VereinswissenSpendenbescheinigung Verein: Spendenquittungen richtig ausstellen in der Schweiz

Viele Vereine sind auf finanzielle Unterstützung durch Spenden angewiesen. Gemeinnützige, steuerbefreite Organisationen haben in der Schweiz die Möglichkeit, Spendenbescheinigungen auszustellen. Die Spendenbescheinigung - auch bekannt als Spendenquittung oder Zuwendungsbestätigung - erlaubt es Spender*innen, ihre Zuwendungen steuerlich abzusetzen. Das macht eine finanzielle Unterstützung für einen Verein noch attraktiver. Allerdings gibt es in der Schweiz bei der Ausstellung einige gesetzliche Vorschriften zu beachten. Hier erfahrt ihr, für welche Spenden eine Spendenbescheinigung ausgestellt werden darf und worauf ihr dabei achten müsst. 

Warum Spendenbescheinigungen ausstellen?

In der Schweiz besteht keine gesetzliche Pflicht, automatisch Spendenbescheinigungen auszustellen. Aber wenn ein*e Spender*in nach einem Beleg für eine Spende fragt, muss der Verein eine Zahlungsbestätigung und dann am besten gleich eine Spendenbescheinigung ausstellen (nach Schweizerischem Zivilgesetzbuch OR Art. 88).

Wenn euer Verein steuerlich begünstigt ist, solltet ihr auch ohne Pflicht, unbedingt Spendenbescheinigungen verschicken. Für Spender*innen ist es einfacher, ihre Spende steuerlich geltend zu machen, wenn sie eine Bescheinigung von euch erhalten. Das Versenden einer Spendenbescheinigung erhöht zusätzlich die Wahrscheinlichkeit, dass Spender*innen auch in Zukunft wieder bereit sind, euch zu unterstützen. Es ist auch eine gute Gelegenheit, sich für die Spende zu bedanken, was die Bindung an euren Verein stärken kann. Wenn ihr also dazu berechtigt seid, stellt unbedingt Spendenbescheinigungen aus – es hilft sowohl den Spender*innen als auch eurem Verein.

Achtung: Vereine, die nicht steuerbefreit sind, dürfen keine Spendenbescheinigung ausstellen. Sie sollten sich aber natürlich unbedingt bei den Spender*innen bedanken. Auf Verlangen von Spender*innen müssen auch nicht steuerbefreite Vereine eine Zahlungsbestätigung abgeben (aber auf keinen Falle Spendenbescheinigungen, die den Eindruck erweckt der Betrag könnte von der Steuer abgesetzt werden).

Im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Spenden sammeln im Verein" erfahrt ihr, wie ihr erfolgreich Spendenaufrufe erstellt und vieles mehr zum Thema Spenden für euren Verein.

Software-Tipp:
Mit der Vereinssoftware ClubDesk seht ihr auf einen Blick für welche eingegangenen Spenden ihr noch keine Spendenbescheinigungen erstellt habt. Ihr könnt dann mit wenigen Klicks für all diese Spenden, automatisch Bescheinigungen erstellen und bequem per E-Mail oder Post verschicken.

Wer darf Spendenquittungen ausstellen?

Spendenbescheinigungen dürfen in der Schweiz nur von steuerbefreiten, gemeinnützigen Organisationen ausgestellt werden, die von der Steuerbehörde anerkannt sind. Ein gemeinnütziges Ziel allein reicht nicht aus, um einen Verein zur Ausstellung von Spendenbescheinigungen zu berechtigen. Die Anerkennung als steuerbefreite Organisation erfolgt erst nach Prüfung und Bestätigung des Antrags auf Steuerbefreiung durch eine kantonale Steuerbehörde.

Auf der Onlineplattform der Schweizerischen Eidgenossenschaft Fedlex in Artikel 56 g/h könnt ihr im genauen Wortlaut nachlesen, welche Organisationen von einer Steuerbefreiung profitieren können.

Spender*innen verlassen sich darauf, dass der Verein steuerbefreit und damit berechtigt ist, eine Spendenbescheinigung zu verschicken. Möchte man als Spender*in selbst überprüfen, ob der Verein steuerbefreit ist, kann man die von den Kantonen bereitgestellten Listen steuerbefreiter Institutionen im Internet aufrufen.

Hier die Listen einiger kantonaler Steuerbehörden:

• Kanton Bern
• Kanton Luzern
• Kanton Fribourg
• Kanton Baselland
• Kanton Basel-Stadt

Da die Listen regelmässig aktualisiert werden, sollten Spender*innen sicherstellen, dass sie sich die aktuellste Version anschauen. Alternativ kann man sich auch die schweizweite Liste der von Zewo zertifizierten Institutionen anschauen. Da das Zewo-Zertifikat noch strengere Anforderungen als die kantonalen Steuerbehörden hat, findet man auf dieser Liste aber nicht alle steuerbefreiten Vereine. 

Wenn ihr genau wissen wollt, welche Voraussetzungen ein Verein erfüllen muss, um von der Steuer befreit zu werden, lest im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Steuern im Verein" den Abschnitt "Steuerbefreiung für Vereine und Stiftungen".

Wer im Verein die Spendenbescheinigungen unterschreiben darf

Eine Unterschrift auf Spendenbescheinigungen ist keine Pflicht. Es ist aber gängige Praxis, dass Spendenbescheinigungen (digital oder physisch) von einer zeichnungsberechtigten Person des Vereins unterzeichnet werden, um die Authentizität zu erhöhen. Die Unterschrift sollte von einer Person stammen, die dazu ermächtigt ist. Dies sind Personen, die in den Statuten als zeichnungsberechtigte Personen genannt werden (z.B. Einzel- oder Kollektivunterschrift). Fehlt in den Statuten die Regelung zur "Unterschriften-/ Zeichnungsberechtigung", kann jedes einzelne Vorstandsmitglied automatisch Spendenbescheinigungen unterschreiben. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte der Verein die Zeichnungsregel klar definieren.

Alles rund um Vereinsstatuten findet ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber „Vereinsstatuten“. Dort lest ihr, welche Inhalte in der Schweiz zwingend dazugehören und welche optional sind, worauf es bei guten Statuten ankommt und wie ihr sie sauber formuliert. Ausserdem stehen euch dort kostenlose Muster-Vorlagen zum Download zur Verfügung.

In der Schweiz zulässige Spendenzwecke

Spendenbescheinigungen dürfen nur von steuerbefreiten Institutionen für echte Spenden ausgestellt werden. Eine "echte Spende" liegt vor, wenn die Zuwendung freiwillig und ohne Erwartung einer Gegenleistung erfolgt. Das bedeutet, Spender*innen erhalten keine direkten oder indirekten Vorteile im Gegenzug zur Spende.

Ob der Verein die Spende für ein bestimmtes Projekt oder für den Verein allgemein verwendet, spielt keine Rolle. Wichtig ist aber, dass die Zuwendung eine echte Spende ohne Gegenleistung ist und der Verein die Mittel ausschliesslich für seine steuerbefreiten (gemeinnützigen/öffentlichen) Zwecke verwendet. 

Wenn ihr mehr darüber erfahren wollt, was als Spende gilt und was nicht, dann könnt ihr alles im Vereinswissen-Ratgeber "Spenden sammeln im Verein" im Abschnitt "Was zählt als Spende und was nicht?" nachlesen.

Spendenbescheinigungen für Mitgliederbeiträge

Mitgliederbeiträge gelten auch bei steuerbefreiten Vereinen in der Regel nicht als Spenden, da sie eine Gegenleistung beinhalten, nämlich die Mitgliedschaft und die damit verbundenen Rechte und Pflichten. Sie dienen oft auch der Finanzierung von Leistungen, die der Verein für die Mitglieder erbringt (Ausstellungen, Auftritte usw.) und sind dann nicht als freiwillige Zuwendungen ohne Gegenleistung zu verstehen. In der Schweiz können nur freiwillige Zuwendungen, die ohne Gegenleistung und im Einklang mit einem gemeinnützigen Zweck erfolgen, als Spenden anerkannt werden.

Ein paar Ausnahmen gibt es trotzdem: Wenn der Mitgliedsbeitrag einen freiwilligen Charakter hat, könnte er unter bestimmten Umständen als Spende behandelt werden (z. B. wenn der Beitrag einen rein ideellen Zweck ohne Gegenleistung umfasst. Eine Dankesbrief oder eine Anstecknadel zählen nicht als Gegenleistung aber ein Gratiseintritt an eine Ausstellung oder ähnliches ist in der Regel nicht mehr zulässig.). Mitgliederbeiträge an Hilfswerke (Schweizerisches Rotes Kreuz, WWF usw.) werden in vielen Fällen von den Steuerbehörden wie Spenden behandelt und akzeptiert, sofern sie an eine steuerbefreite, gemeinnützige Organisation gehen. Im Zweifel lohnt es sich, bei der zuständigen Steuerbehörde nachzufragen.

Welche Arten von Spenden gibt es?

Es gibt fünf verschiedene Arten von Spenden. Wenn eine Spendenbescheinigung ausgestellt wird, sollte ersichtlich sein, zu welcher dieser Kategorien die jeweilige Spende gehört. Jedoch ist zu beachten, dass in der Schweiz nicht alle diese Spendenarten für Spender*innen steuerlich abzugsfähig sind. Denn bei Zeitspenden ist es schwer einzuschätzen, welchen Gegenwert diese Leistung tatsächlich hat. Die restlichen Spendenarten hingegen sind klar definiert und dürfen bei passenden Rahmenbedingungen steuerlich geltend gemacht werden.

ACHTUNG: Nur von der kantonalen Steuerbehörde als von der Steuer befreit anerkannte Vereine dürfen Spendenbescheinigungen ausstellen. 

Wo Spender*innen ihre Spende in der Steuererklärung angeben

Wo Spenden in der Steuererklärung eingetragen werden müssen, ist von Kanton zu Kanton leicht unterschiedlich. Das Feld im Hauptformular heisst in der Regel "Zuwendungen", "Gemeinnützige Zuwendungen" oder ähnlich. Je nach Kanton/Einreichungsweg werden Belege mitgeschickt oder müssen aufbewahrt und der Steuerbehörde auf Verlangen eingereicht werden. In der Regel sollte jede Spende mit Organisation, Datum und Betrag/Wert belegbar sein (z.B. Bankbeleg, Quittung oder Spendenbescheinigung).

Der richtige Zeitpunkt für den Versand

Spender*innen können eine Spende für das Jahr von der Steuer absetzen, in dem die Spende erbracht wurde. Es spielt dabei keine Rolle, in welchem Jahr der Verein die gespendeten Mittel verwendet oder wann die Spendenbescheinigung ausgestellt wurde. Ausschlaggebend ist einzig der Zeitpunkt, zu dem die Spende getätigt wurde. Daher kann die Spendenbescheinigung im aktuellen oder auch im Folgejahr verschickt werden. Natürlich sollte sie immer so versendet werden, dass die Spender*innen die Spendenbescheinigung vor Abgabe ihrer entsprechenden Steuererklärung vorliegen haben. 

Wenn man eine Spendenbescheinigung gleichzeitig mit einem Dankesschreiben versenden möchte, empfiehlt es sich, die Bescheinigung möglichst schnell nach der Spende zu versenden. Spender*innen wollen wissen, dass die Spende angekommen ist und vom Verein geschätzt wird.

Spenden einzeln oder gesammelt bescheinigen

Es ist möglich, neben individuellen auch zusammengefasste Bestätigungen für Spenden auszustellen. Falls euer Verein mehrfach Zuwendungen von einer Person über das Jahr verteilt erhält, könnt ihr diese in einer Sammelbestätigung erfassen, anstatt einzelne Nachweise zu erstellen. Diese Bescheinigung sollte als Sammelbestätigung markiert sein und muss jede einzelne Spende inklusive Datum, Summe und Art der Spende beinhalten. Bedenkt jedoch, dass, obwohl Sammelbestätigungen zeitsparend sind, dadurch auch die Möglichkeit entfällt, sich direkt nach jeder Spende zu bedanken. Das ist ziemlich schade, da viele Spender*innen ein zeitnahes Danke als wertschätzend empfinden.

Software-Tipp:
Mit ClubDesk habt ihr die Freiheit, zwischen Einzel- oder Sammelbescheinigung zu wählen. Dafür stehen euch praktische "Spendenbescheinigung-Vorlagen" zur Verfügung. Doch eigentlich müsst ihr euch keine grossen Gedanken machen: Dank der schnellen und einfachen Erstellung und Versendung von Spendenbescheinigungen gibt es keinen Grund, diese nur einmal im Jahr zu verschicken. Ihr könnt euch sofort nach Eingang einer Spende bedanken und die Bescheinigungen verschicken – und das alles in nur wenigen Sekunden.

So sollte eure Spendenbescheinigung aussehen

In der Schweiz gibt es kein Standardformular für Spendenbescheinigungen. Eure Spendenbescheinigung muss dennoch bestimmte Anforderungen erfüllen. Hier seht ihr, was auf einer ordnungsgemässen Spendenbescheinigung alles erwähnt werden muss:

• Name und Adresse des begünstigten Vereins
• Name und Adresse des Spenders
• Datum der Spende
• Datum der Ausstellung dieser Bescheinigung
• Betrag der Spende
• Unterschrift (optional)
• Verwendungszweck (optional)

Es ist wichtig, beim Versand darauf zu achten, dass die richtige Spendenbescheinigung beigefügt wird. Eine versehentliche Weitergabe von Spendendetails an eine falsche Person kann nicht nur sehr unangenehm sein, sondern stellt auch eine Verletzung des Schweizer Datenschutzgesetzes dar.

Mehr zum Thema Datenschutz könnt ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Datenschutz" nachlesen.

Software-Tipp:
Mit ClubDesk generiert ihr Spendenbestätigungen mit einer Vorlage bequem per Klick. Die Software sorgt automatisch für die korrekten Angaben auf den Zuwendungsbestätigungen und minimiert das Risiko, diese versehentlich an die falschen Personen zu senden.

Gibt es eine Klein- und Grossspendenregelung?

Im Gegensatz zu Deutschland wird in der Schweiz nicht zwischen Kleinspenden und Grossspenden unterschieden. Allerdings gibt es eine Mindestgrenze, die erreicht werden muss, um die Spenden steuerlich absetzbar machen zu können. Privatpersonen können bei den Bundessteuern 20 % und auch bei der Staats- und Gemeindesteuer in den meisten Kantonen bis zu 20 % ihres Einkommens als Spenden abziehen, wobei die Summe aller getätigten Spenden im Jahr mindestens CHF 100  betragen muss (im Thurgau CHF 200). Sobald diese Summe überschritten ist, kann der gesamte Betrag bis zur Obergrenze geltend gemacht werden. Mehr Informationen hierzu findet ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Spenden sammeln im Verein" in den häufig gestellten Fragen (FAQ) unter "Gibt es in der Schweiz für steuerlich absetzbare Spenden eine Obergrenze?"

Software-Tipp:
ClubDesk vereinfacht das Versenden von Spendenbescheinigungen erheblich, sodass ihr allen Spender*innen problemlos für jede einzelne Spende zeitnah eine Spendenquittung ausstellen könnt. Dies wiederum macht es für die Spender*innen möglich, ihre Spenden bequem steuerlich geltend zu machen, was potenziell die Bereitschaft einer erneuten Spende an euren Verein erhöht.

Haftung und Aufbewahrungspflicht

Stellt ein Verein eine Spendenbescheinigung aus, ohne steuerbefreit zu sein, oder ist die Spendenbescheinigung fehlerhaft (z.B. mit einem zu hohen Betrag), kann das eine inhaltlich unwahre Bestätigung sein. Das kann dazu führen, dass Spender*innen den Steuerabzug korrigieren müssen (Nachsteuer/Verzugszins). Werden unrichtige Bestätigungen vorsätzlich ausgestellt oder als Beleg gegenüber der Steuerbehörde verwendet, können je nach Umständen auch steuer- oder strafrechtliche Folgen drohen (z.B. Steuerbetrug nach Art. 186 DBG oder Urkundendelikte wie Urkundenfälschung nach Art. 251 StGB). 

Vorstandsmitglieder bzw. Unterzeichner*innen können persönlich haften, wenn sie vorsätzlich oder grob fahrlässig handeln. Massgeblich sind dabei die Grundsätze der Organhaftung nach Art. 55 ZGB sowie die allgemeinen Haftungsregeln. Spender*innen müssen fehlbare Steuerabzüge samt Verzugszins nachzahlen. Eine Busse wegen Steuerhinterziehung droht nur, wenn er oder sie wusste oder bei gebotener Sorgfalt hätte erkennen müssen, dass die Bescheinigung nicht korrekt oder nicht zulässig war. Handelten Spender*innen gutgläubig, bleibt es in der Regel bei der Korrektur des Steuerabzugs (Nachsteuer) plus Zins.

So lange müsst ihr eine Spendenquittung in der Schweiz aufbewahren

Schweizer Vereine müssen die Spendenbescheinigungen wie Buchungsbelege aufbewahren. Es ist entscheidend, dass alle Spenden korrekt dokumentiert sind und eine Kopie jeder Spendenbescheinigung samt dazugehörigen Nachweisen (z.B. Bankbeleg, Quittung) für einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt wird. Die Aufbewahrung kann dabei auch in elektronischer Form erfolgen.

Software-Tipp:
Mit ClubDesk als Online-Anwendung könnt ihr auf Knopfdruck unveränderbare PDFs (im PDF/A-Format) für Spendenbescheinigungen erzeugen. Diese könnt ihr dann z.B. im ClubDesk-Archiv abspeichern. Die aktuelle Server-Infrastruktur von ClubDesk stellt sicher, dass eure Spendenbescheinigungen sicher und gemäss den Datenschutzrichtlinien gespeichert werden.

Häufig gestellte Fragen zu Spendenbescheinigungen