Nouvelle version de ClubDeskClubDesk 4.4 - Comptabilité moderne des associations : nouveau avec les centres de coûts et autres

La comptabilité est un véritable défi pour de nombreux clubs : les différentes sources de revenus et les dépenses pour différents départements ou projets génèrent beaucoup de travail et ne peuvent être évaluées par projet qu'au prix d'un effort considérable. Avec la version 4.4., ClubDesk facilite considérablement la création d'évaluations pertinentes telles que le bilan et le compte de résultat - du nouveau plan comptable plus clair à la conception plus flexible des évaluations, en passant par des centres de coûts pratiques à deux niveaux. La comptabilité de l'association devient ainsi plus simple, plus claire et plus efficace.

Les centres de coûts : Plus de transparence pour les finances de votre association

La nouvelle fonction Centres de coûts vous aide à évaluer vos finances de manière encore plus ciblée. Vous pouvez désormais suivre facilement quelles recettes et dépenses ont été effectuées dans quel département de votre association ou pour quel projet.

Analyse par département, groupe, équipe

Pour une vue d'ensemble générale, vous pouvez, comme jusqu'à présent, créer un compte de résultat ou un compte de recettes et de dépenses dans ClubDesk. Grâce à l'introduction des centres de coûts, vous avez désormais la possibilité de créer un compte de résultats ou un compte de recettes et de dépenses pour chaque département ou groupe de votre club en appuyant sur un bouton. Celui-ci montre entre autres les résultats de chacun d'entre eux. Vous obtenez ainsi une vue d'ensemble de ce qui vous intéresse - l'ensemble de l'association ou un département ou groupe spécifique au sein de votre association. Vous savez ainsi exactement quel département est responsable de quels coûts et de quelles recettes et où vous pourriez peut-être économiser un peu ou dépenser plus l'année prochaine.

Evaluations pour les projets

Vous pouvez également utiliser les centres de coûts pour évaluer les recettes et les dépenses d'un seul projet, par exemple un camp d'entraînement ou un grand événement. Ainsi, vous pouvez facilement voir si la fête d'été annuelle a été rentable et ce qui a généré le plus de coûts ou de recettes. Avec les nouveaux centres de coûts dans ClubDesk, vous maîtrisez facilement les finances de votre club.

Enregistrer automatiquement les centres de coûts pour les factures et les écritures TWINT.

Pour simplifier encore plus la comptabilité de votre association, vous avez la possibilité d'attribuer des centres de coûts déjà sélectionnés à vos postes de facturation. Ainsi, vous pouvez par exemple attribuer automatiquement le centre de coûts « Département junior » aux cotisations des membres juniors ou le centre de coûts « Boutique en ligne » aux articles de fans.

C'est particulièrement utile pour les personnes qui ne sont pas très à l'aise avec la comptabilité, mais qui veulent par exemple créer des factures qui contiennent automatiquement des écritures correctes, y compris l'attribution à un centre de coûts. Cela aide votre association à éviter les erreurs de comptabilisation et à répartir les tâches financières sur plusieurs épaules. La comptabilité de l'association devient ainsi nettement plus simple et plus agréable pour tous.

Grâce aux règles de comptabilisation, il est également possible de définir à l'avance les centres de coûts appropriés dans les différentes campagnes TWINT et RaiseNow. Lors de l'importation des écritures TWINT, l'attribution dans ClubDesk se fait alors directement et automatiquement, de sorte que les recettes de différentes campagnes sont directement attribuées aux bons centres de coûts. Tout cela réduit considérablement le travail manuel et assure une comptabilité plus précise et un gain de temps. Grâce aux filtres appropriés, vous voyez ainsi directement combien de recettes vous avez générées par exemple avec la boutique en ligne ou lors de la fête d'été via le code QR TWINT.

Dans les feuilles de comptes, le journal et la liste des écritures

Bien entendu, vous profitez également des nouveaux centres de coûts dans le journal et les feuilles de comptes. Vous avez la possibilité d'y afficher toutes les écritures ainsi que les centres de coûts correspondants. Cela simplifie le contrôle et la validation des écritures et des mouvements de compte. Si vous n'êtes par exemple pas sûr de l'origine d'un montant sur un compte, la vérification est encore plus claire avec les nouveaux centres de coûts. 

Bien sûr, la liste des écritures dans le domaine financier de ClubDesk peut être adaptée de manière à ce que vous puissiez afficher les nouveaux centres de coûts comme colonne supplémentaire. Cela permet de trier et de filtrer encore mieux, par exemple si vous voulez rechercher des écritures dans un département particulier ou pour un projet spécifique.

Meilleure convivialité du plan comptable

Structurer plus librement les groupes de comptes

Une autre nouveauté concerne l'ordre des groupes de comptes. Alors qu'ils étaient auparavant exclusivement classés par ordre alphabétique, il est désormais possible de définir l'ordre individuellement. Cela permet d'organiser le plan comptable de manière à ce qu'il soit adapté de manière optimale aux besoins individuels de votre association. De plus, ce réglage a l'avantage que les évaluations sont également présentées dans l'ordre que vous avez défini.

Sous-totaux

Un plan comptable bien structuré est essentiel pour une comptabilité d'association transparente et compréhensible. Pour cela, il est désormais possible d'insérer des sous-totaux directement dans le plan comptable. Ceux-ci sont pris en compte dans les évaluations et permettent par exemple de présenter un compte de résultat à plusieurs niveaux. Les résultats intermédiaires peuvent ainsi être structurés de manière plus détaillée et analysés de manière plus claire.

Configurabilité des extraits

Vous pouvez désormais personnaliser la présentation des extraits, c'est-à-dire de votre compte de recettes et de dépenses, de votre compte de résultats et de votre bilan. Cela vous permet d'adapter l'apparence des extraits aux préférences et aux besoins de votre association ou de les adapter à une occasion particulière. Cela signifie que vous pouvez par exemple créer une présentation pour le comité directeur ou le réviseur, avec laquelle les évaluations détaillées sont bien lisibles, mais que pour l'assemblée générale ou le public, vous choisissez un look qui a de l'allure, mais qui ne convient qu'aux évaluations moins détaillées.

La présentation peut maintenant être adaptée comme suit :

• Ordre des groupes de comptes : En adaptant l'ordre des groupes de comptes dans le plan comptable, vous pouvez maintenant décider vous-même de l'ordre dans lequel les groupes de comptes sont affichés dans les analyses.
• Présentation des lignes : choisissez une présentation compacte, qui prend peu de place et qui reste bien lisible grâce à l'alternance de lignes grises et blanches. Ou choisit un look formaté qui a l'air plus généreux et plus aéré, car les interlignes sont plus grands et ressemblent à la présentation de nombreux programmes de comptabilité.
• Indentation : détermine si les groupes et les comptes doivent être présentés en retrait selon la hiérarchie définie dans le plan comptable ou s'ils doivent tous être alignés à gauche.
• Présentation des numéros de compte : Permet de choisir si le numéro et le libellé des comptes et  du groupe de comptes doivent être affichés dans des colonnes séparées ou combinés dans une seule colonne. Ou choisit si les numéros des groupes de comptes doivent être masqués.
• Structure des totaux : Décide si les titres des groupes de comptes et leurs totaux doivent être affichés au-dessus ou au-dessous des sous-groupes - ou si vous préférez afficher le titre au-dessus et le total au-dessous des sous-groupes.

Autres améliorations

Dans le cadre de cette mise à jour, ClubDesk a encore apporté diverses autres améliorations que les clubs ont souvent souhaitées.

Bilan de clôture

Après la clôture d'un exercice comptable, il est désormais possible de choisir si la présentation doit se faire sous forme de bilan de clôture I, avant l'imputation des bénéfices, ou de bilan de clôture II, après l'imputation des bénéfices. Jusqu'à présent, ClubDesk proposait la présentation avant la comptabilisation des bénéfices. Après une clôture définitive, de nombreux clubs préfèrent toutefois la présentation après la comptabilisation des bénéfices. Cette nouvelle possibilité de choix assure une adaptabilité flexible de la présentation du bilan à vos besoins spécifiques.

Affichage de la hiérarchie dans le menu déroulant

La sélection des comptes lors de la création d'écritures manuelles ou de postes de facture a également été optimisée. À la demande de nombreuses personnes, la hiérarchie des comptes est désormais affichée dans le menu déroulant, ce qui permet de voir immédiatement dans quel groupe de comptes se trouve un compte donné. Cela est particulièrement utile lorsqu'il y a des comptes similaires dans différents groupes ou lorsqu'il y a des incertitudes lors de la sélection.

La nouvelle mise à jour est disponible dès maintenant dans ClubDesk. Utilisez les nouvelles fonctions pour rendre l'administration de votre club encore plus simple et efficace.