Tu as une question ? Nous sommes là pour t'aider.
Infos sur les prix, les versions :
Questions techniques et assistance :
La nouvelle version est désormais disponible
ClubDesk 5 : dons, formulaires Web et modèles pour associations
La nouvelle version 5 est désormais disponible pour tous les utilisateurs et utilisatrices de ClubDesk. L'une des principales nouveautés est l'intégration d'un système complet de gestion des dons, qui permet aux associations d'organiser facilement cet aspect essentiel de leurs activités. De plus, les améliorations apportées aux formulaires web rendent la création et la gestion des inscriptions, des sondages et des cours encore plus efficaces et simples. Les nouveaux modèles de documents constituent un autre point fort. Grâce à des modèles conformes à la législation pour les procès-verbaux, les courriers administratifs, les lettres et les e-mails, vous gagnerez un temps précieux dans le quotidien de votre association.
1. Tout ce qu'il faut
savoir sur les dons
2. Formulaires en ligne:
simples & flexibles
3. Modèles pour les thèmes
liés aux associations
1.
Collecter et gérer efficacement les dons
Avec ClubDesk 5, les dons peuvent devenir une véritable source de revenus pour votre club. Cette nouvelle version vous offre l'outil idéal pour collecter des dons non seulement avec succès, mais surtout très facilement et avec un minimum d'efforts.
Fonctions :
Hey …
si vous collectez déjà des dons...
... grâce à ClubDesk, vous y parviendrez désormais en un clin d'œil tout en augmentant considérablement vos recettes issues des dons.
Comme toutes les données nécessaires sont regroupées en un seul endroit dans ClubDesk, de nombreuses tâches peuvent être traitées de manière largement automatisée, ou vous pouvez effectuer en quelques clics ce qui était jusqu'à présent souvent un travail manuel fastidieux. Et comme tout est si simple avec ClubDesk, vous pouvez organiser des collectes de dons supplémentaires sans trop d'efforts et, par exemple, remercier plus rapidement un plus grand nombre de donateurs.
si vous n'avez jusqu'à présent que peu ou pas d'expérience en matière de dons...
... alors vous pouvez changer cela dès maintenant et collecter des dons avec succès, sans trop d'efforts. Jusqu'à présent, le sujet des dons vous semblait trop compliqué ou vous ne saviez pas par où commencer ? ClubDesk vous aide de manière optimale dans toutes ces tâches.
Le logiciel vous accompagne depuis le premier appel aux dons jusqu'à la saisie correcte des dons dans la comptabilité, en passant par la mise à disposition d'un formulaire de don en ligne et l'envoi de lettres de remerciement. Ainsi, vous n'oubliez aucune étape et maîtrisez facilement la situation. C'est si simple et cela demande si peu d'efforts que cela vaut la peine même pour les petites collectes de fonds.
Vidéo : les fonctionnalités de collecte de dons dans ClubDesk
Avec ClubDesk, vous gérez toutes les étapes d'une collecte de dons au sein d'un seul logiciel : de l'appel aux dons à la mise en place des moyens de paiement, en passant par les lettres de remerciement, y compris les attestations de dons et la comptabilité.
Cela permet de gagner énormément de temps et rend la collecte de dons extrêmement facile. Découvrez à quel point c'est simple dans la vidéo.
1.1 Appels aux dons :
Réussir facilement ses collectes de fonds
Tout commence par un appel aux dons bien ciblé, qui touche vos donateurs sur le plan émotionnel et les incite à agir. Avec ClubDesk, vous créez des campagnes professionnelles en un temps record et vous vous adressez précisément aux bons interlocuteurs via leurs canaux préférés. Vous réduisez ainsi les réticences de vos donateurs et augmentez durablement les chances de réussite de vos projets.
Créer des appels aux dons
Dans ClubDesk, la création d'appels aux dons se fait en quelques clics, grâce aux modèles d'appels aux dons élaborés par des professionnels de la collecte de fonds.
Vous avez un accès direct à tous les groupes et contacts que vous gérez, y compris les membres, les parents, les supporters et les donateurs. Et bien sûr, à tous les anciens appels aux dons qui ont porté leurs fruits. Cela vous permet de générer en un clin d’œil des appels aux dons pour tous les contacts prometteurs en une seule fois, ce qui garantit qu’aucun donateur potentiel ne sera oublié.
Envoyer des appels aux dons
Une fois que vous avez créé vos appels aux dons dans ClubDesk, vous pouvez les envoyer à vos destinataires en trois clics par e-mail* ou par courrier. Vous pouvez ainsi diffuser chaque appel aux dons sur le canal qui suscite le plus d'attention. Facilitez autant que possible la tâche à vos donateurs : moins il y a d'obstacles, plus ils seront enclins à faire un don.
*N'oubliez pas que vous ne pouvez envoyer des e-mails qu'aux personnes qui vous ont donné leur consentement.
Proposez différents modes de don
Que ce soit de manière classique par virement bancaire, en toute simplicité via un code QR ou en un clin d'œil via un formulaire de paiement en ligne, laissez le choix à vos donateurs dans vos appels aux dons.
Intégrez directement des liens vers votre formulaire de paiement dans vos e-mails d'appel aux dons. Ou utilisez, pour vos courriers, un code QR vers votre page de dons, que vous pouvez facilement créer avec ClubDesk.
1.2 Formulaires de paiement :
Faciliter les dons pour les donateurs et donatrices
Un facteur déterminant pour la réussite des collectes de fonds consiste à faciliter au maximum le processus de don pour les donateurs et donatrices. Si la procédure est simple et pratique, cela a un impact extrêmement positif sur le montant des dons récoltés.
Bien sûr, vous pouvez simplement indiquer un IBAN dans une lettre, un e-mail ou sur le site web, afin que les gens puissent effectuer un virement. Mais cela signifie que les donateurs doivent d'abord se connecter à leur service de banque en ligne et saisir l'IBAN. Avec ClubDesk, vous pouvez simplifier considérablement ce processus.
Une page dédiée aux dons sur le site web de votre association
Avec ClubDesk, vous pouvez créer en quelques clics une page dédiée aux dons sur le site web de votre association. Vous pouvez également y intégrer directement des formulaires de paiement en ligne TWINT ou PayPal ou des widgets provenant de plateformes de financement participatif telles que Lokalhelden ou wemakeit.
De plus, ClubDesk fournit un formulaire prêt à l'emploi pour les promesses de dons. Les donateurs peuvent ainsi s'engager facilement à faire un don, pour lequel ils recevront ensuite, par exemple, une demande de paiement (facture) de votre part. Pour cela, vous n'avez bien sûr pas besoin d'un compte TWINT ou PayPal.
TWINT et RaiseNow
TWINT connaît un succès croissant. Grâce au partenariat entre TWINT et RaiseNow, les associations peuvent elles aussi proposer très facilement TWINT comme moyen de paiement pour les dons.
Grâce à la solution TWINT de RaiseNow, vous pouvez facilement créer des codes QR permettant de verser des montants à votre association, soit de manière anonyme, soit en indiquant le nom du donateur.
Dans ce dernier cas, lors de l’importation, les donateurs sont enregistrés comme contacts dans ClubDesk d’un simple clic. Vous pouvez ainsi envoyer très facilement des lettres de remerciement et contacter les donateurs lors de futurs appels aux dons.
PayPal
Il est également possible d'utiliser PayPal comme moyen de paiement pour les dons. Les donateurs ont ainsi la possibilité de faire un don par carte de crédit.
Grâce à l'intégration de PayPal sur la page de dons du site web de votre association, les montants peuvent être versés à votre association de manière ponctuelle, mensuelle ou annuelle. Vous pouvez ainsi recevoir très facilement des dons récurrents.
Lors de l'importation via PayPal, les donateurs sont également ajoutés d'un simple clic en tant que contacts dans ClubDesk, s'ils n'y figurent pas déjà. Vous pouvez alors facilement leur envoyer des lettres de remerciement personnalisées et les recontacter à l'avenir.
Plateformes de financement participatif
Si vous prévoyez de lancer un projet nécessitant un montant de dons important, le financement participatif est un excellent moyen de collecter des fonds. L'un des avantages pour les donateurs est que, selon la plateforme, les dons leur sont restitués si le montant requis n'est pas atteint.
Une fois votre objectif de collecte ou un objectif intermédiaire atteint, la plupart des plateformes de financement participatif transfèrent en une seule fois tous les montants versés sur le compte de votre association. Ensuite, sur presque toutes les plateformes telles que Lokalhelden ou WeMakeIt, vous avez la possibilité d’exporter d’un simple clic tous les dons individuels sous forme de liste au format texte ou Excel, puis de les importer directement dans ClubDesk avec les montants correspondants.
ClubDesk génère alors un don distinct pour chaque montant. Ainsi, même dans le cadre de telles collectes de fonds, vous savez toujours qui a donné combien. Vous pouvez ensuite contacter très facilement ces donateurs et donatrices lors de futurs appels aux dons et leur envoyer des lettres de remerciement ou des reçus de dons.
Accéder facilement aux pages de dons
Pour faciliter encore davantage l'accès à la page de dons, ClubDesk offre la possibilité de générer un code QR qui redirige vers la page de dons. Ce code QR peut ensuite être intégré, par exemple, dans des lettres, des flyers ou des affiches. Cela simplifie au maximum le processus de don pour vos donateurs et permet de le lancer directement depuis un smartphone.
Grâce à ces fonctionnalités de ClubDesk, vous pouvez considérablement faciliter l'ensemble du processus de don pour vos donateurs. Cela se traduira certainement par une augmentation des recettes issues des dons.
1.3 Saisie des dons
La saisie des dons, qui proviennent souvent de sources très diverses, est une tâche fastidieuse et source d'erreurs. Grâce à l'interconnexion entre la gestion des dons et des contacts, les factures et les encaissements, cela devient un jeu d'enfant pour votre association.
Avec ClubDesk, vous pouvez facilement enregistrer et gérer tous les types de dons. Peu importe qu'il s'agisse d'un don en espèces, d'un virement par e-banking, du paiement d'une facture, d'un don provenant d'une plateforme de financement participatif ou d'un don effectué via votre formulaire de don en ligne.
Dons issus d'appels aux dons & Factures
Dès que des paiements provenant de formulaires de paiement en ligne ou de factures comportant une ligne de don sont crédités sur votre compte bancaire, l'importation intelligente de ClubDesk identifie ces paiements comme des dons. ClubDesk génère alors automatiquement les écritures comptables correspondantes dans la comptabilité de l'association ainsi que les dons correspondants, qui s'affichent ensuite directement dans la gestion des dons.
Cela facilite grandement, par exemple, l'envoi de lettres de remerciement pour ces dons ou l'utilisation ultérieure de ces entrées de dons comme base pour de nouveaux appels aux dons.
Faire un don en payant une facture en excédent
Un moyen simple de collecter des dons consiste à demander aux membres, au moment où ils paient de toute façon une facture, de verser volontairement un montant supplémentaire.
Par exemple, en ajoutant une ligne de facture facultative ou en demandant, dans le corps de la facture, d’arrondir le montant de la facture. Comme ClubDesk reconnaît ces paiements comme des dons, c’est un moyen extrêmement efficace et très simple de collecter des fonds supplémentaires.
Dons en espèces et dons spontanés
Qui ne connaît pas cette situation : votre association organise une fête du Nouvel An au cours de laquelle vous recevez des B dons en espèces. Lors de l'importation dans ClubDesk, vous pouvez indiquer en un clic qu'il s'agit d'un don pour ce type d'encaissements.
Si vous affichez un code QR TWINT pour les dons spontanés lors de la fête, vous recevrez même les noms des donateurs pour de futurs appels aux dons. Cela permet un traitement très efficace des dons, comme par exemple l’envoi de reçus fiscaux.
Saisie manuelle pratique des dons
En plus de l'importation des paiements reçus, ClubDesk vous offre bien sûr également la possibilité de saisir manuellement les dons dans votre gestion des dons.
Des dons sont alors créés dans la gestion des dons pour ces entrées. Cela vous permet d'automatiser l'envoi de lettres de remerciement ou d'attestations de dons. De plus, des écritures comptables sont automatiquement créées.
1.4 Gestion des dons en toute transparence :
Gérer, analyser, se développer
Le succès de votre association ne repose pas seulement sur votre passion, mais aussi sur une vision claire de vos finances. Pour cela, une vue d'ensemble transparente est indispensable : ce n'est qu'en connaissant vos donateurs que vous pourrez vous adresser à eux de manière ciblée et en leur témoignant toute votre reconnaissance.
Avec ClubDesk, vous gardez le contrôle à tout moment – du filtrage rapide des tâches en cours à l'analyse stratégique de l'historique de vos dons. Vous transformez ainsi les données en actions et vous vous assurez que votre prochaine campagne fera mouche.
Gérer les dons de manière simple et claire
Avec ClubDesk, vous bénéficiez d'une vue d'ensemble optimale de tous les dons reçus jusqu'à présent. En un seul clic, vous pouvez par exemple afficher tous les dons de l'année en cours pour lesquels vous n'avez pas encore remercié les donateurs. Vous pouvez également consulter tous les dons effectués au cours d'une période donnée.
Comme pour toutes les listes de ClubDesk, vous pouvez également filtrer et trier tous les dons. De plus, vous avez ici la possibilité de regrouper des dons individuels en dons collectifs ou de diviser des dons collectifs en dons individuels.
Sélection et analyse des donateurs en toute simplicité
Il est également très facile de rechercher tous les donateurs ayant versé « plus de 300 francs » au cours des deux dernières années. Vous pouvez ensuite contacter ces grands donateurs très facilement dans ClubDesk en leur adressant un appel aux dons personnalisé (par exemple, par courrier postal plutôt que par e-mail).
Vous pouvez également évaluer les indicateurs ou l'évolution des campagnes d'un simple clic. Si vous souhaitez effectuer une analyse encore plus détaillée des dons, par exemple pour analyser à l'aide d'outils d'IA, comment les dons ont évolué au cours des dernières années, à quelle période de l'année les gens donnent le plus, ClubDesk vous offre la possibilité d'exporter facilement tous les dons.
1.5 Des donateurs enthousiastes grâce à la reconnaissance et au professionnalisme
La fidélisation des donateurs repose sur la transparence, la fiabilité et une véritable reconnaissance. D’un appel aux dons sérieux et convaincant à un formulaire de paiement en ligne sécurisé, en passant par un message de remerciement envoyé rapidement, tout doit être parfait pour gagner la confiance de vos donateurs.
Grâce à des modèles professionnels et à de nombreuses automatisations, même les associations qui ne mènent pas d'actions de collecte de fonds professionnelles peuvent facilement tout faire correctement avec ClubDesk.
Modèles professionnels
Utilisez les modèles fournis par ClubDesk pour vos appels aux dons, vos formulaires de don, vos lettres de remerciement et vos attestations de don.
Ces modèles contiennent toutes les informations essentielles et les présentent de manière attrayante et dans le bon ordre, selon des principes marketing éprouvés. Vous marquerez ainsi facilement des points grâce à une présentation sérieuse et convaincante.
Envoyer des lettres de remerciement en un clin d'œil
Il arrive souvent que l'on oublie de remercier un donateur comme il se doit. Ou bien, on le fait bien trop tard. Il est pourtant essentiel de manifester sa reconnaissance et sa gratitude aux donateurs en temps voulu, car cela augmente considérablement les chances de bénéficier à nouveau de leur soutien à l'avenir.
Avec ClubDesk, vous pouvez voir en un clic tous les donateurs à qui vous n’avez pas encore adressé de remerciements. Vous pouvez alors leur envoyer d’un simple clic une lettre de remerciement, soit par courrier postal, soit par e-mail. Ainsi, vous n’oublierez plus jamais de remercier quelqu’un et personne n’aura plus à attendre longtemps vos remerciements.
Émettre des attestations de dons
Si votre association est exonérée d'impôt, vous devez absolument envoyer des attestations de dons afin que les donateurs puissent facilement déduire leur don de leurs impôts. C'est un excellent service pour vos donateurs et cela les incitera à faire à nouveau un don.
Bien sûr, dans ClubDesk, vous pouvez générer un reçu de don d'un simple clic, contenant toutes les informations nécessaires.
Conclusion : collecter des dons en toute simplicité avec ClubDesk
La nouvelle fonctionnalité de collecte de dons de ClubDesk est parfaitement adaptée aux associations gérées par des bénévoles. Avec ClubDesk, la collecte de dons est si simple que toutes les associations peuvent réussir à récolter des fonds supplémentaires, même si elles ne sont pas des pros de la collecte de fonds. Cela est possible grâce à l'intégration transparente des modules de gestion des contacts, de communication, de finances et de site web.
ClubDesk offre une solution très efficace et simple pour toutes les associations « classiques » qui souhaitent générer efficacement des dons au sein de leur entourage. Pour les fondations, les organisations et les associations qui se concentrent fortement sur la collecte de dons et souhaitent toucher des dizaines de milliers de donateurs, des solutions spécialisées sont toutefois plus adaptées.
2.
Formulaires Web : simples, flexibles et intelligents
La nouvelle version ClubDesk 5 séduit par toute une série d'améliorations très pratiques apportées aux formulaires Web. Utilisez les nouveaux modèles de formulaires pour démarrer en un clin d'œil.
Les formulaires peuvent désormais afficher à vos membres leurs propres données, c'est-à-dire celles enregistrées dans le club. Vous pouvez également générer automatiquement des confirmations d'inscription ou de commande. Sur le plan visuel aussi, vous avez désormais carte blanche : rendez vos formulaires en ligne encore plus attrayants avec des images et des lignes de séparation.
Vidéo : Formulaires Web dans ClubDesk
Découvrez dans cette vidéo comment créer en un clin d'œil une grande variété de formulaires Web qui vous feront gagner un temps considérable et vous permettront d'offrir un service de qualité.
Elle montre non seulement à quel point c'est simple, mais elle fournit également d'excellentes idées sur la manière dont vous pouvez utiliser ces formulaires pour votre association et à quelles fins.
Les meilleurs modèles de formulaires : atteignez rapidement votre objectif
Un large choix de modèles pratiques facilite considérablement la création rapide et simple de formulaires sur le site web de votre association. Ces modèles contiennent non seulement des suggestions de champs de saisie, mais aussi les tableaux de données à remplir et des suggestions de messages de confirmation.
Que vous souhaitiez créer un formulaire d'inscription pour les nouveaux membres ou un formulaire pour les missions de bénévolat, ClubDesk dispose d'un modèle pour tout cela. De plus, il existe également des modèles pour les promesses de dons, les sondages, les inscriptions aux cours et bien plus encore.
Pages de confirmation personnalisées
Il est désormais possible de créer des pages de confirmation personnalisées pour vos formulaires web. Ainsi, les utilisateurs qui ont rempli le formulaire reçoivent immédiatement un retour – par exemple, un message de remerciement ou un résumé des données saisies.
Bien entendu, cela peut également être téléchargé au format PDF , ce qui peut servir, par exemple, de preuve d'inscription lors de l'inscription à un cours. Et, à la demande générale, il est désormais possible de masquer le bouton « Retour » dans les formulaires.
E-mails de confirmation personnalisés
Vous pouvez désormais envoyer automatiquement un e-mail de confirmation aux utilisateurs qui remplissent un formulaire. Ces e-mails peuvent également contenir les informations saisies dans le formulaire.
Les données sensibles peuvent être « masquées » afin qu'elles ne soient pas visibles dans l'e-mail envoyé. Cela signifie que vous pouvez, par exemple, masquer les informations bancaires dans l'e-mail de confirmation, garantissant ainsi la confidentialité des données sensibles.
Afficher les données des membres
Les formulaires de l'espace membres du site web permettent à la personne connectée de consulter directement les données enregistrées par le club. Les membres peuvent ainsi vérifier eux-mêmes si leurs coordonnées sont toujours à jour et vous signaler très facilement les modifications.
Mais les membres tirent eux aussi profit de cette fonctionnalité : lorsqu'ils s'inscrivent à une mission de bénévolat ou à un stage d'entraînement, leurs coordonnées sont automatiquement préremplies.
Enregistrement automatique des personnes ayant rempli un formulaire
Une nouvelle option vous permet d'enregistrer automatiquement quel utilisateur connecté a rempli un formulaire.
Vous pouvez ainsi, par exemple, vérifier avec certitude qui a rempli un formulaire de commande, qui s'est porté volontaire via un formulaire en ligne pour une mission d'aide ou qui a indiqué avoir pris une boisson dans le réfrigérateur en libre-service du club-house.
Mises à jour des tableaux
Autre fonctionnalité très pratique : pour tous les formulaires Web, des tableaux adaptés sont désormais créés automatiquement et contiennent toutes les données saisies.
Dès que vous modifiez un formulaire, la liste correspondante est bien sûr mise à jour. Le traitement des données saisies via les formulaires s'en trouve ainsi grandement facilité.
Finie la suppression accidentelle des colonnes de données
Une autre nouveauté très demandée a été mise en place : lorsque vous supprimez un champ de formulaire, la colonne correspondante dans la table associée n'est plus automatiquement supprimée. Désormais, cette colonne reste en place et toutes les données, commentaires et remarques déjà saisis sont conservés.
Cette nouveauté vous offre plus de flexibilité lors de la modification de formulaires existants, car les informations importantes sont conservées, même si vous supprimez des champs du formulaire.
Moins de doublons
Vous connaissez ça ? Vous découvrez dans vos listes de formulaires des entrées identiques qui ont été envoyées à quelques instants d'intervalle. C'est chronophage et parfois agaçant de devoir vérifier si quelqu'un apporte vraiment trois gâteaux pour la fête de l'association, ou s'il s'agit d'une erreur.
Heureusement, il existe désormais une solution efficace qui empêche automatiquement que des formulaires soient envoyés plusieurs fois par inadvertance à partir d'un même navigateur Internet.
3.
De superbes modèles pour les procès-verbaux, les lettres, les e-mails et bien plus encore
En tant qu'association, il arrive parfois de devoir rédiger une lettre à l'administration, d'avoir besoin d'un formulaire conforme à la législation, par exemple pour le transfert du droit de vote lors de l'assemblée générale, ou simplement de vouloir féliciter un membre à l'occasion d'un anniversaire. Cela implique souvent une recherche fastidieuse sur Google ou la recherche de modèles de texte sur Internet.
ClubDesk 5 vous aide de manière optimale grâce à une bibliothèque de modèles professionnels, disponibles sous forme de «documents» et d’«e-mails».
Plus de 60 modèles pour les courriers aux membres, les formulaires, les procès-verbaux, les certificats, etc.
ClubDesk est désormais bien plus qu'une simple archive numérique pour le classement des documents de votre association. Le module « Documents » contient désormais plus de 60 modèles professionnels pour les e-mails, les lettres et autres documents fréquemment utilisés dans toute association – des vœux d’anniversaire aux demandes d’adhésion en passant par les procès-verbaux.
Vous bénéficiez ainsi d’une flexibilité totale : choisissez le tutoiement ou le vouvoiement, avec ou sans logo de l’association, et l’alignement de l’adresse à gauche ou à droite.
Des textes de qualité, un gain de temps considérable et une sécurité juridique
La rédaction de textes dans le cadre de votre travail au sein du comité directeur commence souvent par des recherches fastidieuses : que faut-il inclure d'un point de vue juridique dans le courrier ? Dans quel ordre présenter les arguments ? Comment rédiger un texte à la fois motivant, personnalisé et clair ?
Les modèles de ClubDesk offrent non seulement une sécurité juridique, mais aussi des propositions de textes soigneusement formulées qui interpellent positivement vos membres, supporters, donateurs, etc. Grâce à des explications utiles et à différentes variantes de texte, vous trouverez exactement le ton qui convient à votre club. Et vous pouvez en outre être sûr que rien d’important ne sera oublié.
Courriers aux membres, adhésions et démissions
Les nouveaux modèles couvrent tous les courriers courants destinés aux membres : de la lettre de bienvenue destinée aux nouveaux membres jusqu'à l'invitation à l'assemblée générale formelle invitation à l'assemblée générale jusqu'à la conforme à la législation confirmation de démission.
Un exemple : le modèle de félicitations d'anniversaire contient bien plus qu'un simple texte standard. Vous y trouverez des variantes pour un anniversaire classique, un anniversaire rond ou un 18e anniversaire – y compris des remarques importantes concernant le passage du statut de junior à celui de membre actif ou une demande discrète pour savoir s’il est possible de fêter officiellement les 40 ans lors de la prochaine assemblée.
Procès-verbaux, formulaires, courriers administratifs
Qu'il s'agisse d'un décompte de frais, formulaire de demande d'adhésion ou le procès-verbal de l'assemblée générale : Utilisez des modèles spécialement adaptés aux besoins des associations suisses . Ainsi, le procès-verbal de l'assemblée générale vous fait non seulement gagner beaucoup de temps, mais offre également un grand plus en matière de sécurité – avec de nombreux conseils pour les situations délicates.
Grâce à des explications utiles , vous savez exactement comment procéder dans des situations particulières, par exemple en cas de motion visant à interrompre l'assemblée. Vous recevrez également des formulations juridiquement sûres pour les élections et les votes, une liste de contrôle avec tous les points obligatoires à l'ordre du jour, des listes de présence claires et bien plus encore.
Lettres & Certificats
Qu'il s'agisse d'une simple attestation de participation à un cours ou d'un certificat officiel : ClubDesk vous propose des modèles qui garantissent que ces documents contiennent toutes les informations importantes. Des conseils pratiques utiles, par exemple sur le choix optimal du papier ou sur la personne qui doit signer les certificats, complètent l'ensemble.
Il est également facile de témoigner votre reconnaissance personnelle : envoyez d'un simple clic des lettres de remerciement pour toutes sortes d'activités bénévoles ou utilisez des modèles pour des vœux de Noël ou de lettres de condoléances. Vous trouverez ainsi toujours le ton juste.
Appels aux dons convaincants
Les modèles d'appels aux dons s'appuient sur le principe AIDA (Attention, Intérêt, Désir, Action), qui a fait ses preuves. Ils vous permettent d'inciter vos donateurs potentiels à passer à l'action de manière ciblée. Que vous souhaitiez susciter l'enthousiasme des membres de votre association pour un petit projet ou des entreprises régionales pour qu’elles soutiennent un grand projet, les modèles contiennent des arguments adaptés à chaque situation.
Les explications fournies dans les modèles vous donnent de précieuses pistes de réflexion, telles que : « Avez-vous proposé des montants de dons et à combien devraient-ils s’élever ? ». Et une fois les dons reçus, vous assurez une fidélisation durable des donateurs grâce aux modèles adaptés pour les lettres de remerciement et les confirmations de paiement.
4.
Autres améliorations
De nombreuses autres nouveautés et améliorations, modestes mais utiles, dans tous les domaines de ClubDesk viennent compléter la nouvelle version 5 et rendent le travail associatif nettement plus simple et plus pratique pour pratiquement tous les utilisateurs de ClubDesk.
Modèles personnalisés pour les e-mails
Dans le module E-mail, vous pouvez désormais créer vos propres modèles d'e-mails pour votre association. Enregistrez par exemple dans les modèles un e-mail d'invitation pour votre fête estivale annuelle. La personne qui sera chargée d'envoyer les invitations l'année prochaine trouvera facilement le modèle et profitera du travail préparatoire.
Parallèlement, vous utilisez ces modèles pour envoyer tous vos messages dans un design uniforme. Les polices, les mises en page et les signatures sont parfaitement harmonisées. Cela confère à votre association une image professionnelle
Modèles : Mentions légales & Protection des données
Quiconque a déjà créé un site web sait à quel point la création de pages aussi importantes que les « Mentions légales » et la « Protection des données » peut être fastidieuse. ClubDesk vous apporte ici un soutien optimal, car lors de la création d'un nouveau site web, des propositions pour les pages « Mentions légales » et « Protection des données » sont générées automatiquement. Vous pouvez les adapter facilement et rapidement à vos besoins.
Vous pouvez également utiliser les modèles fournis pour vérifier vos pages « Mentions légales » & « Protection des données » existantes et les compléter si nécessaire.
Intégrer facilement les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux jouent un rôle de plus en plus important, y compris pour les associations. C'est pourquoi nous avons apporté une petite mais importante modification au bloc « Réseaux sociaux » afin de vous permettre d'intégrer les comptes de votre association sur le site web.
Il est désormais possible de créer des liens vers WhatsApp, LinkedIn et TikTok. De plus, nous avons remplacé l'ancien logo Twitter par le logo actuel de X. Vous pouvez ainsi créer encore plus facilement des liens vers toutes vos activités sur les réseaux sociaux et promouvoir ces canaux directement sur votre site web.
Mettre les photos en valeur
La plateforme professionnelle de partage de photos Flickr offre de nombreuses possibilités intéressantes pour présenter vos photos et vidéos.
C'est pourquoi de nombreuses associations ont exprimé ce souhait : non seulement les photos peuvent être consultées directement sur le site web de l'association, mais il est également possible, d'un simple clic, d'accéder à l'album correspondant sur Flickr et de profiter des photos de la fête de l'association, par exemple en mode diaporama plein écran.
Autres améliorations du site web
Diverses petites nouveautés facilitent encore davantage l'utilisation du site web de votre club. Ainsi, les paramètres par défaut pour l'affichage détaillé des rendez-vous ont notamment été optimisés. Les blocs de rendez-vous affichent désormais automatiquement les informations que la plupart des clubs souhaitent voir apparaître sur leur site web.
Recherche facile dans le plan comptable
Fini le temps perdu à ouvrir des dossiers et à parcourir manuellement le plan comptable pour trouver un compte précis.
Grâce à la nouvelle fonction de filtrage intuitive, vous trouvez désormais chaque compte en un temps record. Il suffit de saisir le nom ou le numéro dans le champ de recherche, et ClubDesk filtre immédiatement le plan comptable pour afficher les résultats correspondants. Vous gardez ainsi facilement une vue d'ensemble et gagnez un temps précieux dans la gestion de votre comptabilité.
Attribuer des paiements TWINT à des personnes
Grâce à la solution TWINT de RaiseNow, il est très facile de verser des montants à votre association, soit de manière anonyme, soit en indiquant le nom du payeur.
La nouvelle importation TWINT/RaiseNow de ClubDesk peut désormais lire ces coordonnées, rechercher ensuite les personnes et entreprises correspondantes dans vos coordonnées et associer ces informations aux écritures de recettes générées dans ClubDesk. Vous pouvez ainsi à tout moment vérifier très facilement si quelqu’un a bien versé un montant donné ou, par exemple, envoyer d’un simple clic des lettres de remerciement aux contacts concernés pour tous les dons reçus via TWINT.
Rechercher les écritures erronées
Jusqu'à présent, les écritures incomplètes étaient simplement surlignées en rouge, ce qui obligeait à faire défiler la liste des écritures pour les trouver. Désormais, vous avez la possibilité de filtrer directement les écritures erronées ou de les trier .
Cela facilite considérablement la modification des entrées incomplètes et rend la tenue de la comptabilité encore plus rapide et plus simple.
Utiliser des modèles de factures
L'une des demandes les plus fréquentes concernant l'envoi de factures a été mise en œuvre.
Vous pouvez sélectionner des membres individuels dans la gestion des membres et via le bouton «Pour le contact» envoyer par exemple un e-mail à ces membres ou leur envoyer un courrier type. Cette création rapide de factures fonctionne désormais également avec les modèles de factures de votre association.
Nouveaux aperçus de factures
Il arrivait parfois que des associations envoient par inadvertance un aperçu de facture ne comportant pas encore de numéro de facture valide ou de code QR valide.
Pour éviter que cela ne se reproduise à l'avenir, les aperçus de factures sont désormais clairement marqués d'un filigrane et sont ainsi facilement reconnaissables comme des brouillons.
Autres améliorations comptables
Outre un défilement plus fluide et la création flexible d’exercices comptables, l’importation TWINT optimisée offre un meilleur contrôle des doublons. Même les frais de rejet de prélèvement déjà facturés peuvent désormais être supprimés facilement.
Utiliser simplement le glisser-déposer
Fini les manipulations fastidieuses pour accéder au dossier de documents afin de télécharger des données dans les archives en ligne de votre club.
Vous pouvez désormais glisser-déposer vos fichiers directement par glisser-déposer dans le dossier souhaité de l'archivage de documents en ligne et ClubDesk s'occupe du reste pour vous. Et le meilleur dans tout ça : cette fonction prend bien sûr également en charge le téléchargement simultané de plusieurs fichiers ou de dossiers entiers.
Télécharger plusieurs fichiers
Jusqu'à présent, pour transférer plusieurs fichiers, il fallait d'abord créer un fichier .zip. Cette étape intermédiaire n'est désormais plus nécessaire : vous pouvez désormais sélectionner directement plusieurs fichiers et les transférer vers ClubDesk.
Vous avez désormais également la possibilité de télécharger des dossiers entiers, y compris tous leurs sous-dossiers, par glisser-déposer, de sorte que la structure complète des dossiers soit conservée.
Analyse des inscriptions aux rendez-vous
Lorsqu'ils s'inscrivent à des rendez-vous, les membres ont non seulement la possibilité de s'inscrire ou de se désinscrire, mais ils peuvent également laisser des commentaires , par exemple pour expliquer pourquoi ils ne peuvent pas participer à un rendez-vous donné.
Si vous organisez des événements avec de nombreux participants, il est pratique de pouvoir exporter les listes d'inscription pour les analyser. Cette fonctionnalité a été optimisée. Le fichier exporté présente désormais toutes les informations de manière claire dans des cellules individuelles, ce qui facilite le traitement et l'analyse ultérieurs.
Autres dates limites d'inscription
Pour certains rendez-vous, il est important que les participants s'inscrivent avant une date limite. Cela permet aux organisateurs d'avoir le temps, par exemple, de prévoir suffisamment de boissons ou de réserver un bus adapté pour un trajet.
Pour cela, il existe désormais des délais d'inscription supplémentaires parmi lesquels choisir. Désormais, les participants peuvent s'inscrire, par exemple, jusqu'à 24 heures avant l'événement ou jusqu'à la veille, c'est-à-dire jusqu'à minuit. Ces nouvelles options offrent plus de flexibilité et de clarté dans la planification et l'organisation des événements.
PDF/A : une norme sécurisée
ClubDesk prend désormais en charge la norme PDF/A pour l'archivage à long terme sécurisé. Cela est particulièrement important pour les factures, les reçus de dons, etc.
Les fichiers PDF/A sont inaltérables et restent lisibles à long terme, car les polices utilisées, par exemple, sont directement intégrées. Vous vous assurez ainsi que les documents importants s'affichent correctement et sont archivés de manière conforme à la législation même après de nombreuses années.
Optimisations et corrections de bogues
Nous avons encore amélioré ClubDesk à de nombreux égards et l'avons rendu encore plus abouti. Les utilisateurs de Mac bénéficient par exemple d'une meilleure exportation des caractères spéciaux. Ou encore, le menu contextuel unifié « Pour les contacts » est désormais disponible partout, pour ne citer que deux exemples.
Remarque : toutes les mises à jour sont toujours intégrées automatiquement dans ClubDesk. Vous n'avez donc rien à faire, vous pouvez vous lancer directement.
