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La gestion numérique d'une association peut être aussi simple que cela
- et tout le monde peut l'utiliser
Yves Schumacher
Président des Monster Guuggers
„Je trouve que c'est génial d'avoir tout au même endroit. Nos sept membres du comité peuvent ainsi travailler ensemble de manière optimale.“
A propos des Monster-Guugger
Les Monster-Guugger sont une association de guggenmusik traditionnelle de Buchrain, près de Lucerne. Fondée en 1991 en tant que Guggenmusig pour enfants, l'association compte aujourd'hui plus de 60 membres actifs ainsi que de nombreux membres passifs et honoraires. Lors de la fête de carnaval annuelle du village, les Monster-Guugger font office d'association de soutien et organisent, outre le défilé des enfants, la grande fête appelée Monster-Virus.
La recherche d'une solution simple et meilleure pour la gestion des associations
Avant l'introduction de ClubDesk, les Monster-Guugger étaient confrontés à des défis organisationnels. Joel Roos, le caissier de l'époque, explique : « Avant ClubDesk, nous travaillions avec un logiciel de comptabilité qui était installé en permanence sur un PC. C'était énervant, car on ne pouvait pas y accéder de partout. La comparaison avec les tableaux Excel que nous utilisions pour la gestion des membres était également fatigante ».
La solution est venue d'une recommandation de Raiffeisen, partenaire de ClubDesk, auprès de laquelle l'association a ouvert un nouveau compte. Il est rapidement apparu que ClubDesk offrait toutes les fonctions nécessaires - et ce dans une seule plateforme conviviale. L'équipe du comité directeur des Monster-Guugger a été particulièrement convaincue par la simplicité d'utilisation, si bien que la décision de changer a été prise rapidement.
Gestion simple de toutes les tâches de l'association
Depuis que ClubDesk est utilisé par les Monster-Guuggern, la charge de travail d'Yves Schumacher et du reste du comité directeur s'est considérablement réduite. La gestion des membres, en particulier, profite de la solution centralisée, car toutes les informations sont regroupées au même endroit. Auparavant, il fallait actualiser et comparer différentes listes Excel pour les membres, les sponsors et les donateurs - aujourd'hui, tout est clair et consultable à tout moment.
Yves Schumacher voit encore d'autres avantages à ClubDesk : « Depuis peu, j'envoie aussi toutes les newsletters internes par e-mail avec ClubDesk. Pour cela, il me suffit de sélectionner les groupes et c'est tout. Je n'ai donc plus besoin de le faire via Outlook. Nous utilisons aussi activement le calendrier. On y trouve tous les rendez-vous et chacun peut même s'y abonner pour lui-même sur son smartphone s'il le souhaite. C'est déjà pratique ».
Après une courte période d'adaptation, nous étions déjà très contents de la solution. Cela nous a beaucoup facilité la tâche.
Yves Schumacher & Joel Roos
Monster-Guugger Bueri
La gestion financière en toute simplicité
Un avantage particulièrement important se manifeste dans la comptabilité. Joel Roos, le caissier de l'époque, était directement enthousiaste : « Lorsque j'étais caissier, j'avais beaucoup à faire avec la comptabilité de notre association dans ClubDesk. Les factures étaient toujours envoyées et archivées rapidement. De plus, l'importation des fichiers Raiffeisen se déroule absolument sans problème. Je dois dire - et je pense parler au nom de tous les membres du comité - que nous sommes très heureux de la solution de ClubDesk ».
Le transfert des fonctions de l'association est également facilité par ClubDesk. Comme toutes les données sont stockées de manière centralisée, les nouveaux membres du comité directeur ne doivent pas chercher péniblement dans les anciens documents. Au lieu de cela, ils ont directement accès à un aperçu complet et actuel des finances et des membres de l'association.
Pourquoi il vaut la peine de changer
Les Monster-Guugger recommandent ClubDesk sans réserve. En particulier, la transparence et la facilité d'utilisation font de ce logiciel un soutien précieux pour les dirigeants d'associations. Toutes les fonctions importantes - de la gestion des membres à la planification des rendez-vous en passant par la comptabilité financière - sont réunies sur une seule plateforme. Cela facilite considérablement la collaboration au sein du comité directeur et permet de gagner un temps précieux.
Pour d'autres associations qui travaillent encore avec des systèmes obsolètes ou des tableaux Excel compliqués, un passage à ClubDesk pourrait apporter un soulagement considérable, comme le soulignent les Monster-Guugger. Ceux qui souhaitent se convaincre de la simplicité d'utilisation du logiciel devraient tout simplement le tester - car un travail associatif plus efficace commence par l'utilisation des bons outils.
Rédaction
Une collaboration entre ClubDesk et Monster-Guugger Bueri.
L'interview a été réalisée par : Matthias Probst (ClubDesk)
Partenaires de l'interview : Yves Schumacher et Joel Roos (Monster-Guugger Bueri)