Bühne frei für die Kreativität –
Vereinsverwaltung ganz ohne Drama

Der Start: Einfach machen statt lange grübeln

Wie bei vielen kreativen Vereinen stand auch beim Kinder-Theater Tamtam die Frage im Raum: Wie verwalten wir unsere vielen Mitglieder, Kurse und die Kommunikation effizient, ohne dass die künstlerische Arbeit darunter leidet? Auf Empfehlung ihres Mannes wurde Isabelle Glur auf ClubDesk aufmerksam.

Die grösste Sorge vieler Vereine – nämlich die Angst vor einer komplizierten Umstellung – verflog schnell. „Der Einstieg war wirklich simpel“, berichtet Isabelle. Die intuitive Benutzeroberfläche sorgte dafür, dass der Verein sofort produktiv arbeiten konnte, ohne lange Einarbeitungszeit.

Schluss mit E-Mail-Chaos – und eine Webseite, die lebt

Besonders intensiv nutzt das Kinder-Theater Tamtam die Kommunikations-Tools von ClubDesk. Anstatt manuell Verteilerlisten zu pflegen, sorgt die clevere Gruppen-Funktion dafür, dass Infos für den Kindergartenkurs nicht versehentlich bei den Teenagern landen. Die Kommunikation mit den Eltern läuft dadurch geordnet und stressfrei. 

Ein echter Zeitsparer sind dabei die Online-Formulare: Anmeldungen für neue Kurse oder Theaterlager gehen heute bequem über die Webseite ein. Der Clou dabei ist, dass Isabelle Glur keine Zettel mehr entziffern oder E-Mails abtippen muss. Die Daten landen direkt in ClubDesk, werden automatisch als Kontakt angelegt und können per Klick der richtigen Gruppe zugeordnet werden.

Und weil die Verwaltung so einfach von der Hand geht, bleibt auch genug Luft für die Außenwirkung: News, Bilder und Videos der Aufführungen stellt Isabelle Glur direkt über die Software online. So ist die Webseite immer gefüllt mit Emotionen, ohne dass es sich wie Arbeit anfühlt.

Fazit: Mehr Zeit für das Rampenlicht

Für Isabelle Glur und ihr Team ist ClubDesk die ideale Besetzung im Hintergrund. Die Software hält ihnen den Rücken frei, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Die Arbeit mit den Kindern und die nächste große Aufführung.

Besonders für Theatervereine, die vielleicht zögern, ihre Verwaltung zu digitalisieren, ist das Fazit von Isabelle Glur ermutigend: Man muss kein Computer-Profi sein, um sich professionell aufzustellen.

Best Practice: Tipps für andere Theatervereine

Keine Angst vor der Technik: Einfach starten. Die meisten Funktionen wie Mitgliederverwaltung und E-Mail erklären sich von selbst.

Webseite als Schaufenster nutzen: Zeigt, was ihr macht! Mit wenigen Klicks sind Bildergalerien und Videos von den Aufführungen online.

Datenschutz leicht gemacht: Isabelle holt sich für Fotos auf der Webseite das Einverständnis der Eltern ein – und ClubDesk hilft dabei, den Überblick über die Daten zu behalten.