou hybride, le lien d'accès (par exemple via Zoom) accompagné d'instructions claires est obligatoire.
  • Conseil pratique : afin de faciliter la participation, il est très utile de fournir des informations pratiques telles que les arrêts de transports publics les plus proches, les possibilités de stationnement ou (pour les nouveaux lieux) un petit plan d'accès.
• L'ordre du jour : c'est le point le plus important. L'ordre du jour complet doit être joint, car la loi (art. 67, al. 3 CC) interdit les décisions sur des sujets qui n'ont pas été « dûment annoncés ». Pour votre invitation, cela signifie :
  • Formulez et expliquez avec précision : il ne suffit pas d'écrire simplement « élections » ou « modification des statuts ». Chaque membre doit comprendre exactement ce qui se passe. Indiquez après chaque point de l'ordre du jour ce qui est attendu (par exemple « pour information », « pour décision » ou « pour discussion »).
  • Texte des motions : pour les motions importantes, en particulier les modifications des statuts, vous devez inclure le texte de la motion qui sera soumis au vote dans l'invitation.
  • Pas de décisions sous « Divers » : ne prévoyez pas de votes sous le point « Divers », car ces sujets n'auraient pas été « dûment annoncés ».
• Bases de décision (annexes) : assurez-vous que les documents pertinents pour la prise de décision sont accessibles (en annexe ou via un lien de téléchargement). Les comptes annuels et le budget sont obligatoires. En cas de modification des statuts, le texte exact de la modification est nécessaire (il est recommandé de comparer l'ancien texte et la nouvelle Version). Il est également courant et fortement recommandé de joindre le rapport annuel et, pour les élections, une brève présentation des candidats.
• Organisation et contact (pour les commentaires) : demandez aux membres de confirmer ou d'annuler leur participation (par exemple par e-mail ou via le logiciel de l'association). Cela est très utile pour planifier la disposition des sièges et l'apéritif. Indiquez également le nom d'une personne de contact (par exemple le secrétaire) pour toute question préalable.

Une invitation en bonne et due forme à l'Assemblée générale des membres est une condition préalable indispensable pour que les décisions prises lors de votre assemblée soient valables. Afin que vous soyez sûr de ne commettre aucune erreur, ClubDesk a créé un modèle d'invitation qui contient tous les points à l'ordre du jour, des espaces réservés pour vos propres informations spécifiques à l'association ainsi que des conseils utiles pour remplir le modèle.

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Avant de prendre la première décision, vous devez vérifier si l'assemblée est « habilitée à prendre des décisions ». Il existe souvent un malentendu à ce sujet : le Code civil ne prescrit pas de nombre minimum de membres présents. Cela signifie que, sauf indication contraire dans vos statuts, l'assemblée est habilitée à prendre des décisions, que 100 ou seulement 3 membres soient présents. Il est toutefois impératif de vérifier vos statuts. De nombreuses associations se sont imposé un quorum de présence (par exemple « L'assemblée n'est valable que si au moins 20 % des membres sont présents »).

La procédure est donc généralement brève : le/la président(e) accueille les personnes présentes et vérifie si le quorum est atteint conformément aux statuts. Pour savoir comment compter et documenter correctement les votes, consultez la Section « Contrôle des présences & Quorum ». 

Que s'est-il passé au cours de la dernière année associative ? Le rapport annuel apporte la réponse. Il s'agit d'une rétrospective écrite du Bureau exécutif sur les activités, les succès, mais aussi les défis les plus importants de l'année associative écoulée.

Ce point à l'ordre du jour est essentiel, car c'est là que le Bureau exécutif rend officiellement compte de sa gestion de l'association. Pour l'Assemblée générale des membres, l'approbation du rapport est le moment où elle exerce sa surveillance légale (conformément à l'art. 65 CC) sur l'activité des organes.

Si le rapport est volumineux, il est généralement mis à la disposition des membres avant l'Assemblée générale des membres, puis brièvement présenté ou réalisé en Résumé lors de l'Assemblée générale des membres (souvent par le/la président(e)). Les membres ont alors le droit de poser des demandes sur les activités de l'association et la gestion du Bureau exécutif. Après la discussion, l'approbation du rapport est soumise au vote.

L'approbation du rapport annuel, ainsi que celle des comptes annuels, constituent la base indispensable pour la décision ultérieure et séparée concernant la décharge du Bureau exécutif. Si le rapport n'est pas approuvé par l'assemblée (par exemple en raison d'informations incomplètes ou erronées), cela constitue un vote de défiance fort. Dans un tel cas, la décharge est généralement refusée.

Conseil pratique : il est fortement recommandé d'envoyer le rapport annuel avec l'invitation aux membres. Ainsi, tout le monde peut se préparer tranquillement et vous gagnez un temps précieux lors de l'assemblée, car il n'est plus nécessaire de lire le rapport dans son intégralité.

Les comptes annuels constituent le rapport financier du Bureau exécutif. Ils se composent généralement du bilan et du compte de résultat et montrent comment l'association a été gérée au cours de l'année écoulée.

Dans la pratique associative, ce point à l'ordre du jour est l'instrument central de contrôle financier. La loi mentionne « l'approbation des comptes annuels » comme une tâche standard de l'Assemblée générale des membres. Habituellement, c'est le/la trésorier·ère qui présente les chiffres.

Si votre association a élu des vérificateurs/vérificatrices des comptes (comme le prévoient généralement les statuts), leur rapport est ensuite présenté. Cette instance de contrôle vérifie la comptabilité et recommande à l'assemblée d'approuver ou non les comptes. En l'absence de vérificateurs/vérificatrices, l'assemblée doit évaluer les chiffres directement, sans rapport de vérification. Après avoir répondu aux demandes éventuelles, elle vote sur l'approbation des comptes.

L'approbation des comptes annuels, ainsi que le rapport annuel, constituent la base indispensable pour la décision séparée concernant la décharge du Bureau exécutif. Si les comptes ne sont pas approuvés (par exemple en raison d'erreurs ou parce que les vérificateurs le recommandent), cela a de graves conséquences :

• Motion de censure : les membres retirent leur confiance au Bureau exécutif.
• Pas de décharge : le Bureau exécutif ne peut alors pas être déchargé.
• Révision : les comptes doivent être corrigés et présentés à nouveau lors d'une nouvelle assemblée.

Conseil pratique : les comptes annuels (et, le cas échéant, le rapport de révision) doivent impérativement être mis à la disposition des membres avant l'assemblée afin qu'ils puissent se préparer. Le plus simple et le plus équitable est d'envoyer les documents ou un lien vers ceux-ci directement avec l'invitation. Une décision concernant des chiffres que personne n'a pu vérifier au préalable serait contestable.

Ce n'est que si le bilan et le compte de résultat sont si simples que tout le monde peut les comprendre et les saisir au premier coup d'œil (par exemple, s'ils ne comportent que 10 postes chacun) qu'il suffit de présenter et d'expliquer ces évaluations lors de l'Assemblée générale des membres.

Conseil logiciel :
La préparation des comptes annuels (bilan & compte de résultat) à temps pour l'assemblée est souvent le facteur de stress le plus important. Grâce à un logiciel tout-en-un pour associations tel que ClubDesk, qui propose une comptabilité intégrée avec un plan comptable pour les associations, vous pouvez accomplir cette tâche en un rien de temps. ClubDesk génère toutes les analyses financières nécessaires à l'assemblée générale des membres à partir de vos écritures et factures, d'un simple clic : elles sont correctes, claires et prêtes à être présentées aux réviseurs et à l'Assemblée générale des membres.

La décharge est un terme central dans le droit des associations et signifie « décharge ». La décision relative à la décharge est l'une des tâches centrales de l'Assemblée générale des membres, qui découle directement de sa supervision suprême intransmissible. Lors de l'assemblée générale de votre association, les membres votent – généralement après l'approbation du rapport annuel et des comptes annuels – pour décider s'ils accordent la décharge au Bureau exécutif dans son ensemble ou à certains de ses membres pour la gestion de l'association au cours de l'année écoulée.

Une règle importante s'applique à ce vote : les membres du Bureau exécutif sont exclus du droit de vote en raison de conflits d'intérêts et doivent s'abstenir. Le président de l'assemblée doit s'en assurer. Les membres du Bureau exécutif ne sont toutefois pas tenus de quitter la salle pendant le vote.

Cette décision est plus qu'un simple « accord » formel. Il s'agit d'un vote de confiance qui confirme que les membres approuvent le travail du Bureau exécutif sur la base des informations présentées.

La conséquence juridique de la décharge accordée est importante : l'association renonce ainsi à toute responsabilité civile à l'égard des membres du comité directeur pour leurs actions au cours de l'année associative concernée.

Il existe toutefois deux restrictions importantes :

1. Uniquement les faits connus : la décharge ne s'applique qu'aux faits qui étaient connus des membres au moment de la prise de décision ou qui auraient dû être connus d'après les documents présentés (rapport annuel, comptes, etc.). Si des irrégularités sont découvertes ultérieurement, qui ont par exemple été dissimulées ou cachées par le Bureau exécutif, celui-ci peut néanmoins être tenu responsable.
2. Aucune protection contre les actions en responsabilité civile de tiers : la décharge n'a d'effet qu'en interne, entre l'association et le Bureau exécutif. Elle ne protège ni l'association ni le Bureau exécutif contre d'éventuelles actions en responsabilité civile de tiers externes (par exemple, fournisseurs, assurances sociales).

Si la décharge est refusée au Bureau exécutif, cela constitue un vote de défiance fort, avec des conséquences claires :

• La responsabilité reste engagée : les membres du Bureau exécutif restent personnellement responsables envers l'association pour tout dommage résultant d'activités connues liées à la gestion de l'association.
• Conséquences possibles sur le plan personnel : le refus peut entraîner la démission du Bureau exécutif ou les membres peuvent déposer une demande de révocation (destitution).
• Autres enquêtes : un contrôle spécial de la gestion de l'association peut être exigé.
• Base pour des poursuites : un refus de décharge facilite pour l'association une action en responsabilité ultérieure contre le Bureau exécutif si des dommages sont prouvés.

La tenue d'élections (élection et révocation du Bureau exécutif) est une tâche obligatoire et intransmissible de l'Assemblée générale des membres en tant qu'organe suprême de l'association (art. 65 CC). Il s'agit d'un acte démocratique au cours duquel l'Assemblée générale des membres désigne les personnes qui occuperont des fonctions au sein de l'association, notamment le Bureau exécutif et, le cas échéant, les vérificateurs des comptes. Il s'agit de la légitimation de ces personnes à agir au nom de l'association.

Qu'est-ce qui est élu et qui est élu ?

1. Bureau exécutif : l'élection la plus importante concerne le Bureau exécutif ou certains de ses membres.
2. Le cas échéant, vérificateurs des comptes : même si la loi ne l'impose pas, la plupart des associations élisent des vérificateurs des comptes internes, appelés « vérificateurs amateurs », chargés du contrôle financier.
3. Autres organes/fonctions : selon les statuts, les membres d'autres comités peuvent également être élus (par exemple pour la commission technique, responsable des plans d'entraînement, de la participation aux tournois, ou pour la commission musicale, responsable du choix du répertoire. Les responsables de ces commissions sont souvent automatiquement membres du Bureau exécutif).
4. Qui est éligible ? En principe, tous les membres ayant le droit de vote sont éligibles. Vos statuts doivent clairement stipuler si des critères supplémentaires s'appliquent (par exemple, un âge minimum) et si, à titre exceptionnel, des non-membres peuvent également être élus (par exemple, pour l'organe de révision).

Remarque : vous trouverez ci-dessous, dans le chapitre « Organiser correctement les votes et les élections », des informations détaillées sur la manière d'organiser correctement les élections, les procédures de vote existantes, les majorités requises et la manière de gérer les cas d'égalité des voix.

Même si le budget est approuvé, de nombreuses associations traitent le montant de la cotisation des membres comme un point distinct de l'ordre du jour. Cela est particulièrement important lorsque le Bureau exécutif propose une augmentation ou une modification de la structure des cotisations. D'un point de vue juridique, la fixation des cotisations est une compétence fondamentale de l'Assemblée générale des membres, sauf si les statuts l'ont expressément déléguée à un autre organe (par exemple le Bureau exécutif), ce qui est toutefois rare. Le Bureau exécutif peut proposer les cotisations, mais ne peut généralement pas les modifier de son propre chef.

Comme il s'agit d'une décision contraignante qui concerne directement tous les membres sur le plan financier, ce point doit être clairement et séparément annoncé dans l'ordre du jour (par exemple « Proposition d'augmenter la cotisation annuelle des membres actifs à 150 CHF »). Une décision spontanée d'augmenter les cotisations sous le point « Budget » ou même « Divers » serait irrecevable et contestable.

Conseil logiciel :
Une augmentation des cotisations a-t-elle été décidée ? Avec ClubDesk, vous pouvez par exemple modifier très facilement et en une seule fois les montants enregistrés dans la gestion des membres pour tous les membres actifs, grâce à la modification en masse. Lors de l'envoi de la prochaine facture aux membres, le nouveau montant sera bien sûr facturé à tous.

La discussion du budget est l'une des tâches centrales de l'Assemblée générale des membres. Si rien n'est stipulé dans les statuts, l'approbation du budget doit figurer à l'ordre du jour de l'Assemblée générale des membres. La fixation du budget peut être déléguée au Bureau exécutif, mais aussi aux statuts. Afin de régler cette question de manière claire et transparente, il est donc fortement recommandé de préciser dans les statuts si le budget doit être approuvé par l'Assemblée générale des membres ou simplement pris en compte. Le budget est le calendrier financier pour l'année associative à venir et l'autorisation donnée au Bureau exécutif d'utiliser les fonds de l'association dans l'intérêt des membres.

Le budget est un calcul prévisionnel qui répertorie toutes les recettes attendues (par exemple, les cotisations des membres, les Dons, les recettes provenant d'événements) et les dépenses (par exemple, les loyers, les coûts de matériel, les frais de déplacement, les budgets de projets) pour la période à venir (généralement l'année associative suivante).

En approuvant le budget, l'Assemblée générale des membres fixe les priorités financières pour l'année à venir, autorise le Bureau exécutif à effectuer des dépenses dans le cadre de ce plan et assure la transparence quant à l'utilisation des fonds de l'association. Sans un budget approuvé par l'Assemblée générale des membres, le Bureau exécutif n'a pas la légitimité nécessaire pour effectuer ses dépenses.

Procédure pour la présentation du budget en vue de son approbation par l'Assemblée générale des membres :

1. Présentation par le Bureau exécutif : le/la trésorier·ère (ou un autre membre du Bureau exécutif) présente le projet de budget. Il est recommandé d'opter pour une présentation claire et compréhensible, idéalement avec des chiffres comparatifs par rapport à l'année précédente, afin de faciliter la compréhension des membres.
2. Explications : les postes importants, les projets prévus ou les écarts importants par rapport à l'année précédente doivent être brièvement expliqués.
3. Discussion : les membres doivent avoir la possibilité de poser des demandes sur le budget et de discuter de certains postes. Ils peuvent également proposer des amendements au projet de budget (par exemple, augmentation ou réduction d'un poste particulier).
4. Vote : le projet de budget (éventuellement modifié) est soumis au vote. Sauf disposition contraire des statuts, la majorité absolue des voix exprimées suffit généralement.
5. Procès-verbal : la décision d'approuver le budget est consignée dans le procès-verbal.

Déroulement de la présentation du budget pour information à l'assemblée générale :

1. Présentation par le Bureau exécutif : le/la trésorier·ère (ou un autre membre du Bureau exécutif) présente le projet de budget. Il est recommandé d'opter pour une présentation claire et compréhensible, idéalement avec des chiffres comparatifs par rapport à l'année précédente, afin de faciliter la compréhension des membres.
2. Explications : les postes importants, les projets prévus ou les écarts importants par rapport à l'année précédente doivent être brièvement expliqués et les demandes doivent recevoir une réponse.
3. Procès-verbal : la prise de connaissance du budget est consignée dans le procès-verbal.

Que se passe-t-il en cas d'écarts ?

Le budget approuvé ou présenté constitue le cadre de dépenses pour le Bureau exécutif, qui ne peut en principe pas dépenser plus d'argent. Mais que se passe-t-il si des coûts plus élevés que prévu surviennent ou si une opportunité imprévue se présente ?

Pour les dépenses supplémentaires mineures et imprévues, le Bureau exécutif dispose généralement d'une certaine marge de manœuvre financière (souvent appelée « somme de compétence »). Cette marge de manœuvre doit être clairement définie dans vos statuts ou dans un règlement financier (par exemple : « Le Bureau exécutif peut engager des dépenses supplémentaires jusqu'à 500 CHF par cas sans l'accord de l'Assemblée générale des membres »). Cela permet au Bureau exécutif d'agir avec souplesse sans avoir à convoquer une Assemblée générale des membres pour chaque petite dépense.

Toutefois, lorsqu'il s'agit de montants plus importants qui n'étaient pas prévus dans le budget, le Bureau exécutif doit obtenir l'accord des membres. Pour cela, il doit généralement convoquer une Assemblée générale des membres extraordinaire et demander l'autorisation pour les dépenses supplémentaires (« crédit supplémentaire »).

Les statuts constituent en quelque sorte la loi fondamentale de votre association. La modification de ces statuts est donc l'une des tâches les plus importantes et intransmissibles de l'Assemblée générale des membres. Si une adaptation s'avère nécessaire, que ce soit au niveau de l'objet de l'association, de son organisation ou des catégories de membres, elle doit impérativement être traitée comme un point distinct de l'ordre du jour et figurer dans la convocation.

Il est très important que l'annonce soit correcte (art. 67, al. 3 CC). Les modifications des statuts sont soumises à des règles très strictes. La loi exige seulement une « annonce en bonne et due forme », mais ne définit pas ce que cela signifie exactement. Dans la pratique juridique, il est toutefois clairement établi qu'il ne suffit pas d'écrire simplement « modifications des statuts ». Une telle décision est considérée comme insuffisamment annoncée et serait donc contestable devant les tribunaux. Pour être sûr, vous devez impérativement envoyer le libellé exact de la modification (ou au moins son contenu essentiel) avec l'invitation. La solution la plus transparente consiste à comparer l'ancien et le nouveau texte de l'article.

Une modification des statuts constituant une intervention importante dans la loi fondamentale de votre association, la « majorité absolue » normale ne suffit pas pour cette décision dans la plupart des associations. La majorité requise est définie dans vos propres statuts. Dans la pratique, il s'est avéré utile et il est recommandé d'exiger une majorité qualifiée pour les modifications des statuts de l’association, par exemple une majorité des deux tiers des membres présents ayant le droit de vote.

Vous trouverez des informations détaillées sur le contenu obligatoire et recommandé des statuts de l’association, sur la manière de les rédiger et de les modifier, etc. dans le Guide pratique ClubDesk « Statuts de l’association ».

L'admission de nouveaux membres et l'exclusion de membres existants sont deux actes fondamentaux que la loi (art. 65 CC) mentionne comme tâches standard de l'Assemblée générale des membres. Si les statuts ne contiennent aucune disposition à ce sujet, ce point doit figurer à l'ordre du jour de l'Assemblée générale des membres. Vous pouvez néanmoins attribuer ces tâches à un autre organe dans vos statuts, par exemple à une commission des membres ou au Bureau exécutif. Dans la pratique, de nombreuses associations délèguent l'admission au Bureau exécutif afin de pouvoir accueillir de nouveaux membres tout au long de l'année et pas seulement lors de l'Assemblée générale des membres.

L'exclusion peut également être déléguée au Bureau exécutif par les statuts. Souvent, une possibilité de recours auprès de l'Assemblée générale des membres est prévue. Si l'exclusion reste du ressort de l'Assemblée générale des membres (ce qui est habituel), elle doit impérativement faire l'objet d'un point distinct à l'ordre du jour.

Important pour le point « Exclusion » :

• Préserver l'anonymat (si possible) : le point doit être clairement mentionné dans la convocation (par exemple « Demande d'exclusion d'un membre »). La question de savoir si le nom du membre concerné doit déjà figurer sur la convocation est controversée. Afin de protéger la personnalité, il est souvent recommandé de ne mentionner le nom qu'au moment de l'assemblée, sauf si les statuts en disposent autrement.
• Droit d'être entendu : le membre concerné doit impérativement avoir la possibilité de s'exprimer sur les reproches qui lui sont faits avant l'assemblée et avant le vote.

L'exclusion étant une décision très délicate et souvent émotionnelle, de nombreux statuts prévoient un vote à bulletin secret et une majorité qualifiée (par exemple, une majorité des deux tiers) pour cette décision.

Votre Assemblée générale des membres vit de la participation active de ses membres. Cela inclut également le droit de présenter ses propres motions et de soumettre ainsi des sujets au vote. En principe, tant le Bureau exécutif que les membres peuvent soumettre des motions formelles. Pour que cela se déroule dans de bonnes conditions, il est essentiel de respecter les délais et la procédure appropriée.

Motions pour l'ordre du jour (avant l'assemblée)

Le principe le plus important est le suivant : Aucune décision ne peut être prise lors de l'Assemblée générale des membres sur des thèmes qui n'ont pas été correctement annoncés dans la convocation (art. 67, al. 3 CC). Cela signifie pour les motions des membres qui doivent être votées :

Afin que les motions des membres qui doivent être votées puissent être traitées correctement, elles doivent impérativement être soumises au Bureau exécutif avant l'envoi de la convocation à l'Assemblée générale des membres. C'est la seule façon pour le Bureau exécutif d'avoir le temps d'examiner les motions et de les inscrire à l'ordre du jour officiel qui sera envoyé avec la convocation à l'assemblée.

Il est fortement recommandé de préciser clairement dans vos statuts le délai pour ces motions ainsi que la forme (par exemple « par écrit par e-mail »). Fixez le délai de manière à ce que le Bureau exécutif dispose encore d'un délai suffisant pour les traiter avant la date limite d'envoi de l'invitation. Si vos statuts stipulent, par exemple, que l'invitation doit être envoyée au plus tard 20 jours avant l'assemblée, le délai pour les motions des membres devrait expirer 10 jours avant cette date d'envoi. Chaque motion soumise au vote doit alors figurer sur la liste des points à l'ordre du jour sous une rubrique distincte et clairement formulée. Une rubrique générale telle que « Motions des membres » ne suffit pas pour les décisions. Veillez à ce que le texte de la motion soit formulé de manière aussi précise que possible.

Motions pendant l'assemblée (motions de fond et motions d'ordre)

Même après l'envoi de la convocation, les membres peuvent encore intervenir pendant l'assemblée et présenter des motions. Il est important de distinguer deux types de motions fondamentalement différents, car ils doivent être traités différemment :

1. Motions de fond : propositions relatives au contenu

Les motions de fond se rapportent toujours au contenu d'un point à l'ordre du jour qui est en cours de discussion. Elles visent à influencer la décision. On distingue :

• Motion principale : la motion initiale, qui doit figurer sur la liste des points à l'ordre du jour envoyée avec la convocation (généralement par le Bureau exécutif), par exemple «Rénovation de l'ensemble du local de l'association».
• Motion modificative : elle vise à modifier la motion principale dans le détail, sans en rejeter l'essence, par exemple « Rénovation uniquement des Fenêtres du local de l'association ».
• Contre-motion : elle propose une solution complètement différente pour le même sujet et est souvent en concurrence avec la motion principale, par exemple « Au lieu d'une rénovation, location d'un nouveau local pour l'association ».

Traitement par la présidence de l'assemblée : des amendements ou des contre-propositions peuvent être présentés pour chaque proposition principale lors de l'assemblée générale. La présidence doit donc autoriser ces propositions (dans la mesure où elles se rapportent à un point dûment inscrit à l'ordre du jour), les formuler clairement, permettre une discussion et les soumettre au vote dans un ordre logique (par exemple, d'abord les amendements, puis la proposition principale et la contre-proposition).

2. Motions d'ordre : propositions relatives au déroulement

Les motions d'ordre ne portent pas sur le contenu, mais exclusivement sur la procédure et le déroulement de l'assemblée elle-même. Elles servent à diriger la séance et peuvent être présentées à tout moment. Tout membre ayant le droit de vote peut présenter une motion d'ordre à tout moment pendant l'assemblée. Elle peut par exemple demander :

• de procéder à un vote à bulletin secret,
• de mettre fin à la discussion sur un sujet,
• de limiter le temps de parole pour les interventions individuelles,
• de modifier l'ordre des points à l'ordre du jour,
• de revoter sur une décision déjà prise (motion de réexamen),
• de reporter un point de l'ordre du jour à une séance ultérieure (ajournement),
• de renvoyer une motion au Bureau exécutif pour révision (renvoi),
• ou d'interrompre complètement l'assemblée.

Traitement par la présidence de l'assemblée : les motions d'ordre ont la priorité ! La présidence doit les traiter immédiatement : elle doit donc les accepter (si elles sont valables), demander brièvement la raison si nécessaire et les soumettre directement au vote (sans débat sur le fond). Le résultat détermine alors la suite de la procédure. Une motion d'ordre peut être invalide si, par exemple, elle vise uniquement à interrompre l'assemblée ou si elle enfreint les statuts ou la loi.

Ce point de l'ordre du jour n'est certes pas prescrit par la loi, mais il s'agit d'une pratique recommandée et largement répandue pour démarrer l'assemblée dans les meilleures conditions. Il est généralement traité immédiatement après l'ouverture et la constatation du quorum.

Le président de l'assemblée soumet alors formellement à l'approbation l'ordre du jour envoyé avec la convocation. Le Bureau exécutif remet ainsi symboliquement l'ordre du jour à l'organe suprême, l'Assemblée générale des membres. Pour les membres, c'est par exemple un bon moment pour demander, par une motion d'ordre, une modification de l'ordre des points à l'ordre du jour s'ils ne sont pas d'accord avec celui-ci.

En règle générale, le président de l'assemblée pose la demande suivante : « L'assemblée approuve-t-elle l'ordre du jour proposé ? ». S'il n'y a pas de motion d'ordre concernant l'ordre des points, la liste est adoptée (généralement à main levée). Si des motions concernant l'ordre des points sont présentées, elles doivent d'abord être mises aux voix. L'approbation de l'ordre du jour donne au président de l'assemblée la mission claire de diriger la réunion en suivant précisément ce programme. Elle garantit la transparence et légitime le déroulement de l'assemblée.

Il s'agit souvent du premier point à l'ordre du jour. Par cette décision, les membres confirment formellement que le procès-verbal de la dernière réunion est correct et complet.

Bien que cela ne soit pas obligatoire légalement, ce point à l'ordre du jour est important pour la sécurité juridique. Le procès-verbal approuvé constitue la mémoire officielle de l'association. Il prouve quelles décisions ont été prises et quelles personnes ont été élues. Si une erreur s'est glissée dans le procès-verbal, l'approbation est le dernier moment pour la corriger par une demande de modification. Les décisions prises ne peuvent toutefois plus être annulées. Selon la loi, les décisions ne peuvent être contestées que dans les 30 jours suivant la prise de connaissance du procès-verbal (réception par e-mail ou par courrier, par exemple) (art. 75 CC).

En règle générale, le procès-verbal n'est plus lu à haute voix, mais envoyé aux membres avec l'invitation ou mis à leur disposition pour consultation. Lors de l'assemblée, la direction demande simplement s'il y a des objections ou des corrections à apporter avant de passer au vote. Vous trouverez plus d'informations sur le procès-verbal dans le chapitre « Le procès-verbal : sécurité juridique et aide-mémoire » ci-dessous.

Sous ce point de l'ordre du jour, les invités externes ont la possibilité de s'adresser brièvement à l'assemblée. Les invités sont généralement des représentants des sponsors, de la commune, d'une organisation faîtière ou d'organisations partenaires.

Les allocutions de bienvenue permettent de témoigner de l'estime portée à des acteurs externes importants, renforcent le réseau de l'association et peuvent motiver les membres.

Conseils pratiques :

• Informez les invités suffisamment tôt de leur invitation et de la durée prévue de leur discours de bienvenue (généralement très court, 2 à 3 minutes maximum).
• Placez ce point de manière stratégique, souvent au début de l'assemblée après l'ouverture officielle, mais avant d'aborder les questions internes, ou parfois vers la fin, avant les « divers ».
• Le président de l'assemblée doit veiller à ce que les invités respectent le temps imparti afin de respecter le calendrier de l'assemblée.
• Présentez brièvement l'invité et son lien avec l'association avant de lui donner la parole.

Les discours de bienvenue des invités sont facultatifs, mais ils reflètent de bonnes relations extérieures et sont un signe d'estime. Cela est particulièrement pertinent pour les associations qui ont des sponsors ou qui pratiquent activement le réseautage.

Si votre association compte des groupes de travail, des commissions (p. ex. une commission de construction ou une commission anniversaire) ou des équipes de projet spécifiques, l'Assemblée générale des membres est le lieu idéal pour présenter un bref rapport de situation. Ce point de l'ordre du jour n'est pas prescrit par la loi, mais sert à garantir la transparence et la reconnaissance. Il vous donne, en tant que membres, un aperçu des travaux importants en cours en dehors des activités principales du Bureau exécutif et constitue également une forme importante de reconnaissance pour le travail bénévole qui y est accompli.

En règle générale, le/la responsable de la commission présente brièvement les résultats les plus importants ou l'état d'avancement des travaux. L'assemblée prend « connaissance » de ce rapport. Contrairement au rapport annuel du Bureau exécutif ou aux comptes annuels, il n'y a généralement pas d'approbation par vote.

Important : si un tel rapport donne lieu à une motion (par exemple, l'approbation d'un crédit spécial pour le projet), cette motion doit figurer comme point distinct et clairement annoncé dans l'invitation. Aucune décision ne peut être prise sous le point « Rapports » lui-même.

Alors que de nombreux points à l'ordre du jour servent à faire le bilan (rapport annuel, comptes, décharge), ce point est l'occasion de regarder ensemble vers l'avenir. Il est essentiel pour informer les membres des projets futurs du Bureau exécutif et les impliquer dans l'orientation stratégique de l'association.

Sous ce point de l'ordre du jour, le Bureau exécutif peut par exemple :

• présenter les principaux objectifs pour l'année à venir (par exemple, recrutement de membres, organisation d'un grand événement)
• annoncer et expliquer les investissements ou projets prévus (par exemple, rénovation du club-house, achat de nouveaux instruments, équipements, etc. ainsi que le lancement d'une nouvelle offre)
• informer sur les réflexions stratégiques à long terme (par exemple, réorientation de l'offre de l'association, réorganisation de l'offre de formation, coopérations avec d'autres associations)
• Signaler les défis à venir et esquisser des solutions possibles.
• Consulter les membres sur certaines questions d'avenir et recueillir leurs opinions ou leurs idées.
• Donner un aperçu des dates et événements importants de l'année à venir.

Ce point de l'ordre du jour assure la transparence des projets d'avenir du Bureau exécutif et permet d'impliquer les membres à un stade précoce, de les motiver et de recueillir des suggestions précieuses.

Il est important de faire la distinction suivante : « Perspectives et stratégie » sert à informer et à discuter, et non à prendre des décisions. Pour les décisions contraignantes concernant de nouveaux projets ou de nouvelles dépenses, un point distinct doit impérativement être inscrit à l'ordre du jour (art. 67, al. 3 CC), sinon les décisions sont contestables.

Restez concrets et concentrés sur ce point. Ne présentez pas chaque petit projet, mais concentrez-vous sur les 2 ou 3 axes stratégiques les plus importants. Des supports visuels (par exemple une brève présentation) peuvent aider à rendre les projets compréhensibles.

Ce point est particulièrement important pour la culture associative. Les distinctions sont une occasion inestimable d'exprimer sa gratitude et son estime, qui sont le fondement de toute communauté associative fonctionnelle basée sur le bénévolat.

Profitez de ce moment pour rendre hommage publiquement aux personnes qui se sont particulièrement engagées pour l'association. Il peut s'agir :

• des membres de longue date pour leur fidélité
• des membres ou des équipes performants pour leurs réalisations
• des membres du comité sortants pour leur engagement
• des bénévoles particulièrement engagés qui accomplissent beaucoup en coulisses
• des personnes qui ont rendu de grands services à l'association (par exemple dans le cadre d'un projet de construction ou d'une grande collecte de fonds)

Comment organiser la cérémonie d'hommage ? Une cérémonie bien préparée est plus efficace :

• Hommage personnel : un bref discours personnel (laudatio) soulignant les mérites est souvent plus précieux que n'importe quel cadeau.
• Reconnaissance symbolique : un certificat, un insigne de l'association, un bouquet de fleurs ou un petit cadeau soulignent l'estime portée à la personne.
• Applaudissements : les applaudissements des membres présents sont une forme importante de reconnaissance.
• Membre d'honneur : pour des mérites tout à fait particuliers, de nombreux statuts prévoient la possibilité d'accorder à une personne le statut de membre d'honneur (il s'agit souvent d'une décision formelle qui doit être inscrite à l'ordre du jour !).

Conseil pratique : planifiez soigneusement les hommages ! Déterminez au sein du Bureau exécutif qui doit être honoré, préparez les cadeaux et réfléchissez à qui procédera à la remise des distinctions. Une cérémonie bien organisée renforce le sentiment d'appartenance au sein de l'association. Le plus grand obstacle à cette planification est souvent de ne oublier personne lors des anniversaires (10, 20 ou 50 ans).

Conseil logiciel :
la recherche manuelle des jubilaires dans d'anciennes listes est une source importante d'erreurs. Un bon logiciel pour associations tel que ClubDesk vous décharge de cette tâche : le programme reconnaît automatiquement les anniversaires à partir de la date d'adhésion dans la base de données des membres et vous rappelle en temps utile qui doit figurer sur la liste des hommages pour l'Assemblée générale des membres.

Le point « Varia » (latin pour « divers ») ou « Divers » figure sur presque toutes les invitations aux assemblées générales. Il sert en quelque sorte de fourre-tout pour les points qui ne justifient pas un point à part entière à l'ordre du jour. Utilisé à bon escient, ce point est très utile, mais ses limites doivent être strictement respectées.

Les possibilités : à quoi sert « Divers » ?

• Brèves communications du Bureau exécutif (par exemple, remerciements aux bénévoles, informations sur les événements à venir)
• Interventions des membres (par exemple, remerciements, suggestions brèves, annonces)
• Préoccupations ou demandes générales adressées au Bureau exécutif (sans prise de décision).
• Collecte d'idées et de suggestions pour les futurs ordres du jour ou projets

En bref : « Divers » est l'endroit idéal pour un échange purement informel et pour prendre la température, mais pas pour prendre des décisions.

La limite : pas de décisions sous « Divers »

Aucune décision juridiquement contraignante ne peut être prise sous « Divers ». La loi (art. 67, al. 3 CC) stipule clairement qu'aucun vote ne peut avoir lieu sur des sujets qui n'ont pas été correctement annoncés dans l'ordre du jour.

Une décision prise malgré tout sous « Divers » (par exemple, l'approbation spontanée d'une dépense) souffre d'un grave vice de forme et est contestable en justice. Utilisez donc ce point à bon escient pour le dialogue et l'information, mais reportez tous les votes sur des points correctement inscrits à l'ordre du jour.

Utilisé à bon escient, le point « Divers » est une conclusion précieuse de l'assemblée, qui laisse place à la spontanéité sans compromettre la sécurité juridique.

Cette partie pose les bases. Elle est souvent un peu plus aride, mais nécessaire pour clôturer l'année écoulée en bonne et due forme.

• Accueil & Formalités (obligatoire si un nombre minimum de participants est stipulé dans les statuts) : établit les bases formelles pour des décisions valables, par exemple en déterminant le quorum.
• Mot de bienvenue des invités : présente les invités externes dès le début et leur témoigne de l'estime sans les faire attendre trop longtemps.
• Approbation de l'ordre du jour : donne à l'assemblée le contrôle du programme
• Approbation du procès-verbal de l'Assemblée générale des membres dernière : clôt le « passé » formel avant d'aborder de nouveaux thèmes
• Admission et exclusion de membres (obligatoire, sauf disposition contraire dans les statuts) : les nouveaux membres doivent pouvoir approuver le rapport annuel, etc.
• Approbation du rapport annuel (obligatoire) : la rétrospective du contenu prépare les participants aux thèmes financiers suivants.
• Approbation des comptes annuels, y compris la révision (obligatoire) : la rétrospective financière fournit les faits relatifs au travail du Bureau exécutif.
• Décharge (obligatoire) : conséquence logique après examen du rapport et des comptes : clôture de l'exercice écoulé.

Il s'agit maintenant des thèmes d'actualité. C'est ici que se déroulent les discussions les plus importantes et les votes les plus passionnants.

• Rapports des commissions/projets : informent sur les activités en cours
• Modifications des statuts (obligatoire si des modifications sont prévues) : les modifications fondamentales des règles doivent être clarifiées avant les questions de fond
• Motions des membres ou du Bureau exécutif (obligatoire si des motions ont été déposées) : les questions concrètes sont discutées après que les grands thèmes (personnel, comptes annuels, etc.) ont été clarifiés, sauf si une motion concerne un point déjà inscrit à l'ordre du jour, auquel cas il est préférable de la traiter à ce moment-là.
• Fixation des cotisations des membres (obligatoire sauf disposition contraire dans les statuts) : clarifier d'abord ces recettes importantes...

La partie formelle touche à sa fin. Le regard se tourne vers l'avenir et l'esprit communautaire.

• Perspectives et stratégie : regard sur l'avenir, en accord avec le nouveau budget
• Budget (obligatoire, sauf disposition contraire dans les statuts) : ... puis approuver l'ensemble des recettes et des dépenses prévues pour l'année à venir.
• Élections (obligatoire) : après avoir pris connaissance des comptes annuels et des projets pour l'avenir, les membres peuvent se forger une opinion en vue des élections.
• Hommages : un moment fort en émotions, qui convient bien à la fin de la réunion.
• Divers : dernières interventions et transition vers la partie conviviale.

Le président de séance est la figure centrale qui dirige votre Assemblée générale des membres avec assurance et équité tout au long de la réunion. Ce rôle est déterminant pour garantir un déroulement ordonné, efficace et conforme à la loi.

Qui peut être président de l'assemblée ?

Comme il n'existe aucune réglementation légale à ce sujet, il est préférable que vos statuts définissent ce rôle (par exemple : « L'assemblée est présidée par le/la président(e) »). Si les statuts ne mentionnent rien à ce sujet, la pratique courante veut que le/la président(e) ou le/la vice-président(e) assume cette fonction.

Toutefois, l'assemblée peut ou devrait également élire un(e) président(e) du jour au début de la réunion. Celui-ci ou celle-ci peut alors soit présider l'ensemble de l'Assemblée générale des membres, soit prendre la direction des points de l'ordre du jour que le/la président(e) ne peut pas présider lui-même/elle-même en raison d'un conflit d'intérêts (par exemple, la décharge du Bureau exécutif). La présidence de l'élection du président ou de la présidente est également souvent confiée au président ou à la présidente du jour. Contrairement à la décharge, cela n'est toutefois pas prescrit par la loi, mais relève uniquement de la pratique courante.

Dans le cas de points à l'ordre du jour très délicats ou chargés d'émotion (tels qu'une modification controversée des statuts ou une forte augmentation des cotisations), il existe deux options judicieuses pour obtenir un soutien externe :

1. Présidence externe : l'assemblée peut charger une personne neutre et externe de présider la réunion afin d'objectiver la discussion.
2. Conseil externe : comme alternative (et souvent plus facile à mettre en œuvre), le Bureau exécutif peut inviter un invité expérimenté (par exemple un juriste ou un coach associatif). Cette personne ne dirige pas elle-même l'assemblée, mais assiste le président de l'assemblée à titre consultatif et peut clarifier immédiatement les demandes juridiques ou procédurales complexes.

Principales obligations du président de l'assemblée

La principale responsabilité de la direction de l'assemblée est de veiller à ce que celle-ci se déroule conformément à la loi et aux statuts.

L'une de ses tâches principales consiste à ouvrir officiellement l'assemblée (accueil, constatation du quorum, etc.) et à veiller à ce que les affaires soient traitées rapidement dans l'ordre prévu (sauf si l'assemblée décide d'un changement).

La tâche la plus importante pendant l'assemblée est de diriger les débats. Le président de l'assemblée donne la parole, veille à ce que les échanges soient équitables et fait un résumé des discussions afin de pouvoir passer au vote. Il doit également intervenir en cas de perturbations ou de monologues interminables.

Conseil : en cas de discussions persistantes qui tournent en rond, interrompez le débat public de manière aimable mais ferme et proposez au membre concerné un entretien clarificateur en tête-à-tête après l'assemblée. Si cela ne suffit pas, des moyens formels sont à votre disposition : une limitation du temps de parole (qui peut également être demandée par une motion d'ordre), une retrait de la parole ou, en dernier recours, une expulsion de la salle. Le président de l'assemblée veille à ce que tous les votes se déroulent correctement et clôture officiellement l'assemblée.

Indépendamment de cela, le président de l'assemblée doit diriger la procédure de manière impartiale (c'est-à-dire traiter tout le monde de la même manière). Cependant, la fonction de président n'a aucune incidence sur les droits des membres :

• un président de séance qui est également membre ayant droit de vote (par exemple le président) conserve son droit de vote, peut participer aux discussions et voter normalement (sauf en cas de partialité, comme dans le cas de sa propre décharge).
• Un président de séance qui n'a pas le droit de vote (par exemple une personne externe) a une fonction purement de modérateur, dirige le débat, mais n'a bien sûr pas le droit de vote et doit rester en dehors des discussions de fond.

Le début de l'assemblée pose les bases pour des décisions valables. La direction de l'assemblée doit ici traiter clairement certains points formels avant que la discussion proprement dite ne commence.

1. Accueil et ouverture :

Le président ouvre officiellement la séance. Il est recommandé de mentionner brièvement que l'invitation a été envoyée dans les délais et en bonne et due forme (par exemple : « L'invitation a été envoyée par e-mail le [date], conformément aux statuts »). La légalité de l'assemblée est ainsi consignée dans le procès-verbal.

2. Contrôle des présences & Quorum :

Il faut maintenant déterminer le nombre de personnes présentes ayant le droit de vote. Ce chiffre est déterminant pour le calcul des majorités.

• Appel : la présence est généralement contrôlée à l'entrée à l'aide d'une liste.
• Majorité absolue : la présidence annonce le nombre de voix requis pour atteindre la majorité absolue pour la journée (par exemple : « Avec 80 personnes présentes ayant le droit de vote, la majorité absolue est de 41 voix »).
• Quorum : si vos statuts prescrivent un quorum (nombre minimum), il faut maintenant déterminer si celui-ci est atteint. Si oui (ou s'il n'y a pas de quorum), la présidence déclare l'assemblée capable de statuer.

3. Élection du président ou de la présidente de séance

Si l'ensemble de l'Assemblée générale des membres ou seulement certains points à l'ordre du jour (par exemple, la décharge du Bureau exécutif ou la réélection du président ou de la présidente) doivent être dirigés par une autre personne que le président ou la présidente, vous pouvez élire un président ou une présidente de séance.

En règle générale, un membre expérimenté ou un ancien membre du Bureau exécutif est élu à main levée. Il ne peut toutefois s'agir d'un membre du Bureau exécutif actuel, sinon il ne peut présider la décharge du Bureau exécutif.

4. Élection des scrutateurs :

Afin que le dépouillement des votes se déroule de manière neutre et efficace, l'assemblée élit des scrutateurs au début de la réunion.

• Quand cela est-il nécessaire ? Ils sont indispensables lors de chaque vote à bulletin secret (avec des bulletins de vote), quelle que soit la taille de l'association, afin de garantir un dépouillement neutre. Lors de votes à main levée, ils sont particulièrement importants lorsque de nombreux membres sont présents ou que les résultats sont attendus serrés.
• Qui assume cette fonction : en règle générale, deux à quatre membres n'appartenant pas au Bureau exécutif sont proposés et élus à main levée par l'assemblée.

À propos : lors d'assemblées numériques ou hybrides, des solutions techniques prennent le relais des scrutateurs :

• Outils numériques : les outils de vote comptent les voix automatiquement et de manière neutre.
• Réunions hybrides : dans ce cas, les deux sont souvent nécessaires : des scrutateurs sur place pour les personnes physiquement présentes et un outil numérique pour les participants en ligne. Les résultats doivent ensuite être regroupés.

Là encore, il est important de garantir la neutralité et la traçabilité.

Même avec la meilleure préparation possible, il peut arriver qu'une assemblée déraille, que ce soit en raison d'une dispute violente, d'un afflux confus de motions ou de circonstances extérieures telles qu'une alarme incendie. Dans de tels cas, la présidence de l'assemblée doit garder la tête froide et avoir un plan clair.

La première mesure à prendre en cas de débats houleux ou de confusion est souvent une brève suspension de la séance. Le président de l'assemblée peut décider de sa propre initiative d'ordonner cette pause de 10 à 15 minutes à tout moment. Elle donne au Bureau exécutif le temps de se concerter, permet aux esprits de se calmer et permet de formuler clairement et sereinement les motions complexes. Après la pause, le président doit rouvrir officiellement la séance et s'assurer que l'assemblée est toujours en mesure de prendre des décisions.

Toutefois, si la situation devient incontrôlable, par exemple en cas de tumultes ou de perturbations massives, ou si le bon déroulement de la réunion est impossible pour des raisons techniques, celle-ci doit être interrompue et reportée. En principe, c'est l'assemblée elle-même qui décide d'une telle interruption par une motion d'ordre. Ce n'est que dans des cas d'urgence extrême, lorsque la sécurité est menacée, que le président peut clore immédiatement la séance.

Il est important de noter que les décisions prises avant l'interruption restent valables. Les points encore en suspens doivent être reportés à une nouvelle assemblée. La raison exacte de l'interruption et l'heure à laquelle elle a eu lieu doivent impérativement être consignées dans le procès-verbal. Sinon, le Bureau exécutif risque d'être accusé d'avoir interrompu l'assemblée de manière arbitraire afin d'empêcher des décisions indésirables.

La partie formelle de l'assemblée est peut-être terminée, mais le moment fort sur le plan émotionnel est souvent encore à venir. Une conclusion réussie est plus qu'une simple clôture de la réunion, c'est une occasion de renforcer la culture de l'association et de laisser les membres partir avec un sentiment positif pour passer à la partie conviviale.

Avant que le président de l'assemblée ne déclare officiellement la réunion terminée, c'est le moment idéal pour exprimer sa gratitude et son appréciation. Comme la plupart des associations reposent sur le bénévolat, un « merci » sincère est souvent la récompense la plus importante.

Profitez de cette occasion pour remercier non seulement vos collègues du comité, mais aussi tous les autres membres et bénévoles engagés pour leur dévouement. Un petit cadeau personnalisé est un geste particulièrement apprécié et important, notamment pour les membres du comité qui quittent leurs fonctions. Un bouquet de fleurs pour le/la président(e), remis par un autre membre du comité, est également un signe de grande estime. Un applaudissement final pour toutes les personnes présentes crée un sentiment positif d'appartenance.

À la fin, le président de l'assemblée passe officiellement à la partie conviviale, souvent avec une invitation à l'apéritif. Une fin positive garantit que les membres reviendront avec plaisir.

Même avec une bonne préparation, quelques pièges typiques guettent dans l'agitation de l'assemblée. Si vous connaissez ces six classiques, vous pouvez facilement les éviter et vous épargner bien des ennuis.

1. Le piège « divers »

• Obstacle : une motion est spontanément déposée sous « divers » (par exemple pour une dépense non budgétisée) et soumise au vote.
• Solution : le président de l'assemblée doit rester ferme. Précisez dès le début de l'ordre du jour qu'il s'agit uniquement d'une discussion et qu'aucune décision ne sera prise. Renvoyez les motions spontanées à la prochaine assemblée ou considérez-les comme des suggestions non contraignantes pour le Bureau exécutif.

2. Le Bureau exécutif vote sa propre décharge avec

• Obstacle : lors du vote de décharge, les membres du Bureau exécutif oublient qu'ils sont partiaux et votent.
• Solution : juste avant ce vote, le président de l'assemblée doit dire clairement et distinctement : « Je demande aux membres du Bureau exécutif de s'abstenir lors de ce vote. »

3. Le président dirige sa propre réélection

• Obstacle : Lors de l'élection ou de la réélection à la présidence, les candidats ne devraient pas diriger leur propre élection. Il en va de même pour les vice-présidents, les trésoriers, etc.
• Solution : le président confie la direction de l'assemblée pour cette élection au vice-président ou à un président du jour élu au préalable par vote.

4. Le piège des « documents à venir »

• Obstacle : l'invitation est envoyée à temps, mais des éléments importants pour la prise de décision, tels que les comptes annuels ou les nouveaux textes statutaires, manquent encore et ne sont présentés que très peu de temps avant l'assemblée, voire seulement lors de celle-ci.
• Solution : fixez des délais internes suffisamment tôt. Pour que les membres puissent exercer leurs droits, ils doivent impérativement pouvoir examiner les documents complexes à l'avance et en toute tranquillité. Envoyez-les donc à temps (par e-mail, lien ou courrier postal).

5. Erreurs de forme dans l'invitation

• Obstacle : les invitations ne parviennent pas à tous les membres (par exemple en raison d'adresses obsolètes) ou contiennent des informations erronées sur la date, l'heure ou le lieu. De telles erreurs de forme rendent l'assemblée contestable.
• Solution : mettez à jour régulièrement les données de vos membres, et pas seulement peu avant l'assemblée. Un logiciel professionnel pour associations vous aide à créer les invitations, à garder une vue d'ensemble des modes d'envoi hybrides (lettre & e-mail) et à n'oublier personne.

Le traitement correct des adresses des membres et des listes de diffusion par e-mail est également pertinent en matière de protection des données. Pour savoir ce que vous devez respecter selon la nouvelle loi suisse sur la protection des données (LPD), consultez le Guide pratique ClubDesk « Règles de protection des données pour les associations suisses ».

6. Le résultat du vote peu clair

• Obstacle : on demande seulement « Qui est contre ? » et, en cas de silence, on suppose que tout le monde est pour.
• Solution : demandez toujours systématiquement les trois options : « Qui est pour ? », « Qui est contre ? », « Qui s'abstient ? ». C'est la seule façon d'obtenir un résultat clair pour le procès-verbal.

Tout vote ne conduit pas automatiquement à une décision valide. Pour que les décisions de votre association aient une valeur juridique, les règles fondamentales relatives au quorum et à la forme correcte de la prise de décision doivent être respectées.

Nombre minimum de participants pour le quorum

Conformément au Code civil suisse (art. 66 CC), les décisions sont en principe prises lors de l'Assemblée générale des membres par les membres présents. La loi ne prescrit pas de nombre minimum de participants. Cela signifie qu'une assemblée correctement convoquée peut prendre ses décisions même si seule une poignée de membres est présente. En fin de compte, il incombe aux membres de participer et au Bureau exécutif de mobiliser les membres sur les questions importantes.

Afin d'éviter toutefois que, par exemple, 5 membres décident du sort d'une association qui compte en réalité 100 membres, un nombre minimum de participants – appelé quorum de présence – peut être fixé dans les statuts. Veillez à ce que le seuil ne soit ni trop bas ni trop élevé. Si vous fixez un seuil trop élevé (par exemple « 50 % des membres doivent être présents »), vous risquez de bloquer la capacité d'action de l'association en cas de faible participation, car le quorum ne sera pas atteint. Cela peut malheureusement arriver assez rapidement, en particulier dans les petites associations.

Vous pouvez également fixer dans vos statuts un quorum de présence qui ne s'applique qu'à certains sujets importants, tels que les modifications des statuts. Il est également possible que les membres empêchés se fassent représenter par d'autres membres. Toutefois, des règles claires s'appliquent à cet égard, que vous pouvez consulter ci-dessous dans la Section « Représentation ».

Une exception à la prise de décision habituelle lors de l'Assemblée générale des membres est la prise de décision par écrit (décision circulaire). Conformément à la loi (art. 66 CC), une motion est également acceptée si tous les membres l'approuvent à l'unanimité par écrit. En raison de cet obstacle très élevé, cette forme est toutefois rare dans la pratique. Pour savoir si et comment vous pouvez réduire cet obstacle, consultez le chapitre « La décision par voie de circulation comme alternative » ci-dessous.

Décisions contestables vs décisions nulles

Des décisions erronées peuvent être prises. Il est important de noter que toutes les erreurs ne rendent pas une décision nulle. La loi fait la distinction entre le cas général (décisions contestables) et l'exception rare (décisions nulles).

Le cas général : décisions contestables

Une décision qui enfreint la loi, les statuts ou les règlements de l'association est généralement contestable. Elle est donc d'abord valable et n'est annulée rétroactivement qu'après une action en justice couronnée de succès. Conformément à l'art. 75 CC, tout membre qui n'a pas approuvé une décision contestable (ou qui était absent) peut la contester devant le tribunal compétent dans un délai d'un mois après en avoir pris connaissance (par exemple à la réception du procès-verbal). Il est toujours conseillé de rechercher d'abord une solution interne, mais cela ne constitue pas une condition juridique préalable à une action en justice. Le délai d'un mois est toutefois impératif et ne peut être raccourci ou prolongé par les statuts. Vous devez définir dans les statuts le moment de la prise de connaissance. Pour les personnes présentes, la date logique serait le jour de l'assemblée, pour les participants absents, le jour de la réception du procès-verbal.

Exemple : les statuts stipulent que la convocation à l'Assemblée générale des membres doit être envoyée 20 jours à l'avance. Cependant, le Bureau exécutif ne l'envoie que 10 jours à l'avance. Une décision prise lors de cette assemblée souffre d'un vice de forme et est donc contestable.

L'exception : les décisions nulles

Une décision n'est nulle dès le départ (c'est-à-dire comme si elle n'avait jamais existé) que si elle souffre d'un vice particulièrement grave et fondamental. La nullité peut être invoquée à tout moment, sans délai et par toutes les personnes concernées, et pas seulement par les membres de l'association.

Exemple : l'élection d'un non-membre au Bureau exécutif, alors que les statuts stipulent que seuls les membres sont éligibles. Ou la décision de commettre délibérément un acte punissable, tel qu'un dommage matériel.

Pour que les décisions prises lors de l'Assemblée générale des membres soient valables, il faut des règles claires sur qui peut voter et qui ne le peut pas.

Le principe : égalité des droits de vote (art. 67 CC)

Conformément au Code civil suisse (art. 67 CC), chaque membre dispose en principe du même droit de vote. Vos statuts peuvent toutefois adapter ce principe et définir précisément qui a le droit de vote (par exemple en retirant ce droit aux membres passifs). Les membres du comité directeur peuvent également voter, mais pas sur leur propre décharge.

Exception : exclusion obligatoire du droit de vote (partialité)

Bien que, en principe, chaque membre ayant le droit de vote ait le droit de participer aux décisions sur tous les points à l'ordre du jour, la loi prévoit toutefois une exception importante et obligatoire à l'art. 68 CC afin d'éviter les conflits d'intérêts (partialité).

Les membres d'associations suisses sont exclus du droit de vote par la loi lorsque l'assemblée statue sur un acte juridique ou un litige entre l'association et eux-mêmes. Il en va de même lorsque la décision concerne des conjoints ou des parents en ligne directe (parents, enfants, grands-parents, petits-enfants). Les membres concernés ne peuvent pas participer au vote sur le point de l'ordre du jour qui les concerne, mais ont généralement le droit de participer à la discussion et d'expliquer leur position. Cette exclusion du droit de vote ne peut pas non plus être contournée par une procuration ou une représentation. La présidence de l'assemblée constate la récusation et la consigne dans le procès-verbal.

Les cas typiques sont par exemple les contrats rémunérés, les contrats de location, de travail ou autres entre l'association et le membre, ou les litiges judiciaires. Au-delà de ces cas minimaux prévus par la loi, l'association peut prévoir dans ses statuts des motifs supplémentaires de récusation (par exemple, sa propre élection ou sa destitution) et préciser la procédure (par exemple, obligation de signaler un conflit d'intérêts, consignation au procès-verbal).

Le droit formel de proposition

Le droit formel de proposition, c'est-à-dire le droit de soumettre des points à l'ordre du jour au vote, est étroitement lié au droit de vote. Sauf disposition contraire des statuts, seules les personnes habilitées à voter peuvent présenter des propositions. Vos statuts peuvent toutefois adapter librement cette disposition et accorder le droit de proposition, par exemple, aux membres non habilités à voter.

Le droit de vote au sein de l'association est considéré comme un droit strictement personnel. La loi elle-même ne prévoit aucune possibilité de représentation. En l'absence d'une disposition correspondante, chaque membre doit donc exercer ses droits personnellement lors de l'Assemblée générale des membres. Exception : une disposition claire dans les statuts. Une représentation n'est autorisée que si les statuts le permettent et le prévoient expressément. Si votre association souhaite autoriser la représentation, vous devez donc l'ancrer dans vos statuts. Pour garantir la sécurité juridique, vous devez au moins préciser les points suivants :

• Qui peut représenter : en règle générale, cela est limité aux autres membres de l'association
• Combien de membres une personne peut représenter : souvent, les statuts limitent cela à une représentation par membre présent afin d'éviter la concentration des voix
• Forme de la procuration : le plus sûr est une procuration écrite avec signature. Dans l'idéal, précisez également si une transmission numérique (par exemple sous forme de scan) est également autorisée.

Une réglementation claire dans les statuts est donc la meilleure condition préalable pour gérer les représentations de manière compréhensible pour tous et garantir la validité des votes.

Vous trouverez plus d'informations à ce sujet et des modèles de formulation dans le Guide pratique ClubDesk « Statuts de l’association » dans la section « Contenu obligatoire des statuts » sous « Organes » et dans la section  « Modèles : statuts types pour votre association ».

Une fois que l'on sait qui a le droit de voter, la demande suivante est cruciale : comment les voix sont-elles comptées ? La réponse à cette demande est essentielle pour la validité d'une décision et doit impérativement être stipulée dans vos statuts. En l'absence de disposition à ce sujet, c'est la loi qui s'applique (art. 67 CC) : « Les décisions de l'association sont prises à la majorité des voix des membres présents ». Dans la pratique juridique moderne, cela est interprété comme la majorité absolue, calculée sur la base des voix valablement exprimées. Cela signifie qu'une motion doit recueillir plus de voix pour que de voix contre. Les abstentions, les votes blancs et les votes nuls ne sont pas pris en compte dans le calcul.

Dans la pratique associative, on rencontre souvent les majorités suivantes, définies dans les statuts :

1. Majorité absolue (norme pour les questions de fond) :

Une motion est acceptée si elle obtient plus de la moitié (plus de 50 %) des voix valablement exprimées (c'est-à-dire plus de voix pour que de voix contre). Les abstentions ne sont pas prises en compte.

Exemple : 100 membres sont présents. 45 votent oui, 35 votent non, 20 s'abstiennent. Il y a 80 votes valables (45 oui + 35 non). La majorité absolue est de 41 (la moitié de 80 est 40 ; « plus de la moitié » est 41). Comme 45 voix pour ont été obtenues, la motion est adoptée de justesse.

2. Majorité relative (majorité simple) :

Une motion est adoptée si elle obtient le plus grand nombre de voix, qu'elle atteigne ou non 50 %. Cette forme est souvent utilisée lors d'élections avec plusieurs candidats au second tour.

Exemple : 100 membres sont présents. 40 votent pour le candidat A, 30 pour le candidat B, 20 pour le candidat C et 10 s'abstiennent. Le candidat A est élu, car il a obtenu le plus grand nombre de voix. Il n'est pas nécessaire qu'il obtienne plus de la moitié des voix, soit 46 sur 90 participants au scrutin.

3. Majorité qualifiée :

Pour les décisions particulièrement importantes, telles que les modifications des statuts ou la dissolution de l'association, un seuil plus élevé est souvent exigé, par exemple une majorité des deux tiers ou des trois quarts des voix exprimées.

Exemple : sur 100 membres présents, 60 votent oui, 24 votent non et 16 s'abstiennent. Il y a 84 votes valables (60 oui + 24 non), les abstentions sont ignorées selon la doctrine et la jurisprudence actuelles. Les deux tiers de 84 sont 56. Avec 60 votes pour, le quorum requis de 56 est atteint et la motion est acceptée.

Conseil : afin d'éviter toute discussion sur la question de savoir si la majorité se réfère aux personnes présentes ou uniquement aux votes pour et contre, vous pouvez préciser dans vos statuts comment cette majorité est calculée.

Traitement des fractions : une règle de calcul importante s'applique toujours lorsque vous calculez une majorité sous forme de fraction (c'est-à-dire dans le cas d'une majorité absolue et d'une majorité qualifiée) : si le calcul donne un nombre décimal, il est toujours arrondi au nombre entier supérieur.

• Exemple 1 : la moitié (majorité absolue) de 81 voix valables est 40,5. Il faut donc 41 voix.
• Exemple 2 : les deux tiers (majorité qualifiée) de 80 voix valables sont 53,33. Il faut donc 54 voix.

De nombreuses associations stipulent dans leurs statuts la majorité absolue pour la plupart des affaires et une majorité qualifiée pour les décisions importantes (par exemple, les modifications des statuts). Il est utile de consulter les statuts avant l'Assemblée générale des membres afin de ne pas avoir à vérifier précipitamment pendant l'Assemblée quelle règle s'applique dans un cas particulier.

Nachdem klar ist, wer abstimmen darf, ist die nächste entscheidende Frage: Wie werden die Stimmen gezählt? Die Antwort darauf ist essenziell für einen gültigen Beschluss und sollte unbedingt in euren Statuten geregelt sein. Findet sich dort keine Regelung, gilt das, was im Gesetz steht (Art. 67 ZGB): “Die Vereinsbeschlüsse werden mit Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder gefasst“. In der modernen Rechtspraxis wird dies als das absolute Mehr ausgelegt, und zwar berechnet auf Basis der gültig abgegebenen Stimmen. Das bedeutet, ein Antrag benötigt mehr Ja- als Nein-Stimmen. Enthaltungen, Leerstimmen sowie ungültige Stimmen werden für die Berechnung nicht mitgezählt.

In der Vereinspraxis sind oft folgende, in den Statuten festgelegte Mehrheiten anzutreffen:

1. Absolutes Mehr (Standard für Sachgeschäfte):

Ein Antrag ist angenommen, wenn er mehr als die Hälfte (über 50 %) der gültig abgegebenen Stimmen erhält (also mehr Ja- als Nein-Stimmen). Enthaltungen zählen nicht mit.

Beispiel: 100 Mitglieder sind anwesend. 45 stimmen Ja, 35 stimmen Nein, 20 enthalten sich. Es gibt 80 gültige Stimmen (45 Ja + 35 Nein). Das absolute Mehr davon ist 41 (die Hälfte von 80 ist 40; "mehr als die Hälfte" ist 41). Da 45 Ja-Stimmen erreicht wurden, ist der Antrag knapp angenommen.

2. Relatives Mehr (einfaches Mehr):

Ein Antrag ist angenommen, wenn er die meisten Stimmen erhält, egal ob er 50 % erreicht oder nicht. Diese Form ist oft bei Wahlen mit mehreren Kandidat*innen im zweiten Wahlgang üblich.

Beispiel: 100 Mitglieder sind anwesend. 40 stimmen für Kandidat*in A, 30 stimmen für Kandidat*in B und 20 für Kandidat*in C und 10 enthalten sich der Stimme. Kandidat*in A ist gewählt, da diese Person die meisten Stimmen erhalten hat. Es ist nicht nötig, dass sie mehr als die Hälfte der Stimmen erhält, was bei 90 an der Wahl Teilnehmenden 46 wäre.

3. Qualifiziertes Mehr:

Für besonders wichtige Entscheide wie Statutenänderungen oder die Vereinsauflösung wird oft eine höhere Hürde verlangt, z.B. eine Zweidrittel- oder Drei-Viertel-Mehrheit der abgegebenen Stimmen.

Beispiel: Bei 100 anwesenden Mitgliedern stimmen 60 mit Ja, 24 mit Nein und 16 enthalten sich. Es gibt 84 gültige Stimmen (60 Ja + 24 Nein), die Enthaltungen werden nach heutiger herrschender Lehre und Rechtsprechung ignoriert. Zwei Drittel von 84 sind 56. Mit 60 Ja-Stimmen ist das nötige Quorum von 56 erreicht und der Antrag ist angenommen.

Tipp: Um jegliche Diskussionen zu vermeiden, ob eine Mehrheit sich auf die Anwesenden Personen oder nur auf Ja und Nein-Stimmen bezieht, könnt ihr in euren Statuten festhalten, wovon diese Mehrheit berechnet wird.

Handhabung von Brüchen: Eine wichtige Rechenregel gilt immer dann, wenn ihr eine Mehrheit als Bruch berechnet (also beim absoluten und qualifizierten Mehr): Ergibt die Rechnung eine Kommazahl, wird immer auf die nächste ganze Zahl aufgerundet.

• Beispiel 1: Die Hälfte (absolutes Mehr) von 81 gültigen Stimmen ist 40.5. Benötigt werden also 41 Stimmen.
• Beispiel 2: Zwei Drittel (qualifiziertes Mehr) von 80 gültigen Stimmen sind 53.33. Benötigt werden also 54 Stimmen.

Viele Vereine legen in ihren Statuten für die meisten Geschäfte das absolute Mehr und für wichtige Entscheide (z.B. Statutenänderungen) ein qualifiziertes Mehr fest. Vor der Mitgliederversammlung einen Blick in die Statuten zu werfen, lohnt sich, um nicht während der Versammlung noch hektisch überprüfen zu müssen, welche Regel für einen bestimmten Fall gilt.

La loi suisse (CC) ne prescrit aucune forme particulière pour les votes. Ce qui est déterminant, c'est donc ce qui est stipulé dans vos statuts. Si rien n'y est prévu, l'assemblée décide elle-même de la procédure à suivre.

Vote à main levée

Le vote à main levée est la procédure normale. Il est rapide, efficace et transparent. Il est idéal pour les petits groupes ou lorsque les résultats sont clairs. Lors des assemblées virtuelles, il existe également des possibilités de vote à main levée, comme vous le lirez ci-dessous.

Vote à bulletin secret

Un vote à bulletin secret (avec bulletins de vote) doit être organisé si les statuts l'exigent ou si la majorité des membres présents le demande par voie de motion. Il est particulièrement recommandé lors d'élections de personnes ou de questions émotionnelles afin d'éviter toute pression. Avant un vote à bulletin secret, déterminez quand un bulletin de vote est invalide (par exemple, illisible, offensant).

Le vote électronique (outils)

Pour les assemblées virtuelles ou hybrides, il existe différentes possibilités techniques :

1. Fonctions de sondage intégrées (Zoom, Teams) : des outils tels que Zoom (fonction de sondage) ou Microsoft Teams (via Forms) sont adaptés aux votes simples et ouverts de type oui/non avec un public restreint. Cependant, ils sont souvent inadaptés aux élections secrètes, car il n'est généralement pas garanti que les administrateurs (le Bureau exécutif) ne puissent pas consulter les votes.
2. Outils de vote en ligne spécialisés (recommandés pour les élections secrètes) : c'est la meilleure méthode et la plus sûre pour des élections secrètes et juridiquement sûres. Des fournisseurs tels que ElectionBuddy et POLYAS permettent un vote vérifié et fournissent des résultats infalsifiables. Findmind est en fait un outil de sondage et il faut décider si l'on souhaite voter de manière anonyme ou si l'on veut être sûr que chaque personne ne puisse voter qu'une seule fois. Il convient donc particulièrement aux associations où la confiance est forte, mais il est nettement moins cher que les deux autres solutions.
3. Outils de chat / d'ambiance (par exemple Mentimeter) : ceux-ci ne sont pas adaptés aux décisions formelles et juridiquement contraignantes, car ils ne permettent pas de vérifier l'identité des participants ni de garantir la traçabilité.

Le déroulement précis des élections dépend fortement de vos statuts. Si ceux-ci ne prévoient rien à ce sujet, l'Assemblée générale des membres décide spontanément de la procédure à suivre. Les élections comportent toutefois certaines particularités dont vous devez tenir compte pour qu'elles se déroulent correctement.

Recherche de candidats et nomination

Précisez dans les statuts qui peut proposer des candidats (par exemple, le Bureau exécutif, la commission électorale, les membres), dans quels délais cela doit être fait et si les personnes qui n'ont pas été officiellement nominées sont également éligibles (par exemple, en laissant des lignes vides sur le bulletin de vote).

Présentation et présence

Les candidats doivent avoir la possibilité de se présenter brièvement. En règle générale, les personnes absentes peuvent également être élues si elles ont au préalable déclaré par écrit leur volonté d'accepter l'élection. Vos statuts peuvent toutefois exiger leur présence.

Procédure électorale (élection individuelle, bloc ou du président)

Il est préférable de définir la procédure électorale exacte dans vos statuts. Précisez si le Bureau exécutif est élu poste par poste (élection individuelle) ou dans son ensemble (élection en bloc). Une élection individuelle est plus équitable s'il y a plusieurs candidats par poste, tandis qu'une élection en bloc est plus efficace en cas de réélection incontestée.

Élire une personne pour un poste spécifique ou « uniquement » au Bureau exécutif

Il convient également de préciser si les membres élisent des personnes pour un poste spécifique (président·e, trésorier·ère, etc.) ou simplement au Bureau exécutif, qui se constitue ensuite lui-même. « Se constituer soi-même » signifie tout simplement que l'Assemblée générale des membres élit uniquement l'équipe (par exemple « Mme Meier, M. Müller et Mme Kunz sont élus au Bureau exécutif »). Cette équipe nouvellement élue se réunit après l'élection (généralement lors de sa première réunion) et répartit les fonctions entre ses membres. Ils décident donc eux-mêmes qui assumera la présidence, la trésorerie, le secrétariat ou plusieurs fonctions, ou seulement certaines parties d'une fonction. Si vous souhaitez que le Bureau exécutif puisse se constituer lui-même, cela doit être impérativement stipulé dans les statuts.

Majorité requise et tours de scrutin :

Il est également fortement recommandé de préciser dans les statuts les majorités requises pour les élections de personnes et les questions de fond, ainsi que la procédure à suivre en cas d'égalité des voix. Si rien n'est stipulé à ce sujet dans les statuts, une majorité absolue est obligatoire et, en cas d'égalité des voix, un deuxième, un troisième ou un x-ième tour de scrutin peut être organisé sur demande (qui doit être approuvée par les membres). Si la motion d'ordre est rejetée ou si, après le x-ième tour de scrutin, l'égalité des voix persiste, les questions matérielles sont rejetées conformément à la loi et les élections sont décidées par tirage au sort.

Il est donc recommandé de prévoir des règles claires dans les statuts pour les élections.

• Majorité requise : pour les élections de personnes, la majorité absolue (plus de la moitié des voix valables) au premier tour est courante et recommandée. La majorité relative (remporter le plus grand nombre de voix) est plus simple, mais peut conduire, lorsqu'il y a beaucoup de candidats, à l'élection d'une personne avec un faible nombre de voix, car les voix sont très dispersées et une petite proportion suffit pour remporter la victoire.
• Tours de scrutin & Égalité des voix : les statuts doivent prévoir ce qui se passe si la majorité requise n'est pas atteinte lors d'une décision sur une question de fond ou lors d'une élection de personnes (par exemple, deuxième tour de scrutin à la majorité relative ou second tour lors d'une élection de personnes) et comment procéder en cas d'égalité des voix (par exemple, décision du président ou tirage au sort).

Acceptation, durée du mandat et procès-verbal

Trois points sont essentiels pour mener à bien une élection. Tout d'abord, la durée du mandat : celle-ci doit impérativement être clairement définie dans vos statuts (elle est généralement comprise entre 1 et 3 ans), car la loi ne prévoit rien à ce sujet.

Ensuite, la personne élue doit accepter formellement son élection, soit directement lors de l'assemblée, soit a posteriori. Afin de documenter l'ensemble du processus de manière juridiquement sûre, le résultat exact du vote (qui a été élu, idéalement avec le nombre de voix) doit être consigné dans le procès-verbal, accompagné d'une mention indiquant l'acceptation de l'élection. L'obligation de consigner les décisions dans un procès-verbal est un devoir de diligence fondamental du Bureau exécutif. Vous trouverez plus d'informations sur le thème du procès-verbal dans le chapitre suivant.

Particularité : droit de vote du Bureau exécutif lors des élections du Bureau exécutif

Il existe ici une différence importante par rapport à la décharge : contrairement à la décharge (où ils ne sont pas autorisés à voter), les membres du Bureau exécutif peuvent voter lors de leur propre élection ou réélection, sauf si les statuts l'interdisent.

Kandidat*innensuche und Nomination

Regelt in den Statuten, wer Kandidierende vorschlagen darf (z.B. Vorstand, Wahlkommission, Mitglieder), bis wann dies geschehen muss und ob auch Personen wählbar sind, die nicht offiziell nominiert wurden (z.B. durch leere Linien auf dem Stimmzettel).

Vorstellung und Anwesenheit

Kandidierende sollten die Chance erhalten, sich kurz vorzustellen. Üblicherweise können auch abwesende Personen gewählt werden, wenn sie vorher schriftlich ihre Bereitschaft zur Annahme der Wahl erklärt haben. Eure Statuten können jedoch Anwesenheit verlangen.

Wahlverfahren (Einzel-, Block- und Präsident*innenwahl)

Legt in euren Statuten am besten das genaue Wahlverfahren fest. Klärt, ob der Vorstand Position für Position (Einzelwahl) oder als Ganzes (Blockwahl) gewählt wird. Eine Einzelwahl ist fairer, wenn es mehrere Kandidat*innen pro Amt gibt, während eine Blockwahl bei unbestrittenen Wiederwahlen effizienter ist.

Person für ein bestimmtes Amt oder “nur” in den Vorstand wählen

Ebenso sollte geregelt sein, ob die Mitglieder Personen für ein bestimmtes Amt (Präsident*in, Kassierer*in, usw.) wählen oder einfach nur in den Vorstand wählen und sich dieser dann selbst konstituiert. "Sich selbst konstituieren" heisst ganz einfach: Die Mitgliederversammlung wählt nur das Team (z.B. "Frau Meier, Herr Müller und Frau Kunz werden in den Vorstand gewählt"). Dieses neu gewählte Team trifft sich nach der Wahl (meist in seiner ersten Sitzung) und verteilt die Ämter unter sich. Sie entscheiden also selbst, wer das Präsidium, das Kassieramt, das Aktuariat oder auch mehrere Ämter oder nur Teilbereiche eines Amts übernimmt. Wenn ihr wollt, dass der Vorstand sich selbst konstituieren kann, muss das zwingend in den Statuten festgehalten sein.

Erforderliche Mehrheit und Wahlgänge:

Es ist auch sehr empfehlenswert, in den Statuten festzuhalten, was für Mehrheiten für Personenwahlen und für Sachgeschäfte nötig sind und was bei Stimmengleichheit geschehen soll. Ist dazu nichts in den Statuten festgeschrieben, ist zwingend ein absolutes Mehr erforderlich und bei Stimmengleichheit, kann per Ordnungsantrag (dem die Mitglieder zustimmen müssen) ein zweiter, dritter, x-ter Wahlgang durchgeführt werden. Wird der Ordnungsantrag abgelehnt oder besteht nach dem x-ten Wahlgang weiter Stimmengleichheit, sind Sachgeschäfte nach Gesetz abgelehnt und Wahlen werden per Los entschieden.

Daher empfiehlt es sich, für Wahlen klare Regeln in den Statuten zu haben.

• Erforderliche Mehrheit: Üblich und empfohlen ist für Personenwahlen das absolute Mehr (mehr als die Hälfte der gültigen Stimmen) im ersten Wahlgang. Das relative Mehr (die meisten Stimmen gewinnen) ist einfacher, kann aber bei vielen Kandidat*innen dazu führen, dass jemand mit nur geringer Gesamtzustimmung gewählt wird, weil sich die Stimmen stark aufteilen und schon ein kleiner Anteil zum Sieg reicht.
• Wahlgänge & Stimmengleichheit: Die Statuten sollten regeln, was passiert, wenn bei einem Sachgeschäft oder bei einer Personenwahl nicht die nötige Mehrheit erreicht wird (z.B. bei Personenwahlen zweiter Wahlgang mit relativem Mehr oder Stichwahl) und wie bei Stimmengleichheit verfahren wird (z.B. Stichentscheid des/der Präsident*in oder Losentscheid).

Annahme, Amtsdauer und Protokoll

Für einen sauberen Abschluss einer Wahl sind drei Punkte entscheidend. Allen voran die Amtsdauer: Diese muss zwingend in euren Statuten klar festgelegt sein (üblich sind 1 bis 3 Jahre), da das Gesetz hierzu schweigt.

Weiter muss die gewählte Person die Wahl formell annehmen, entweder direkt an der Versammlung oder nachträglich. Um den gesamten Vorgang rechtssicher zu dokumentieren, muss das exakte Wahlergebnis (wer wurde gewählt, idealerweise mit Stimmenzahl) zusammen mit dem Vermerk über die Annahme der Wahl im Protokoll festgehalten werden. Die Pflicht zur Protokollierung von Beschlüssen ist eine grundlegende Sorgfaltspflicht des Vorstands. Mehr Informationen zum Thema Protokoll lest ihr im nächsten Kapitel.

Besonderheit: Stimmrecht des Vorstands bei Vorstandswahlen

Hier gibt es einen wichtigen Unterschied zur Décharge: Anders als bei der Entlastung (wo sie nicht mitstimmen dürfen), können Vorstandsmitglieder bei ihrer eigenen Wahl oder Wiederwahl abstimmen, ausser die Statuten verbieten es.

Bien que le Code civil suisse (CC) ne prescrive pas explicitement la tenue d'un procès-verbal, celui-ci est indispensable pour le Bureau exécutif. Sans procès-verbal en bonne et due forme, le Bureau exécutif ne peut prouver, en cas de litige, que les comptes annuels ont été approuvés, que la décharge a été donnée ou que le Bureau exécutif a été élu correctement.

Le procès-verbal est le principal document justificatif des décisions prises. C'est également le document qui :

• constitue la base de la contestation des décisions (art. 75 CC), car le délai d'un mois pour les contestations ne commence souvent à courir qu'à la réception du procès-verbal
• pour les associations déclarées au registre du commerce, doit être présenté à l'office du registre du commerce (par exemple en cas de modification des statuts ou des membres du Bureau exécutif habilités à signer)
• est exigé par la banque pour prouver les modifications apportées aux procurations bancaires (par exemple en cas de changement au sein du Bureau exécutif)

Un procès-verbal incomplet ou manquant représente donc un risque juridique important.

Pour qu'un procès-verbal remplisse sa fonction probatoire, il doit être sans ambiguïté et véridique. Un principe important est le suivant : le procès-verbal doit également être compréhensible pour les membres qui n'ont pas participé à la réunion.

La forme la plus courante et suffisante pour la plupart des associations est le procès-verbal des décisions. Il se concentre sur l'essentiel (les résultats) et est considéré comme le minimum légal. Un procès-verbal plus complet, qui rend également compte des débats, est rarement nécessaire.

Les points suivants doivent impérativement figurer dans un procès-verbal de décision :

• Formalisme : nom de l'association, type de réunion (par exemple, Assemblée générale des membres), date, lieu de la réunion.
• Direction : nom du/de la président(e) de l'assemblée et du/de la secrétaire.
• Participants : nombre exact de membres présents ayant le droit de vote. Ce nombre est important pour les votes !
• Ordre du jour : approbation de l'ordre du jour. Liste complète de tous les points traités.
• Motions : libellé exact de toutes les motions présentées (motions du Bureau exécutif, contre-motions, etc.).
• Décisions et élections : le résultat exact du vote (voix pour, voix contre, abstentions) pour chaque décision ainsi que les noms de toutes les personnes élues.
• Important : la minorité perdante lors d'un vote a le droit d'exiger que son vote divergent soit consigné dans le procès-verbal (par exemple, Petra Müller a rejeté cette motion).
• Signature : généralement celle du président et du secrétaire

Les points suivants ne sont pas obligatoires, mais fortement recommandés

• Heure de début et de fin : afin de pouvoir prouver que la réunion n'a pas commencé avant l'heure annoncée et que certains sujets n'ont pas été abordés après une certaine heure.
• Résumé des discussions : afin de pouvoir comprendre ultérieurement pourquoi certaines décisions ont été prises, il est recommandé de consigner les principaux points de discussion et arguments relatifs aux décisions controversées.

Une fois rédigé, le procès-verbal n'est qu'à mi-chemin. Pour qu'il déploie pleinement ses effets juridiques, que tous les membres soient informés et que les délais de contestation soient correctement déclenchés, il doit être approuvé, envoyé et archivé de manière appropriée.

Approbation et signature

Un procès-verbal doit être approuvé pour déployer pleinement sa force probante. La manière dont il est approuvé est régie par vos statuts. Il est d'usage que l'approbation ait lieu lors de la prochaine Assemblée générale des membres (le procès-verbal est envoyé sous forme de « projet » avec la convocation).

Mais que se passe-t-il si quelqu'un émet des objections ? Tout d'abord, il est important de noter que les décisions ne peuvent être contestées que dans les 30 jours suivant la prise de connaissance du procès-verbal. L'approbation ne peut donc porter que sur des erreurs dans le procès-verbal, par exemple des fautes de frappe, des informations manquantes ou incorrectes, mais pas sur la modification des décisions. Si un membre signale une erreur, l'assemblée doit voter sur cette proposition de modification avant d'approuver le procès-verbal complet (éventuellement corrigé). Afin d'accélérer ce processus, les statuts modernes autorisent souvent une « approbation tacite » (par exemple, si aucune objection n'est formulée dans les 30 jours suivant l'envoi). Pour être valable, le procès-verbal approuvé est généralement signé par le/la président·e et le/la secrétaire.

Envoi du procès-verbal (délais & information)

La loi ne réglemente pas l'envoi, mais un envoi rapide (ou une notification active de la disponibilité) est fortement recommandé pour deux raisons décisives. Premièrement, cela permet d'informer de manière fiable tous les membres absents des décisions prises. Deuxièmement, l'envoi est déterminant sur le plan juridique : ce n'est qu'à partir du moment où les membres ont la possibilité de « prendre connaissance » (c'est-à-dire, par exemple, de recevoir l'e-mail ou la lettre) que le délai de contestation d'un mois (art. 75 CC) commence à courir. Sans cette notification, le délai ne commence pas à courir et vos décisions peuvent théoriquement être contestées beaucoup plus tard.

Dans la pratique, vous disposez de différentes possibilités pour l'envoi des procès-verbaux. Il est courant de les envoyer sous forme de pièce jointe à un e-mail ou, pour les membres qui préfèrent le format papier, par courrier postal classique. Une autre option consiste à les télécharger dans la zone interne de votre site web. Important : si vous vous contentez de les télécharger, vous devez impérativement informer activement vos membres que le nouveau procès-verbal est disponible pour consultation.

Archivage sécurisé (délai de conservation)

Les procès-verbaux approuvés et signés sont des documents officiels et constituent l'historique juridique de votre association. Ils doivent être conservés de manière sûre, durable et ordonnée. Le Bureau exécutif (en pratique, généralement le/la secrétaire) est responsable de cet archivage.

Combien de temps les procès-verbaux doivent-ils être conservés ?

Le Code civil suisse (CC) ne mentionne pas de délai de conservation spécifique pour les associations. Il est toutefois impératif de se conformer au délai prévu pour les livres comptables dans le Code des obligations (CO). Cela signifie que les procès-verbaux de l'Assemblée générale des membres doivent être conservés pendant au moins 10 ans. Pour les documents constitutifs importants ou les modifications des statuts, un archivage permanent est recommandé.

Comment archiver (physiquement ou numériquement) ?

La loi ne prescrit aucune forme particulière, tant que la lisibilité et l'inaltérabilité sont garanties. Autrefois, la méthode classique consistait à conserver les copies papier signées dans un classeur, qui devait être stocké dans un endroit sûr et qui pouvait être irrémédiablement perdu en cas d'incendie ou de dégât des eaux.

Aujourd'hui, l'archivage numérique est la norme courante et la plus sûre. Scannez le procès-verbal signé et enregistrez-le sous forme de fichier inaltérable (par exemple PDF/A). Attention : en cas d'archivage purement numérique sur un PC/ordinateur portable local, le/la propriétaire de l'ordinateur assume une grande responsabilité. Si le disque dur tombe en panne ou si les données ne sont pas transférées correctement lors de l'achat d'un nouvel ordinateur, des preuves juridiques importantes sont perdues. Cette personne doit également veiller au respect de la loi suisse sur la protection des données (nLPD), c'est-à-dire à la protection conforme à la loi contre l'accès par des tiers.

Vous pouvez lire dans le Guide pratique ClubDesk « Règles de protection des données pour les associations suisses » les responsabilités qui incombent à la personne sur l'ordinateur de laquelle sont stockées des données importantes.

Conseil logiciel :
un logiciel moderne pour associations peut considérablement faciliter l'archivage numérique. ClubDesk propose par exemple des archives numériques intégrées dans lesquelles vous pouvez stocker tous vos procès-verbaux et documents importants de manière centralisée et sécurisée. Le système se charge automatiquement de la sécurité des données et des sauvegardes, vous n'avez donc pas à vous en soucier.

La tâche la plus urgente après l'assemblée est la rédaction du procès-verbal. Celle-ci doit être effectuée immédiatement, tant que les souvenirs du/de la secrétaire sont encore frais. Ce document constitue la base juridique pour toutes les étapes suivantes. Dès que le projet est prêt, il doit être envoyé à tous les membres afin de déclencher le délai de contestation d'un mois (art. 75 CC) et d'informer les membres absents.

Conseil : le Résumé (service aux membres) Le procès-verbal est certes la preuve officielle, mais il est souvent long et aride. De nombreux membres absents souhaitent uniquement connaître les points forts. Il est donc recommandé d'envoyer, en plus du procès-verbal, un Résumé concis et convivial par e-mail ou dans une newsletter.

Exemple

« Merci à tous ceux qui étaient présents ! Voici les décisions les plus importantes pour tous : les cotisations restent inchangées, nous avons élu [nom] au Bureau exécutif et la fête d'été a été approuvée. Vous trouverez tous les détails dans le procès-verbal ci-joint. »

Veillez également à ce que les membres qui préfèrent recevoir des informations par courrier postal reçoivent également ces informations essentielles (par exemple sous forme de lettre succincte).

Si l'Assemblée générale des membres a « uniquement » élu des personnes au Bureau exécutif sans attribuer de manière fixe les différentes fonctions telles que la présidence ou la trésorerie à des personnes spécifiques, la première et la plus urgente des mesures à prendre par le nouveau Bureau exécutif est la réunion constitutive. Celle-ci a souvent lieu immédiatement après l'Assemblée générale des membres ou quelques jours plus tard. Lors de cette première réunion, le Bureau exécutif se « constitue » lui-même, c'est-à-dire qu'il répartit les domaines de compétence ou les tâches (qui assume la présidence, qui s'occupe des finances, qui de l'actuariat ?).

La décision la plus importante de cette réunion est la réglementation du droit de signature : qui est habilité à signer légalement pour l'association (généralement « signature collective à deux ») ? Toutes ces décisions doivent impérativement être consignées dans un bref procès-verbal. Ce procès-verbal est le document décisif dont vous avez besoin pour enregistrer les nouvelles procurations auprès de la banque et (si l'association est déclarée au registre du commerce) auprès de l'office du registre du commerce. Ce n'est qu'après cette étape que le nouveau Bureau exécutif est pleinement opérationnel.

Le procès-verbal de l'Assemblée générale des membres constitue votre base de travail. Lors de la première réunion ordinaire du Bureau exécutif après l'Assemblée générale, vous devez passer en revue ce procès-verbal point par point. La tâche du Bureau exécutif consiste désormais à traduire chaque décision prise en tâches concrètes (travaux en suspens). Établissez à partir de là une liste de tâches qui répond clairement aux questions suivantes :

• Que faut-il faire ?
• Qui, au sein du Bureau exécutif, en est responsable ?
• Quand cela doit-il être fait ?

Les tâches importantes sont souvent de nature juridique :

• Votre association est-elle inscrite au registre du commerce ? Dans ce cas, les modifications des statuts ou les changements concernant les membres du Bureau exécutif habilités à signer doivent impérativement être déclarés pour être enregistrés.
• Votre association est-elle exonérée d'impôts (à but non lucratif) ? Dans ce cas, vous devez souvent soumettre le procès-verbal approuvé et les comptes annuels dans les délais impartis à l'administration fiscale cantonale afin de confirmer votre statut.

La mise en œuvre est souvent un processus continu. Dans le cas de projets de grande envergure (par exemple, la rénovation d'un club-house), le Bureau exécutif est tenu d'informer les membres de manière transparente des progrès réalisés (par exemple, dans le magazine du club ou par newsletter). Cela est essentiel pour maintenir la confiance.

Le bon démarrage d'un nouveau Bureau exécutif (ou de nouveaux membres individuels) dépend essentiellement d'une transition en douceur. Les membres sortants du comité directeur ont le devoir de transmettre leurs connaissances et leurs documents à leurs successeurs de manière structurée. Cela comprend la remise physique de tous les documents pertinents (livres de caisse, classeurs contenant les contrats, procès-verbaux, listes de membres) et matériels (clés, ordinateur portable de l'association, etc.). Le transfert des biens numériques tels que les accès (au site web, aux réseaux sociaux, aux services cloud, aux adresses e-mail officielles et, bien sûr, au logiciel de l'association) est tout aussi important. La tâche administrative la plus importante qui découle directement d'une prise de fonction est, le cas échéant, la mise à jour des procurations bancaires ou de l'inscription au registre du commerce.

Conseil logiciel :
Avec un logiciel professionnel pour associations tel que ClubDesk, toutes les données essentielles – de la liste des membres à la comptabilité en passant par les archives numériques – sont stockées de manière centralisée dans le cloud. La passation de pouvoir devient ainsi un jeu d'enfant : au lieu de transmettre des dizaines de documents et des accès à différents services en ligne, il vous suffit d'attribuer le rôle correspondant (par exemple « trésorier·ère ») à la nouvelle personne. Elle aura immédiatement accès à toutes les données nécessaires et n'aura pas besoin d'installer de nouveau logiciel, d'importer des données ou de s'assurer que la sauvegarde de son propre ordinateur est conforme aux exigences de la loi suisse sur la protection des données. Les droits de la personne sortante peuvent également être retirés en un seul clic. Cette solution est sûre, simple et garantit que le nouveau Bureau exécutif est immédiatement pleinement opérationnel.

Le public, les sponsors ou la commune n'ont pas droit au procès-verbal interne. Cependant, il est très professionnel d'informer de manière proactive certains groupes des résultats pertinents. Cela renforce la confiance et entretient votre réseau. Utilisez vos canaux à cette fin :

• Newsletter : informez les sponsors de la réélection du Bureau exécutif et remerciez-les pour leur soutien.
• Communiqué de presse : informez la presse locale des décisions stratégiques importantes ou de l'élection d'un nouveau président.
• Réseaux sociaux : publiez une photo de l'apéritif et remerciez les membres pour leur présence nombreuse.

Profitez de la première réunion du comité directeur après l'Assemblée générale des membres pour faire un bref bilan critique (débriefing). Discutez ouvertement de ce qui a bien fonctionné et de ce qui a moins bien fonctionné dans l'organisation et le déroulement (par exemple, la technique, la durée des discussions, l'ambiance dans la salle). Il est essentiel de consigner ces conclusions par écrit. Ce bref compte rendu sera précieux lorsque vous commencerez à planifier la prochaine Assemblée générale des membres quelques mois plus tard et vous aidera à ne pas refaire les mêmes erreurs.

Les assemblées purement virtuelles ou hybrides ne sont pas autorisées en Suisse sans mention correspondante dans les statuts. Après l'expiration des dispositions spéciales liées au coronavirus, ce sont les dispositions de vos statuts qui sont déterminantes depuis 2023. Si vos statuts le permettent, vous pouvez donc également tenir l'assemblée de manière virtuelle ou hybride. À l'ère numérique actuelle, cela est en tout cas recommandé.

On distingue deux cas :

• Assemblée purement virtuelle (uniquement en ligne) : une assemblée purement virtuelle se déroule exclusivement en ligne et sans lieu de réunion physique. La participation physique étant totalement exclue, les exigences statutaires sont les plus strictes : une telle assemblée n'est autorisée que si les statuts le permettent expressément. Sans clause statutaire correspondante, les assemblées purement virtuelles constituent un vice de forme et les décisions sont contestables.
• Assemblée hybride (sur place + option de participation en ligne) : dans le cas d'une assemblée hybride, celle-ci se déroule simultanément dans un lieu physique et en ligne. Les membres sont libres de choisir leur mode de participation. Il n'existe aucune obligation d'autoriser les assemblées hybrides dans les statuts, mais il est recommandé de prévoir une disposition à cet effet. Le Bureau exécutif est tenu de garantir l'égalité de traitement absolue de tous les participants : les membres connectés en ligne doivent être traités de la même manière que les membres présents sur place à tous égards et pouvoir participer de manière égale aux débats et aux votes.

Dans les deux cas, la responsabilité du bon déroulement de l'assemblée incombe au Bureau exécutif. Il doit s'assurer que :

• Accès : tous les membres reçoivent en temps utile l'invitation, les données de connexion et les documents.
• Technique : la plateforme choisie fonctionne de manière stable et permet une participation à part entière.
• Droits : les membres peuvent exercer leurs droits (prendre la parole, présenter des motions, voter) sans restriction, même par voie numérique.
• Égalité de traitement : les participants en ligne ne soient pas désavantagés par rapport à ceux présents dans la salle (dans le cas d'AG hybrides). La participation aux élections, notamment lorsque celles-ci doivent se dérouler à bulletin secret, n'est pas chose facile.

Vous trouverez plus d'informations à ce sujet dans le chapitre « Organiser correctement les votes et les élections » sous « La procédure de vote : ouverte, secrète ou électronique ? ».

Une décision circulaire est une décision écrite prise sans Assemblée générale des membres physique ou virtuelle. Au lieu de se réunir, les membres votent par écrit sur une motion ou un point à l'ordre du jour. Selon les dispositions statutaires, ce vote peut se faire par courrier, par e-mail ou via un outil de vote. Dans la pratique, c'est souvent le Bureau exécutif, en tant qu'organe directeur, qui initie une décision par voie de circulation. Cependant, vos statuts peuvent également prévoir qu'un certain nombre de membres peuvent demander une telle décision.

La base juridique et son obstacle majeur

Le Code civil suisse (CC) pose les bases de la décision par voie de circulation dans son art. 66, al. 2 CC. Il stipule : « L'accord écrit de tous les membres sur une proposition équivaut à une décision de l'assemblée générale. »

En clair, cela signifie que selon la loi, une décision par voie de circulation n'est valable que si tous les membres de l'association l'approuvent à l'unanimité (à 100 %) par écrit. Si un seul membre s'abstient, refuse ou ne répond pas, la décision est considérée comme rejetée selon cette règle. En raison de cet obstacle majeur, la décision par voie de circulation n'est guère applicable pour la plupart des associations sans une modification des statuts.

La solution : une règle claire dans les statuts

Pour que la décision par voie de circulation puisse devenir un outil utile dans votre association, il est indispensable d'inclure une clause correspondante dans les Statuts de l’association. Vous pouvez ici adapter les exigences légales strictes aux besoins de votre association et abaisser l'obstacle de l'« unanimité » (100 %) à une « majorité simple » (plus de votes pour que de votes contre), par exemple.

Exemple de texte pour vos statuts : « La prise de décision par voie de circulaire (par courrier, par e-mail ou via une plateforme de vote électronique) est autorisée (dans des cas exceptionnels). Une motion est acceptée si la majorité des voix exprimées l'approuve. »

Il est également recommandé de stipuler dans les statuts que si un certain nombre de membres (par exemple 1/5, conformément à l'art. 64 CC) demandent que le sujet soit discuté physiquement, la décision par voie de circulation doit être annulée et une assemblée doit être convoquée, ou qu'une décision par voie de circulation n'est valable que si au moins une certaine proportion des membres a participé au vote.

Ce à quoi vous devez faire attention lors de la mise en œuvre

Lorsque vous mettez en œuvre une décision par voie de circulation, les points suivants doivent être impérativement respectés afin de garantir un déroulement correct et conforme à la loi :

• Respecter les statuts : respectez strictement les règles fixées dans les statuts (par exemple, majorités requises, délais, canaux, etc.).
• Vérifiez l'identité : vous devez vous assurer que chaque membre ne vote qu'une seule fois et en personne, par exemple en apposant sa signature sur le bulletin de vote ou en utilisant un identifiant sécurisé lors de l'utilisation d'un outil en ligne.
• Présentez un projet clair : dans le cadre d'une procédure écrite, il n'y a pas de débat en direct ni d'amendements. Le texte de la motion doit donc être formulé de manière définitive.
• Fixez le délai & le mode de dépouillement : Déterminez à l'avance des points tels que le délai de retour, le traitement des abstentions ou des votes nuls et la détermination des résultats.
• Consigner les résultats : consignez les résultats dans un bref procès-verbal. Celui-ci doit indiquer le nombre de votes reçus et le résultat exact du vote.
  Garantir la protection des données : veillez à ce que le secret du vote (si prévu) soit préservé et que les données soient traitées de manière sécurisée.

Conseil logiciel :
vous trouverez des informations sur les outils disponibles pour les votes électroniques dans la section « Organiser correctement les votes et les élections » sous « La procédure de vote : ouverte, secrète ou électronique ? ».

Avantages et inconvénients de la décision par voie de circulation

La décision par voie de circulation est idéale pour les affaires simples, incontestées et urgentes. La différence la plus importante par rapport à l'assemblée est toutefois l'absence de débat. Il n'est pas possible d'échanger des arguments ni de présenter spontanément des contre-propositions ou des amendements. La grande faiblesse de la décision circulaire est donc l'absence d'échange, qui est précisément ce qui fait la force d'une association. Elle constitue donc un complément utile, mais ne remplace pas l'Assemblée générale des membres.

Le nombre élevé de participants n'est pas le fruit du hasard. Il résulte d'une décision délibérée visant à transformer l'Assemblée générale des membres, qui n'était auparavant qu'une simple obligation, en un événement précieux. La motivation à participer commence dès l'invitation : une petite « surprise » pour les X premières inscriptions, comme le suggère le coach associatif Hanu Fehr, constitue une incitation astucieuse. Cela augmente l'anticipation et facilite la planification.

Programme-cadre attrayant

La partie formelle seule n'attire souvent que peu de membres. Pour rendre l'assemblée plus attrayante, un programme-cadre passionnant peut être utile. Il peut s'agir de visites guidées pertinentes (par exemple chez le sponsor principal), de visites, de conférences spécialisées ou d'un dîner commun.

Il est toutefois important de trouver le bon équilibre : ne surchargez pas l'assemblée avec le programme. L'élément le plus important du programme-cadre est souvent l'échange informel. Un programme purement frontal, dans lequel les membres n'écoutent que passivement, est souvent moins intéressant qu'un apéritif ou un buffet debout après la partie formelle. Cela permet aux membres de se rencontrer activement, de discuter et de réseauter.

Si les invités (tels que les intervenants) participent également à l'apéritif, celui-ci n'en sera que plus intéressant. Dans les grandes associations, les badges nominatifs aident à briser la glace. Un changement de lieu peut également renforcer l'attractivité. Au lieu de toujours se réunir dans le même local, l'assemblée peut également se tenir chez un sponsor, dans un restaurant particulier ou (par beau temps) en plein air. Une photo de groupe de toutes les personnes présentes permet également de détendre l'atmosphère et fournit directement du matériel pour le rapport annuel, les communiqués de presse et les réseaux sociaux.

Un facteur souvent négligé est le caractère contraignant et l'efficacité du rendez-vous. Un rendez-vous en soirée en semaine s'intègre souvent mieux dans l'emploi du temps que le week-end, mais pose la demande de garde d'enfants pour les jeunes familles. La meilleure façon de rendre la participation attrayante pour tous est donc de respecter les horaires : commencez à l'heure et veillez à ce que la partie formelle (telle que décrite ci-dessous) soit aussi concise et brève que possible. Si les membres savent que la partie obligatoire sera terminée dans 60 à 90 minutes, ils seront plus enclins à faire appel à une baby-sitter que si la soirée risque de se prolonger indéfiniment.

Rendez l'assemblée divertissante avec des quiz, des groupes de travail, etc.

Même la partie formelle obligatoire ne doit pas nécessairement être ennuyeuse. Respectez le temps de vos membres en faisant preuve d'efficacité et d'interaction.

• Remplacez les rapports par des récits : utilisez le storytelling et racontez les moments forts de l'année à l'aide de photos ou de brèves anecdotes, plutôt que de lire le rapport annuel mot pour mot.
• Formats interactifs : intégrez des éléments interactifs. Certaines parties des comptes annuels peuvent être présentées de manière ludique sous forme de quiz (par exemple « À votre avis, à combien s'élevaient nos recettes lors de la fête d'été ? »).
• Outils numériques : utilisez les smartphones des membres pour des sondages en direct ou un quiz. Des outils tels que Kahoot! (outil de quiz) ou Mentimeter (sondages en direct, nuages de mots) sont parfaits pour détendre l'atmosphère. Cette approche ludique permet également d'impliquer les jeunes. Vous pouvez demander aux jeunes membres familiarisés avec les smartphones de s'associer à des membres plus âgés et moins à l'aise avec la technologie pour participer ensemble au quiz. Cela renforce la cohésion entre les générations.
• Groupes de travail : pour les questions stratégiques importantes, vous pouvez demander aux membres de discuter pendant 10 à 15 minutes en petits groupes de travail avant de voter en plénière.