VereinswissenSpenden sammeln im Verein: Der Leitfaden für Spendenaktionen in der Schweiz

Geldspenden umfassen finanzielle Zuwendungen in Form von Bargeld oder Banküberweisungen, die ohne Gegenleistung gegeben werden.

Sachspenden umfassen materielle Gegenstände, die an den Verein übergeben werden, z.B. Möbel, Kleidung oder Bücher. Im Gegensatz zu Geldspenden muss für Sachspenden der Wert der gespendeten Gegenstände ermittelt werden.

Für die Wertermittlung von neuen oder kaum gebrauchten Gegenständen ist es hilfreich, den Originalkaufbeleg beizufügen, um den Wert nachzuweisen. Bei gebrauchten Sachspenden ist die Bewertung schwieriger, da der Wert durch Abnutzung sinkt. Eine Möglichkeit, den Wert zu schätzen, besteht darin, den aktuellen Preis ähnlicher Artikel auf Online-Marktplätzen oder in Kleinanzeigen zu prüfen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass die Steuerbehörden bei gebrauchten Gegenständen eher vorsichtig sind und den Wert möglicherweise niedriger ansetzen. Es ist daher ratsam, eine konservative Schätzung vorzunehmen und alle Berechnungsgrundlagen gut zu dokumentieren. So könnt ihr sicherstellen, dass die Wertbestimmung im Falle einer Nachfrage nachvollziehbar ist.

Zusätzlich bietet die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hilfreiche Merkblätter zur Abschreibung von Sachwerten an, die als Orientierung dienen können, wie die Wertminderung von gebrauchten Spenden korrekt berechnet wird.

Aufwandsspenden decken die Kosten ab, die Spender*innen für den Verein getragen hat, wie zum Beispiel Portokosten oder Fahrtkosten. Diese Spenden werden steuerlich genauso behandelt wie Geldspenden. Voraussetzung für Aufwandsspenden ist, dass das Handling von solchen Spesen schriftlich geregelt ist (z.B. in den Statuten oder einem Spesenreglement), entsprechende Belege und Quittungen vorliegen und die Spender*innen aktiv auf eine Erstattung dieser Auslagen verzichten. Als Anerkennung für diesen Verzicht können Spender*innen eine Spendenbescheinigung erhalten.

Zeitspenden sind Arbeitsstunden, die eine Person freiwillig für den Verein leistet, ohne eine Vergütung zu erwarten. Diese Art der Spende ist in der Schweiz besonders wichtig, da sie einen grossen Beitrag zum Vereinsleben leisten kann. Zeitspenden können jedoch nicht von der Steuer abgesetzt werden. Aus diesem Grund können hier auch keine Spendenbescheinigungen im steuerlichen Sinn ausgestellt werden, selbst wenn der Verein steuerbefreit ist.

Eine weitere bedeutende Spendenart in der Schweiz sind Legate und Trauerspenden. Wenn jemand verstirbt, kann ein Teil des Vermögens an einen Verein vermacht werden. In diesem Fall sollte der Verein die Spender*innen respektvoll würdigen, beispielsweise durch einen Dank in der Vereinszeitschrift oder auf der Website. Dies kann auch andere Mitglieder dazu ermutigen, sich mit dieser Art von Spende auseinanderzusetzen.

Ob und in welcher Höhe dabei Erbschafts- oder Schenkungssteuern anfallen, ist kantonal geregelt. Wenn euer Verein steuerbefreit ist, bestehen in vielen Kantonen Begünstigungen - im Zweifel lohnt sich eine kurze Abklärung im zuständigen Kanton.

Es stehen zahlreiche Crowdfunding-Plattformen zur Auswahl, falls ihr diese für eure Fundraising-Aktionen in Betracht zieht. Crowdfunding eignet sich besonders gut, um grössere Summen für ein spezifisches Ziel zu sammeln. Ein Vorteil davon ist die Möglichkeit, dass Spenden an die Spender*innen zurückfliessen können, sollten die Finanzierungsziele nicht erreicht werden (bieten nicht alle Plattformen). Beachtet jedoch den erheblichen Aufwand, den das Einrichten und die Bewerbung (beispielsweise über soziale Medien) eines Crowdfunding-Projekts erfordern. Zudem fallen bei fast allen Plattformen Gebühren für die Benutzung der Plattform an, meistens als Prozentsatz des gesammelten Betrags.

Hier sind einige Beispiele für in der Schweiz populäre Crowdfunding-Plattformen:

• Lokalhelden
• wemakeit
• Crowdify
• I believe in you
• Startnext
• Kickstarter

Softwaretipp:
Auf Crowdfunding-Plattformen ist es üblich, dass die gesamten eingegangenen Spenden nach Abschluss auf einmal auf euer Vereinskonto transferiert werden. Anschliessend könnt ihr eine Aufstellung aller individuellen Beiträge bequem als Text- oder Excel-Tabelle herunterladen. Diese Tabelle könnt ihr dann direkt in ClubDesk importieren. Dort wird für jeden Beitrag eine separate Spende erstellt, dem passenden Kontakt zugeordnet oder ein neuer Kontakt angelegt. Gleichzeitig wird für die jeweilige Spende eine Buchung in der Finanzbuchhaltung angelegt. Für zukünftige Spendenaktionen habt ihr dann den Vorteil, schnell auf all die Kontakte zurückgreifen zu können, die euch bereits früher unterstützt haben. Oder ihr könnt z.B. gezielt nach Spenden aus den letzten zwei Jahren filtern, die über 50 CHF lagen und diese für einen neuen Spendenaufruf verwenden. Sollte die Crowdfunding-Plattform nicht von selbst Dankesschreiben oder Spendenbescheinigungen versenden, kann ClubDesk diese mit drei Klicks generieren und verschicken.

Eine effektive Methode zur Spendengewinnung ist, an vom Verein organisierten Events, die anwesenden Teilnehmer*innen zu bitten, direkt vor Ort zu spenden. Solche Veranstaltungen können unter anderem ein Sommerfest, ein Konzert, eine Versammlung, ein sportliches Turnier oder ein Spendenlauf sein. Durch das Aufstellen einer Spendenbox oder eines Stands, an dem man spenden kann, ermutigt ihr Gäste dazu, euren Verein finanziell zu unterstützen. Diese Form der Spendensammlung lässt sich relativ unkompliziert umsetzen - vor allem, wenn ihr das Event sowieso durchführt. Persönlicher Kontakt zu den Spender*innen ist dabei ein weiterer Vorteil, allerdings ist die Reichweite verglichen mit anderen Methoden begrenzt. Zudem gestaltet sich die Erfassung der Namen der Spender*innen als etwas aufwendiger. Plant ihr das Event primär zum Zweck des Spendensammelns, ist der organisatorische Aufwand im Vergleich zu anderen Massnahmen verhältnismässig hoch.

Tipp: Es ist sinnvoll, auch bei Spenden vor Ort zu dokumentieren, wer gespendet hat. Dazu könnt ihr beispielsweise eine Liste auslegen oder einen TWINT-QR-Code bereitstellen, der zu einem Online-Spendenformular führt. Dies erleichtert es euch, euren Spender*innen für ihre Unterstützung zu danken und bei Bedarf Spendenbescheinigungen auszustellen. Ausserdem habt ihr so die Möglichkeit, bei künftigen Spendenaktionen wieder auf diese Spender*innen zuzugehen.

Softwaretipp:
Ein erheblicher Pluspunkt eines Spendenformulars, sei es auf Papier oder online, liegt darin, dass ihr dadurch die Namen und gespendeten Beträge der Spender*innen erhaltet. Diese könnt ihr dann mühelos in ClubDesk eingeben oder importieren. Auf diese Weise ist es sehr einfach, sich mit Dankesmails oder -schreiben (einschliesslich Spendenbescheinigungen) zu bedanken. Dies kommt bei den Spender*innen gut an und führt erfahrungsgemäss dazu, auch in Zukunft wieder etwas zu spenden. Darüber hinaus habt ihr für zukünftige Fundraising-Aktionen damit bereits eine Liste potenzieller Spender*innen. 

Spendenaufrufe über die Webseite sind eine unkomplizierte Methode, um Spenden für euren Verein zu sammeln. Ihr erstellt einfach eine Spendenseite als Unterseite eurer Vereinshomepage und erreicht so alle eure Webseiten-Besucher*innen. Zudem könnt ihr Leute durch eine Weiterleitung von Social Media, E-Mails oder Briefen auf eine Webseite mit ausführlichen Infos zu eurem Spendenbedarf schicken. Optimalerweise bietet ihr auf so einer Seite neben einer IBAN-Nummer, auf die Spenden überwiesen werden können, auch ein Online-Spendenformular an, welches den Spendenprozess für eure Spender*innen deutlich vereinfacht.

Softwaretipp:
Mit ClubDesk könnt ihr schnell ein Online-Formular für Spendenversprechen erstellen, indem ihr eine der vorgefertigten Vorlage verwendet oder euer eigenes Formular anfertigt. Ebenfalls könnt ihr Spendenformulare von Drittanbietern in eure Vereinswebsite integrieren. ClubDesk-Webseiten unterstützen z.B. das RaiseNow TWINT-Spendenformular oder das Spendenformular von PayPal. Beide ermöglichen, einmalige oder regelmässige Spenden zu erhalten, beispielsweise monatlich oder jährlich. Dies erleichtert es den Spender*innen, euch zu unterstützen, indem sie selbst wählen können, wie viel und wie oft sie spenden möchten, sowie die Art der Zahlung. All diese Möglichkeiten bietet euch ClubDesk mit wenigen Klicks. Je anpassungsfähiger und unkomplizierter ihr das Spenden gestaltet, desto erfolgreicher wird eure Fundraisingkampagne sein.

Eine weitere Möglichkeit Spenden zu sammeln ist, dafür eigene Rechnungen zu verschicken. Dies ist der übliche Weg bei Hilfswerken (Rotes Kreuz, WWF usw.), Fördervereinen (Gönnerkreis Theater Basel, Zürcher Kunstgesellschaft usw.) und anderen steuerbefreiten Vereinen, bei denen der Mitgliederbeitrag eigentlich eine Spende ist. Diese Beträge gelten, obwohl sie Spenden sind, eigentlich als geschuldet, das heißt dafür werden in der Regel auch Zahlungserinnerungen verschickt.

Softwaretipp:
Mit ClubDesk ist es möglich, eine Rechnungsposition als Spende zu markieren. Beim Zahlungseingang erzeugt ClubDesk dann daraus automatisch eine Spende. Dadurch wisst ihr, welche Danksagungen oder Spendenbescheinigungen ihr noch verschicken müsst. Zusätzlich könnt ihr dadurch bei zukünftigen Spendenaktionen sehr einfach alle Personen kontaktieren, die schon einmal gespendet haben. Natürlich erzeugt ClubDesk auch automatisch entsprechende Buchungen in der Buchhaltung.

Wenn ihr einer Firma, die ein Spendenversprechen abgegeben hat, eine Bitte um Zahlung schickt, müsst ihr darauf achten, dass ihr in dem Schreiben das Wort „Rechnung“ vermeidet. Wichtig ist, dass klar bleibt: Es handelt sich um eine Spende ohne Gegenleistung. Sobald eine Zahlung als Gegenleistung für Werbung oder eine andere Leistung verstanden werden kann, fällt das in Richtung Sponsoring.

Software-Tipp
In ClubDesk kann über das Rechnungs-Layout der Text „Rechnungsnummer“ ganz einfach geändert werden, und der Begleittext, der über den Positionen angezeigt wird, kann für jedes Schreiben individuell angepasst werden. In den Rechnungseinstellungen lässt sich auch der Titel des Schreibens, das z.B. per E-Mail verschickt wird, von „Rechnung“ auf z.B. „Zahlung für Spende“ ändern.

Eine alternative Option ist es, auf Rechnungen (beispielsweise Mitgliederrechnungen) zu Spenden anzuregen. Die Aufforderung zur Spende könnte dabei als ein zusätzlicher Posten ohne Betrag auf der Rechnung erscheinen. Dies macht es für diejenigen, die bereits Zahlungen an euren Verein leisten, sehr einfach, etwas zu spenden – und das ohne Mehraufwand.

Softwaretipp:
Mit ClubDesk ist es sehr einfach, eine zusätzliche Position ohne Betrag auf der Rechnung einzufügen. Beim Zahlungseingang erkennt ClubDesk, dass der bezahlte Betrag höher als der Rechnungsbetrag ist und schlägt vor, aus dem Differenzbetrag eine Spende zu generieren. Dadurch habt ihr einen klaren Überblick darüber, welche Danksagungen oder Spendenbescheinigungen noch zu versenden sind. Zusätzlich wisst ihr dann auch, welche Personen für zukünftige Spendenaktionen am ehesten kontaktiert werden können, da sie schon einmal gespendet haben. Natürlich erzeugt ClubDesk auch automatisch entsprechende Buchungen in der Buchhaltung. 

Eine andere Möglichkeit zum Spendensammeln besteht darin, im einleitenden Rechnungstext um einen zusätzlichen, freiwilligen „Zustupf“ zu bitten. Dies ist eine in der Schweiz weit verbreitete Praxis und eignet sich besonders für Rechnungen an Personen, die eurem Verein positiv gegenüberstehen, z.B. Mitglieder. So könntet ihr beispielsweise oben oder unten auf den Jahresmitgliedschafts-Rechnungen eine entsprechende Bitte platzieren, die wie folgt lauten könnte:

„Übrigens: Wenn du möchtest, kannst du deinen Rechnungsbetrag aufrunden und unserem Verein den Überschuss als Spende zukommen lassen. Mit dem zusätzlichen Geld können wir unsere bestehenden Angebote verbessern und sie vielleicht sogar erweitern. Vielen Dank für deine Unterstützung!“

Softwaretipp:
Sobald eine Mitgliederrechnung überzahlt wird, könnt ihr in ClubDesk beim Einlesen des Zahlungseingangs mit einem Klick entscheiden, was mit dem Differenzbetrag geschehen soll. Zum Beispiel könnt ihr daraus direkt einen Spendeneintrag erzeugen. So müsst ihr den überwiesenen Betrag nicht manuell aufteilen und auch nicht manuell eine Buchung in der Buchhaltung erfassen. Ebenso einfach geschieht auch das Bedanken und das Verschicken einer Spendenbescheinigung dank ClubDesk per Knopfdruck.

Euer Verein hat die Möglichkeit, Newsletter oder E-Mails für Spendenaufrufe zu verwenden, doch auch klassische Briefe könnten eine Option sein, da manche Menschen darauf besser reagieren als auf digitale Nachrichten. Bedenkt jedoch, dass beim Versenden von Briefen zusätzliche Kosten für Material und Porto anfallen. Trotzdem bietet beides, E-Mails und Briefe, den Vorteil, dass ihr günstig sehr viele potenzielle Unterstützer*innen gleichzeitig erreichen und kontinuierlich über eure Projekte informieren könnt.

Tipp: Wenn ihr Spendenaufrufe per E-Mail verschickt, beachtet nicht nur das UWG, sondern zwingend das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG). Ihr dürft per E-Mail nur Leute anschreiben von denen ihr eine Einwilligung habt und müsst transparent informieren, wie ihre Daten genutzt werden (Datenschutzerklärung). Bei Nicht-Mitgliedern ist für E-Mails in der Regel eine Opt-In-Einwilligung notwendig, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Alles zum Thema Datenschutz für Vereine könnt ihr ebenfalls im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber “Datenschutz für Schweizer Vereine” nachlesen.

Softwaretipp:
Mit ClubDesk lassen sich Aufrufe für Spenden schnell und mühelos vorbereiten. Die integrierte Mitglieder- und Kontaktverwaltung ermöglicht es euch, alle relevanten Kontaktdaten von möglichen sowie früheren Spender*innen zentral zu verwalten. Ihr habt den Überblick darüber, wer wann welchen Beitrag geleistet hat. Dadurch wird niemand vergessen und jede Person auf dem passenden Weg kontaktiert. Besser noch: Bildet Gruppen wie Unterstützer*innen, Ehrenmitglieder, ehemalige Spender*innen oder lokale Unternehmen, um jeden potenziellen Förderer gezielt anzusprechen und so die Spendeneinnahmen effektiv zu steigern.

Übrigens bietet VitaminB, die Fachstelle für Vereine, ebenfalls ein ausgezeichnetes PDF zum Thema Fundraising.

Bestimmt eure Zielgruppe und entscheidet, welche potenziellen Spender*innen ihr erreichen möchtet. Mögliche Spender*innen für euren Verein können sein:

• Mitglieder
• Ehemalige oder Ehren-Mitglieder
• Bekannte und Fans
• Private Gönner
• Lokale Firmen/Unternehmen
• Fördervereine und Stiftungen
• Lotterien

Nehmt auch Kontakt mit Spender*innen auf, die bei zurückliegenden Aktionen schon einmal gespendet haben. Es könnte gut sein, dass sie eurem Verein wieder etwas zugutekommen lassen. 

Softwaretipp:
Eine All-in-One-Lösung wie ClubDesk bietet euch direkten Zugriff auf potenzielle Spender*innen. Durch die stetig wachsende Menge an Kontaktdaten in der Mitglieder- oder Kontaktverwaltung lassen sich mit nur wenigen Klicks viele Kontakte für Spendenaufrufe auswählen und gruppieren, so dass ihr jede Zielgruppe individuell anschreiben könnt. Ihr könnt zudem bequem frühere Spender*innen erreichen. Auf diese Weise lassen sich relevante Spender*innen einfach identifizieren und ansprechen, sodass niemand übersehen wird und die Chancen einer erfolgreichen Spendenkampagne deutlich steigen. 

Es ist ratsam, diese unterschiedlichen Zielgruppen gezielt und individuell zu adressieren. Die Art der Ansprache hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Zweck der Spende, der zugrundeliegenden Motivation und ob es Gross- oder Kleinspender*innen sind. Je nachdem, an wen sich ein Spendenaufruf richtet, kann dieser emotional, informativ, formell oder zwanglos gestaltet werden.

Softwaretipp:
Die gezielte Kommunikation wird einfacher, wenn ihr alle potenziellen Spender*innen übersichtlich in verschiedene Zielgruppen einteilen könnt. ClubDesk unterstützt euch dabei, was eine spezifische Ansprache erleichtert. So könnt ihr beispielsweise aktive Vereinsmitglieder anders adressieren als passive Mitglieder oder Fans. Praktisch ist auch ein schneller Überblick über die bisherigen Spendenhöhen einzelner Personen. Das hilft bei der Formulierung von Vorschlägen für die Spendensumme und kann somit zu höheren Spenden beitragen.

Wenn euer Verein steuerbefreit ist, dann könnt ihr eure potenziellen Spender*innen darauf hinweisen, dass sie ihre Spende von der Steuer absetzen können. Gegebenenfalls könnt ihr auch erwähnen, dass sie für ihre Spende eine Spendenbescheinigung erhalten, was es sehr bequem macht, die Spende von den Steuern abzusetzen. 

Je vertrauenswürdiger ein Verein wirkt, desto eher sind Personen bereit, zu spenden. In der Schweiz gibt es ein etabliertes Gütesiegel von Zewo für steuerbefreite Vereine. Durch die Zewo-Zertifizierung eures Vereins werdet ihr vermutlich mehr Spenden erhalten. Das heisst, wenn ihr Zewo-zertifiziert seid, solltet ihr das bei euren Spendenaktionen erwähnen.

Die Glaubwürdigkeit eures Vereins ist ein sehr wertvolles Gut. Darum solltet ihr euch unbedingt an ethische Richtlinien halten und in Spendenaufrufen offen und ehrlich kommunizieren, nichts versprechen, das ihr nicht halten könnt, usw.

Als Leitfaden hierfür empfiehlt sich die ethischen Richtlinien von Swissfundraising der Berufsorganisation der Schweizer Fundraiser*innen.

Für den Erfolg eurer Spendenaktion kann es förderlich sein, wenn ihr nach dem initialen Aufruf und der persönlichen Zielgruppenansprache nochmals an die Spendenmöglichkeit erinnert. Nutzt dafür Plattformen wie eure Website, soziale Netzwerke oder den Newsletter.

Gestaltet den Spendenprozess für eure Zielgruppe einfach und direkt. Gebt den Spender*innen Optionen wie Barzahlung, TWINT, PayPal oder Banküberweisung.

Softwaretipp:
ClubDesk bietet mehrere Optionen, um es Spender*innen möglichst leicht zu machen, eurem Verein Geld zukommen zu lassen. Ob per QR-Rechnung, einem Online-Spendenformular (TWINT oder PayPal) oder die Option, eine Rechnung zu überzahlen – Spender*innen bekommen damit eine breite Auswahl. Testet am besten verschiedene Methoden, um herauszufinden, welche Kanäle bei euren Spender*innen am beliebtesten sind.

Ihr solltet euch immer baldmöglichst und auf persönliche Weise bei den Spender*innen für ihre Unterstützung zu bedanken. Vermeidet dabei, dass die Danksagung unpersönlich oder wie eine Massennachricht wirkt. Eine individuelle Anerkennung lässt die Spender*innen die Wertschätzung des Vereins spüren. Wartet damit nicht bis zum Ende des Quartals oder Jahres. Ein zeitnahes Dankeschön signalisiert euren Spender*innen, dass ihr Beitrag wertgeschätzt wird und wichtig für die Organisation ist. Genau das kann die Bereitschaft für zukünftige Spenden steigern.

Softwaretipp:
Es ist gängige Praxis, sich regelmässig, möglichst innerhalb einer Woche, bei den neuesten Spender*innen für ihre Beiträge zu bedanken. Wer jemals manuell Danksagungen oder individuelle E-Mails verfasst hat, kennt den hohen Zeitaufwand, der damit verbunden ist. Besonders in ehrenamtlichen Strukturen kann dies eine Überforderung darstellen. ClubDesk erleichtert diesen Prozess erheblich: Ihr bekommt eine Übersicht der eingegangenen Spenden und gleichzeitig auch angezeigt, bei wem ihr euch noch bedanken müsst. Dadurch könnt ihr allen Spender*innen schnell mit nur wenigen Klicks und dennoch persönlich eure Dankbarkeit ausdrücken. Und denkt daran: Diese Form der Anerkennung führt häufig zu weiteren Spenden in der Zukunft.

War eure Spendenkampagne ein Erfolg? Dann zeigt es allen und informiert darüber. Die Spender*innen werden erfreut und stolz sein, zu erfahren, was der Verein dank ihrem Beitrag umsetzen konnte, sowie eher motiviert sein, bei zukünftigen Aktionen erneut zu spenden. Zusätzlich könnten Personen, die bisher nicht gespendet haben, angeregt werden, euren Verein beim nächsten Mal zu unterstützen. Berichtet beispielsweise auf eurer Webseite, über Social-Media-Kanäle oder in eurem Vereinsmagazin über die gelungene Initiative und betont, wie wertvoll die Unterstützung der Spender*innen für euren Verein war.