Vereins-E-Mails optimal nutzen

Profitiert auch in eurem Verein davon, wie das perfekte Zusammenspiel von E-Mailprogramm, Mitgliederverwaltung und Rechnungsmodul die Erledigung eurer Vereinskorrespondenz dramatisch vereinfacht.
Ob ihr eine E-Mail, oder eine Rechnung per Mail an eine einzelne Person oder eine ganze Gruppe von Leuten schicken wollt: Es reicht den Namen der Person oder der Gruppe einzugeben und ClubDesk findet sofort alle Kontaktinfos in der Mitgliederverwaltung. Natürlich weiss ClubDesk, wenn ein Mitglied einer Gruppe keine E-Mail hat und zeigt das schon beim der Empfängerauswahl an. So funktioniert eine moderne Vereinssoftware.

Wieso ein integrierter Mailserver für Vereine von unschätzbarem Wert ist

Voll integrierter Mailserver

Mit ClubDesk erhaltet ihr einen voll in die Vereinssoftware integrierten Mailserver, der von allen Modulen genutzt wird. Das Finanzmodul kann Rechnungen per E-Mail verschicken, die Webpage schickt euch eine Nachricht, wenn jemand ein Anmeldeformular ausgefüllt hat, der Terminkalender kann alle Mitglieder einer Tanzgruppe automatisch per E-Mail über Terminverschiebungen informieren. All das ist dank dem perfekten Zusammenspiel aller Module möglich.

Alle E-Mail-Adressen immer verfügbar

Stell dir vor, du hättest die E-Mailadressen aller Vereinsmitglieder immer mit dabei und alle Adressen wären immer auf dem aktuellen Stand. Mit ClubDesk ist das kein Wunschdenken, sondern Realität. Dank ClubDesk kannst du um 10 Uhr abends aus den Ferien in den Bergen schnell eine E-Mail an den bzw. die Kassierer*in schicken, ohne jemanden nach deren E-Mail fragen zu müssen.

Automatische Verteilerlisten

Erfasst ihr in ClubDesk eine Abteilung, Mannschaft oder beliebige andere Gruppe, dann werden automatisch entsprechende Mailverteilerlisten erstellt. Mit einer E-Mail an „junioren.A@scmuster.com“ oder «vorstand@scmuster.com» erreicht ihr alle A-Junioren oder Vorstandmitglieder - auch die neue Webmasterin, die erst seit dieser Woche mit im Vorstand ist. Das Verschicken funktioniert übrigens auch aus Google Mail, Outlook, Apple Mail usw.

Komfortable Empfänger-Auswahl

Tippst du im E-Mailadressfeld beispielsweise "Guido" ein, werden alle Guidos des Vereins angezeigt und mit einem weiteren Klick ist die richtige Adresse ausgewählt. Und das Beste: Das funktioniert auch mit Gruppen, Mannschaften, Abteilungen usw. Tippe einfach "Jugendmusik" ein, um allen Jungmusikern eine E-Mail zu schicken.

Immer aktuelle Daten

Da in ClubDesk alle Module miteinander verknüpft sind, der Mailserver also immer die aktuellen Daten aus der Mitgliederverwaltung verwendet, sind alle Daten immer topaktuell. Selbst wenn ein Kollege eine E-Mailadresse korrigiert, nachdem du eine E-Mail schon geschrieben, aber noch nicht abgeschickt hast, wird sie beim Versenden an die richtige Adresse geschickt. Dasselbe gilt auch für alle Mannschafts- und Gruppenzugehörigkeiten.

Vereins-E-Mail-Adresse für alle Mitglieder

Wenn ihr das wollt erhält jedes Vereinsmitglied automatisch eine eigene Vereins-E-Mailadresse, die sich aus Vorname, Nachname und dem Vereinsnamen zusammensetzt: sandra.muster@scmuster.com. Kennst du also den Namen eines Mitglieds, kannst du ihm eine E-Mail zuschicken, ohne seine richtige Mailadresse zu kennen. Beim Empfänger wird dann übrigens als Absender die Vereins-E-Mailadresse angezeigt.

Funktioniert mit allen Mailprogrammen

Sämtliche Mannschaften und Gruppen könnt ihr aus jedem beliebigen Mailprogramm anschreiben, einfach in dem ihr die automatisch erstellte Verteileradresse verwendet z.B. «Vorstand@scmuster.com». Und weil ClubDesk für jedes Vereinsmitglied automatisch eine Vereins-E-Mailadresse erstellt, könnt ihr auch mit jedem Mailprogramm E-Mails an andere Vereinsmitglieder verschicken. Eine E-Mail an „petra.muster@scmuster.de“ wird also an die in der Mitgliederverwaltung erfasste Privatadresse von Petra Muster weitergeleitet.

Toller Service für Mitglieder

Vom ClubDesk-Mailserver profitieren alle Vereinsmitglieder. Jedes Mitglied bekommt eine eigene Vereins-E-Mailadresse, über die sie auch bequem untereinander kommunizieren können oder mit der man sich im internen Bereich der Webseite anmelden kann. Darüber hinaus erhalten alle Mitglieder Google Maps Webbeschreibungen  oder z.B. auch Einladungen zu Vereinsevents per Mail mit An- Abmeldemöglichkeiten. Nur drei von vielen Beispielen.

Angenehme Zusammenarbeit

Weil der Vereins-Mailserver direkt auf Mitglieder- und Kontaktdaten zugreifen und auch jede Gruppe, die in der Mitgliederverwaltung angelegt wird, automatisch als Verteilerliste nutzen kann, muss man nie mehr bei der Juniorenverantwortlichen nachfragen, wann man die neueste E-Mailliste der Junior*innen bekommt oder sich die aktuelle Sponsorenliste besorgen. Auch hier bessere Kommunikation, weniger Fehler, mehr Spass an der gemeinsamen Vereinsarbeit.

Richtig Zeit sparen

Dadurch, dass ihr die E-Mailadressen in der Mitgliederverwaltung und in eurer E-Mail- oder Faktura-Software nicht doppelt pflegen müsst, spart das einiges an Zeit. Wenn dann noch dazukommt, dass ihr jeden Gruppenwechsel, z.B. wenn jemand von den C zu den B-Junior*innen wechselt oder nicht mehr im Vorstand ist, auch noch in einer externen Mailsoftware oder noch schlimmer jeder Vereinsmitarbeiter in seinem privaten Mailclient nachführen muss, dann wird die Zeitersparnis mit ClubDesk exorbitant. Und dann kommt sogar noch die Zeitersparnis durch automatisch vom Terminkalender verschickte Infomails bei Terminänderungen dazu.

Einfachheit

Was nützen euch all diese tollen Hilfen und Automatismen, wenn ihr einen IT-Profi braucht, um den ClubDesk-Mailserver einrichten zu können. Jetzt kommt das Beste, die Einstellungen des Mailservers bestehen nur aus drei Optionen, die ihr wählen müsst: Sollen die Vereins-E-Mails archiviert werden oder nicht? Sollen auch die alternativen E-Mailadressen der Mitglieder genutzt werden? Dürfen E-Mails an Mitglieder und Gruppen weitergeleitet werden? Wetten, dass ihr das für euren Verein in unter 5 Minuten einrichten könnt. Überzeugt euch selbst und probiert ClubDesk einfach jetzt aus: Kostenlos testen.

Weitere Vorteile, auf die man nicht verzichten möchte

info@ und weitere Vereins-E-Mailadressen

Richtet für euren Verein mit wenigen Klicks beliebig viele E-Mailadressen ein, z.B. info@scmuster.com, vorstand@scmuster.com oder sommerfest@scmuster.com. Mit Drag and Drop bestimmt ihr, ob E-Mails an diese Adressen nur an eine Person oder gleich an mehrere Leute geschickt werden sollen. Extrem einfach und sehr praktisch.

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Archiv aller Vereins-E-Mails

Wollt ihr kontrollieren, ob eine bestimmte E-Mail wirklich verschickt worden ist? Oder möchtet ihr die Einladung des bzw. der vorherigen Präsident*in zur letzten GV als Vorlage für dieses Jahr verwenden? Kein Problem. Jede E-Mail, die über den Vereinsmailserver verschickt wurde, kann im Archiv gespeichert werden. Aber auch hier habt ihr die Wahl, was euch wichtig ist. Standardmässig werden keine Mails archiviert.

Konfigurierbare Zugriffsrechte auf E-Mails

Natürlich bestimmt ihr selber, wer welche archivierten Mails einsehen kann, also ob ein E-Mail nur vom Absender oder auch von eurer Administratorin oder gar dem ganzen Vorstand eingesehen werden darf. Wenn ihr euch dafür entscheidet, die über den Vereins-Mailserver verschickten E-Mails zu archivieren, dann ersparen euch intelligente Voreinstellungen auch hier unnötigen administrativen Aufwand.

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Rechnungen per E-Mail verschicken

Erfasst bei jedem Kontakt, ob dieser seine Rechnungen per Post oder kostensparend per E-Mail erhalten soll. Beim Rechnungsversand verwendet ClubDesk dann automatisch die bevorzugte Versandmethode. Und fehlt mal eine E-Mailadresse, merkt ClubDesk das und fragt, ob die Rechnung automatisch per Post verschickt werden soll.

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Automatische Termineinladungen und Erinnerungen

Dank der Verknüpfung von Terminkalender, Mitgliederverwaltung und Mailserver kann der Terminkalender automatisch Einladungsmails an alle zu einem Termin eingeladenen Personen schicken. Natürlich werden diese, wenn ihr das so eingestellt habt, auch über Terminverschiebungen, Absagen oder einen neuen Terminort informiert. Auch Erinnerungen einen Tag oder zwei Stunden vor dem Termin kann der Mailserver im Auftrag des Terminkalenders verschicken.

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Mit ClubDesk habt ihr auch Folgendes einfach im Griff